7 KI-Tools für mehr Produktivität am Arbeitsplatz

Ob Präsentationserstellung, Meetingzusammenfassungen oder Audiotranskripte: KI-Tools, die die Produktivität am Arbeitsplatz steigern, sind äußerst hilfreich. Da die Künstliche Intelligenz enorme Fortschritte macht, hat die Technologie inzwischen großen Einfluss auf diverse Branchen in der digitalen Wirtschaft. Wir stellen Ihnen daher sieben KI-Tools vor, die Ihren Arbeitsalltag produktiver gestalten können.

7 KI-Tools, die Ihre Produktivität steigern

1. KI-Tools von HubSpot
2. Beautiful.ai
3. Fireflies.ai
4. Canva Magic Studio
5. Jasper
6. Otter.ai
7. Notion.ai

Mittlerweile gibt es auf dem Markt hunderte, wenn nicht sogar tausende KI-Tools. Die Bandbreite reicht von Schreibassistenten über KI-Bild-Generatoren bis hin zu Programmiertools und KI-Website-Builder. Die hilfreichsten Anwendungen unter ihnen, um Ihre Produktivität zu steigern, präsentieren wir Ihnen im Folgenden.

1. KI-Tools von HubSpot

Quelle: Screenshot HubSpot

Im Rahmen unseres CRM-Systems und auch darüber hinaus können Sie eine Handvoll KI-Tools nutzen, die Ihnen die Arbeit in verschiedenen Bereichen erleichtern. Dazu zählen unter anderem folgende Anwendungen aus dem Hause HubSpot:

• KI-Website-Generator: Mit dem Generator erstellen Sie benutzerdefinierte Websites in nur wenigen Minuten. Ein paar Fragen zu Ihrem Unternehmen und Ihren Präferenzen reichen aus, damit das Tool Ihren Angaben entsprechend einen ersten Aufschlag einer Homepage erstellt. Mithilfe von visuellen Bearbeitungstools und der Drag-and-Drop-Funktion können Sie die Website anschließend problemlos personalisieren.
• KI-Text-Generator: Ob für die Textüberarbeitung oder die -neuerstellung – der in die Marketing- und Vertriebstools von HubSpot integrierte KI-Text-Generator nimmt Ihnen die Textarbeit für E-Mails, Landingpages, Blogartikel und mehr ab.
• KI-Captions-Generator: Wer seine Social-Media-Postings über HubSpot plant und veröffentlicht, erhält mit dem KI-Captions-Generator kreative Unterstützung für Captions auf Facebook, Instagram, LinkedIn und weiteren Kanälen.
• ChatSpot: Ähnlich wie bei ChatGPT ist ChatSpot ein KI-Tool für Konversationen. Recherchieren Sie so Inhalte, nutzen Sie die Anwendung als HubSpot-Support oder lassen Sie das Tool CRM-Arbeit machen. Letzteres funktioniert natürlich nur in Verbindung mit einem HubSpot-CRM-Account.
• Kampagnenassistent: Der Campaign Assistant unterstützt Sie bei der Erstellung ansprechender Landingpages, Marketing-E-Mails und Anzeigentexte, um Ihre Marketingkampagnen effizienter zu gestalten.
• KI-E-Mail-Generator: Der Content-Assistent beinhaltet unter anderem eine KI-Software, die Ihnen eine Unterstützung beim Schreiben von Mails ist. Auf diese Weise können Sie Ihr E-Mail-Marketing mithilfe von Vorlagen auf ein neues Level heben und Ihre Zielgruppe noch besser mit passenden Inhalten erreichen.

Was uns gut gefällt: Alle Anwendungen sind auf Wunsch direkt in die Plattform integriert oder lassen sich mit einem kostenlosen HubSpot-Account für individuelle Zwecke nutzen. Insbesondere beim KI-Website-Generator brauchen Sie keine zusätzlichen Programmierkenntnisse. Sie können Ihre Seite außerdem personalisieren und Ihre Website mit weiteren Tools der HubSpot-Suite verbinden.

Durch die Verknüpfung der verschiedenen Instrumente wird alles an einem Ort versammelt, was für eine enorme Zeitersparnis sorgt.

Kosten: Die Angebote von HubSpot sind allesamt kostenlos und lassen sich mit einem ebenfalls gebührenfreien HubSpot-Account verknüpfen. Zudem können Sie die Tools mit HubSpots CRM- oder CMS-System kombinieren.

