Prozessdokumentation: Definition, Leitfaden und Vorlage

„Das haben wir schon immer so gemacht!“ ist ein Satz, der Unternehmen in der Regel nicht voranbringt. Um zukunftsfähig zu sein, müssen Betriebe sich und ihre Arbeit regelmäßig hinterfragen und Anpassungen vornehmen. Grundlage dafür ist, Prozessdokumentationen für alle wichtigen Abläufe im Unternehmen zu erstellen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dabei am besten vorgehen.

Was ist die Prozessdokumentation??

Die Prozessdokumentation ist der systematische Ansatz zur Erfassung, Beschreibung und Analyse eines Geschäftsprozesses innerhalb eines Betriebs. Dabei zeichnen Unternehmen alle Schritte detailliert auf, die für das Verständnis des jeweiligen Verfahrens erforderlich sind. Da sich interne Abläufe laufend ändern, ist die Prozessdokumentation ein dynamisches Dokument, das immer wieder angepasst wird.

Was gehört zu einer Prozessdokumentation?

Zu einer Prozessdokumentation gehören die detaillierte Beschreibung der einzelnen Prozessschritte, eine visuelle Darstellung der Abläufe (etwa via Flowchart), die Festlegung von Prozesszielen sowie die Dokumentation aller relevanten Informationen und Regelungen. Auch die Verantwortlichen und die benötigten Ressourcen sind Teil der Dokumentation.

Prozessdokumentation erstellen in elf Schritten mit einer Vorlage

Für die Prozessdokumentation in Ihrem Unternehmen ist es hilfreich, mit der immer gleichen Vorlage zu arbeiten. So können später verschiedene Abläufe besser miteinander verglichen werden und die mit der Erfassung betrauten Mitarbeitenden müssen sich bei einem neuen Projekt nicht neu in die Methode einarbeiten.

Dafür können Sie ein Tool zur Prozessdokumentation wie FlowShare, Lucidchart oder Process Street einsetzen. Wir empfehlen für den Beginn eine gut durchdachte Vorlage, diese reicht für die meisten Unternehmen und Prozesse vollständig aus.

Wir haben basierend auf unseren Erfahrungen eine solche Vorlage zur Prozessdokumentation für Excel und Word (als PDF) entwickelt, die Sie hier herunterladen können:

Laden Sie unsere Vorlage zur Prozessdokumentation direkt herunter.

Vorlage Prozessdokumentation (als Excel und PDF)

Füllen Sie das Formular aus, um die kostenlosen Vorlage zu erhalten.

• Beschreibung
• Zweck
• Teilnehmer
• Und vieles mehr!

Jetzt kostenlos herunterladen

Nun können Sie auch schon mit der Protokollierung beginnen:

1. Prozess beschreiben

Schreiben Sie auf, welcher Prozess dokumentiert werden soll und welche Aufgaben währenddessen genau erledigt werden müssen. Der Umfang und die Tonalität Ihrer Ausführungen sollten sich an den Menschen orientieren, die später mit dem Dokument arbeiten sollen:

• Handelt es sich bei diesen Personen beispielsweise um Anfängerinnen und Anfänger?
• Sind sie vielleicht sogar neu in Ihrem Unternehmen?
• Oder handelt es sich um erfahrene Teammitglieder?

Für manche Prozesse und Erklärungen dessen kann auch das Alter der Beteiligten eine Rolle spielen.

2. Zweck des Prozesses festhalten

Erklären Sie, welche Ziele und konkreten Ergebnisse mit dem bestimmten Prozess erreicht werden sollen und warum dies wichtig für das Unternehmen ist.

3. Beteiligte Personen auflisten

Im nächsten Schritt halten Sie fest, welche Personen am Prozess beteiligt sind. Dabei geht es nicht darum, Namen zu nennen, sondern Positionen und Ihre Verantwortlichkeiten zu definieren. Auf diese Weise kann das Dokument auch nach dem ersten Prozessdurchlauf mit wechselnder Teambesetzung genutzt werden.

