Prozessanalyse: So entlarven Sie Schwachstellen im Unternehmen

Geschäftliche Transaktionen sind Prozesse mit einem Anfang und Ende, ob ein Verkaufsvorgang oder eine Kundenkommunikation. Um solche Prozesse zu verstehen, gibt es die Prozessanalyse. Mit dieser Bewertung können Sie Schwachstellen in Ihrem Vertrieb auffinden, Verbesserungspotenziale ausmachen und Synergien nutzen.

Prozesse und Prozessmanagement im Unternehmen

Genauer gesagt sind Prozesse die Abläufe innerhalb einer Abteilung oder im gesamten Unternehmen. Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben enge Beziehungen zu eigenen Arbeitsabläufen, zu anderen Prozessen hingegen wenig bis gar nicht.

Hier kommt die Prozessanalyse ins Spiel: Sie benennt die Prozesse sämtlicher Abteilungen im Unternehmen und kann diese leicht zusammenfügen und vergleichen. Dadurch erhalten Sie einen Einblick in die personelle Leistung, Arbeitszeiten, Aufwände und Erträge aller Abteilungen. Wenn Sie jede Abteilung analysieren, erhalten Sie ein stimmiges Gesamtbild über ihre Stärken und Schwächen.

Was ist eine Prozessanalyse?

Einfach verständlich bedeutet die Prozessanalyse, alle Prozesse in einem Unternehmen erstmalig sichtbar und transparenter bewertbar zu gestalten. Gerade versteckte oder eingefahrene Prozesse werden bei Analysen gerne übersehen. Erst wenn Sie sämtliche Abläufe in Ihrem Unternehmen erkennen, können Sie diese entsprechend bewerten.

Die 4 Stufen einer Prozessanalyse

Eine Prozessanalyse erfolgt in vier Phasen:

• Prozessidentifikation

• Prozessaufnahme

• Prozessdarstellung

• Prozessbewertung

Als Ergebnis sollten Sie alle Prozesse einheitlich und komplett dokumentieren, um Optimierungspotenziale zu erkennen und  neue Ziele zu definieren. Die Prozessanalyse ist ein wichtiger Bestandteil im operativen Prozessmanagement.

Beispiel einer Prozessanalyse

Für eine Analyse können Unternehmen feste Prozessziele formulieren, um eine Zielsetzung leichter zu verfolgen. Welche Abteilungen arbeiten zum Beispiel am effizientesten, wo ist das meiste Personal erforderlich, oder wo entstehen die meisten Kosten? Mit einem festgelegten Vorgehen bei der Prozessanalyse steigern Sie die Effizienz dieses Verfahrens und erhalten schneller Ihre gewünschten Zielwerte.

Warum ist eine Prozessanalyse sinnvoll?

Häufig führt ein Unternehmen die Prozessanalyse aus einem konkreten Anlass durchgeführt, zum Beispiel:

• Einführung von Qualitätsmanagementsystemen

• Integration neuer Software

• Einführung neuer/Optimierung bestehender Firmenbereiche

• Analyse des Personalbedarfs

• Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Bei diesen Anlässen werden meistens Ausgaben, Erträge, Personal oder IT-Bedarf bewertet. Dazu ist es nötig, dass Sie die sichtbaren und unsichtbaren Schwachstellen dieser Prozesse entdecken sowie verborgene Möglichkeiten für Einsparungen oder Synergien.

Schwachstellen in Prozessen eliminieren

Im Vertrieb sind diese Minus Faktoren häufig die folgenden:

• Veraltete Technologien

• Lange Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten

• Verspätete Auslieferungen

• Personelle Fehlplanungen

• Falsches/zu viel Arbeitsmaterial

Mit der Prozessanalyse können Sie die bestehenden Probleme und Möglichkeiten für Verbesserungen aufdecken. Warum zum Beispiel weichen die Arbeitszeiten, Kosten oder Qualität eines Prozesses von den Erwartungen ab? Warum werden die Zielvorgaben in Ihrem Vertrieb nicht erreicht?