2. Beautiful.ai

Quelle: Screenshot Beautiful.ai

Beautiful.ai ist ein Präsentationstool, mit dem Sie auf Prompt-Basis ganze Präsentationen erstellen können. Sie erhalten über das Tool zudem Zugriff auf Bilddatenbanken, können Präsentationen in verschiedene Formate exportieren und Beautiful.ai in Kollaborationstools wie Slack und Monday.com integrieren.

Das Tool ist aktuell nur auf Englisch verfügbar.

Was uns gut gefällt: Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, bestehende PowerPoint-Präsentationen zu integrieren. So lassen sich „alte“ Präsentationen mit wenigen Klicks in moderne Designs überführen, ohne alles neu erstellen zu müssen. Außerdem müssen Sie nicht bei „Null“ beginnen: Wählen Sie einzelne Folien oder Grafiken aus bestehenden Templates und individualisieren Sie diese nach Ihren Wünschen.

Kosten: Die Preise für Beautiful.ai beginnen bei 12 US-Dollar monatlich bei jährlicher Zahlung für Einzelpersonen. Teams zahlen im gleichen Abrechnungsrhythmus 40 US-Dollar pro Monat. Beide Pakete beinhalten eine 14-tägige, kostenlose Testphase. Zudem gibt es eine Enterprise-Version auf Anfrage. Wer nur eine einzelne Präsentation erstellen möchte, kann für 45 US-Dollar ein „one-time Project“ buchen.

3. Fireflies.ai

Quelle: Screenshot Fireflies.ai

Fireflies.ai ist ein KI-Tool, das dank Audio- und Videotranskription die Produktivität von Meetings steigert. Aus eigener Erfahrung wissen wir, wie anstrengend der ein oder andere Termin sein kann, in dem viele Inhalte besprochen und Notizen gemacht werden. Nicht alles kann im Nachhinein wiedergegeben oder reproduziert werden. Fireflies.ai nimmt Ihnen diesen Stress und zeichnet Ihre Meetings sowohl in Audio- als auch Videoform auf und transkribiert sie.

Was uns gut gefällt: Wir sind vor allem von der Integration in diverse andere Tools beeindruckt. Fireflies.ai lässt sich zum Beispiel in Kalender-Apps, Videokonferenz- und Projektmanagement-Software oder auch CRM-Tools wie HubSpot integrieren.

Fireflies.ai kann Ihre Meetings darüber hinaus in mehr als 69 Sprachen transkribieren. Wem das nicht reicht, der kann abgehaltene Konferenzen erfassen und analysieren lassen. Auf diese Weise werden nicht nur automatisiert Aufgaben erstellt, sondern Sie bekommen sogar die Möglichkeit geboten, die sprechenden Personen anhand Ihrer Redezeit, Stimmung oder Einwände untersuchen zu lassen.

Dafür nutzt das Tool Conversation Intelligence. Betroffenen Teammitgliedern können Sie auf diese Weise individuelleres Feedback geben. Außerdem können Sie interessante oder hilfreiche O-Töne aus Meetings extrahieren und Ihrem Team schicken.

Kosten: Die monatlichen Kosten für Fireflies.ai liegen bei jährlicher Zahlung zwischen 10 US-Dollar (Pro) und 39 US-Dollar (Enterprise) pro Nutzerin oder Nutzer. Zudem gibt es eine dauerhaft kostenlose Version, die allerdings auf 800 Minuten Speicherzeit begrenzt ist.

4. Canva Magic Studio

Quelle: Screenshot Canva Magic Studio

Canva Magic Studio vereint mehrere KI-Tools, die Teams dabei helfen, ihre Kreativität und Produktivität zu steigern. Dabei soll die Plattform vom ersten Brainstorming bis zur fertigen Idee Unterstützung leisten. Um dies zu ermöglichen, bietet Canva Magic Studio folgende KI-Tools an:

• Magic Switch: Mit dieser Funktion lassen sich Designs einfach in andere Formate umwandeln. Darüber hinaus kann der Text auch gleich noch in mehrere Sprachen übersetzt werden.
• Magic Media: Mit Hilfe eines Prompts erstellt Ihnen Magic Media ein KI-generiertes Bild. Die Grundlage bildet Runway AI. Mittlerweile sind auch mehrere Stil-Optionen verfügbar.
• Magic Design: Mit Magic Design kann beispielsweise ein Bild hochgeladen werden, aus dem die KI anschließend eine vollständige Präsentation oder sogar Videos erstellt.
• Magic Write: Wie der Name schon verrät, übernimmt die KI das Verfassen von Texten. Es gibt jedoch eine Erweiterung: Mit Brand Voice kann die KI den Tone of Voice einer Marke erfassen und so passende Texte erstellen.
• Magic Morph: Mit diesem Werkzeug können Texte und Formen anders gestaltet werden und das in kürzester Zeit.
• Magic Grab: Dank Magic Grab lässt sich die Komposition eines Bildes verändern. Gegenstände, die im Hintergrund waren, können in den Vordergrund gebracht werden. Die Größe kann verändert werden und das restliche Bild passt sich automatisch an.
• Magic Expand: Der Bildausschnitt ist zu klein oder etwas abgeschnitten? Mit Magic Expand wird das einfach gelöst und das Bild kann auf Ihre Wünsche hin erweitert werden.
• Magic Animate: Mit dieser Funktion kann eine Präsentation oder ein Social-Media-Post durch Animationen aufgewertet werden.
• Magic Eraser: Auch störende Gegenstände oder Personen in einem Bild können mit dem Magic Eraser entfernt werden.

