QuickBooks: Was kann die Buchhaltungssoftware?

QuickBooks – klingt nach einem Nachmittag mit einem spannenden Buch? Nicht ganz. Bei QuickBooks geht es nämlich nicht um Romane und Krimis, sondern um eine Buchhaltungssoftware für Unternehmen. Das Problem: Tägliche Aufgaben in der Buchhaltung sind mühsam und zeitraubend.

Eine spezielle Software übernimmt diese Aufgaben, spart Zeit und verhindert Flüchtigkeitsfehler. Der Klassiker unter den Buchhaltungssoftwares ist das Programm QuickBooks. Was es kann und welche Vorteile Sie dadurch erhalten, stellen wir Ihnen im folgenden Artikel vor. 

Was ist QuickBooks?

QuickBooks ist eine Buchhaltungssoftware, entwickelt von dem amerikanischen Unternehmen Intuit. QuickBooks eignet sich besonders gut für kleine und mittelständische Unternehmen.

Die Software ist schon viele Jahre auf dem Markt und wurde seit seinem ursprünglichen Release im Jahr 1983 ständig weiterentwickelt.

Das Unternehmen Intuit ist auf dem amerikanischen Markt bekannt und das nicht nur wegen der außerordentlichen Popularität von QuickBooks. So entwickelte es ebenso die für das persönliche Finanzmanagement programmierte Anwendung Quicken. Es gibt zudem noch einige andere Produkte aus dem Bereich der persönlichen oder geschäftlichen Finanzbuchhaltung wie etwa Turbotax und Mint.

QuickBooks für den deutschen Markt

Laut Hersteller Intuit ist QuickBooks nicht für größere Firmen konzipiert – das Programm spricht damit vor allem KMU und Startups an. Über die Jahre sind viele internationale QuickBooks-Versionen erschienen, so auch eine Version für den deutschen Markt.

Allerdings ist dabei zu beachten, dass es zwar eine deutsche Sprachausgabe gibt und eine entsprechende Anpassung auf das hiesige Steuersystem; in seinen Grundzügen ist QuickBooks aber ein Programm für den US-amerikanischen Raum. So hat es zum Beispiel keine Schnittstelle für ELSTER oder DATEV, was im Vergleich zu „deutscher“ Buchhaltungssoftware mit den entsprechenden Features ein eindeutiger Nachteil ist. 

Das kann QuickBooks: Die Funktionen

Auch wenn QuickBooks nicht auf deutsche Buchhaltung spezialisiert ist: Das Programm von Intuit bietet vielzählige und allgemeine Funktionen, die für jede Buchführung nützlich sind.

Fernzugriff auf Bankkonten

Sie können verschiedene Bankkonten mit QuickBooks verbinden, um Ausgaben und Einnahmen direkt im Programm vom heimischen Desktop per Fernzugriff nachverfolgen zu können.

Erstellung von Buchhaltungsreports

QuickBooks kann verschiedene Arten von Buchhaltungsreports erstellen. Dazu zählen zum Beispiel eine Cashflow-Analyse und die Gewinn- und Verlustrechnung für den Jahresabschluss. 

Tabellen erstellen

Mit QuickBooks können Sie außerdem übersichtliche Tabellen erstellen. Dies verschafft Ihnen einen Überblick über die Ausgaben und Einnahmen Ihres Unternehmens. 

Freigabe für Steuerberater

QuickBooks kann Steuerberatern und Steuerberaterinnen den Fernzugriff auf die Konten ihres Klientels gewähren, um eine möglichst reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Belege scannen

Das Programm verfügt über einen Belegscanner in einer integrierten App, mit der Belege direkt in das System übernommen werden können.

Aufwandspositionen

Mit QuickBooks können Sie zudem Aufwandspositionen erstellen lassen. Oft ist dies per Hand mühsam und es können leicht Fehler passieren. Die Software hilft Ihnen, alle Aufwände richtig einzutragen.

Integration von Datenquellen

In der Buchhaltung gibt es oft zahlreiche Quellen, aus denen Ihr Personal Zahlen und Daten beziehen. Mit der Software können Sie diese einfach integrieren und haben so einen Überblick, woher die Daten stammen.

Rechnung erstellen

Sie können mit QuickBooks auch eine Rechnung erstellen: Hierfür eignet sich die Software besonders gut. Innerhalb des Programms können Sie Angebote, Rechnungen und Belege erstellen und diese direkt an Ihre Kundschaft versenden, ohne ein weiteres Programm zu verwenden. Das spart im Alltagsgeschäft eine Menge Zeit ein.

QuickBooks in HubSpot integrieren: Eine Anleitung

Möchten Sie QuickBooks in HubSpot integrieren? Das können Sie in wenigen Schritten erledigen. Der HubSpot App Marketplace ist eine Plattform, auf der Sie verschiedenste Module finden. Als Teil der kostenlosen CRM-Software von HubSpot fungiert er als Connector zwischen HubSpot und der Software von Drittanbietern. 

Die Integration von QuickBooks hat den Vorteil, dass Sie die Funktionen des Programms direkt in Ihrem HubSpot-Account verwenden können. Die Daten werden bei der Verbindung automatisch übertragen. So können Sie als HubSpot-Kunde/-Kundin zum Beispiel noch schneller auf Rechnungen oder Angebote zugreifen. 

Wie funktioniert die Integration?

Suchen Sie auf dem HubSpot App Marketplace nach der QuickBooks-Online-Integration:

1. Loggen Sie sich dann mit Ihren QuickBooks-Details ein und erstellen Sie die Verknüpfung.

2. Sobald die Integration erfolgreich verknüpft ist, wird sie in Ihrem Abschnitt „Verknüpfte Apps“ aufgeführt.

3. Sie können nun Rechnungen aus QuickBooks auf HubSpot übertragen und andere Features nutzen. Falls Sie Probleme haben, können Sie sich einfach an den HubSpot-Support wenden.

Weitere Softwareanbieter: Lexware und DATEV

QuickBooks ist ein hilfreiches Tool, um die Buchführung in einem Unternehmen zu vereinfachen. Doch es ist nicht die einzige Buchhaltungssoftware: Auch Lexware bietet eine Software an, mit der Sie Ihre Buchhaltung online erledigen können. Mit lexoffice können Sie Lohnabrechnungen vornehmen, die Daten Ihrer Kundschaft verwalten, Rechnungen schreiben und vieles mehr. 

Ähnliche Funktionen und Vorteile erhalten Sie auch bei der Buchhaltungssoftware von DATEV. Besonders in Deutschland ist DATEV sehr bekannt und eines der größten Softwarehäuser. Hiermit können Sie bequem Aufwandspositionen erstellen lassen und alle Daten auf Ihrem Desktop übersichtlich anschauen.

QuickBooks mit HubSpot verbinden: Integrationen sinnvoll einsetzen

Durch die Verbindung von Ihrem QuickBooks-Account mit HubSpot können Sie alle Rechnungen über den Deal-Datensatz erstellen. Rechnungsinformationen und -status lassen sich bequem auf dem Desktop anzeigen und Zahlungsereignisse können Sie in der Chronik verfolgen. QuickBooks ist jedoch nicht die einzige Software, die sich mit Ihrem HubSpot-Account verknüpfen lässt. 

Titelbild: ijeab / iStock / Getty Images Plus