Unproduktive, schlecht vorbereitete Meetings sind ein Ärgernis, mit dem nur allzu viele von uns bereits traurige Bekanntschaft gemacht haben.

Und noch schlimmer: Die in schlechten Meetings verschwendete Zeit steht oft in keinerlei Verhältnis zu der Zeit, die für die bloße Planung von Meetings flöten geht.

Es sind vor allem das endlose Hin- und Herschicken von Nachrichten und die Vorbereitungsschritte – Kalender abgleichen, einen geeigneten Meetingraum suchen, eine Einwahlnummer einrichten, das Meeting zum Kalender hinzufügen, die Teilnehmer einladen usw. – die Zeit (und Nerven) rauben. Meetings sind also eine recht aufwendige Angelegenheit, noch bevor sie überhaupt begonnen haben.

Wie hinterlassen Sie in Meetings bei potenziellen Kunden einen bleibenden  Eindruck? Sortlist und HubSpot erklären es im gemeinsamen E-Book.

Meeting-Planner, mit denen Sie produktiver arbeiten können

Die hier aufgeführten Meeting-Planner-Tools machen es Ihnen leicht, den perfekten Termin für eine Teambesprechung zu finden oder Gespräche mit Kunden zu vereinbaren. 

1. Rally

Besonders bei großen oder geografisch verteilten Teams kann die Suche nach einem gemeinsamen Termin für mehrere Besprechungsteilnehmer zu einer echten Herausforderung werden. Mit Rally können Sie eine einfache, benutzerfreundliche Umfrage erstellen, bei der Teilnehmer angeben können, welcher der vorgeschlagenen Termine ihnen am besten passt. Auf der Meeting-Seite gibt es zudem einen Kommentarabschnitt, in dem die Teilnehmer Tagesordnungspunkte vorschlagen oder Veranstaltungsdetails eintragen können.

Derzeit ist Rally nicht auf Deutsch verfügbar.

Tools für das Planen von Meetings – Rally

Quelle: Rally

2. Assistant.to

Mit Assistant.to können Sie verfügbare Termine direkt in Gmail und im Google Kalender auswählen und sie mit der Person teilen, mit der Sie ein Meeting vereinbaren möchten.

In Gmail können Sie dann beim Verfassen einer Nachricht die Dauer und den Ort des Meetings auswählen. Diese Informationen werden der E-Mail hinzugefügt, sodass der Empfänger nur noch auf die gewünschte Zeit klicken muss. Nachdem ein Termin vereinbart wurde, wird das Meeting automatisch mit allen relevanten Details in Ihren Kalender eingetragen. Derzeit gibt es allerdings keine Terminplanungsfunktion für mehr als 2 Teilnehmer.

Derzeit ist Assistant.to nicht auf Deutsch verfügbar.

Tools für das Planen von Meetings – Assistant.to

Tools für das Planen von Meetings – Assistant.to

Quelle: Assistant.to

3. HubSpot Meetings

Viele Meeting-Planner-Tools lassen sich zwar mit Ihrem E-Mail-Konto verknüpfen, doch was tun, wenn Sie Ihren Meetingplan auch in Ihrem CRM-System einsehen möchten? Das Meetings-Tool von HubSpot kann sowohl in Ihren Kalender als auch in das HubSpot CRM integriert werden, damit Sie mühelos Termine mit Kunden, Interessenten oder Leads vereinbaren können.

Mit dem Werkzeug können Benutzer personalisierte Meeting-Links erstellen, die sie dann per E-Mail oder über andere Kanäle teilen können. Auf diese Weise können eingeladene Benutzer eigenhändig die Verfügbarkeit Ihres Gesprächspartners prüfen und ein Meeting vereinbaren. Vereinbarte Meetings werden automatisch in Ihren Kalender eingetragen und auch in das CRM übernommen.

Das Tool von HubSpot ist auch auf Deutsch verfügbar.

Tools für das Planen von Meetings – Das Meetings-Tool von HubSpot

4. NeedToMeet

NeedToMeet können Sie nutzen, ohne sich anzumelden und ein Konto zu erstellen. Sie müssen lediglich eine kurze Beschreibung des Meetingzwecks eingeben, in Ihrem Kalender eine Zeit eintragen und den Link an die Teilnehmer senden. Die kostenlose Version beinhaltet keine Synchronisierung mit Ihrem Kalender. Es gibt jedoch auch ein Premium-Abonnement, das in Outlook integriert werden kann.

Im Gegensatz zu Tools wie Rally oder Doodle können Teilnehmer bei NeedToMeet ihre bevorzugten Termine und Zeiten angeben und müssen nicht aus einer vom Organisator vorgegebenen Liste mit Daten und Uhrzeiten auswählen.

Derzeit ist NeedToMeet nicht auf Deutsch verfügbar.