Was uns gut gefällt: Uns hat vor allem die Bandbreite der KI-Tools überzeugt. Außerdem ist die Anwendung so einfach, dass dafür keine Design-Erfahrung benötigt wird. Besonders Magic Design erstellt aus kurzen Beschreibungen oder auch eingefügten Bildern überzeugende Designs oder etwa Präsentationen.

Kosten: Auch wenn Canva eine kostenlose Version anbietet, Zugriff auf die KI-Tools erhält man erst ab der Pro-Version. Diese kostet 109,99 Euro im Jahr für eine Person. Mit Canva Teams belaufen sich die Kosten auf 240 Euro jährlich für die ersten fünf Mitglieder.

5. Jasper

Quelle: Screenshot Jasper

Jasper ist eines der umfangreichsten KI-Tools, die wir kennen. Es vereint gleich mehrere Produktivitätshelfer unter einem Dach und ist vor allem für all jene gedacht, die regelmäßig schreiben. Die inzwischen sehr ausgeklügelte Text-KI ist sehr vielfältig und hilft beim Verfassen von Blogartikeln und E-Mails oder der Erstellung ganzer Marketing-Konzepte – und das alles in mehr als 30 Sprachen. Darüber hinaus verfügt die KI auch über eine Bild-KI.

Was uns gut gefällt: Besonders überzeugt haben uns die vielen Integrationen, ähnlich wie bei Fireflies.ai. Sie können Jasper in Google Docs, Chrome, Microsoft Word, Surfer SEO und weitere Softwares und Tools integrieren.

Jasper verfügt darüber hinaus über mehrere große Large Language Models sowie über ein eigenes marketing-spezifisches Modell, mit dem Ihnen das Unternehmen „höchste Qualität der Ergebnisse“ versichert.

Kosten: Das kleinste Paket beginnt bei monatlich 39 US-Dollar bei jährlicher Abrechnung, die beliebte Pro-Version ist für 59 Euro pro Monat erhältlich. Beide Versionen verfügen über eine 7-tägige Testphase. Wer personalisierte Workflows wünscht, sollte den Support kontaktieren, um einen individuellen Preis zu verhandeln.

6. Otter.ai

Quelle: Screenshot Otter.ai

Ein weiterer KI-Meeting-Assistent ist Otter.ai. Das Tool transkribiert Ihre Gespräche und Meetings und speichert sie auch als Audiodatei. Zur Auswahl stehen sowohl eine Web-App als auch eine App für Android oder iOS. Die KI erkennt unterschiedliche Sprecherinnen und Sprecher, allerdings aktuell nur auf Englisch. Außerdem werden sogar Folien, die in einem virtuellen Meeting geteilt wurden, erfasst und ebenfalls transkribiert.

Was uns gut gefällt: Es werden die gängigen Meetingportale wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet unterstützt. Wir finden besonders praktisch, dass die Transkription in der App bearbeitet und anschließend auch in eine PDF-Datei umgewandelt werden kann.

Kosten: Es werden unterschiedliche Pakete angeboten: Basic (kostenlos), Pro (10 US-Dollar im Monat pro Nutzer), Business (20 US-Dollar im Monat pro Nutzerin). Für größere Unternehmen steht ein Enterprise-Paket zur Auswahl, bei dem ein individuelles Angebot erstellt wird. Auch die kostenlose Version ist bereits mit ihren einfachen Funktionen hilfreich.

7. Notion.ai

Quelle: Screenshot Notion.ai

Notion.ai ist vor allem ein praktisches KI-Tool, wenn es um das Management von Projekten geht. Es können interne Wikis, Projekte und Dokumente angelegt werden. Da im Bestfall alle Informationen in dem Tool hinterlegt sind, entfällt das Wechseln zwischen unterschiedlichen Programmen. Notion.ai basiert auf GPT-3 und unterstützt Sie auch beim Verfassen von Texten.

