Buchhaltung: Ein umfassender Leitfaden

Die Buchhaltung ist ein absolut essenzieller Teil der unternehmerischen Tätigkeit und hat eine lange kaufmännische Tradition. Wenn Sie keinen Buchhalter im Unternehmen beschäftigen und selbst nicht zu viel von Buchführung verstehen, gibt es hier noch Handlungsbedarf. Aber keine Sorge, auch wenn die Buchführung zunächst abschreckend erscheint, ist es sogar als Laie möglich, sich die Grundlagen relativ schnell anzueignen.

In diesem Leitfaden geben wir unter anderem eine umfangreiche Übersicht über die Grundprinzipien der Buchhaltung und gehen auf wichtige Begriffe ein. Außerdem geht es um Ihre Pflichten als Unternehmer und welche buchhalterischen Tätigkeiten gesetzlich vorgeschrieben sind.

Buchhaltung und Buchführung

Streng genommen ist die Buchhaltung ein Zweig oder eine Abteilung innerhalb eines Unternehmens, während der Begriff Buchführung die eigentliche Tätigkeit beschreibt. Ein Buchhalter arbeitet also in der Buchhaltung, seine Brötchen verdient aber durch die Buchführung.

Wozu brauchen Unternehmer die Buchhaltung und Buchführung?

Eine ordentliche Buchführung ist für jedes Unternehmen eine wichtige Angelegenheit. Wer sich ohne buchhalterische Expertise auf unternehmerisches Terrain vorwagt, erlebt spätestens beim Jahresabschluss große Probleme.

Der Jahresabschluss gehört für jede gewerbetreibende Person und jedes Unternehmen zu den verpflichtenden gesetzlichen Bestimmungen. Hier müssen Unternehmen ihre finanzielle Situation des letzten Jahres dem Finanzamt vorlegen, um Steuern und Abgaben festzusetzen. Falls sich im Jahresabschluss Fehler befinden, kann das unter Umständen zu einer nicht unerheblichen Steuernachzahlung (inklusive Strafzahlung wegen falscher Angaben) führen.

Ein guter Buchhalter kann außerdem die Steuerlast so optimieren, dass Unternehmen möglichst geringe Abgaben zu leisten haben. Unternehmen können also enorm von einer kompetenten Buchhaltung profitieren.

Größere Unternehmen haben daher meist eine eigene Abteilung, die allein nur für die Buchhaltung zuständig ist. Als Start-up oder kleines Unternehmen sind die Kosten dafür allerdings zu hoch.

Junge Unternehmer haben in diesem Fall zwei Optionen: Sie können sich entweder selbst buchhalterische Fähigkeiten aneignen und die Arbeit übernehmen oder einen externen Experten engagieren, der sich auf die Buchhaltung spezialisiert hat. Die beiden Ansätze lassen sich aber auch miteinander kombinieren.

Sie können die Buchhaltung über den Großteil des Jahres selbst übernehmen und nur für den Jahresabschluss einen Steuerberater hinzuziehen.

Aufgaben der Buchhaltung: Das Rechnungswesen verstehen

Neben der Erstellung des Jahresabschlusses hat ein Buchhalter natürlich auch während des Jahres einiges an Aufgaben zu erledigen. Zu seinen Tätigkeiten gehören unter anderem:

Belegorganisation

Einer der wichtigsten Grundsätze der Buchführung lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“. Jede Buchung muss sich bei Überprüfung durch die Behörden im Zweifelsfall durch einen existierenden Beleg beweisen lassen. Zur Sicherheit müssen Belege und weitere Unterlagen außerdem mindestens sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden. Genauere Auskunft gibt hier § 257 HGB (Handelsgesetzbuch). Das Sammeln und die Organisation dieser Belege sind essenzielle Aufgaben der Buchhaltung.

Anlagenverwaltung

Bei der Anlagenverwaltung (auch Anlagenbuchhaltung) geht es darum, die Anlagen (Vermögensgegenstände) des Unternehmens zu überwachen und deren finanziellen Wert festzustellen. Zu diesen Anlagen gehören etwa Grundstücke, Gebäude, Maschinen, IT-Infrastruktur und Fahrzeuge. Auch die ordnungsgemäße Abschreibung (geschätzte Wertminderung von Anlagevermögen) zur Senkung der Steuerlast ist Teil der Anlagenverwaltung.

