Personal Kanban: So kriegen Sie Ihre vielen Aufgaben in den Griff

Bei Ihnen stapelt sich die Arbeit auf dem Tisch? Ihr Schreibtisch ist bedeckt von Papieren, Notizen und Erinnerungen zu all den Dingen, die Sie noch bearbeiten müssen? Verlieren Sie regelmäßig den Überblick, welche Tätigkeiten getan werden müssen und welche Aufgaben Sie bereits begonnen haben? Dann sollten Sie Personal Kanban anwenden. Hier erfahren Sie, wie das geht.

Wo liegen die Wurzeln von Personal Kanban?

Personal Kanban stammt von Kanban ab. Das kommt aus Japan und wurde in den 1940er-Jahren von Taiichi Ōno für die Toyota Motor Corporation entwickelt. Die Kanban-Methode war ein Bestand des Lean Manufacturing, mit dem man die Autoproduktion effizienter gestaltete.

Was ist der Unterschied zwischen Kanban und Personal Kanban?

Kanban kommt in Unternehmen zum Einsatz, die ein agiles Projektmanagement verfolgen. Hierbei werden ausstehende Arbeiten und die zur Verfügung stehenden Ressourcen flexibel verteilt.

Personal Kanban ist – wie es der Name verrät – eine Methode, um persönliche Herausforderungen und Aufgaben im privaten oder geschäftlichen Kontext besser zu planen und strukturiert anzugehen. Hierzu wenden Sie, salopp gesagt, ein „verschlanktes Kanban“ an. Ein zentrales Element stellt das Personal Kanban Board dar.

Was ist die Personal Kanban-Methode?

Der Begriff „Kanban“ bedeutet übersetzt aus dem Japanischen ins Deutsche so viel wie „Signalkarte“. Beim Personal Kanban setzen genau diese ein, meist in Form von kleinen Karten, Klebezetteln (Post-its) oder digitalen Entsprechungen. Auf diese Karten oder Zettel schreiben Sie einzelne Aufgaben, die Sie persönlich bearbeiten wollen oder müssen – zum Beispiel „Angebot für Fa. Maier schreiben“, „Arbeitsplatz aufräumen“ oder „Druckerpatronen nachbestellen“.

Ihre Zettel bzw. Kärtchen pinnen Sie auf ein sogenanntes Personal Kanban Board. Das ist eine vereinfachte Form des klassischen Kanban Boards. Auf diesem sehen Sie dann stets den Status Ihrer Aufgaben von Anfang bis Ende. Die Visualisierung hilft Ihnen beispielsweise dabei, eine Woche oder ein Projekt zu planen.

Erstellung eines Personal Kanban Boards: So geht’s

Personal Kanban anzuwenden, ist kein Herausforderung. Dank der Personal-Kanban-Methode läuft die Planung und Nachverfolgung Ihrer Vorhaben bald wie am Schnürchen. Mit diesen Tipps zur Erstellung bekommen Sie das hin:

1. Wahl des Mediums

Entscheiden Sie sich, wie Sie Ihr Personal Kanban Board umsetzen möchten. Sie können dazu Pappe und Papier verwenden, ein Whiteboard, eine Pinnwand oder eine Personal Kanban-Software bzw. Personal Kanban-App.

2. Spalten erstellen

Ein Kanban-Board zeichnet sich durch Spalten aus, welche die verschiedenen Schritte eines Prozesses darstellen. Halten Sie Ihr Personal Kanban Board einfach, indem Sie nur drei Spalten anlegen. Benennen Sie diese in „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“.

3. Aufgaben eintragen

Schreiben Sie nun auf Ihre Zettel bzw. die digitalen Karteikarten Ihre Aufgaben, die Sie in nächster Zeit bearbeiten möchten.

4. Verteilen der Karten

Pinnen Sie die Zettel an die passende Position. Zu Beginn wird das wahrscheinlich die Spalte „Zu erledigen“ sein. Nehmen Sie im nächsten Schritt eine Priorisierung der Aufgaben vor, indem Sie beispielsweise die wichtigsten zu bearbeitenden Tätigkeiten ganz oben platzieren und die weniger wichtigen Aufgaben ganz nach unten hängen.

5. Abarbeiten der Aufgaben

Bearbeiten Sie die wichtigsten, angepinnten Tasks. Und schieben Sie die Karten in die passende Spalte. Haben Sie eine Aufgabe begonnen, kommt sie in die Spalte „In Arbeit“. Ist sie fertig, hängen Sie die Karte zu „Erledigt“.

