Produktivität steigern: 14 Tipps, wie Sie produktiver werden

50, 60, 70 oder gar 80 Stunden pro Woche. So viel arbeiten zahlreiche Manager und Managerinnen. Nur so lasse sich die hohe Belastung meistern und die Produktivität aufrechterhalten, heißt es. Stimmt das? Oder lässt sich eine hohe Produktivität auch anders erreichen? Und ob!

Unkonventionelle Tipps, um Ihre Produktivität zu steigern

Wer viel arbeitet, der leistet viel. Stimmt diese Aussage? Kommt es wirklich ausschließlich auf die geleistete Anzahl an Stunden an? Schaffen Sie wirklich mehr, je mehr Zeit Sie investieren? Steigern Sie die eigene Produktivität, wenn Sie Ihre Freizeit opfern?

Die Antwort auf alle diese Fragen lautet: Nein! Aus zahlreichen Studien geht hervor, dass gerade die Dinge, die wir gemeinhin als „Zeitverschwendung“ betrachten – zum Beispiel ein Frühstück, viel Schlaf oder Urlaub – unserer Produktivität gut tun.

Aus diesem Grund haben wir für Sie eine Liste mit klassischen aber auch teils unkonventionellen Tipps für mehr Produktivität zusammengestellt.

1. Arbeiten Sie weniger

Davon abgesehen, dass lange Arbeitszeiten zu gesundheitlichen Problemen führen können, ergaben Studien, dass kürzere Arbeitszeiten sich positiv auf die Produktivität auswirken – unglaublich, oder?

John Pencavel von der Stanford University hat dieses Phänomen bereits 2014 genauer unter die Lupe genommen. Seine Studie ergab, dass Arbeitnehmende ab einer 50-Stunden-Woche viel weniger erledigen. Ab einer Arbeitszeit von 55 Wochenstunden sinkt die Produktivität sogar noch weiter. Und Angestellte mit einer 70-Stunden-Woche schaffen in den zusätzlichen 15 Stunden keineswegs mehr Arbeit.

Wie kann das sein? Die Antwort ist recht simpel: Je mehr Sie arbeiten, desto mehr mentale und körperliche Energie müssen Sie aufwenden. Irgendwann erreichen Sie den Punkt, an dem Ihre Müdigkeit sich negativ auf Ihre Produktivität auswirkt. Wenn Sie nicht gerade eine wichtige Deadline im Nacken haben, ist es unwahrscheinlich, dass Sie danach noch volle Leistung erbringen.

Jeff Sutherland spricht in seinem Buch „Die Scrum-Revolution: Management mit der bahnbrechenden Methode der erfolgreichsten Unternehmen" von einer Art Schwelle, ab der mehr Arbeitszeit keineswegs zu mehr Ergebnissen führt. Dieses Phänomen lässt sich in einer Kurve darstellen, die er die „Maxwell-Kurve“ nennt.

Bei dieser Kurve fällt auf, dass der Produktivitätsgipfel bei knapp unter 40 Stunden pro Woche erreicht wird. Dabei kann die Kurve natürlich bei verschiedenen Personen – oder sogar bei ein und derselben Person in unterschiedlichen Lebensphasen – variieren.

Die Erkenntnisse, dass mehr Arbeiten nicht zu einer Produktivitätststeigerung führen, zeigen auch aktuelle Untersuchungen. Zum Beispiel im Rahmen der viel diskutierten 4-Tage-Woche.

2. Nehmen Sie sich Zeit für ein gesundes Frühstück

Gehören Sie auch zu den Leuten, die morgens aufs Frühstück verzichten, um früher aus dem Haus zu kommen und demnach mehr zu schaffen? Dann ist dieses Verhalten kein Garant, um mehr Produktivität zu bringen! Je nachdem, was – und ob – Sie frühstücken, können Sie Ihre Arbeitsleistung extrem beeinflussen.

Nach dem Aufwachen ist unser Blutzuckerspiegel niedrig, da wir die ganze Nacht über gewissermaßen gefastet haben. Aus diesem Grund sind viele Menschen morgens müde, träge, antriebslos und oft sogar ein wenig gereizt. Obwohl Ihr morgendlicher Kaffee für den notwendigen Koffeinschub und einer Produktivitätssteigerung sorgen kann, steigt damit auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Blutzuckerspiegel – und damit auch Ihre Produktivität – später abrupt abfällt.

