Mit zunehmender Digitalisierung hängt das wirtschaftliche Überleben eines Betriebs immer mehr von einer reibungslos funktionierenden IT ab. Deswegen ist der Einsatz eines professionellen IT-Controllings notwendig, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu eliminieren.
Wichtig hierbei: Sie sollten das IT-Controlling anhand konkreter und verlässlicher Kennzahlen durchführen. Nur so sind die von Ihnen gewählten Maßnahmen mess- und nachvollziehbar. Eine kontinuierliche Optimierung des Betriebes wird so ermöglicht.
Was ist IT-Controlling?
Das Controlling ist eine Teilaufgabe des Managements. Es dient dazu, die effiziente Durchführung und Umsetzung der Unternehmens- und Vertriebsziele in allen Abteilungen und Bereichen zu planen, zu steuern und zu überwachen.
Das IT-Controlling ist eine spezielle Form des Controllings und bezieht sich auf alle Aufgaben der IT-Abteilung einer Firma. Das IT-Controlling muss zwingend in die IT-Strategie eingebettet werden, um erfolgreich zu sein.
Während sich das operative IT-Controlling auf konkrete Prozesse und Störungen konzentriert, beschäftigt sich das strategische Controlling der IT mit der langfristigen Entwicklung und Kontrolle von IT-Betriebsprozessen.
IT-Projektcontrolling
Viele Aufgaben im Unternehmen werden durch IT-Projekte gesteuert. Das IT-Projektcontrolling dient der Planung, Steuerung und Evaluation von Projektzielen. Es ist somit Teil des Projektmanagements und sorgt für eine größtmögliche Effizienz. Für das IT-Controlling definieren Sie konkrete Aufgaben, Projekte und Unternehmensziele für die IT-Abteilung, die es vom Controller oder der Controllerin zu kontrollieren gilt.
Insbesondere müssen Sie darauf achten, dass die IT-Projekte den vom Management vorgegebenen Strategien, Methoden und Zielen gerecht werden. Sie sollten beispielsweise Kosten reduzieren oder zu einer spürbaren Effizienzsteigerung der IT-Vorgänge führen. Es ist sinnvoll, einen konkreten Controller oder eine Controllerin zu bestimmen, der oder die sich um das Controlling von IT-Projekten kümmert.
Ziele beim IT-Controlling
Das IT-Controlling ist für alle Unternehmen von Bedeutung, die viele IT-Projekte realisieren. Ein Hauptziel des IT-Controllings besteht in einer frühestmöglichen Fehlererkennung von IT-Vorgängen. So haben Sie die Möglichkeit, schadhafte Prozesse zu reparieren und ineffiziente Arbeitsabläufe zu optimieren. Hierdurch steigern Sie die Effizienz Ihrer IT-Abläufe und Sie können Produkte und Dienstleistungen durch optimierte IT-Vorgänge schnell, fehlerfrei und mit Fokus auf die Kunden und Kundinnen bereitstellen.
Ein weiteres Ziel beim IT-Controlling ist die Reduzierung von Kosten. Unternehmen sehen sich immer größeren Digitalaufgaben gegenüber, haben aber immer geringere Budgets zur Verfügung. Mittels des IT-Controllings stellt der verantwortliche Controller oder die verantwortliche Controllerin sicher, dass vorhandene Ressourcen gezielt verteilt werden.
Das IT-Projektcontrolling kommt prinzipiell überall zum Einsatz, wo Unternehmen mit IT-Lösungen arbeiten. Deswegen ist es wichtig, konkrete Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Abteilungen mit dem IT-Controlling zu betrauen und sie als Controller oder Controllerin kontinuierlich weiterzubilden.