Inventur

Die jährliche Inventur zur Feststellung des Bestandes an Vermögensgegenständen ist ebenfalls Teil der Buchführung. Sie ist zur Erstellung einer Bilanz nach § 240 Abs. 1 HGB vorgeschrieben. Es gibt verschiedene Arten der Inventur, um der Buchhaltung das Leben einfacher zu machen, wie etwa die Stichprobeninventur oder die permanente Inventur.

Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung beschäftigt sich mit der korrekten Abrechnung von Gehältern und Honoraren. Dabei spielen auch die richtige Zuordnung der Sozialabgaben und Steuern sowie die Auszahlung von Urlaubs- und Weihnachtsgeldern eine Rolle.

Mahn- und Inkassowesen

Falls es bei Ihren Kunden einmal zum Verzug von Zahlungen kommen sollte, ist es Aufgabe der Buchhaltung, sich diesem Problem anzunehmen. Das Verschicken der Mahnungen kommt dabei ebenso auf einen Buchhalter zu wie das ordnungsgemäße Erheben der Mahngebühren.

Grundlagen des Rechnungswesens verstehen

Sie haben bestimmt schon einmal von der einfachen und der doppelten Buchführung gehört. Diese stellen zwei wichtige Methoden innerhalb des Rechnungswesens dar. Jeder frischgebackene Unternehmer sollte zumindest einmal von den Buchführungsarten gehört haben. Starten wir deshalb mit der einfachen Buchführung.

Einfache Buchführung: Einnahmen und Überschuss reicht aus

Das Wort „einfach“ kann bei dieser Art der Buchführung auf gleich zwei verschiedene Arten interpretiert werden. Zum einen ist die einfache Buchführung weniger komplex als die doppelte Buchführung. Zum anderen tritt dort nur ein einziges Kassenbuch auf, in dem alle Eingaben und Ausgaben des Unternehmens, die im Laufe des Jahres aufgetreten sind, eingetragen werden. Dies wird auch als Einnahmen-Überschussrechnung bezeichnet.

Einfaches Muster für die Einnahmen-Überschussrechnung

Einnahmen

Ausgaben

Betriebseinnahmen (zum Beispiel aus Verkäufen)

Mietkosten

Sachentnahmen

Fahrtkosten

Private Kfz-Nutzung

Materialkosten

Auflösungen von Rücklagen

Abschreibungen

…..

….

Summe Einnahmen

Summe Ausgaben

Wer darf eine einfache Buchführung verwenden?

Die Gruppe derjenigen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind und damit auf die einfache Buchführung zurückgreifen dürfen, ist klein. Hierzu zählen lediglich Freiberufler und Gewerbetreibende, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind. Sie müssen außerdem weniger als 60.000 Euro Gewinn und weniger als 600.000 Euro Umsatz pro Jahr erzielen. Auch kleine landwirtschaftliche Betriebe können die einfache Buchführung anwenden. In allen anderen Fällen müssen Unternehmer eine doppelte Buchführung betreiben.

Doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung heißt so, weil jeder Geschäftsvorgang auf mindestens zwei verschiedenen Konten aufgeführt sein muss. Dabei handelt sich um das Hauptkonto und das Gegenkonto, die die Soll- und die Haben-Seite einer Bilanz widerspiegeln sollen. Diese Konten sind jedoch keine real existierenden Konten bei einer Bank, sondern buchhalterische Instrumente. Die doppelte Buchführung bezeichnet man manchmal auch als Doppik.

Beispiel doppelte Buchführung

Sie verkaufen eine Ware an einen Kunden. Dieser Zahl dafür 63,99 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Sie buchen dann auf eines Ihrer Konten im Haben 63,99 Euro hinzu (typischerweise gibt es getrennte Konten für Erlös und Steuer), während auf dem Gegenkonto auf der Soll-Seite ebenso 63,99 Euro gebucht werden.

