Hat Ihr Unternehmen Erfolg? Das Prinzip der Prozessorientierung geht davon aus, dass die im Unternehmen ablaufenden Prozesse darüber entscheiden, wie Ihr Geschäft läuft.

Wer sich auf die internen Prozesse fokussiert und diese optimiert, erreicht die größtmögliche Effizienz bei der Produktion und eine hohe Zufriedenheit bei der Kundschaft und Partnern bzw. Partnerinnen. Dieser Artikel stellt Ihnen das Managementsystem vor und erklärt, wie Sie von der Prozessorientierung profitieren.

Download: Praktische Vorlage zur Prozessdokumentation

Was steckt hinter der Prozessorganisation?

Bei der Prozessorganisation handelt es sich um eine Form der betrieblichen Organisation. Die Grundannahme des prozessorientierten Managementsystems ist, dass sämtliche Produkte und Dienstleistungen Ergebnisse eines effizienten Prozessmanagements und rundum gelungener Prozesse sind. Durch das Prozessdenken ist es Ihnen möglich, Ihren Betrieb als Ganzes zu verstehen und zu verbessern.

Beim Umsetzen der prozessorientierten Organisation betrachten Sie einzelne Prozessketten in Ihrem Betrieb. Diese können die interne Arbeitsweise, die Kundschaft, die Lieferanten und Lieferantinnen oder sonstige Interessengruppen betreffen. Durch die Prozessbeschreibung, Prozessdokumentation und eine anschließende Optimierung arbeiten Sie stets ganzheitlich, zielgerichtet und effizient.

Im Zuge der Prozessorientierung werden zudem üblicherweise Unterteilungen der Prozesse vorgenommen. So gibt es wertschöpfende Kernprozesse, unternehmerische Führungsprozesse und unterstützende Prozesse. Diese müssen Sie individuell betrachten und unterschiedliche Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen. Teil des Ansatzes ist es, die Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln und diese konsequent durchzuführen.

Prozessorientierung nach ISO 9001

Mit dem Ansatz der Prozessorientierung im Allgemeinen verfolgt Ihr Unternehmen ganz unterschiedliche Ziele. Die wichtigsten davon sind die Verbesserung der Effizienz und der Abläufe sowie die Steigerung der Kundenzufriedenheit.

Um diese Ziele zu erreichen, müssen Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen geschult, Schnittstellen integriert und die jeweiligen Tätigkeiten klar definiert werden. Um Unternehmen bei der Umsetzung der Prozessorientierung zu helfen, wurde die Managementsystemnorm ISO 9001 entwickelt.

Diese Norm beschäftigt sich mit Qualitätsmanagementsystemen im Rahmen des Prozessmanagements. In der ISO 9001 werden die Anforderungen an den prozessorientierten Ansatz übersichtlich dargestellt. Auch der Nutzen des Prozessmanagements für Unternehmen wird darin beschrieben.

Sie können nachlesen, wie Sie durch eine Fokussierung auf Prozesse Fehler vermeiden, Mehrwerte generieren und für eine hohe Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens sorgen. Die Prozessorientierung nach ISO 9001 unterstützt Sie somit bei der Umsetzung der Prozessorientierung im Unternehmensalltag und gibt Ihnen einen übersichtlichen Leitfaden an die Hand.

Warum Prozessorientierung?

Die Prozessorientierung eignet sich sowohl für Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen anbieten. Die Prozessorientierung ist ein ganzheitlicher Ansatz, der für mehr Effizienz im Betrieb sorgt. Dabei werden auch die Kundenbedürfnisse mit einbezogen. In vielen Branchen fordert die Kundschaft regelrecht ein, Ihr ISO 9001 Zertifikat zu sehen, bevor sie Ihr Unternehmen berücksichtigt.

Bereits kleine Änderungen können die Wertschöpfungskette zum positiven hin beeinflussen und so auch die Außensicht und damit die Wettbewerbsfähigkeit langfristig verbessert werden.

1. Ganzheitliche Betriebssicht für mehr Effizienz

Der prozessorientierte Ansatz ermöglicht eine ganzheitliche Betriebssicht. Sie nehmen nicht mehr nur einzelne Produkte und Dienstleistungen in den Blick, sondern sämtliche Prozesse und Arbeitsschritte, die zu diesen Ergebnissen führen. Alle Tätigkeiten Ihrer Mitarbeitenden werden so optimiert und so abgestimmt, dass die Arbeitsabläufe besonders effizient gelingen.