Ergebnisse einer Prozessanalyse

Aus diesen Analysewerten können Sie Prozessoptimierungen und Verbesserungen erzielen, zum Beispiel:

• Kosteneinsparungen

• Ertragssteigerungen

• Optimierung von Arbeitsabläufen

• Verkürzung von Lager- und Lieferzeiten

• Verbesserung des Kundenservices

• Reduzierung von Reklamationen

• Allgemeine Qualitätssteigerung

Vorgehen bei einer Prozessanalyse

Um die Prozessanalyse erfolgreich ausführen zu können, gibt es verschiedene Vorgehen. Diese haben wir im Folgenden für Sie aufgeführt:

1.  Interviews

Interviews werden häufig zu Projektbeginn angewandt. Dazu können Sie Ihre Führungskräfte über ihre Prozesse befragen. Dieses Verfahren ist oft zeitaufwändig und wenig effektiv, aber Sie können mit Ihrem Personal direkt kommunizieren.

2.  Workshops

Workshops eignen sich für die Prozessanalyse besser, da Sie Ihr Anliegen an eine größere Gruppe kommunizieren können. Hier sehen Sie schon im Vorfeld, ob Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Ihr Anliegen verstehen oder nicht.

3.  Fragebögen

Mit einem Fragebogen können Sie Ihr Anliegen strukturiert formulieren und gezieltes Feedback einholen. Dabei können Sie offene Fragen stellen oder die Auswahl vorgegebener Optionen nutzen. Dieses Verfahren lässt sich leicht als Online-Version umsetzen. Die Auswertung kann allerdings viel Zeit kosten.

4.  Arbeitsplatzanalyse

Die Arbeitsplatzanalyse schließlich wird gerne von externen Beratern eingesetzt, die sich einen Überblick über Ihr Unternehmen verschaffen wollen. Diese Analysen bieten einige Informationstiefe, erfordern aber viel Zeit für die Durchführung und Aufbereitung.

Drei Methoden der Prozessanalyse

Für eine Prozessanalyse können Sie einige bekannte Methoden einsetzen:

• SWOT-Analyse

• Ishikawa

• Lean Management

SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse (Strengths/Stärken, Weaknesses/Schwächen, Opportunities/Chancen und Threats/Risiken) dient der Positionsbestimmung und strategischen Planung von Unternehmen. Sie bewertet zum Beispiel, wie Sie im Vertrieb durch neue oder verbesserte Produkte/Dienstleistungen Kunden und Kundinnen gewinnen bzw. Ihre Stammkundschaft binden.

Gleichzeitig erkennt sie neue Chancen und Risiken durch Änderungen auf dem Markt. Damit können Sie die Schwächen und Stärken in Ihrem Business erkennen und notwendige Maßnahmen ergreifen.

Ishikawa

Das Ishikawa oder Ursache-Wirkungs-Diagramm ist eine grafische Darstellung von Ursachen, die ein Ergebnis bewirken oder beeinflussen. Zur Lösung illustriert dieser Ansatz alle Ursachen eines Problems und ihre Abhängigkeiten untereinander. Dieses Diagramm wird häufig im Qualitätsmanagement eingesetzt, um die Ursache von Qualitätsproblemen nachzuverfolgen.

Lean Management

Der Begriff Lean Management („Schlankes Management“) beschreibt den gesamten Fundus an Strategien und Methoden für die effiziente Gestaltung von Prozessen.

Die Idee ist eine kontinuierliche Optimierung von Prozessen, um die gesamte Wertschöpfungskette effizienter zu gestalten. Dabei ist ein Ziel, unnötige Instanzen und Prozesse zu vermeiden bzw. zu „entschlanken“. Daraus folgen harmonischere Prozessabläufe und ein ganzheitliches Produktions- und Warensystem mit mehr Nachhaltigkeit.

Erfolg steigern und Kosten sparen mit der Prozessanalyse

Eine häufige Frage ist, wie detailliert eine Prozessdokumentation sein sollte. Reicht eine grobe Übersicht oder ist jedes Mal eine ausführliche Dokumentation nötig? Das mag von Fall zu Fall verschieden sein, aber nur eine vollständige und korrekte Abbildung Ihrer Prozesse ermöglicht eine konkrete Prozessanalyse.

Machen Sie sich zuerst ein Bild von allen entscheidenden Prozessen in Ihrem Vertrieb und analysieren Sie diese dann nach Wichtigkeit. Das Ergebnis kann Ihnen helfen, Ihren Erfolg zu steigern und unnötige Kosten einzusparen.

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