Essen Sie daher ein gesundes und ausgewogenes Frühstück mit ausreichend Ballaststoffen, Vitaminen und Mineralstoffen, um genügend Energie zu haben und produktiv arbeiten zu können. Lebensmittel mit einem hohen Vitamin-B-Gehalt – wie Haferflocken, Bananen, Ananas und Avocados – steigern die Konzentration. Verzichten Sie hingegen auf Produkte mit viel Zucker, wie süßes Müsli, Donuts, Muffins und sogar Bagels.

3. Schlafen Sie mehr

Es stimmt: Wenn Sie am Tag mehr Arbeit schaffen und bessere Leistung erbringen möchten, brauchen Sie ausreichend Schlaf. Überlegen Sie sich daher genau, ob es wirklich notwendig ist, sich nach dem Abendessen nochmal an die Arbeit zu setzen.

Schlafmangel wirkt sich nicht nur kurz- und langfristig negativ auf Ihre Gesundheit aus, sondern ist auch ein großer Produktivitätskiller. So zeigen Untersuchungen, dass Menschen mit Schlafentzug die Symptome von Betrunkenen aufweisen. In solch einem Zustand fällt es extrem schwer, gute Entscheidungen zu treffen und produktiv zu arbeiten.

Doch wie viel Schlaf braucht man, um produktiv zu sein? Zwar ist die Antwort von Mensch zu Mensch unterschiedlich, allerdings nicht so sehr, wie Sie vielleicht annehmen. Die meisten Erwachsenen brauchen sieben oder acht Stunden Schlaf pro Nacht, um am nächsten Tag voll produktiv zu sein.

4. Arbeiten Sie im Stehen

In den vergangenen Jahren haben Sitz-Steh-Schreibtische in vielen Büros Einzug gehalten. Sie sind öfter im Angebot von Büroausstattern zu finden und auch fürs Home-Office erschwinglicher geworden. Doch wie viel produktiver ist man wirklich, wenn man im Stehen arbeitet?

Die Untersuchung eines texanischen Callcenter-Anbieters kam zu einem erstaunlichen Ergebnis: Die Probanden und Probandinnen steigerten ihre Arbeitsproduktivität um 46 Prozent. Andere Versuche kamen zwar nicht zu derart fantastischen Produktivitätssteigerungen, aber trotzdem zu Verbesserungen von 10 Prozent und mehr. Die Gründe für die Verbesserungen sind vielfältig. Zum einen kann der Kreislauf durch das Stehen besser zirkulieren, was Müdigkeit vorbeugt. Zum anderen sind Meetings und Telefonate im Stehen effizienter, da sie weniger gemütlich wirken. Sie verschwenden damit weniger Zeit mit sinnlosen Gesprächen oder Diskussionen.

5. Sie müssen kein Perfektionist sein

Perfektionismus ist zweifellos manchmal angebracht, kann aber dauerhaft die Produktivität extrem einschränken. Klar, es gibt immer etwas, das Sie an Ihrer Arbeit noch verbessern können. Doch zu welchem Preis? Manchmal müssen Sie einfach akzeptieren, dass gut genug ausreichend ist.

Keith Frankel hat zu diesem Thema einen interessanten Beitrag auf unserem englisch-sprachigen Blog verfasst, in dem er darauf eingeht, was „gut genug“ eigentlich bedeutet. Er berichtet, dass er seine Arbeit früher erst als „fertig“ betrachtete, wenn er wirklich jeden freien Moment daran gearbeitet hatte und jedes noch so winzige Detail verbessert, aufpoliert und optimiert hatte, bis die Deadline an die Tür klopfte. Doch das war weder realistisch noch produktiv. Im Folgenden sehen Sie, was Frankel mit „gut genug“ meint:

• Das Problem wird gelöst, die Anforderung erfüllt oder die Botschaft vermittelt.

• Es besteht ein klarer und deutlicher Bezug zur Marke.

• Die Qualität entspricht der Qualität früherer Arbeiten bzw. Projekte oder übersteigt diese.

• Die Arbeit wurde von anderen qualifizierten Personen gründlich unter die Lupe genommen.