4. Umfang der Prozessdokumentation definieren

Damit die Prozessdokumentation übersichtlich und leicht zu verwenden bleibt, empfehlen wir Ihnen, möglichst kleine Abläufe darzustellen. Es ist beispielsweise machbar, nicht den gesamten Prozess abzubilden, sondern nur einzelne Aufgaben darin. Machen Sie sich über den Umfang der Dokumentation schon vorab Gedanken.

5. Grenzen des Prozesses festlegen

Entscheiden Sie sich, an welcher Stelle genau mit der Prozessdokumentation begonnen wird und wann damit aufgehört werden soll.

6. Notwendigen Input sammeln

Halten Sie fest, welche Voraussetzungen zum Gelingen des Prozesses unabdingbar sind. Dazu gehören unter anderem das Budget und die benötigten Ressourcen.

7. Prozessablauf beschreiben

Nun erläutern Sie den genauen Ablauf des Prozesses mit allen einzelnen Prozessschritten. Setzen Sie die einzelnen Aufgaben in Beziehung zueinander und bringen Sie sie in eine sinnvolle Reihenfolge.

8. Output festhalten

Als Nächstes beschreiben Sie den Output des Prozesses. Schreiben Sie alle Ergebnisse auf, die tatsächlich erreicht wurden.

9. Flussdiagramm erstellen

Dieser Schritt ist wahrscheinlich der schwierigste: Erstellen Sie auf Basis der bisher erfassten Daten der dokumentierten Prozesse ein Flussdiagramm, indem alle Aufgaben, Inputs und Outputs erfasst sind. Zum besseren Verständnis können Sie den einzelnen Punkten auch Erläuterungen, Fotos, Videos oder Fallstudien beifügen.

Mit einem Flussdiagramm können sie den dynamischen Zusammenhang der Abläufe in einzelnen Teams oder der gesamten Firma anschaulich darstellen.

10. Abweichungen vom Standard protokollieren

Wenn Sie einen wichtigen Prozess mehrfach wiederholen, kann es ab und an zu Abweichungen vom definierten Standard kommen. Schreiben Sie diese unbedingt auf und erfassen Sie auch, wie es dazu kam und ob die Änderungen positiv oder negativ zu bewerten sind. Daraus können sich dauerhafte Änderungen am Prozessablauf ergeben.

11. Kontrollen aufschreiben

Abschließend sollten Sie festhalten, welche Kontrollen und Messergebnisse es während des Prozesses gegeben hat. Später können Sie genau ablesen, welche Version des Prozesses Sie Ihren Zielen am nächsten gebracht hat.

Wichtig ist, dass Sie Ihre Prozessdokumentationen stets aktuell halten. So sollte diese unserer Meinung nach mindestens einmal pro Jahr kontrolliert werden, damit alle Schritte nach wie vor Gültigkeit haben - denn unter veralteten Anweisungen leidet die Produktivität des Teams.

Zudem sollten Sie darauf achten, dass alle Beteiligten jederzeit problemlos auf das Dokument zugreifen können. Am besten platzieren Sie es zentral im Büro oder speichern es digital an einem Ort, der für alle zugänglich ist.

Wer sollte an der Prozessdokumentation beteiligt sein?

An der Prozessdokumentation sollten in erster Linie die Personen beteiligt sein, die in den jeweiligen Prozessen direkt oder auch indirekt involviert sind – etwa das Projektteam, das für den Geschäftsprozess verantwortlich ist. Es sollten aber auch relevante Stakeholder einbezogen werden, wie beispielsweise das Management. Manche Unternehmen setzen zudem auf externe Beratende.

