Der Organisationsplan: Alles auf einen Blick

Je größer ein Unternehmen wird, desto komplexer fallen die Zusammenhänge zwischen Hierarchien, Abteilungen, Aufgaben, Entscheidungs- und Kommunikationswegen sowie Verantwortlichkeiten aus. Ein Organisationsplan hilft Ihnen dabei, die Zusammenhänge zu erkennen, zu gestalten und zu nutzen.

Organisationsplan: Mehr als die Darstellung von Abteilungen

Die Verbindungen im Organisationsplan dokumentieren den Aufbau von Organisationseinheiten. Sie stellen bestimmte Bezüge sowie Strukturen, die innerhalb einer Geschäftsorganisation existieren, dar. Dazu gehören unter anderem:

• Verantwortungs- und Entscheidungsbefugnisse

• Hierarchien und Entscheidungswege

• Kommunikationswege

Damit gibt der Organisationsplan eine schnelle Übersicht über die inhaltliche Ausrichtung eines Unternehmens und seine Abteilungen. Er beschreibt den Status quo der Struktur und der Spielregeln im Unternehmen. 

Der Organisationsplan ist somit eine gute Vorlage, um organisatorische Change-Prozesse und unternehmerische Strategieentscheidungen zu planen.

Wo besteht ein Zusammenhang mit der Geschäftsorganisation?

Ein Organisationsplan macht Dinge sichtbar. Er ermöglicht verschiedene Blickwinkel auf die Geschäftsorganisation. Zum Beispiel in diesen Bereichen:

• in der Personalplanung: Welche Stelle wird mit welchen Kompetenzen besetzt?

• in der Karriereentwicklung von Mitarbeitenden: Welche Schritte sind auf der Karriereleiter möglich?

• im Change-Management: Wie wirken sich Umstrukturierungen auf die Hierarchie, Entscheidungswege und Rollen aus?

• im Gespräch mit der Kundschaft, Stakeholdern sowie Investoren und Investorinnen: Wie ist das Unternehmen aufgestellt und organisiert?

Unternehmen, ihre Abteilungen und das Organigramm

Verschiedene Organisationsformen ziehen unterschiedliche Organisationspläne nach sich. Unterschieden werden unter anderem:

• funktionale Organisationen

• Sparten- beziehungsweise Divisionalorganisationen

• Matrixorganisationen

Funktionale Organisation

Die funktionale Organisation wird im Organigramm (der grafischen Darstellung des Organisationsplans) auf Grundlage von Tätigkeiten und Aufgaben abgebildet. Die Darstellung ist standardisiert, der zentrale Fokus liegt auf den hierarchischen Ebenen.

An der Spitze einer funktionalen Organisation findet sich die Unternehmensleitung. In der nachfolgenden Gliederung stehen Funktionsbereiche gleichberechtigt nebeneinander. Das sind beispielsweise Einkauf, Vertrieb, Produktion sowie Forschung und Entwicklung. Jeder dieser Funktionsbereiche ist weiter unterteilt, beispielsweise in eine jeweilige Leitung sowie Fachabteilungen mit Teilverantwortlichkeiten.

Spartenorganisation beziehungsweise Divisionalorganisation

Der Organisationsplan orientiert sich in dieser Form an unterschiedlichen Sparten. Das können beispielsweise Produkte, Produktkategorien, Kunden und Kundinnen oder Regionen sein. In der Darstellung rücken Prozesse in den Fokus. 

Ein Unternehmen kann sich für eine zentrale Spartenorganisation mit wenigen Freiheitsgraden für die einzelnen Sparten entscheiden oder für eine dezentrale Spartenorganisation, in der einzelne Sparten einen hohen Grad an Eigenverantwortung erhalten.

Matrixorganisation

Die Matrixorganisation stellt eine Mischform aus Spartenorganisation und funktionaler Organisation dar. Sie ermöglicht eine Übersicht sowohl über Hierarchien als auch über Prozesse und Aufgaben. Die Gestaltung der Matrixorganisation ist tendenziell flexibel. An der Spitze findet sich ebenfalls die Unternehmensleitung.

Die weitere Gliederung erfolgt wie bei einer Spartenorganisation beispielsweise auf der Basis von Produkten. Für jedes Produkt gibt es eine Separierung, etwa in Funktionsbereiche wie Einkauf, Vertrieb und Produktion. 

Da diese Unterteilung für alle Produkte vorgenommen wird, erhält das Organigramm im Vergleich zu den vorgenannten Organisationsformen eine zusätzliche Dimension. Daher die Bezeichnung „Matrixorganisation“.

Was ist der beste Organisationsplan?

Welcher Organisationsplan der richtige ist, hängt von vielen Einflussgrößen ab – etwa von der Größe Ihres Unternehmens, den Geschäftsmodellen, der Anzahl der Standorte oder dem Produktportfolio.

In der praktischen Ausgestaltung gibt es unzählige Arten, wie ein Unternehmen sein passendes Organigramm definieren kann, um seine Organisationseinheiten darzustellen. Selbst für einzelne Geschäftsfelder oder Abteilungen sind individuelle Organigramme möglich.

Fragen auf dem Weg zum richtigen Organisationsplan

Damit Sie für Ihr Unternehmen den passenden Organisationsplan erstellen können, müssen Sie sich mit einigen Fragen beschäftigen:

• Wie ist der Aufbau der Organisationsstruktur Ihres Unternehmens?

• Welchen Zweck verfolgen Sie mit dem Organigramm?

• Welche Informationen soll das Organigramm innerhalb und außerhalb der Organisation transportieren?

• Wozu soll das Organigramm zukünftig genutzt werden?

Aus den Antworten entwickeln Sie das passende Organigramm für Ihre Firma. 

Vorlagen für einen Organisationsplan

Die gängigen Office-Programme eignen sich gut, um Organisationspläne und Organigramme darzustellen. Am besten machen Sie sich vorab eine Skizze, zum Beispiel ganz klassisch mit Stift und Papier. 

Vorlagen in Word und Excel

In Word und in Excel fügen Sie Organigramme über die Funktion „SmartArt“ – „Hierarchie“ ein. Hier stehen Ihnen verschiedene Vorlagen zur Auswahl, die Sie individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen und beschriften können.

Vorlagen in weiteren Anwendungen

Neben den bekannten Office-Programmen bieten sich Tools für Mindmapping an. Viele dieser Tools verfügen über Vorlagen für Organigramme.

Und: Ein Organisationsplan ist ein Bestandteil im Businessplan. Vorlagen für einen Businessplan beinhalten daher mitunter auch Elemente, mit denen Sie Ihr Organigramm darstellen. Oder Sie nutzen unsere Vorlage für einen kompakten Businessplan und tragen im Kapitel „Art der Organisation“ ihre Struktur ein.

Der Organisationsplan: Unverzichtbar für die Strategie

Manchmal sieht man im eigenen Unternehmen den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Das heißt: Wer ist für welche Aufgaben zuständig? Wie sieht die Gliederung aus? Wer berichtet an wen? Welche Abteilung gehört zu welchem Bereich?

Ein Organisationsplan macht genau das möglich – und zwar auf einen Blick. Komplexität, Entscheidungswege und Verantwortlichkeiten sind sichtbar, geben Sicherheit und Orientierung. 

Ein Organisationsplan sollte nicht täglich neu gedacht werden. Trotzdem müssen Sie in regelmäßigen Abständen daran arbeiten, denn Organisationen sind „lebende Organismen“.

Titelbild: Westend61 / iStock / Getty Images Plus