7 Möglichkeiten, um mehr aus Ihrem CRM-System herauszuholen

Ein CRM-System ist mehr als ein bloßer Datenspeicher. Obwohl immerhin schon 94 % der Sales Manager ihr CRM-System verwenden, um ihre Kontakte zu managen, bieten diese Systeme noch zahlreiche andere Vorteile. Nutzen Sie alle Funktionen Ihres CRM-Systems?

In den folgenden sieben Vorschlägen zeigen wir Ihnen, wie Sie das Maximum aus Ihrem CRM-System herausholen können und damit Zeit sparen, Ihre Mitarbeiter motivieren und den Zusammenhalt Ihres Teams stärken können.

1. Starten Sie mit einer virtuellen To-Do-Liste in den Tag

Ein CRM-System hilft Ihnen dabei, Ihre Zeit zu managen und Ihren Tag zu strukturieren. Vertriebsmitarbeiter haben immer viel zu tun: Sie müssen Interessenten anrufen, Termine vereinbaren und Deals abschließen. Dabei ist es unmöglich, oder zumindest höchst unpraktisch, den Überblick zu behalten, indem man eine To-Do-Liste führt oder den ganzen Tag immer mal wieder einen Blick auf den Terminkalender wirft.

Legen Sie stattdessen Ihre Aufgaben in Ihrem CRM-System an. Stellen Sie eine Aufgabenliste zusammen, kennzeichnen Sie sie entsprechend und arbeiten Sie dann die Liste einfach ab, indem Sie von einem Punkt zum nächsten gehen. So verschwenden Sie keine Zeit und Energie mehr darauf, separate To-Do-Listen zu führen oder zu rätseln, was Sie als nächstes erledigen sollten.

2. So behalten Sie dank virtueller Notizen den Überblick

Wenn Sie immer noch mit Haftnotizen oder Notizzetteln arbeiten, werfen Sie sie weg. Verwenden Sie stattdessen besser Ihr CRM-System.

Ein CRM-System kann nicht nur Informationen über Ihre Kunden speichern. Sie können es auch nutzen, um sich selbst Aufgaben zuzuweisen und Notizen in Kontakt-, Firmen- oder Deal-Datensätzen zu speichern. So befinden sich Ihre gesamten Aufgaben und Notizen an der gleichen Stelle.

Zeit ist Geld – besonders im Vertrieb. Niemand möchte sich kurz vor einem Meeting noch durch einen Stapel Papier wühlen oder während eines Telefonats mit einem Kunden nach der richtigen Haftnotiz graben müssen. Speichern Sie alles an einem Ort. So fällt es Ihnen leichter, sich zu organisieren und Ihrem Tag den richtigen Rhythmus zu geben.

3. Identifizieren Sie zusätzliche Umsatz-Chancen

Sie sollten auf jeden Fall ein CRM-System verwenden, das automatisch Daten aus Leads, Social Media und dem Web erfasst, damit Sie einen bestmöglichen Rundum-Überblick über Ihre Leads erhalten. Außerdem sollten Sie das System nutzen, um Interessenten zu identifizieren, die noch etwas mehr Nurturing benötigen und entsprechend mit ihnen kommunizieren.

Filtern und sortieren Sie Ihre Kunden und Interessenten nach dem Datum, an dem sie zuletzt kontaktiert wurden. So sehen Sie gleich, wer schon längere Zeit nichts mehr von Ihrem Unternehmen gehört hat.

Als nächstes versuchen Sie herauszufinden, welche Kontakte positiv auf eine Nachfass-Aktion reagieren könnten. Vielleicht finden Sie einen Social-Media-Post eines potenziellen Kunden, der darauf hindeutet, dass er Interesse an einem Ihrer Produkte haben könnte. Oder bei einem Ihrer Kunden, der schon seit Jahren nichts mehr gekauft hat, findet eine größere Umstrukturierung statt, für die Ihre Dienstleistungen hilfreich wären. Nutzen Sie diese Informationen und schicken Sie ihm eine kurze E-Mail, die idealerweise erst zu einem Termin und letztendlich zu mehr Umsatz führt.

Dank solcher Abfragen können Sie sicher sein, dass Sie immer den vollen Überblick über Ihre Kontakt-Datenbank haben und regelmäßig mit Ihren Kunden und Interessenten kommunizieren. Damit stellen Sie sicher, dass Sie keine Umsatz-Chance mehr übersehen.

4. So lernen Sie aus verlorenen Deals und erkennen Trends

Es ist natürlich frustrierend, wenn man einen Deal verliert. Doch zumindest können Sie Ihr CRM-System nutzen, um daraus zu lernen und Wege zu finden, wie Sie ähnliche Deals zukünftig gewinnen können.

Wenn Sie einen Deal verlieren, geben Sie den Grund dafür in Ihrem CRM-System an. Sehen Sie sich dann an, wie Sie (und Ihre Kollegen) mit dem Kunden kommuniziert haben. Finden Sie Ansatzpunkte für Verbesserungen?

Wenn Sie die Gründe, warum Sie einen Deal verloren haben, erfassen und analysieren, verbessert das nicht nur Ihre Vertriebskompetenz, sondern erlaubt Ihnen auch, die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams und mit anderen Abteilungen zu optimieren, damit Sie ähnliche Deals in Zukunft gewinnen. Beispielsweise könnte es sein, dass Sie viele Deals an einen bestimmten Mitbewerber verlieren. Wenn Ihre Marketing-Abteilung Ihnen dann eine Wettbewerbsanalyse zu diesem Mitbewerber zur Verfügung stellt, können Sie Ihr Angebot in Zukunft geschickter gegen diesen Konkurrenten positionieren.