• Die endgültige Entscheidung über subjektive Vorlieben wurde dem Ersteller bzw. der Erstellerin überlassen.

Sobald Sie an den Punkt gelangen, dass Sie etwas „gut genug“ finden, ziehen Sie einen Strich und wenden Sie sich der nächsten Aufgabe zu.

6. Profitieren Sie von Ihrer Mittagspause

In ihrem Artikel bei Jezebel erklärt Tracy Moore (Achtung: Die verwendete Sprache ist unangemessen für den Arbeitsplatz) auf humorvolle, aber wissenschaftlich fundierte Art und Weise, warum wir regelmäßig Pausen machen sollten. Die Autorin berichtet, dass nur eine von fünf Personen den Schreibtisch oder das Büro für die Mittagspause verlässt. Das ist schlecht für das Denken, die Kreativität, die Produktivität und den Körper, denn Sie verweilen den ganzen Tag an einem Ort. Eine längere Pause während der Arbeitszeit kann hingegen sehr förderlich sein, da sie Ihrem Gehirn die Möglichkeit gibt, sich zu erholen und die Konzentration und Produktivität steigert.

Dabei ist es eigentlich egal, ob Sie in der Mittagspause etwas essen. „Sie müssen nur mal rauskommen“, so Kimberly Elsbach, Professorin an der Davis Graduate School of Management der University of California, die sich mit der Psychologie am Arbeitsplatz beschäftigt. „Und das muss nicht mal zwingend zwischen 12:00 und 13:00 Uhr sein. Es reicht aus, wenn Sie rausgehen und eine Runde um den Block drehen. Damit laden Sie Ihre Batterien wieder auf.“

7. Lassen Sie sich nicht ablenken

Hier eine E-Mail, dort eine Benachrichtigung über Slack; hier eine WhatsApp-Nachricht, dort ein Zoom-Call: Viele Menschen denken, Sie können mehrere Dinge gleichzeitig machen. Doch das ist ein Irrglaube! So wiesen verschiedene Forschende bereits nach, dass Multitasking neuropsychologisch gar nicht möglich sei. Dementsprechend ist jede Form von Ablenkung ein Killer der Arbeitsproduktivität.

Das bedeutet für Sie: Möchten Sie eine Steigerung der Produktivität, müssen Sie alles „eliminieren“, was Sie ablenken könnte. Deaktivieren Sie zum Beispiel Ihre Messenger, schließen Sie Ihr Mail-Programm, schalten Sie Videokonferenz-Tools aus, bringen Sie Ihr Smartphone in den Flugmodus und legen Sie es in eine Schublade.

8. Arbeiten Sie mit To-do-Listen

Was sorgt noch für mehr Produktivität? Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre wertvolle Zeit nicht mit irrelevanten Dingen verbringen. Dazu gehört beispielsweise das Abarbeiten von Tasks, die Sie nicht voranbringen. Fokussieren Sie sich stattdessen auf die wichtigen Aufgaben.

Damit Sie wissen, womit Sie weniger Zeit verbringen sollten, schreiben Sie am besten jeden Abend eine To-do-Liste für den kommenden Tag. Hierbei helfen Ihnen To-do-Listen-Apps wie Evernote, Trello, Todoist und Microsoft To Do. Halten Sie hier jede Aufgabe fest, die Ihnen durch den Kopf schwirrt.

Danach sollten Sie eine Priorisierung durchführen. Hierbei hilft Ihnen zum Beispiel eine Bewertung nach dem Eisenhower-Prinzip. Oder Sie legen eigene Kriterien für die Sortierung Ihrer To-do’s fest. Hauptsache, Sie arbeiten nicht chaotisch irgendwelche Dinge ab.

9. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf

Den meisten von uns fällt es schwer, konzentriert zu arbeiten, wenn der Schreibtisch aussieht, als wäre gerade ein Tornado darüber hinweggefegt. Zettel, Krümel, stapelweise Bücher. Das alles stresst uns und mindert nachweislich die persönliche Produktivität.

Denn was viele Menschen vergessen: Der Begriff Arbeitsplatz setzt sich aus zwei essenziellen Bestandteilen zusammen, nämlich „Arbeit“ und „Platz“. Wenn Sie keinen Platz zum Arbeiten haben, leidet darunter Ihre Produktivität. Sie werden physisch wie auch psychisch eingeschränkt von Aktenstapeln, (leeren) Kaffeetassen und anderen Dingen.