Bei diesen Buchungsvorgängen in der doppelten Buchführung beschreibt der Buchungssatz, auf welche der verschiedenen Konten die Werte im Soll und Haben verteilt werden müssen. Den Buchungssatz müssen Buchhalter ebenso auf jedem Beleg festhalten.

Bestands- und Erfolgskonten

Zum Zwecke eines einfacheren Jahresabschlusses erstellen Buchhalter bei der doppelten Buchführung Bestands- und Erfolgskonten. Die Bestandskonten dienen der späteren Übernahme in die Bilanz, während sich die Erfolgskonten für die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) eignen. Jedem Bestandskonto ist dabei ein Bilanzposten (zum Beispiel Warenwert) zugeordnet. Der Unterschied zwischen Erfolgs- und Bestandskonten besteht darin, dass ein Erfolgskonto zum Beginn eines jeden Geschäftsjahres auf 0 Euro zurückgesetzt werden muss, während die Bestandskonten den Wert ihres zugehörigen Bilanzpostens aus dem letzten Jahresabschluss übernehmen.

Die Bilanzierung

Die Bilanzierung bezeichnet die Erstellung der Geschäftsbilanz. Die Bilanz besteht aus zwei Seiten, Aktiva und Passiva. Die Aktiva beschreiben die Vermögenswerte, hauptsächlich das Anlage- und das Umlaufvermögen eines Unternehmens. Auf der Passivseite der Bilanz steht hingegen, wem dieses Vermögen gehört (zum Beispiel Eigen- und Fremdkapital). Dabei ist stets zu beachten, dass die Summe der Aktiva und die Summe der Passiva zu jedem Zeitpunkt gleich sein müssen. Ist dies nicht der Fall, muss es zu einem Fehler in der Buchführung gekommen sein. Mehr über die Erstellung und Analyse einer Bilanz erfahren Sie in diesem Artikel.

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Genau wie die Bilanz gehört die Gewinn- und Verlustrechnung zum Jahresabschluss. Im Gegensatz zur Bilanz gibt die GuV jedoch hauptsächlich die Finanzströme innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres an. Es müssen zwar auch Werte aus den vergangenen Jahren angegeben werden, diese dienen jedoch nur als Referenz. Eine GuV erstellen Sie, indem Sie alle Ausgaben eines Zeitraumes mit den jeweiligen Einnahmen gegenüberstellen. Daraus ergibt sich dann ein entsprechender Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag.

Der Geschäftsvorfall

Der Geschäftsvorfall ist eine Transaktion, bei der sich das Vermögen, das Eigen- oder das Fremdkapital ändern. Der Geschäftsvorfall fasst also viele Vorgänge zusammen, etwa den Verkauf eines Produktes oder das Abzahlen eines Kredits. Allgemein ist es die Aufgabe der Buchführung, alle Geschäftsvorfälle zu erfassen, da sich diese auf die Bilanz und GuV auswirken. Außerdem gibt es bestandswirksame und erfolgswirksame Geschäftsvorfälle:

• Der bestandswirksame Geschäftsvorfall hat keine Auswirkung auf das Ergebnis der Erfolgsrechnung. Die Erfolgsrechnung ergibt sich aus der Analyse der Erfolgskonten und ist eng mit der GuV verwandt. Also werden nur Sach- oder Geldwerte umgetauscht, ohne dass dabei Kapital im Unternehmen entsteht oder verschwindet. Zum Beispiel kann das der Kauf von Materialien sein. Allerdings muss der gezahlte Betrag genau dem später verbuchten Wert der Materialien entsprechen.

