Geschäftlicher Anrufbeantworter: Ansagen und Tipps

Der erste Eindruck zählt. Als akustische Visitenkarte Ihrer Firma sollte Ihr Anrufbeantworter-Text Anrufenden, die Sie eigentlich persönlich erreichen wollten, freundlich, professionell und kompakt über alles Wichtige informieren.

Wie Sie einen hochwertigen Text für Ihren Anrufbeantworter entwerfen und aufsprechen, verraten Ihnen unsere zwölf Tipps und Vorlagen.

Anrufbeantworter besprechen: 12 Tipps für eine klare Ansage

Der Text auf Ihrer Mobilbox oder dem Anrufbeantworter ist so etwas wie Ihre Audio-Visitenkarte. Er vermittelt dem Anrufenden einen ersten Eindruck von Ihnen und Ihrem Unternehmen. Natürlich liegt es in Ihrem Interesse, dass dieser Eindruck beim Anrufenden positiv ausfällt.

Beim Besprechen des Anrufbeantworters die richtigen Worte und auch den richtigen Ton zu finden, ist aber gar nicht so einfach. Wir haben zwölf Tipps für Sie zusammengetragen, mit deren Hilfe Sie Ihren Anrufbeantworter mustergültig besprechen können:

1. Wählen Sie für die Aufnahme einen Raum aus, in dem Sie ungestört sind und der möglichst wenig Hintergrundgeräusche hat. Eine akustische Kulisse wie Verkehrslärm, Glockengeläut oder Bürotrubel wirken wenig professionell und können Anrufende irritieren.
2. Schreiben Sie den Text vor. Die Schriftform hilft dabei, alle Informationen möglichst komprimiert zu übermitteln. Lesen Sie den Text aber nicht ab, denn eine abgelesene Ansage wirkt schnell unnatürlich und runtergeleiert.
3. Sprechen Sie den Text alleine ein. Wenn Sie ihn mehrfach geübt haben, bekommen Sie ein besseres Gefühl dafür, wie Sie ihn am besten betonen und an welchen Stellen Sie Pausen einlegen. Das Einsprechen hilft Ihnen auch dabei, etwaige Nervosität aus Ihrer Stimme herauszufiltern.
4. Bleiben Sie ruhig und sachlich. Schmückendes Beiwerk wie Musik, Geräuscheffekte oder vermeintlich lustige Pointen wirken im Geschäftsleben eher deplatziert.
5. Drücken Sie sich klar aus. Ein schlichtes „Guten Tag“ beispielsweise ist ein adäquater Gruß, der immer passt. Nennen Sie dann umstandslos Ihren Namen, Ihre Position, den Firmennamen und die Sprechzeiten, zu denen Sie wieder erreichbar sind. Bieten Sie dem Anrufenden zum Schluss an, eine Nachricht zu hinterlassen, zu den Geschäftszeiten nochmal zurückgerufen zu werden oder eine Notfallnummer zu verwenden. Wichtig ist, dass der Rückruf von Ihrer Seite tatsächlich auch zeitnah erfolgt, damit Ihre Glaubwürdigkeit und das Kundenvertrauen nicht leiden.
6. Phrasen und Floskeln wie beispielsweise „Dies ist der automatische Anrufbeantworter der Firma…“ oder „Zur Zeit ist niemand erreichbar“ sollten Sie vermeiden. Anrufende auf das Offensichtliche hinzuweisen, wird von den meisten Menschen als überflüssig und langatmig empfunden.
7. Sprechen Sie langsam und verständlich, aber achten Sie darauf, nicht länger als 15 bis 20 Sekunden für die Ansage in Anspruch zu nehmen. Eine zu schnelle und undeutlich gesprochene Bandansage ist vielleicht kürzer, hat aber ein gewisses „Nervpotenzial“, wenn Anrufende sie mehrmals anhören müssen, um beispielsweise eine Mobilnummer zu notieren.
8. Eine klare Aussprache ist ein Zeichen von Respekt gegenüber Anrufenden. Artikulieren Sie sich deshalb klar und deutlich.
9. Lächeln Sie, wenn Sie Ihren Text einsprechen und aufnehmen. Anrufende nehmen den Unterschied meist positiv wahr. Wenn Sie sich beispielsweise Ihren Lieblingskunden bzw. Ihre Lieblingskundin bei der Aufnahme als Gegenüber vorstellen, klingt Ihr Lächeln in der Stimme authentischer.
10. Probieren Sie aus, ob Ihre Stimme im Sitzen oder im Stehen besser klingt. Bei vielen Menschen klingt das Stimmvolumen im Stehen voller und damit professioneller.
11. Formulieren Sie kundenzentriert und setzen Sie kundenorientiertes Verhalten auch bei der Bandansage um. Dazu versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Kundschaft. Wenn Ihre Kundschaft Sie kontaktiert, möchte sie eigentlich nicht wissen, dass Sie von 13:00 Uhr bis 15:00 Uhr geschlossen haben, sondern dass Sie montags bis samstags zwischen 08.00 Uhr und 13:00 Uhr sowie 15.00 Uhr bis 18.30 Uhr erreichbar sind.
12. Geben Sie Ihrer Ansage hin und wieder ein Update. Spätestens vor Feiertagen, bei geänderten Öffnungszeiten oder vor Betriebsferien sollte die Ansage darauf hinweisen. Wichtig ist, dass es eine verantwortliche Person für die Bandansagen gibt, die sich jeweils um die Aktualisierung kümmert.