Jeden Stift und jeden Aktenordner, den Sie unnötig von A nach B schieben oder legen müssen, kostet Sie Zeit. Vielleicht sind es jeden Tag nur wenige Sekunden oder Minuten, die Sie mit derlei Tätigkeiten verbringen, doch auf lange Sicht betrachtet summieren sich so viele verschwendete Arbeitstage. Damit haben Sie weniger Zeit für die wesentlichen Dinge.

10. Stellen Sie eine Playlist für die Arbeit zusammen

Fördert Musikhören während der Arbeit wirklich die Produktivität? Ja! Allerdings gibt es keinen direkten Bezug zwischen Musik und Produktivität. Es ist eher so, dass Musikhören glücklich macht und dadurch die Produktivität verbessert wird, weil das Gehirn mehr Dopamin ausschüttet.

Im Rahmen einer Studie der University of Windsor in Kanada wurde genau untersucht, wie sich das Musikhören konkret auf die Arbeitsqualität und Schnelligkeit von Softwareentwicklern und Softwareentwicklerinnen auswirkt. Das Ergebnis: Teilnehmende der Studie erledigten ihre Aufgaben mit Musik schneller und präsentierten bessere Ideen als diejenigen, die auf Musik verzichteten. Der Grund dafür: Sie hatten bessere Laune.

„Wenn Sie gestresst sind, treffen Sie vielleicht voreilig eine Entscheidung. Sie haben nur einen beschränkten Aufmerksamkeitsfokus“, so Teresa Lesiuk, Leiterin der Studie. „Wenn Sie hingegen gute Laune haben, können Sie mehr Optionen in Betracht ziehen.“

Die Studie hat jedoch ebenfalls gezeigt, dass auch die persönliche Auswahl der Musik eine Rolle spielt. Wenn Sie beispielsweise klassische Musik nicht mögen, werden Bach oder Mozart Sie kaum fröhlicher stimmen. Wir empfehlen Ihnen, bei Gelegenheit Ihre Kopfhörer aufzusetzen und in diese Playlisten reinzuhören, die für mehr Produktivität sorgen.

11. Besuchen Sie ein Café

Während Musik per se nicht für einen Produktivitätsschub sorgt, zeigen Studien, dass die Umgebungsgeräusche in einem Café durchaus produktivitätsfördernd wirken. Eine Studie des Journal of Consumer Research untersuchte 2012 die Auswirkungen von Umgebungsgeräuschen auf die Kreativität. Im Rahmen von fünf Experimenten wurde damals ermittelt, dass ein gewisses Maß an Umgebungsgeräuschen (70 Dezibel, was in etwa der Lautstärke von Musik in einem Café entspricht) bei kreativen Arbeiten bessere Ergebnisse ermöglicht. Ein hoher Lärmpegel hingegen (85 Dezibel, also in etwa das Geräusch eines vorbeifahrenden Motorrads) blockiert kreative Prozesse.

Wenn Sie nicht in ein Café flüchten können, gibt es Anwendungen wie Coffitivity. Die Website imitiert die Umgebungsgeräusche eines Cafés. Es stehen verschiedene Geräuschkulissen zur Verfügung, von „Morning Murmur“ (morgendliches Gemurmel) und „University Undertones“ (Universitäts-Ambiente) über „Lunchtime Lounge“ (Mittagstisch) bis hin zu „Brazil Bistro“ (brasilianisches Bistro).

12. Treiben Sie während der Arbeitszeit Sport

Sie haben sicherlich schon mal gehört, dass regelmäßiger Sport Wunder in Sachen Gesundheit, Zufriedenheit und Produktivität bewirken kann. Aber was ist mit Sport während des Arbeitstages?

Forschende haben herausgefunden, dass Menschen, die während ihrer normalen Arbeitszeit Sport machen, nachweisbar produktiver arbeiten, obwohl sie streng gesehen weniger Stunden am Schreibtisch verbringen. Warum ist das so? Sport spornt an und lässt einen Tiefs überwinden. Sie bringen damit Ihren Kreislauf in Schwung, Ihr Gehirn bekommt dadurch mehr Sauerstoff. Außerdem steigert die Abwechslung die Motivation, die dann in eine hohe Produktivität mündet. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie Ihre Arbeitsstunden flexibel legen können.