Kennzahlen im IT-Controlling
Das IT-Controlling sollte niemals intuitiv erfolgen, sondern auf verlässlichen Kennzahlen fußen. Die wichtigsten davon sind:
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IT-Kennzahlen |
Bedeutung |
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Erreichbarkeit/Reaktionszeit |
Wie lange dauert es, bis die IT nach einer Kundenanfrage zu arbeiten beginnt? |
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Störungsbeseitigung |
Wie schnell werden Störungen in der IT erkannt und beseitigt? |
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Einheitliche Qualität |
Kontinuierlich gute Ergebnisse sind besser als punktuelle Höchstleistungen. |
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Kundenorientierung |
IT-Prozesse müssen so gestaltet sein, dass sie der Kundschaft/der Zielgruppe einen größtmöglichen Mehrwert bieten. |
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Servicequalität |
Je besser die Belegschaft ausgebildet ist, desto bessere Serviceleistungen liefert sie in der IT. |
Werkzeuge und Strategien im IT-Controlling
Die folgenden Tools und Strategien helfen bei der Analyse im IT-Controlling:
1. Nutzwertanalyse
Die Nutzwertanalyse ist eine Strategie zur Bewertung unterschiedlicher Handlungsoptionen. Mit ihr ist es dem Management möglich, verschiedene Argumente, die für oder gegen eine Entscheidung sprechen, zu bewerten. So kann von Ihnen ein fundierter, überzeugender Beschluss für Ihre IT-Vorgänge getroffen werden. Von großer Bedeutung sind bei diesem Verfahren die Definition und Gewichtung von Bewertungskriterien.
2. Erfolgsfaktorenanalyse
Für erfolgreiche Unternehmen ist es wichtig, die Faktoren genau zu analysieren, die zu ihrem Erfolg geführt haben. Das ist die Aufgabe der Erfolgsfaktorenanalyse. Sie ist Teil einer IT-Diagnose und ermöglicht es Ihnen, die Stärken einzelner Prozesse und Arbeitsweisen der IT-Abteilung auszumachen. Hierdurch können Sie Ihre Erfolgsfaktoren steigern und diese für zukünftige Aufgaben und Prozesse nutzbar machen.
3. Portfolioanalyse
Mit einer Portfolioanalyse untersuchen Sie verschiedene Geschäftseinheiten und individuelle Einsatzgebiete. Sie erhalten somit individuelle, auf Ihren Betrieb zugeschnittene Ergebnisse. Mit dieser Strategie schauen Sie sich den Ist-Zustand Ihres Betriebs an und leiten aus dem IT-Controlling konkrete Handlungsentscheidungen für die Zukunft ab.
4. Benchmarking
Als Benchmarking wird eine Strategie bezeichnet, über die ein Wettbewerbsvergleich möglich ist. Wichtig ist, ein Vergleichsunternehmen zu wählen, dessen strategische IT-Ausrichtung der eigenen ähnelt. Durch die Sammlung von Primär- und Sekundärinformationen sind Sie in der Lage, die Stärken und Schwächen von Mitbewerbern in der IT zu erkennen und diese auf Ihren eigenen Betrieb und Ihre IT-Abteilung zu übertragen. Hieraus leiten Sie dann im zweiten Schritt Verbesserungsmöglichkeiten für Ihr IT-Controlling ab.
5. Berichtswesen
Bei nahezu allen Unternehmensprozessen in der IT entstehen Berichte. Diese machen einzelne Entscheidungen und Arbeitsweisen der IT-Abteilung transparent und nachvollziehbar. Das Berichtswesen nutzt solche Berichte im Rahmen des IT-Controllings, um Arbeitsschritte zu bewerten und gegebenenfalls zu optimieren. Hierbei wird auch in der IT zwischen internem und externem Berichtswesen unterschieden.
Darum ist IT-Controlling für nahezu alle Unternehmen relevant
Um die volle Kontrolle über Ihr Unternehmen zu behalten, ist ein umfassendes IT-Controlling mit der Planung, Steuerung und Umsetzung einer Strategie erforderlich. Welche Methoden hierbei zum Einsatz kommen, hängt davon ab, welche Unternehmensziele das Management verfolgt. Durch das IT-Controlling stellen Sie sich auf Veränderungen ein, die die Digitalisierung mit sich bringt.
Entscheidend für Sie ist, das IT-Controlling anhand konkreter Kennzahlen durchzuführen und für einzelne Aufgaben Controller und Controllerinnen zu bestimmen, die für die jeweiligen Kontrollbereiche verantwortlich sind.
Nur dann ist es Ihrem Unternehmen möglich, sich gegen den Wettbewerb zu behaupten, kontinuierlich besser zu werden, positive Kundenbewertungen zu erhalten sowie Fehler bei den Arbeitsprozessen in der IT zu identifizieren und zu vermeiden.
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