Tools für das Planen von Meetings – NeedToMeet

Quelle: NeedToMeet

5. YouCanBook.me

Wenn Sie eine Möglichkeit suchen, Kunden über Ihre Verfügbarkeit zu informieren, sollten Sie YouCanBook.me ausprobieren. Mit diesem kostenlosen Tool können Sie eine benutzerdefinierte URL erstellen, über die Ihre Kunden freie Termine in Ihrem Google- oder iCloud-Kalender anzeigen und ein Meeting mit Ihnen vereinbaren können. 

Sie können die Seite zur Terminvereinbarung mit diesem Tool individuell anpassen und verschiedene Layouts, Farben und Ihr Unternehmenslogo verwenden.

Derzeit ist YouCanBook.me nicht auf Deutsch verfügbar.

Tools für das Planen von Meetings – YouCanBook.me

Quelle: YouCanBook.me

6. Pick

Das Tool Pick sucht in den Google-Kalendern aller Teilnehmer automatisch nach offenen Zeitfenstern und stellt eine Liste der Übereinstimmungen zusammen. Sie können dann direkt über die App eine Einladung an alle Teilnehmer senden.

Alle Mitglieder Ihres Teams müssen bei Pick registriert sein, um ihre Verfügbarkeit teilen zu können. Die App stellt Ihnen außerdem eine individuelle URL zur Verfügung, über die Sie Ihre Verfügbarkeit mit Personen teilen können, die ein Meeting mit Ihnen vereinbaren möchten.

Derzeit ist Pick nicht auf Deutsch verfügbar.

Tools für das Planen von Meetings – Pick

Quelle: Pick

7. Doodle

Mit Doodle können Sie ein Datum sowie Zeitvorschläge festlegen. Im Rahmen einer Umfrage können die Mitglieder einer Gruppe dann angeben, welcher Termin ihnen am besten passt. Sie müssen kein Doodle-Konto einrichten, um an einer Umfrage teilnehmen zu können. Sie können auch eine öffentliche Doodle-URL erstellen, über die Benutzer im Rahmen der angegebenen Verfügbarkeit ein Meeting vereinbaren können.

Doodle ist auch auf Deutsch verfügbar.

Tools für das Planen von Meetings – Doodle

Quelle: Doodle

8. Calendly

Calendly lässt sich direkt in Ihren Google- oder Office-365-Kalender integrieren und stellt Ihnen eine personalisierte URL zur Verfügung, über die Benutzer Ihre Verfügbarkeit einsehen und ein Meeting vereinbaren können. Calendly bietet ein kostenloses Basic-Abonnement und ein kostenpflichtiges Premium-Abonnement mit einer Terminplanungsfunktion für mehrere Teilnehmer und anderen zusätzlichen Funktionen an.

Zur besseren Übersicht können Sie mit der App benutzerdefinierte Meetingtypen und die Dauer festlegen, z. B. „30-minütige Kurzbesprechung“ oder „60-minütige Projektbesprechung“. Zudem können Sie in das Formular, über das sich die Meetingteilnehmer anmelden, eigene Fragen oder einen Link zu Dokumenten oder Webseiten einfügen, die sich die Teilnehmer vor dem Meeting ansehen sollen.

Calendly ist auch auf Deutsch verfügbar.

Tools für das Planen von Meetings – Calendly

Tools für das Planen von Meetings – Calendly

Quelle: Calendly

9. Clara

Clara ist ein virtueller Assistent, der dank Machine Learning Ihre Meetings planen und Ihre Planungsmuster analysieren kann. Bei der Registrierung geben Sie an, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten Sie für Meetings zur Verfügung stehen. Außerdem legen Sie Ihre beliebtesten Orte für Kaffee- und Mittagspausen usw. fest.

Wenn Sie um ein Meeting gebeten werden, setzen Sie einfach Claras E-Mail-Adresse (die an die Domain Ihres Unternehmens angepasst werden kann) in CC. Der virtuelle Assistent legt dann Uhrzeit, Datum, Dauer, Teilnehmer und Ort für das Meeting fest. Der Assistent versteht sogar englische Sprachbefehle wie „I‘m sick, can you reschedule my meetings on Tuesday?“ (Ich bin krank, kannst du meine Meetings am Dienstag verschieben?)

Das Tool funktioniert derzeit nur mit Gmail und hat einen stolzen Preis, könnte sich aber für Sie lohnen, wenn die Planung von Meetings in Ihrem Unternehmen ein großes Problem darstellt. Letztendlich ist das Tool immer noch günstiger als ein echter persönlicher Assistent.

Derzeit ist Clara nicht auf Deutsch verfügbar.

Tools für das Planen von Meetings – Clara

Quelle: Clara

Fazit

Es herrscht nicht gerade eine Knappheit an Tools für die Planung von Meetings. Sie müssen letztendlich das Tool finden, das am besten in Ihren persönlichen Workflow passt. 

Wenn Sie Meetings schneller und einfacher planen möchten, ohne endlos E-Mails hin und her zu schicken, dann sollten Sie das Meetings-Tool von HubSpot ausprobieren.

E-Book lesen: Meetings mit potenziellen Kunden

Ursprünglich veröffentlicht am 2. Juli 2019, aktualisiert am Juli 02 2019

Themen:

Produktivität