Außerdem sollten Sie genau auf die Interaktionsdaten in Ihrem CRM-System achten. Reagiert etwa ein großer Prozentsatz Ihrer Kunden nicht auf Ihre E-Mails? Das könnte ein Zeichen dafür sein, dass Sie nicht die richtige Zielgruppe ansprechen oder nicht die richtige Botschaft senden. Nehmen Sie sich auch die Zeit, sich in Ihrem CRM-System aufgezeichnete Gespräche mit potenziellen Kunden anzuhören, und versuchen Sie herauszuhören, wie stark deren Interesse war. Wollten sie wirklich mehr über Ihr Angebot erfahren oder nur möglichst schnell das Gespräch beenden? Die daraus gewonnenen Erkenntnisse können Sie dann nutzen, um Ihre Verkaufstaktik zu verbessern.

5. Motivieren Sie Ihr Team mit Kennzahlen

Ein CRM-System spielt auch eine wichtige Rolle für die Motivation Ihres Teams. Egal ob Sie Vertriebsmitarbeiter oder Manager eines Sales Teams sind, es fördert die Motivation enorm, wenn man sieht, wie sich harte Arbeit am Ende auszahlt.

Nutzen Sie die Reporting-Funktionen Ihres CRM-Systems, um die Produktivität zu messen. Wenn Sie die Anzahl der Anrufe, vereinbarten Termine und andere Produktivitätskennzahlen erfassen, hilft das Ihren Mitarbeitern, bei ihren täglichen Aufgaben auf Kurs zu bleiben und dabei, ihre Ziele auf messbare Aktivitäten zu erreichen.

Kombinieren Sie diese Berichte mit den wichtigsten Kennzahlen, wie etwa offene und abgeschlossene Deals pro Vertriebsmitarbeiter, um den Zusammenhang zwischen Aktivitäten und Ergebnissen aufzuzeigen. Wenn Ihre Mitarbeiter sehen, wie sich die vielen Anrufe und Kundentermine auszahlen, stärkt das Ihre Zuversicht und den Glauben daran, dass ihre Produktivität sich im Umsatz widerspiegelt.

6. Verbessern Sie die Kommunikation im Team

Statt massenweise E-Mails mit Informationen zu Kunden, Deals und ähnlichem an Kollegen zu verschicken, lassen Sie besser Ihr CRM-System diese Informationen verteilen. Denn auch Ihre Kollegen bekommen wahrscheinlich viel zu viele E-Mails und sie haben einfach keine Zeit lange Texte mit Details zu neuen Interessenten oder Kunden zu lesen – selbst wenn diese Informationen nützlich für sie wären.

Schicken Sie Ihren Kollegen oder Mitarbeitern stattdessen Nachrichten mit Links zu den für sie relevanten Berichten. So gelangen sie viel schneller und einfacher zu den Datensätzen, die für sie wichtig sind, und können sich die dort erfassten Notizen und letzten Aktivitäten ansehen. (Experten-Tipp: Wenn Sie HubSpots CRM nutzen, verwenden Sie @Mention, um eine Notiz für einen Kollegen in einem Datensatz zu hinterlassen. Der Kollege erhält dann automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung.)

7. Schaffen Sie mit Berichten mehr Transparenz

Das Erfassen von wichtigen Informationen im CRM-System kostet Zeit und Energie und ist nicht immer einfach. Von den 6.000 Teilnehmern an unserer Studie „State of Marketing“ gaben 49 % an, dass sie ein Fünftel ihrer Zeit mit der Dateneingabe in ihr CRM benötigen. Anstatt dann nach diesen Informationen zu suchen (oder sie gar nicht erst anzusehen), sollten Sie die Reporting-Funktionen nutzen, mit denen Ihre Daten als übersichtliche Grafiken dargestellt werden, und die Berichte mit Ihrem gesamten Team teilen.

Erstellen Sie Berichte zu allen Kennzahlen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, z. B. gewonnene Deals, Anzahl und Wert der Opportunitys in den verschiedenen Stufen des Vertriebsprozesses oder Anzahl der Kundentermine. Mit den Berichten schaffen Sie Transparenz und alle Mitarbeiter wissen zu jeder Zeit, in welchen Bereichen sie auf Kurs sind und in welchen sie sich noch steigern müssen.

Hier sind einige Beispiele für benutzerdefinierte Berichte, die Sie mit HubSpots CRM und dem Reporting Add-on von HubSpot erstellen können:

• Neukunden pro Monat: Damit sehen Sie, wie viele Unternehmen pro Monat Kunden wurden.

• Produktivität: Sammeln Sie im CRM-System alle Informationen zu den Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter (Anrufe, Kundentermine, CRM-Nutzung usw.). Mit diesen Daten können Sie dann Berichte generieren, die Ihnen einen guten Überblick über die Produktivität des Teams, einzelner Mitarbeiter oder Trends in bestimmten Zeiträumen ermöglichen.

• Deal-Pipeline: Ein Deal-Pipeline-Bericht zeigt Ihnen, wie viele Deals sich in den einzelnen Phasen Ihres Vertriebsprozesses befinden, und Sie merken, wenn es Probleme in einer der Phasen gibt.

Ganz gleich, ob Sie gerade auf der Suche nach Ihrem ersten CRM-System sind oder bereits eines nutzen, mit diesen sieben Tipps können Sie eine einfache Datenbank in ein System verwandeln, das Ihr Vertriebs-Team schlagkräftiger macht und Sie dabei unterstützt, mehr Umsatz zu generieren und die Beziehung zu Ihren Kunden zu verbessern.