• Beim erfolgswirksamen Geschäftsvorfall ändert sich dementsprechend das Ergebnis der Erfolgsrechnung. Die zufließenden und abfließenden Werte sind hier nicht gleich, sodass das Reinvermögen des Unternehmens steigt oder sinkt. Verkaufen Sie etwa eine Maschine für 10.000 Euro, deren Wert aber nur bei 8.000 Euro lag, ergibt sich daraus ein Überschuss. Die Differenz von 2.000 Euro ist für das Unternehmen erfolgswirksam.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung: Das müssen Sie beachten

Bei der Buchführung gibt es einige goldene Regeln, die sich auf jede buchhalterische Tätigkeit übertragen lassen. Diese Regeln können Sie gewissermaßen als die Grundsätze der Zunft verstehen. Sie sind im Handelsgesetzbuch vorgegeben.

Bilanzklarheit

Die Bilanzklarheit (§ 243 HGB) sorgt dafür, dass die Bilanz und GuV bestimmten Gestaltungs- und Gliederungsprinzipien folgen müssen, um dem Leser dieser eine möglichst große Übersicht über die Zahlen zu bieten.

Die Bilanzklarheit ist besonders wichtig für die Gruppen, die außerhalb des Unternehmens stehen. Sie haben ein Interesse daran, den Jahresabschluss möglichst genau analysieren zu können, um daraus eigene Maßnahmen abzuleiten. So könnte eine verwirrende oder entgegen den Regeln formatierte Bilanz einen potenziellen Investor zu einem falschen Schluss kommen lassen, obwohl alle Zahlen eigentlich korrekt sind. Dieser kann also keine rationale Entscheidung mehr treffen und investiert (oder desinvestiert) unter falschen Annahmen in das Unternehmen.

Zur Bilanzklarheit in der GuV gehört zum Beispiel, dass die Buchführung

• eine klare und eindeutige Postengliederung verwendet und

• die Posten nach einer gesetzlich vergebenen Nomenklatur benennt.

Bilanzwahrheit

Das Prinzip der Bilanzwahrheit versteht sich im Grunde von selbst. Bei der Erstellung der Bilanz sollten alle Angaben der Wahrheit entsprechen. Unwahre Angaben, die zu einer fälschlichen Senkung der Steuerlast führen, entsprechen einem Betrug am Staat. Aus diesem Grund ist Bilanzfälschung auch eine Straftat und kann nach § 331 HGB und § 283b StGB (Strafgesetzbuch) geahndet werden. Es ist jedoch auch möglich, die Steuerlast auf legalem Wege zu senken.

Bilanzkontinuität

Da die Erstellung von Bilanzen sowie der Gewinn- und Verlustrechnung eine regelmäßige Aufgabe der Buchhaltung ist, müssen diese auf eine möglichst gleiche Weise aufgebaut und erstellt werden (§ 252 HGB). Dies betrifft sowohl die Gliederung (Anordnung der einzelnen Elemente der Bilanz und GuV) als auch die Bewertungsregel (nach welchen Maßstäben werden etwa Grundstücks- oder Fahrzeugwert ermittelt). So ist sichergestellt, dass sich geschätzte Werte nicht willkürlich manipulieren lassen.

Bilanzidentität

Um die Bilanzidentität zu gewährleisten, muss die Buchhaltung darauf achten, dass die Eröffnungsbilanz für Umlauf- und Anlagevermögen identisch mit der Schlussbilanz des vergangenen Jahres ist (§ 252 HGB). Manche Quellen zählen die Bilanzidentität auch zur Bilanzkontinuität. In diesem Fall ist die Bilanzidentität gleichbedeutend mit dem Begriff „formelle Bilanzkontinuität“.

Buchhaltung online erledigen

Durch die Digitalisierung haben sich die klassischen Aufgaben des Buchhalters, die traditionell sehr papierlastig waren, auf den PC verlagert. Dies spart nicht nur Ressourcen ein, sondern beschleunigt die Arbeit ungemein. Aus diesem Grund gibt es eine Vielzahl von Buchhaltungssoftwares, die alle die gleichen Grundfunktionen aufweisen, sich aber bei den Feinheiten und einigen Features unterscheiden. Besonders für größere Unternehmen, die über mehrere Standorte verfügen, zahlt sich eine Datenspeicherung per Cloud besonders aus, da die Buchhaltung jederzeit auf aktuelle Daten von allen Niederlassungen zugreifen kann.

Welche Buchhaltungssoftware gibt es?

