Meeting-Planner-Tools: 12 Alternativen zu Doodle

Unproduktive, schlecht vorbereitete Meetings sind ein Ärgernis, mit dem nur allzu viele von uns bereits traurige Bekanntschaft gemacht haben. Und noch schlimmer: Die in schlechten Meetings verschwendete Zeit steht oft in keinerlei Verhältnis zu der Zeit, die für die bloße Planung von Meetings flöten geht.

Es sind vor allem das endlose Hin- und Herschicken von Nachrichten und die Vorbereitungsschritte – Kalender abgleichen, einen geeigneten Meetingraum suchen, eine Einwahlnummer einrichten, das Meeting zum Kalender hinzufügen, die Teilnehmer einladen usw. – die Zeit (und Nerven) rauben. Meetings sind also eine recht aufwendige Angelegenheit, noch bevor sie überhaupt begonnen haben.

Es ist daher lohnenswert, hochwertige Terminplaner und Meeting-Tools zur Abstimmung und Planung von Meetings zu nutzen. Lange Zeit griffen viele Unternehmen auf Doodle zurück. Der Anbieter hat allerdings mit massiven datenschutzrechtlichen Problemen zu kämpfen. Deswegen sind viele Betriebe auf der Suche nach Doodle-Alternativen für das Tagesgeschäft. Welche es gibt und wie Sie diese in Ihrem Betriebsalltag zielführend einsetzen, erfahren Sie im Folgenden:

Meeting-Planner, mit denen Sie produktiver arbeiten

Die hier aufgeführten Meeting-Planner-Tools und Doodle-Alternativen machen es Ihnen leicht, den perfekten Termin für eine Teambesprechung zu finden oder Gespräche mit Kunden zu vereinbaren.

1. Rally

Besonders bei großen oder geografisch verteilten Teams kann die Suche nach einem gemeinsamen Termin für mehrere Besprechungsteilnehmende zu einer echten Herausforderung werden.

Mit der Doodle-Alternative Rally können Sie eine einfache, benutzerfreundliche Umfrage erstellen, bei der Teilnehmer und Teilnehmerinnen angeben können, welcher der vorgeschlagenen Termine ihnen am besten passt. Auf der Meeting-Seite gibt es für Teilnehmende zudem im Kommentarabschnitt die Funktion, Tagesordnungspunkte vorzuschlagen oder Veranstaltungsdetails einzutragen.

Derzeit ist Rally nicht auf Deutsch verfügbar.

Quelle: Screenshot Rally

2. HubSpot Meetings

Viele Meeting-Planner-Tools lassen sich zwar mit Ihrem E-Mail-Konto verknüpfen, doch was tun, wenn Sie Ihren Meetingplan auch in Ihrem CRM-System einsehen möchten? Das Meetings-Tool von HubSpot kann sowohl in Ihren Kalender als auch in das HubSpot CRM integriert werden, damit Sie mühelos Termine mit Kunden, Interessentinnen oder Leads vereinbaren können.

Mit dem Werkzeug können Benutzer und Benutzerinnen personalisierte Meeting-Links erstellen, die sie dann per E-Mail oder über andere Kanäle teilen können. Auf diese Weise können eingeladene Benutzer bzw. Benutzerinnen eigenhändig die Verfügbarkeit Ihres Gesprächspartners prüfen und ein Meeting festlegen. Das Programm trägt vereinbarte Meetings automatisch in Ihren Kalender ein und überträgt die Daten zusätzlich in das CRM.

Das Tool von HubSpot ist auch auf Deutsch verfügbar.

3. NeedToMeet

Eine weitere Doodle-Alternative ist Need To Meet. Dieses Terminfindungs-Tool können Sie nutzen, indem Sie sich kostenlos registrieren. Anschließend müssen Sie lediglich eine kurze Beschreibung des Meetingzwecks eingeben, in Ihrem Kalender eine Zeit eintragen und den Link an die Teilnehmende senden. Die kostenlose Version beinhaltet keine Synchronisierung mit Ihrem Kalender. Es gibt jedoch ein Premium-Abonnement, das Sie in Outlook integrieren können.

Im Gegensatz zu Tools wie Rally oder Doodle können Teilnehmende bei NeedToMeet ihre bevorzugten Termine und Zeiten angeben und müssen nicht aus einer von der organisierenden Person vorgegebenen Liste mit Daten und Uhrzeiten auswählen.

Derzeit ist NeedToMeet nicht auf Deutsch verfügbar.