Anrufbeantworter-Text für die Firma: Kurz und bündig

Eine kompakte, sachliche Ansage wirkt professionell und vermittelt Anrufenden alles Wissenswerte. Selbstverständlich können Sie ein professionelles Tonstudio engagieren, das Ihren Text für viel Geld vertont. Sie können aber auch eine eigene Ansage formulieren. Folgende Vorlagen sind mit wenigen Griffen einfach auf die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen anpassbar.

„Guten Tag. Sie haben die Firma HubSpot erreicht. Vielen Dank für Ihren Anruf. Leider kontaktieren Sie uns außerhalb der Geschäftszeiten. Diese sind Montag bis Freitag von 08.00 Uhr bis 18.00 Uhr. Gerne rufen wir Sie schnellstmöglich zurück. Hinterlassen Sie uns dazu bitte Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Herzlichen Dank und bis bald.“

Wer eine Notfalltelefonnummer hat, sollte sie in der Ansage auf jeden Fall nennen:

„Schönen guten Tag. Sie sind verbunden mit HubSpot. Leider erreichen Sie uns nicht persönlich. Wir rufen Sie aber schnellstmöglich zurück, wenn Sie uns Ihren Namen und Ihre Telefonnummer hinterlassen. In dringenden Fällen wählen Sie bitte unsere Notfallnummer: 12345. Vielen Dank und auf Wiederhören.“

Vorlagen für eine geschäftliche Anrufbeantworter-Ansage: Beispiel Diensttelefon

Wenn Kundinnen und Kunden oder Kolleginnen und Kollegen auf Ihrem Diensttelefon anrufen und Sie nicht erreichen, wissen auch sie es zu schätzen, eine professionelle und freundliche Ansage vorzufinden. Informieren Sie Anrufende konkret über die Situation und ihre Handlungsmöglichkeiten. Folgende Beispiele können Ihnen als Vorlage dafür dienen, eine eigene Ansage zu formulieren:

„Guten Tag. Hier ist Ragnar Lotbrock, Leiter des Kundenservice bei HubSpot. Gerne hätte ich persönlich Ihren Anruf entgegengenommen, aber ich bin derzeit unterwegs. Wenn Sie mir Ihren Namen und Ihre Telefonnummer hinterlassen, rufe ich Sie schnellstmöglich zurück. Vielen Dank und auf Wiederhören.“

Haben Sie eine feste Vertretung, eignet sich folgende Vorlage:

„Guten Tag. Sie haben Ragnar Lotbrock, Leiter des Kundenservice bei HubSpot, erreicht. Leider kann ich das Gespräch nicht persönlich entgegennehmen. Zwischen 12.00 Uhr und 15.00 Uhr bin ich telefonisch am besten zu kontaktieren. Gerne rufe ich Sie zeitnah zurück, wenn Sie mir Ihren Namen und Ihre Telefonnummer aufsprechen. In Notfällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Michaela May, unter der Nummer 12345. Vielen Dank und bis bald.“

Fazit: Denken Sie den Kundenservice auch beim Anrufbeantworter mit

Eine gute Anrufbeantworter-Ansage ist eine zweite Visitenkarte für Ihr Unternehmen. Wenn Sie den Text selbst formulieren und aufnehmen, sollten Sie etwas Planung investieren. Unsere Tipps und Beispiele können Ihnen dabei helfen, selbst und kostenfrei eine hochwertige, professionelle Ansage zu produzieren.

Titelbild: Chainarong Prasertthai / iStock / Getty Images Plus