Was uns gut gefällt: Aus Notizen schnell einen formatierten Text erstellen? Mit Notion.ai kein Problem. Besonders die Formatierung aus Meeting-Notizen ist teilweise ein langwieriger Prozess, der mit Notion.ai mit wenig Klicks erledigt wird. Außerdem gefällt uns, dass auch ein Einblick in die Kapazitäten von anderen Teams gegeben werden kann.

Kosten: Es werden unterschiedliche Pakete angeboten: Basic (kostenlos), Pro (10 US-Dollar im Monat pro Nutzer), Business (20 US-Dollar im Monat pro Nutzerin). Für größere Unternehmen steht ein Enterprise-Paket zur Auswahl, bei dem ein individuelles Angebot erstellt wird. Auch die kostenlose Version ist bereits mit ihren einfachen Funktionen hilfreich.

Vorteile von Künstlicher Intelligenz für die Produktivität

Unsere sieben vorgestellten Tools liefern einen ersten Eindruck darüber, in wie vielen verschiedenen Bereichen Künstliche Intelligenz Einsatz findet und die Produktivität steigern kann. Eine McKinsey-Studie beziffert den jährlichen Produktivitätsschub bis 2040 auf 0,2 bis 3,3 Prozent. Das Unternehmen prognostiziert einen Produktivitätszuwachs von jährlich 2,6 bis 4,4 Billionen US-Dollar.

Vor allem generative KI (Tools, die neue Inhalte wie Texte, Bilder und Videos kreieren können) trägt ihren Teil dazu bei. In Deutschland liegt allein der dadurch mögliche Produktivitätsgewinn laut der Studie bei jährlich 0,2 bis 0,6 Prozent.

In den einzelnen Branchen sind die Vorteile für die Produktivität ebenfalls enorm. Die Studie „The Impact of AI on Developer Productivity“ zeigt einen Anstieg von 126 Prozent bei Programmierern, die KI-Tools einsetzen.

Erik Brynjolfsson, Danielle Li und Lindsey R. Raymond haben in ihrer Erhebung „Generative AI at Work“ herausgefunden, dass die Produktivität, gemessen an den pro Stunde gelösten Problemen im Kundenservice um knapp 14 Prozent angestiegen ist – dank des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz.

Losgelöst von den einzelnen Studien sorgt KI grundsätzlich für mehr Produktivität. Dafür sind aus unserer Sicht vor allem folgende Punkte maßgeblich:

• KI kann Produktivitätskiller, wie etwa sich immer wiederholende Aufgaben, eliminieren. Dadurch gewinnen Mitarbeitende mehr Freiraum für andere Tätigkeiten.
• Die Analyse großer Datenmengen führt zu einer umfassenderen Datengrundlage und dadurch zu schnelleren Entscheidungen – das spart Zeit.
• KI ermöglicht es, durch die Analyse von Kundendaten personalisierte Erfahrungen zu bieten. Das führt zu mehr Kundenzufriedenheit, weniger Arbeit für den Kundenservice und dadurch höherer Produktivität.
• Durch die Erschließung neuer Technologien und Ansätze fördert KI Innovation und regt den Wettbewerb an. Das wiederum sorgt erfahrungsgemäß für effizientere Prozesse.

Dass die Produktivität im Allgemeinen zunimmt, untermalt auch Ökonom Prof. Dr. Henning Vöpel. Er glaubt, dass Künstliche Intelligenz „einen enormen Produktivitätsschub auslösen und die Arbeitswelt revolutionieren“ wird. Davon können wir auch im Berufsalltag profitieren.

Fazit: Produktivitätssteigerung im Berufsalltag

Mit den vorgestellten KI-Tools profitieren Sie im Arbeitsalltag in der Regel ab dem ersten Tag. Viele der Anwendungen bieten kostenlose Testphasen an, wodurch Sie sich vor einer finalen Entscheidung erst einmal durchprobieren können. Einige KI-Helfer sind sogar gänzlich kostenfrei und lassen sich im Nu in Ihren Alltag integrieren – überzeugen Sie sich am besten selbst davon, was Ihnen am meisten Arbeit abnimmt.

Neben unseren eigenen KI-Tools, können wir vor allem Fireflies.ai und Jasper empfehlen. Mit Fireflies.ai werden Meetings deutlich produktiver, Jasper bietet zudem ein ganzes Arsenal an KI-Funktionen, die in verschiedenen Situationen im Berufsalltag helfen, Zeitfresser eliminieren und die Produktivität erhöhen.

Titelbild: HubSpot