Quelle: Screenshot NeedToMeet

4. YouCanBook.me

Wenn Sie eine Möglichkeit suchen, Kunden und Kundinnen über Ihre Verfügbarkeit zu informieren, sollten Sie YouCanBook.me ausprobieren. Mit diesem kostenlosen Tool können Sie eine benutzerdefinierte URL erstellen, über die Ihre Kundschaft freie Termine in Ihrem Google- oder iCloud-Kalender anzeigen und ein Meeting mit Ihnen vereinbaren können.

Sie können die Seite zur Terminvereinbarung mit diesem Tool individuell anpassen und verschiedene Layouts, Farben und Ihr Unternehmenslogo verwenden.

Derzeit ist YouCanBook.me nicht auf Deutsch verfügbar.

Quelle: Screenshot YouCanBook.me

5. Pick

Das Tool Pick sucht in den Google-Kalendern aller Teilnehmenden automatisch nach offenen Zeitfenstern und stellt eine Liste der Übereinstimmungen zusammen. Sie können dann direkt über die App eine Einladung an alle Teilnehmenden senden.

Alle Mitglieder Ihres Teams müssen bei Pick registriert sein, um ihre Verfügbarkeit teilen zu können. Die App stellt Ihnen außerdem eine individuelle URL zur Verfügung, über die Sie Ihre Verfügbarkeit mit Personen teilen können, die ein Meeting mit Ihnen vereinbaren möchten.

Derzeit ist Pick nicht auf Deutsch verfügbar.

Quelle: Screenshot Pick

6. Calendly

Calendly lässt sich direkt in Ihren Google- oder Office-365-Kalender integrieren und stellt Ihnen eine personalisierte URL zur Verfügung, über die Benutzer bzw. Benutzerinnen Ihre Verfügbarkeit einsehen und ein Meeting vereinbaren können.

Calendly bietet mehrere Abomöglichkeiten. Unter anderem ein kostenloses Basic-Abonnement und ein kostenpflichtiges Premium-Abonnement mit einer Terminplanungsfunktion für mehrere Teilnehmende und anderen zusätzlichen Funktionen an.

Zur besseren Übersicht können Sie mit der App benutzerdefinierte Meetingtypen und die Dauer festlegen, z. B. „30-minütige Kurzbesprechung“ oder „60-minütige Projektbesprechung“. Zudem können Sie in das Formular, über das sich die Meetingteilnehmenden anmelden, eigene Fragen oder einen Link zu Dokumenten oder Webseiten einfügen, die sich die Teilnehmenden vor dem Meeting ansehen sollen.

Calendly ist auch auf Deutsch verfügbar.

Quelle: Screenshot Calendly

7. Clara

Clara ist ein virtueller Assistent, der dank Machine Learning Ihre Meetings planen und Ihre Planungsmuster analysieren kann. Bei der Registrierung geben Sie an, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten Sie für Meetings zur Verfügung stehen. Außerdem legen Sie Ihre beliebtesten Orte für Kaffee- und Mittagspausen usw. fest.

Wenn Sie jemand um ein Meeting bittet, setzen Sie einfach Claras E-Mail-Adresse (die Sie an die Domain Ihres Unternehmens anpassen können) in CC. Der virtuelle Assistent legt dann Uhrzeit, Datum, Dauer, Teilnehmende und Ort für das Meeting fest. Der Assistent versteht sogar englische Sprachbefehle wie „I‘m sick, can you reschedule my meetings on Tuesday?“ (Ich bin krank, kannst du meine Meetings am Dienstag verschieben?).

Das Tool hat einen stolzen Preis, könnte sich aber für Sie lohnen, wenn die Planung von Meetings in Ihrem Unternehmen ein großes Problem darstellt. Letztendlich ist das Tool immer noch günstiger als ein echter persönlicher Assistent.

Derzeit ist Clara nicht auf Deutsch verfügbar.

Quelle: Screenshot Clara

8. Nuudel

Das Tool Nuudel leistet genau das, was Doodle oft schmerzlich vermissen lässt: Es ermöglicht datenschutzkonformes Arbeiten. Grundlage dieser Lösung ist die Software „Framadate“, die speziell für diese Doodle-Alternative von Digitalcourage angepasst wurde. Für die Nutzung des Tools ist es nicht erforderlich, dass Sie sich anmelden oder personenbezogene Daten hinterlassen.