Letztere haben primär die Funktion, die Prozessdokumentation methodisch zu verbessern, sie sind also weniger in der Prozessbeschreibung aktiv, sondern blicken von außen auf den Ablauf. Wir finden: Eine enge Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen allen Beteiligten ist entscheidend, damit die Prozessdokumentation gelingt.

Prozessbeschreibung vs. Prozessabbildung vs. Prozessdokumentation

Im Zusammenhang mit der Prozessdokumentation fallen immer wieder auch die Begriffe Prozessbeschreibung und Prozessabbildung. Alle drei beschreiben unterschiedliche Vorgänge:

• Prozessbeschreibung: Hier definieren Sie alle Schritte eines Prozesses und beschreiben, wer wann wie eine Aufgabe ausführt.
• Prozessabbildung: Hier stellen Sie einen Prozess visuell dar, etwa mit Flussdiagrammen oder einem Prozessmodell.
• Prozessdokumentation: Sie steht über diesen beiden Ansätzen und fasst sie in einem ganzheitlichen Überblick über alle Prozesse zusammen. Über der Prozessdokumentation wiederum ist die Prozesslandkarte angesiedelt. Sie umfasst alle wesentlichen Prozesse des Unternehmens, inklusive Schnittstellen und Zusammenhängen.

Ziele der Prozessdokumentation: Wichtiger Teil des Prozessmanagements

Eine Prozessdokumentation hat das Ziel, die einzelnen Schritte eines Prozesses detailliert aufzuzeichnen. Sie entsteht während der Umsetzung des Projekts und wird laufend aktualisiert. Dabei sorgt sie für Übersichtlichkeit und einheitliche Abläufe im Unternehmen. Besonders sinnvoll ist sie, wenn an einer Aufgabe mehrere Mitarbeitende mitwirken oder ein Prozess öfter als einmal abläuft.

Ist ein Prozess umfassend und leicht verständlich dokumentiert, können sich Teammitglieder – inklusive der Projektmanager und Projektmanagerinnen – in ihrer Arbeit an dem Dokument orientieren. Die nötigen Tätigkeiten gehen dann effizienter und zeitsparender von der Hand.

Dokumentieren Sie wiederkehrende, wichtige und komplexe Prozesse hingegen nicht, kann das zu Problemen im Team, der unpünktlichen Umsetzung von Aufgaben und auch zu wirtschaftlichen Ausfällen führen.

Vorteile der Prozesserfassung

Folgende Vorteile sind in der Prozessdokumentation von großer Bedeutung:

• Problembehebung: Durch die laufende Beobachtung lassen sich mögliche Probleme in den Abläufen schnell erkennen und beheben.
• Optimierung: Schritt für Schritt werden die Prozesse immer weiter verbessert. Die Effizienz steigt, während die für die einzelnen Aufgaben benötigte Zeit gleichzeitig sinkt.
• Kosteneinschätzung: Kosten und Ressourcen können durch einen gut dokumentierten und immer wieder verbesserten Prozess reduziert werden.
• Transparenz: Für alle Beteiligten ist klar einsehbar, welche Person zu welcher Zeit welche Aufgabe zu erledigen hat. Der gesamte Ablauf kann so besser überwacht werden. Die Qualität der Arbeit und der entstehenden Produkte steigt.

Große Vorteile bietet die Prozesserfassung zudem auf der Mitarbeiterebene:

• Nachvollziehbarkeit und Unabhängigkeit: Ihr Unternehmen ist nicht abhängig vom Wissen einer einzelnen Person, sondern kann alle für den Prozess wichtigen Informationen und Fertigkeiten schnell und einfach an neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beim Onboarding weitergeben. Bei Bedarf können Sie auf Basis der Dokumentation sogar Anleitungen oder Video-Tutorials erstellen.
• Klarheit und Verantwortlichkeiten: Einarbeitungen gehen künftig schneller von der Hand und auch eine Auslagerung von Aufgaben ist einfacher umsetzbar.