13. Nehmen Sie Urlaub

Mit Burnout ist nicht zu spaßen! Wenn Sie monatelang durcharbeiten, ohne sich zu erholen, riskieren Sie chronischen Stress. Das kann wiederum zu körperlicher und emotionaler Erschöpfung, Bindungsproblemen und einem Gefühl von Ineffektivität und mangelnder Leistungsfähigkeit führen.

Freizeit hat mehr positive Auswirkungen auf Ihre Produktivität und Arbeitsleistung, als Sie sich vorstellen können. Fast neun von zehn Arbeitnehmenden haben das Gefühl, dass Urlaub glücklicher macht, was sich wiederum positiv auf die Produktivität auswirkt. Ganz zu schweigen von den 91 Prozent der befragten Führungskräfte, die angaben, dass Mitarbeitende, die mit frisch aufgeladenen Batterien zur Arbeit zurückkehren, effektiver arbeiten.

Außerdem bedeutet eine gute Work-Life-Balance und damit ein gesundes Maß an Freizeit, dass Sie unvergessliche Momente mit Ihrer Familie und Ihren Freunden bzw. Freundinnen erleben. Auch das senkt den Stresspegel, das Risiko von Depressionen, hohem Blutdruck und Gewichtszunahme. Die Entscheidung, ob Sie Urlaub machen wollen, müssen Sie allerdings schon selbst treffen: Das kann niemand anderes für Sie übernehmen. Letzten Endes wirkt sich Ihre gewonnene Produktivität nicht nur positiv auf Ihr Berufs-, sondern auch auf Ihr Privatleben aus!

14. Setzen Sie Zeitmanagement-Methoden ein

Zum Schluss noch der Klassiker unter den Tipps für mehr Produktivität: Probieren Sie verschiedene Zeitmanagement-Methoden aus und wenden Sie dauerhaft ein, zwei oder mehr an.

Ein guter Einstieg ist das Pareto-Prinzip. Das besagt, dass 80 Prozent aller Tätigkeiten nur 20 Prozent Ergebnis bringen, aber 20 Prozent Ihrer Arbeiten zu 80 Prozent effektivem Output führen. Wenn Sie sich das verdeutlichen, wissen Sie, womit Sie weniger Zeit verschwenden und dafür an anderer Stelle mehr Zeit investieren sollten.

Eine weitere bekannte Zeitmanagement-Methode ist die Pomodoro-Technik. Hierbei arbeiten Sie nur in kurzen Intervallen, aber dafür hoch konzentriert. Nach jedem Intervall gönnen Sie sich eine festgelegte, kurze Pause, um danach wieder sinnbildlich Vollgas zu geben.

Wenn Sie wie in Tipp acht auf To-do-Listen setzen, sollten Sie das Aufschreiben und Planen von Aufgaben noch um eine zeitliche Komponente erweitern. Hierbei hilft Ihnen die ALPEN-Methode, bei der Sie unter anderem bewusst Puffer in Ihren Tagesplan einbauen. Diese Puffer nutzen Sie für unerwartete Ereignisse. Denn sind wir ehrlich: Kein Tag verläuft so sauber strukturiert, wie man sich das gerne wünscht.

Mehr Produktivität ist gar nicht so schwer

Schuften bis zum Umfallen, das ist kein guter Plan. Werden Sie sich immer wieder bewusst, dass jeder Mensch nur über eine gewisse Menge an Energie verfügt. Zwar können Sie mit Kaffee und anderen koffeinhaltigen Lebensmitteln (vermeintlich) mehr Power aus Ihnen herausholen, doch sinnvoll und gesund ist das nicht – besonders bei zu hohem Konsum.

Arbeiten Sie somit nicht mehr und härter, sondern smarter durch aktives Selbstmanagement. Teilen Sie sich Ihre Zeit richtig ein und gönnen Sie sich regelmäßig Erholungsphasen. Vermeiden Sie zudem Ablenkung und geben Sie sich nicht der Prokrastination hin. Kurz: Eat the Frog und machen Sie den ersten Schritt!

Titelbild: Morsa Images / iStock / Getty Images Plus