Nuudel eignet sich für die Terminfindung ebenso wie für die Durchführung von Umfragen. Sie können verschiedene Antwortmöglichkeiten vorgeben, um das Thema einer Umfrage einzugrenzen. Zudem ist es möglich, einzelne Umfragen zusätzlich durch ein Passwort zu schützen. Digitalcourage stellt hierfür einen benutzerfreundlichen und einfachen Service zur Verfügung.

Nuudel ist auch auf Deutsch verfügbar.

Quelle: Screenshot Nuudel

9. Bitpoll

Bitpoll wurde vom Fachbereich Informatik der Technischen Universität Hamburg konzipiert und umgesetzt. Das Tool fußt auf der Doodle-Alternative Dudle (s.u.), punktet aber im Unterschied dazu durch ein attraktives, benutzerfreundliches Design.

Das Leistungsspektrum ist etwas eingeschränkter als bei anderen Lösungen, dafür ist die Handhabung angenehm einfach. Ähnlich wie Nuudel legt Bitpoll großen Wert auf Datenschutz. So löscht das Programm auf der Plattform gespeicherte Logdateien nach vier Tagen.

Bitpoll ist auch auf Deutsch verfügbar.

Quelle: Screenshot Bitpoll

10. Xoyondo

Bei Xoyondo wird als Doodle-Alternative Datenschutz ebenfalls groß geschrieben. Das galt bereits für den Vorgänger Planiteasy, aus dem sich Xoyondo entwickelt hat, und hat auch nach der grundlegenden Überarbeitung noch Gültigkeit. Prinzipiell können Sie mit dem Tool Umfragen erstellen, ohne sich anzumelden. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, einen Account anzulegen, um so den Überblick über Ihre Umfragen zu behalten und zu prüfen, wie diese sich entwickeln.

Außerdem besteht bei dieser Doodle-Alternative eine Option darin, einen kostenpflichtigen Account zu erstellen. Dieser bietet Ihnen ein deutlich größeres Funktionsspektrum als die kostenlosen Varianten. Für die Erstellung von Umfragen und die Terminplanung sind diese jedoch vollkommen ausreichend.

Xoyondo ist auch auf Deutsch verfügbar.

Quelle: Screenshot Xoyondo

11. Dudle

Dudle, die von der TU Dresden entwickelte Doodle-Alternative, benötigt für die Nutzung nur sehr wenig Daten. Zudem kommen Ende-zu-Ende-Verschlüsselungen zum Einsatz, die für einen hervorragenden Datenschutz sorgen. Anwender und Anwenderinnen haben die Möglichkeit, kostenlose Umfragen zu erstellen. Die Teilnehmer und Teilnehmerinnen können zwar ihren Namen angeben, müssen dies aber nicht tun.

Dudle verzichtet komplett auf die Darstellung von Werbung und Umfragen, auf die länger niemand zugreift, löscht die Plattform nach zwei Monaten komplett. Dafür müssen Nutzer und Nutzerinnen mit einem etwas veralteten Design leben. Das ist im Namen des Datenschutzes aber zu verschmerzen.

Dudle ist auch auf Deutsch verfügbar.

Quelle: Screenshot Dudle

12. Foodle (DFN-Terminplaner)

Die Doodle-Alternative Foodle, können Sie als alternatives Terminfindungs-Tool kostenlos nutzen. Sie finden die Plattform auch unter dem häufig genutzten Namen „DFN-Terminplaner“.

Foodle ist webbasiert und zeichnet sich durch ein benutzerfreundliches Design und eine intuitive Handhabung aus. Unbefugte haben so keine Möglichkeit, Termine einzusehen. Das ist im Namen des Datenschutzes vor allem bei der Planung von Meetings und Unternehmensveranstaltungen ausgesprochen wichtig.

Quelle: Screenshot Foodle

Fazit

Für die Planung von Meetings sind Unternehmen längst nicht mehr auf Doodle als einzigen Anbietenden angewiesen. Immerhin herrscht nicht gerade eine Knappheit an Tools für die Planung von Meetings. Sie müssen lediglich das Tool finden, das am besten in Ihren persönlichen Workflow passt und vom Leistungsspektrum, den Sicherheitsfeatures und der Benutzungsfreundlichkeit Ihren Betrieb optimal unterstützt.

Wenn Sie Meetings schneller und einfacher planen möchten, ohne endlos E-Mails hin und her zu schicken, dann sollten Sie das Meetings-Tool von HubSpot ausprobieren.

Titelbild: Morsa Images / iStock / Getty Images Plus