Wir haben im Folgenden eine Liste mit beliebter Buchhaltungssoftware zusammengestellt:

BuchhaltungsButler

BuchhaltungsButler ermöglicht eine weitgehende Automatisierung der Buchführungskernbereiche. Die Software unterstützt den Nutzer zum Beispiel bei der Kontierung, Buchung und dem Belegmanagement. Außerdem lassen sich Bankkonten von verschiedenen Finanzinstituten, aber auch von PayPal oder Amazon direkt in die Software einbinden. Bei BuchhaltungsButler können Nutzer aus vier verschiedenen Modellen mit steigendem Funktionsumfang wählen.

Debitoor

Debitoor ist ein nutzerfreundliches Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm, das seine Daten in Cloud-Datenspeichern verwaltet. Es ist eher auf die Nutzung durch Freiberufler und Existenzgründer ausgelegt. Hierzu bietet es einige spezielle Angebote (in etwa Videochats mit Experten oder lehrreiche Videos) an, um das Know-how bei der eigenen Nutzerbasis zu stärken. Außerdem ist Debitoor mit einem Preis von unter 10,00 Euro pro Monat im kleinsten Paket (Stand: November 2020) vergleichsweise günstig.

freeFiBU

Das Programm freeFiBU wurde speziell für kleine Unternehmen entwickelt. Außerdem bietet es direkten Datenzugriff von überall durch einen Cloud-Datenspeicher. Es ist auch für die Nutzung von Nichtbuchhaltern ausgelegt und greift so vor allem unerfahrenen Anwendern unter die Arme. Aber das Beste an freeFiBU ist: Es ist (wie der Name schon erahnen lässt) komplett kostenfrei für den Anwender. Nur wer noch eine Steuerberatung von freeFiBU wünscht, wird dafür zur Kasse gebeten.

lexoffice

Lexoffice hat eine besondere Entstehungsgeschichte, denn es wurde von seiner Zielgruppe selbst ins Leben gerufen; über 800 Unternehmen nahmen an der Entwicklung teil. Durch kontinuierliches Feedback der Anwender fügten die Entwickler immer mehr Funktionen hinzu. Lexoffice vereint die Bereiche Steuern, Rechnungsmanagement, Onlinebanking und Buchhaltung in einer einzigen Software. Ebenso ermöglicht lexoffice die Arbeit per App und Smartphone.

Übrigens: Einen Großteil dieser Software können Sie kostenfrei testen. So können Sie sich persönlich ein Bild von den Stärken und Schwächen der individuellen Programme machen, ohne dafür auch nur einen Euro ausgeben zu müssen.

Neben spezialisierter Buchhaltungssoftware gibt es eine Reihe weiterer Tools, die bei der Bilanzierung und Budgetierung hilfreich sein können. So bietet HubSpot zum Beispiel eine kostenfreie Vorlage für die Budgetplanung und Budgetanträge.

Die Buchhaltung gehört zum Unternehmertum dazu

Egal wie Sie sich drehen und wenden, Sie werden als Unternehmer nicht um die Buchhaltung herumkommen. Spätestens wenn das Finanzamt vor der Tür steht, heißt es: Karten auf den Tisch. Bilanz und GuV sind gesetzlich vorgeschrieben, eine Nichtbeachtung sanktioniert der Staat mit Strafzahlungen.

Aus diesem Grund müssen sich alle Unternehmen darum kümmern, dass ein gewisses Mindestmaß buchhalterischer Tätigkeit ausgeführt wird.

Das heißt jedoch nicht, dass Unternehmer die Buchhaltung auf das absolute Minimum beschränken sollten. Ganz im Gegenteil ist es sogar so, dass viele Firmen Bilanzen und GuV monatlich erstellen, obwohl sie dies eigentlich gar nicht müssten.

Der Grund ist, dass das Management so engmaschiger aktuelle Zahlen erhält, um die Leistung des Unternehmens überwachen zu können. Die Buchhaltung ist also ein wichtiger Faktor beim Unternehmenscontrolling.

Titelbild: Yumi mini / Getty Images

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