2. Die Kundschaft im Fokus für mehr Zufriedenheit

Ein weiteres Merkmal der Prozessorientierung liegt im Fokus der Kundenanforderungen. Prozesse laufen nicht einfach willkürlich ab, sondern sind so gestaltet, dass Sie die Wünsche Ihrer Kunden und Kundinnen stets berücksichtigen und nach bestem Willen erfüllen.

3. Änderungen der Teilprozesse führen zu großem Erfolg

Beim Ansatz der Prozessorientierung gehen Sie davon aus, dass Produkte und Dienstleistungen immer nur so gut sind wie die Prozesse, aus denen sie entstehen. Indem Sie Teilprozesse verbessern, ist es Ihnen möglich, positiven Einfluss auf die gesamte Wertschöpfungskette zu nehmen und diese zu optimieren.

4. Einbeziehen der Außensicht für mehr Wettbewerbsfähigkeit

Neben der Kundensicht spielt bei der Prozessorientierung die Außensicht eine wichtige Rolle. Wie nehmen Partner bzw. Partnerinnen und Zulieferer bzw. Zulieferinnen Ihr Unternehmen wahr? Indem Sie diese unterschiedlichen Aspekte gleichermaßen berücksichtigen und zueinander in Beziehung setzen, arbeitet Ihr Unternehmen effizient und wirtschaftlich, wodurch Sie eine hohe Wettbewerbsfähigkeit erreichen.

Prozessorientierung: Vor- und Nachteile

Aus einer professionell umgesetzten Prozessorientierung ergeben sich zahlreiche Vor- und Nachteile für Ihr Unternehmen.

Vorteile der Prozessorientierung

Der größte Vorteil der Prozessorientierung ist die erhöhte Wirtschaftlichkeit. Die Produktionskosten und die Durchlaufzeiten sinken, was sich positiv auf den Ressourcenverbrauch und die Effizienz Ihres Unternehmens auswirkt.

Gleichzeitig haben Ihre Mitarbeitenden konkrete Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen, an die sie sich wenden können. Sie wissen genau, was sie in welchen Situationen auf welche Weise zu erledigen haben. Diese klaren Vorgaben steigern die Mitarbeitermotivation und sorgen für eine geringere Fluktuation.

Durch die Prozessorientierung mit Funktionsorientierung fällt Ihnen zudem die Koordination Ihres Unternehmens leichter. Sie behalten die Übersicht über Prozesse und können Fehler und Schwachstellen schnell identifizieren. Auf diese Weise kommt es seltener zu Ausfällen oder Produktionsschwierigkeiten.

Nicht zuletzt fokussiert sich die Prozessorientierung auf die Erfüllung der Kundenanforderungen. Hierdurch erreichen Sie eine größtmögliche Zufriedenheit bei Ihrer Kundschaft.

Nachteile der Prozessorientierung

Zu den Nachteilen der Prozessorientierung gehört die sinkende Autorität von Führungskräften. Diese geben den Angestellten weniger direkte Anweisungen, weil die Prozessorientierung klare Handlungsanweisungen bereithält. Zudem kann es durch klare Vorgaben und Konzepte schwierig sein, in Ausnahmesituationen flexibel zu reagieren und individuelle Lösungen zu finden.

Gegebenenfalls kann es passieren, dass durch die Prozessorientierung höhere Kosten entstehen. Das liegt daran, dass Sie Fortbildungen und Teambuildingmaßnahmen anbieten müssen, um Ihre Mitarbeitenden auf die Prozessorientierung einzustellen.

Zuletzt kann es unter bestimmten Umständen für eine bestimmte Zeit lang zu einem Abfall der Arbeitseffizienz kommen. Denn hinter der Unterteilung der Prozesse in einzelne Prozessschritte, der Prozessdokumentation und der anschließenden Prozessoptimierung steckt ein hoher Koordinationsaufwand.

Fazit: Mehr Effizienz dank Prozessorientierung

Die Prozessorientierung ist ein sinnvolles Werkzeug zur Unternehmensorganisation. Es ist wichtig, den Ansatz anhand eines klaren Konzepts umzusetzen, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Die ISO 9001 kann hierfür eine nützliche Stütze sein. Zudem sollten Sie sämtliche Abteilungen und Betriebsbereiche in die Umsetzung des Ansatzes integrieren. Nutzen Sie gezielt deren Know-how und machen Sie sie zu Fans des prozessorientierten Ansatzes.

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Titelbild: Luis Alvarez / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 22. September 2022, aktualisiert am September 22 2022

Themen:

Entrepreneurship