All diese Punkte führen letztlich zu besseren Ergebnissen und damit zu einer zufriedenen Kundschaft. Auch eine Steigerung des Umsatzes ist möglich.

Nachteile und Herausforderungen der Prozessdokumentation

Neben den Vorteilen gibt es auch eine Liste an Nachteilen, die beachtet werden sollte:

• Zeitaufwand: Der wohl größte Nachteil und gleichzeitig die zentrale Herausforderung der Prozesserfassung ist der vergleichsweise hohe Zeitaufwand. Unser Tipp: Im besten Fall gibt es für die Dokumentation eine eigene Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, die oder der nicht am Prozess beteiligt ist und sich voll auf das Festhalten und die Analyse der einzelnen Schritte konzentrieren kann. Voraussetzung dafür, dass er oder sie sinnvolle Verbesserungen anstoßen kann, ist, dass die Person die betreffenden Abläufe und ihre Bedeutung für das Unternehmen gut versteht und sich mit der Materie auskennt.
• Verfälschung: Eine mögliche Gefahr für die Prozessdokumentation geht außerdem von den Mitarbeitenden aus. Sie könnten sich beobachtet fühlen und sich deshalb anders verhalten als sie es normalerweise tun würden. Dadurch könnten die Ergebnisse der Analyse verfälscht werden.

Prozessdokumentation: Welche Methoden gibt es?

Zur Durchführung gibt es verschiedene Methoden, die im Rahmen der Dokumentation vor allem in der Beschreibung der Prozesse zum Einsatz kommen:

• Flowcharts: Mit Flowcharts stellen Sie Prozesse visuell durch Flussdiagramme dar, die die Reihenfolge und Interaktionen der einzelnen Schritte zeigen.
• Swimlane-Diagramme: Diese Diagramme sind erweiterte Flowcharts, die Verantwortlichkeiten in verschiedenen „Bahnen“ und somit die Zuständigkeiten darstellen.
• BPMN (Business Process Model and Notation): BPMN ist eine Methode zur grafischen Darstellung der einzelnen Schritte eines Geschäftsprozesses.
• SIPOC-Diagramme: Mit diesen Diagrammen dokumentieren Sie Prozesse von den Lieferanten (Suppliers) bis zur Kundschaft (Customers).
• RACI-Matrix: Diese Tabelle definiert die Verantwortlichkeiten der verschiedenen Akteure innerhalb eines Prozesses.

Wer braucht eine Prozessdokumentation?

Nicht für alle Arten von Unternehmen ist die Prozessdokumentation vonnöten. Manche Branchen sind besser dafür geeignet als andere, da sie auf klare Abläufe angewiesen sind:

• Qualitätsmanagement: In diesem Bereich ist eine gelungene Dokumentation der Abläufe von großem Vorteil. Nur so können die Prozesse den Qualitätsstandards entsprechen und kontinuierlich verbessert werden.
• Compliance: Möchten Sie mit Ihrem Unternehmen bestimmte Anforderungen erfüllen, um beispielsweise ein Zertifikat für etwas zu erhalten, müssen Prozesse dokumentiert werden, um Vorschriften einhalten zu können.
• Einführung in IT-Systeme: Neue IT-Systeme sind komplex und müssen von Beginn an schriftlich begleitet werden, sodass sie erfolgreich implementiert und von allen Beteiligten verstanden werden.

Fazit: Prozessdokumentation sorgt für Prozessoptimierung im gesamten Unternehmen

Nur, wenn Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen sehr genau kennen und fundiert bewerten können, sind Sie in der Lage, Verbesserungen einzuleiten. Eine Prozessdokumentation ist deshalb die Grundlage für Prozessoptimierung im gesamten Unternehmen – und damit für mehr Effizienz sowie Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit. Spätestens, wenn Sie ein Team beschäftigen oder Abläufe oft wiederholen, sollten Sie sich also mit dieser Methode auseinandersetzen.

Titelbild: HubSpot