Termin per E-Mail vereinbaren: Tipps & Beispiele

Sie möchten einen Kunden oder eine Kundin zu einem Verkaufsgespräch vor Ort einladen? Ein bequemer und einfacher Weg dafür ist, den Termin per E-Mail zu vereinbaren.

Hier erfahren Sie, wie Sie den Terminvorschlag formulieren und am besten gestalten.

Wie kann man einen Termin per E-Mail vereinbaren?

Um einen Termin per E-Mail zu vereinbaren, sollte man diese präzise und übersichtlich formulieren. Die Terminanfrage braucht eine aussagekräftige Betreffzeile, eine freundliche Begrüßung, das Datum und die Uhrzeit sowie den Treffort. Auch der Anlass und der Inhalt des Gesprächs sind wichtig – so können sich die Empfangenden besser darauf vorbereiten.

Termin vereinbaren per E-Mail: Vor- und Nachteile

Warum haben Sie bei der Terminvereinbarung nicht zum Telefonhörer gegriffen? Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Sie wollen den Gesprächspartner oder die Gesprächspartnerin nicht stören.
• Sie möchten der Kontaktperson die Möglichkeit lassen, in Ruhe auf Ihre Terminanfrage zu antworten.
• Ein Anruf und dessen Grund können im Stress schnell vergessen werden – eine E-Mail bleibt im Postfach, sodass die Empfangenden darauf immer zurückgreifen können.
• Getreu dem Motto „Wer schreibt, der bleibt.“ gilt: Was schriftlich vereinbart wurde, ist in der Regel verbindlich.
• Die E-Mail kann an andere weitergeleitet werden, zum Beispiel zwecks Absprache des Termins.

Ein Nachteil der Terminvereinbarung via E-Mail: Durch die einfache Handhabung kann schnell ein „E-Mail-Pingpong“ entstehen – etwa, weil sich die Beteiligten nicht auf einen Termin einigen können und noch Fragen zum Inhalt des Meetings haben.

Tipp: Es gibt übrigens zahlreiche Online-Tools, über die Sie Termine mit Ihrem Team oder Kundschaft vereinbaren können. Mit dem kostenlosen Meeting-Feature von HubSpot beispielsweise können die Teilnehmer und Teilnehmerinnen sehen, wann Sie noch freie Kapazitäten haben, und sich zu der passenden Uhrzeit in Ihren Kalender buchen:

Termine mit Online-Tool vereinbaren

Das sollte eine Einladung für einen Termin beinhalten

Um dieses Pingpong so weit wie möglich zu vermeiden, sollten Sie Ihren Terminvorschlag via E-Mail klar, deutlich und konkret formulieren. Dabei ist es egal, ob der Anlass ein Verkaufsgespräch, ein Vorstellungsgespräch oder ein privates Treffen mit Freunden ist. In allen Fällen besteht Ihre elektronische Einladung zum Termin aus diesen Punkten:

• Betreffzeile mit dem Anlass der Terminvereinbarung

• freundliche Begrüßung

• Einleitung, die den Termin und seinen Anlass erwähnt

• Ort des Termins

• konkreter Zeitpunkt oder Vorschlag von maximal drei möglichen Terminen

• Dauer des Treffens

• Inhalte und Ziele des Termins

• mögliche Gesprächspartner und Gesprächspartnerinnen: „Must-have“ und „Nice-to-have“

• weitere wichtige, terminrelevante Punkte

• freundliche Schlussformulierung

Termin per E-Mail bestätigen lassen und weitere Tipps

Eine gut strukturierte E-Mail ist bereits eine gute Grundlage. Trotzdem kann es zwischen den Beteiligten noch zu Unstimmigkeiten kommen.

Um diese vorab aus der Welt zu schaffen, sollten Sie bei der Einladung zusätzlich folgende Dinge beachten:

• Integrieren Sie eine Handlungsaufforderung in Ihre E-Mail – bitten Sie Ihr Gegenüber um eine Terminbestätigung oder um zeitnahes Feedback, falls es Fragen geben sollte. Setzen Sie eine Frist für die Antwort, damit ein Handlungsdruck und eine Verbindlichkeit entstehen.

• Antwortet niemand auf Ihre Terminanfrage, sollten Sie am Ball bleiben. Schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail und bitten Sie um Feedback. Bleibt auch hier eine Antwort aus, können Sie zum Telefonhörer greifen und direkt bei Ihrem Kontakt nachfragen. Vielleicht hat die Person technische Probleme beim Empfang und Versand der E-Mails? Oder sie ist aktuell im Urlaub und hat vergessen, eine Abwesenheitsnotiz zu aktivieren. Allerdings ist es wichtig abzuschätzen, wann Sie es lieber sein lassen sollten, um nicht als aufdringlich zu erscheinen.

• Möchten Sie, dass sich die Beteiligten auf das Meeting vorbereiten? Dann hängen Sie Ihrer E-Mail zur Terminvereinbarung alle erforderlichen Informationen und Dokumente an.

• Möchten Sie mehrere Terminalternativen abfragen, müssen Sie einen Spagat machen: um nicht zu wenige und nicht zu viele Termine zur Auswahl zu geben.

• Achten Sie auf eine schöne Formatierung des E-Mail-Textes. Verwenden Sie bei Ihren Formulierungen so wenig Prosa wie möglich. Strukturieren Sie Ihre Terminanfragen besser mit Stichpunkten oder Aufzählungen – das ist übersichtlicher und liest sich besser.

• Konnte auf Ihre Einladung hin ein Termin gefunden werden, sollten Sie eine E-Mail verschicken, in der Sie den Termin und sämtliche abgestimmte Punkte für alle Teilnehmenden nochmals festhalten.

Terminvereinbarung per E-Mail: Muster

Mit folgendem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie freundlich und klar einen Termin per E-Mail vorschlagen können:

Kommt es Ihrerseits zu Änderungen und Sie möchten den Termin per E-Mail verschieben, können Sie dieses Beispiel nutzen:

Termin vorschlagen per E-Mail: Eigentlich gar nicht so schwer

Zu unkonkret, zu schwammig, zu missverständlich, zu indirekt, zu unfreundlich: Es gibt viele No-Gos bei Formulierungen, wenn Sie in einer E-Mail Termine vorschlagen. Vermeiden Sie diese, um schnell und ohne Chaos zum Ziel zu kommen, nämlich der Terminbestätigung durch Ihr Gegenüber und dem baldigen, erfolgreichen Gespräch.

Titelbild: Catherine Falls Commercial / iStock / Getty Images Plus