Das kennen Sie sicherlich: Sie möchten mit einem Kunden ein Verkaufsgespräch vor Ort führen. Den Termin möchten Sie per E-Mail vorschlagen, denn das ist ein guter und bequemer Weg. An dem Gespräch sollen auch noch Kollegen aus Ihrem Unternehmen und des Kunden teilnehmen – also setzen Sie in Ihrer Einladung alle in cc. Daraufhin bricht das digitale Chaos aus: Unzählige E-Mails gehen hin und her, weil sich die Beteiligten nicht auf einen Termin einigen können und noch Fragen zum Inhalt des Meetings haben.

Wie konnte es dazu kommen? Möglicherweise war die Formulierung für Ihre Terminvereinbarung nicht konkret genug. Wir erklären Ihnen, wie es besser geht.

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Termin vereinbaren per E-Mail: Vor- und Nachteile

Warum haben Sie bei der Terminvereinbarung nicht zum Telefonhörer gegriffen? Dafür gibt es mehrere Gründe:

  • Sie wollen den Gesprächspartner nicht stören.

  • Sie möchten der Kontaktperson die Möglichkeit lassen, in Ruhe auf Ihre Terminanfrage zu antworten.

  • Ein Anruf und dessen Grund können im Stress schnell vergessen werden – eine E-Mail bleibt im Postfach präsent.

  • Getreu dem Motto „Wer schreibt, der bleibt.“ gilt: Was schriftlich vereinbart wurde, ist in der Regel verbindlich.

  • Die E-Mail kann an andere weitergeleitet werden, zum Beispiel zwecks Absprache des Termins.

Ein Nachteil der Terminvereinbarung via E-Mail: Durch die leichte Versendbarkeit kann, wie eingangs erwähnt, schnell ein „E-Mail-Pingpong“ entstehen. 

Tipp: Es gibt übrigens zahlreiche Online-Tools, über die Sie Termine mit Ihren Kollegen oder Kunden vereinbaren können. Mit dem kostenlosen Meeting-Feature von HubSpot beispielsweise können die Teilnehmer sehen, an welchen Tagen und Uhrzeiten Sie noch freie Kapazitäten haben:

Termine vereinbarenTermine mit Online-Tool vereinbaren

Das sollte eine Einladung für einen Termin beinhalten

Um dieses Pingpong so weit wie möglich zu vermeiden, sollten Sie Ihren Terminvorschlag via E-Mail klar, deutlich und konkret formulieren. Dabei ist es egal, ob der Anlass ein Verkaufsgespräch, ein Vorstellungsgespräch oder ein privates Treffen mit Freunden ist. In allen Fällen besteht Ihre elektronische Einladung zum Termin aus diesen Punkten:

  • Betreffzeile mit dem Anlass der Terminvereinbarung

  • freundliche Begrüßung

  • Einleitung, die so schnell wie möglich auf den Punkt kommt: den Termin und seinen Anlass dafür

  • Ort des Termins

  • konkreter Zeitpunkt oder Vorschlag von maximal drei möglichen Terminen

  • Dauer des Treffens

  • Grund, Inhalte und Ziele des Termins

  • mögliche Gesprächspartner: „Must-have“ und „Nice-to-have“

  • weitere wichtige, terminrelevante Punkte

  • freundliche Schlussformulierung

Termin bestätigen lassen und weitere Tipps

Wenn Sie eine E-Mail mit der gerade genannten Struktur verfassen und absenden, haben Sie einen wichtigen Schritt getan. Trotzdem kann es zwischen den Unternehmen (oder im Falle eines Vorstellungsgesprächs zwischen dem Bewerber und Unternehmen) noch zu Unstimmigkeiten kommen. Um diese vorab aus der Welt zu schaffen, sollten Sie bei der Einladung zusätzlich folgende Dinge beachten:

  • Integrieren Sie eine Handlungsaufforderung in Ihre E-Mail, zum Beispiel, dass der Empfänger Ihnen eine Terminbestätigung schicken soll oder dass er bei Unklarheiten bitte zeitnah Feedback gibt. Setzen Sie eine Frist für die Antwort, damit ein Handlungsdruck und eine Verbindlichkeit entstehen.

  • Antwortet niemand auf Ihre Terminanfrage, sollten Sie am Ball bleiben. Schreiben Sie eine weitere E-Mail, in der Sie auf Ihre erste verweisen und um ein Feedback bitten. Bleibt auch hier eine Antwort aus, sollten Sie zum Telefonhörer greifen und direkt bei Ihrem Kontakt nachfragen. Vielleicht hat er technische Probleme beim Empfang und Versand der E-Mails? Oder er ist aktuell zum Beispiel im Urlaub und hat vergessen, einen Autoresponder einzuschalten.

  • Möchten Sie, dass sich die eingeladene(n) Person(en) auf das Meeting vorbereiten soll(en)? Benötigen Sie gewisse Informationen, damit Sie alle schneller in medias res gehen können? Dann hängen Sie an Ihre E-Mail zur Terminvereinbarung die erforderlichen Dokumente an.

  • Möchten Sie mehrere Terminalternativen abfragen, müssen Sie einen Spagat machen: Einerseits dürfen Sie in Ihrer E-Mail nicht zu wenige Termine vorschlagen, andererseits sollten Sie nicht zu viel Auswahl lassen.

  • Achten Sie auf eine schöne Formatierung des E-Mail-Textes. Verwenden Sie bei Ihren Formulierungen so wenig Prosa wie möglich. Strukturieren Sie Ihre Terminanfragen besser mit vielen Bullet Points oder Aufzählungen – das liest sich besser.

  • Konnte auf Ihre Einladung hin ein Termin gefunden werden, sollten Sie eine E-Mail aussenden, in der Sie den Termin und sämtliche abgestimmte Punkte für alle Gesprächspartner nochmals festhalten.

Terminvereinbarung per E-Mail: Ein Muster

Mit folgendem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie per E-Mail freundlich und konkret formuliert einen Termin vorschlagen können:

Betreff: Terminvorschlag – Verkaufsgespräch für Produkt X

Sehr geehrte/r Frau/Herr Mustermann,

wir haben uns kürzlich auf der Messe ABC kennengelernt. Gern würden mein Kollege, Herr XYZ, und ich Ihnen und Ihrem Team unser Produkt bei Ihnen ausführlicher vorstellen. Die Präsentation würde etwa drei Stunden dauern. Haben Sie in der kommenden Woche Zeit? Diese drei Termine kann ich Ihnen anbieten:

  1. Montag, der 11. Oktober ab 10 Uhr
  2. Dienstag, der 12. Oktober ab 15 Uhr
  3. Donnerstag, der 14. Oktober ab 13 Uhr

Bitte seien Sie so freundlich und klären mit Ihren Kollegen ab, ob einer der vorgeschlagenen Termine bei ihnen passt. Ansonsten würde ich mich über neue Terminvorschläge von Ihnen bis zum 23. September freuen.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Vorname und Nachname

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Termin vorschlagen per E-Mail: Eigentlich gar nicht so schwer

Zu unkonkret, zu schwammig, zu missverständlich, zu wenig direkt, zu unfreundlich: Es gibt viele No-Gos an Formulierungen, wenn Sie in einer E-Mail Termine vorschlagen. Vermeiden Sie diese, um schnell und ohne Chaos zum Ziel zu kommen: die Terminbestätigung durch den Angeschriebenen und dem baldigen, erfolgreichen Treffen.

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Ursprünglich veröffentlicht am 3. August 2020, aktualisiert am August 03 2020

Themen:

Verkaufsgespräch