6. Reflexion und Optimierung

Planen Sie feste Termine ein, zum Beispiel das Ende einer Woche, um Ihr Vorankommen und Ihre Planung zu reflektieren. Merken Sie, dass es Probleme gibt, dann finden Sie Lösungen.

7. Spalten leeren

Der Sinn eines Personal Kanban Boards ist es, dass im Laufe der Zeit die meisten Karten bei „Erledigt“ stehen. Damit diese Spalte nicht zu voll wird, sollten Sie sie regelmäßig leeren, indem Sie Karten entfernen.

Hier ein Beispiel, wie Ihr Personal Kanban Board aussehen könnte:

Quelle: Screenshot Trello

Diese Personal-Kanban-Apps und -Software gibt es

Es ist sinnvoll, sein Personal Kanban Board mit einem digitalen Tool zu erstellen. Im Idealfall können Sie es auf Ihrem Computer, Tablet und Smartphone nutzen, da die Daten jederzeit über die Cloud synchronisiert werden.

Eine sehr beliebte Personal Kanban-Software ist Trello, die Sie ab 5 Euro im Monat nutzen können. Auch Asana, Microsoft Planner, OneNote, Jira und Notion sind häufig eingesetzte Personal Kanban-Apps.

Im OneNote ist die eigene Erstellung eines Personal Kanban Boards kostenfrei, im Microsoft Abo sind auch die Personal Kanban Tools im Microsoft Planner inbegriffen.

Ebenso bei Jira gibt es verschiedene Tarife. Als Einzelnutzerin bzw. -nutzer können Sie die Software kostenlos nutzen. Die Kanban Board Lösungen von Asana gibt's im Premium Abo ab 10,99 Euro monatlich.

Notion ist persönliches Wiki, wo alle persönlichen oder arbeitstechnische Dinge drin sortiert und festgehalten werden können. Auch ein Kanban-Board kann erstellt werden, was dann flexibel in die verschiedene Notizen eingebunden werden kann. Notion arbeitet hier mit Datenbanken. In der einfachen Version ist Notion komplett kostenfrei, die Plus-Version kostet 8 Euro pro Monat.

Diese Vorteile bringt Ihnen das Personal Kanban

Im Prinzip ist die Personal Kanban-Methode ganz einfach. Sie unterteilen Ihre Aufgaben in viele kleine „Häppchen“. Dank der Visualisierung wissen Sie stets, wie es um Ihren Fortschritt steht und nichts fällt quasi unter den Tisch. Wenn Sie sehen, wie sich Ihr Board langsam leert bzw. immer mehr Zettel oder Karten bei „Erledigt“ stehen, steigert das Ihre Motivation und bestärkt Sie darin, auch in Zukunft strukturiert zu arbeiten.

3 Tipps zur effektiven Nutzung Ihres Personal Kanban Boards

1. Achten Sie darauf, dass Ihr Personal Kanban Board nicht zu umfangreich wird. Legen Sie deshalb unterschiedliche Boards für unterschiedliche Bereiche an, zum Beispiel für private und geschäftliche Aufgaben oder für verschiedene Projekte.

2. Große Tasks wie die Konzeption eines Marketingplans sollten Sie in einzelne Unteraufgaben zerteilen. So können Sie diese leichter beginnen und erfolgreich erledigen. Doch erstellen Sie nicht zu viele, kleinteilige Tätigkeiten, denn diese füllen schnell Ihr Board.

3. Passen Sie das Board an Ihre Bedürfnisse an. Nehmen Sie Spalten hinzu oder entfernen Sie welche. Und verwenden Sie Formulierungen, die Sie auch nach einem Urlaub sofort wieder verstehen.

Fazit: Ein effektives Werkzeug für Struktur und Übersicht im Aufgabenmanagement

Personal Kanban bietet Ihnen ein wirkungsvolles Tool, um den ständig wachsenden Haufen von Aufgaben übersichtlich und strukturiert zu bewältigen. Durch die Visualisierung des Arbeitsflusses, angelehnt an bewährte Produktionsmethoden aus der Wirtschaft, behalten Sie stets den Überblick über anstehende, laufende und abgeschlossene Aufgaben.

Ob mit Klebezetteln oder digital über spezialisierte Apps – die Flexibilität und einfache Handhabung der Methode lässt sie leicht in den Alltag integrieren. Diese zielorientierte Arbeitsorganisation steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die persönliche Zufriedenheit.

Titelbild: AndreyPopov / iStock / Getty Images Plus