Die 6 besten CRM-Systeme für das Gesundheitswesen im Vergleich (2025)

76 Prozent der deutschen Ärzt:innen halten die Digitalisierung des Gesundheitswesens für zu langsam. Mit der elektronischen Patientenaktie ist ein wichtiger Schritt getan, doch viele Praxen und Einrichtungen kämpfen oft mit grundlegenderen Problemen. Ein Mittel hin zu einer digitaleren Arbeitsweise ist ein CRM-System im Gesundheitswesen. Was dabei wichtig ist und welche es gibt, erfahren Sie in diesem Vergleich.

Was ist ein CRM-System für das Gesundheitswesen?

Ein CRM-System im Gesundheitswesen, oder Healthcare CRM, managt als zentrale Software-Plattform alle administrativen und kommunikativen Prozesse entlang der gesamten „Patient Journey“. Dazu zählen (erste) Kontaktaufnahmen, Terminvereinbarungen und die Koordination zwischen verschiedenen Behandelnden bis hin zur automatisierten Nachsorge und Präventions-Kommunikation.

Im Kontext eines Gesundheitswesen-CRMs ist immer wieder auch von Patient Relationship Management die Rede, kurz PRM.

Die größten Herausforderungen im Gesundheitswesen im Jahr 2025

Das Gesundheitswesen in der DACH-Region kämpft mit dem demografischen Wandel, steigenden Kosten und einer langsamen Digitalisierung. Konkret steht die Branche aktuell vor folgenden Herausforderungen:

• Fach- und Pflegekräftemangel: Der Mangel an Personal ist die wohl größte Herausforderung. Bis 2049 fehlen etwa laut Destatis in Deutschland zwischen 280.000 und 690.000 Pflegekräfte.
• Administrativer Aufwand: Viel Zeit geht für Dokumentation und Verwaltung verloren anstatt direkt an den Patient:innen. Eine DKG-Studie zeigt, dass täglich drei Stunden bei Ärzt:innen und Pflegekräften für Dokumentationsarbeiten anfallen.
• Wirtschaftlicher Druck: Knapp neun von zehn vom Deutschen Ärzteblatt befragten Ärzt:innen empfinden einen wirtschaftlichen Druck.
• Kommunikation zwischen Praxen: Die „Patient Journey“ führt oft von Hausarztpraxis über Fachärzt:innen bis Klinik und Reha. Die Kommunikation zwischen diesen Stationen ist oft lückenhaft und nicht digitalisiert.

Zwar löst ein modernes Healthcare CRM diese Probleme nicht im Alleingang, es trägt aber seinen Teil dazu bei – vor allem in Bezug auf eine Entbürokratisierung. Durch digitale Prozesse können Unternehmen in der Gesundheitsbranche ihre administrativen Lasten reduzieren.

Unverzichtbare CRM-Funktionen für Unternehmen im Gesundheitswesen

Kriterien unseres CRM-Vergleichs der besten Systeme im Gesundheitswesen

Die Kriterien für unseren Vergleich der besten Healthcare CRMs gehen über allgemeine Funktionen hinaus. Wir haben die Tools danach bewertet, wie gut sie im Gesundheitswesen funktionieren:

• Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die Bedienung? Im oft zeitraubenden Praxis- oder Klinikalltag muss die Oberfläche so einfach sein, dass alle Beteiligten ohne lange Einarbeitung damit arbeiten können.
• Datenschutz & Sicherheit: Vor allem in der Gesundheitsbranche ist das wichtig. Werden die Anforderungen an den Umgang mit Patientendaten erfüllt? Ist das System DSGVO-konform und werden Daten sicher auf europäischen Servern gehostet?
• Branchenspezifische Funktionen: Gibt es spezielle Features für das Gesundheitswesen?
• Integrationen: Wie gut lässt sich das System mit der bestehenden IT-Infrastruktur verbinden? Entscheidend sind Schnittstellen zu Praxisverwaltungs- (PVS) und Krankenhausinformationssystemen (KIS), idealerweise über Standards wie HL7 oder FHIR.
• Standardfunktionen: Bietet das Tool moderne Features wie KI und Automatisierung? Kann ein KI-Chatbot beispielsweise die Terminvergabe auf der Website automatisieren oder Standardanfragen von Patient:innen beantworten, gibt es ein Ticketsystem?
• Skalierbarkeit: Wächst das CRM mit der Einrichtung mit?
• Preis-Leistungs-Verhältnis & Support: Was bekommt die Einrichtung für ihr Geld? Gibt es eine transparente Preisstruktur, eine kostenlose Testversion und deutschsprachigen Support?

6 besten CRM-Systeme für das Gesundheitswesen im Vergleich

So funktioniert das HubSpot CRM für das Gesundheitswesen im Detail

Während klinische Systeme (PVS/KIS) primär medizinische Daten verwalten, konzentriert sich HubSpot auf die Organisation aller Daten rund um die Patient:innen. Durch automatisierte digitale, automatisierte Prozesse und eine einheitliche Datenbasis können Unternehmen aus dem Gesundheitswesen mit HubSpot sowohl die Patientenerfahrung verbessern als auch ihr Personal entlasten.

Quelle: HubSpot

Das Healthcare CRM ist so die zentrale Plattform für die Patientenkommunikation und -verwaltung. Die wichtigsten Funktionen von HubSpot für Gesundheitsunternehmen im Detail:

• 360-Grad-Patientenansicht: Alle Interaktionen – jeder Anruf, jede E-Mail, jede Terminanfrage – werden in einer zentralen, übersichtlichen Kontaktdatenbank gespeichert.
• Automatisierte Patientenkommunikation: Versenden Sie automatisch personalisierte E-Mails, um die Patientenbindung zu stärken und die Versorgung zu verbessern. Bei der Erstellung der Inhalte hilft der Breeze Content-Agent, für die Terminvereinbarung nutzen Sie das integrierte Buchungstool.

• Ticketsystem: Alle Anfragen, ob per Telefon, Chat oder E-Mail, laufen im zentralen Ticketsystem zusammen und können strukturiert bearbeitet werden.
• Proaktive Betreuung: Stärken Sie die Autonomie Ihrer Patient:innen und bereiten Sie Informationen in Ihrer Wissensdatenbank (Knowledge Base) auf.
• Patientenfeedback: Über automatisch versendete Feedback-Umfragen nach einem Termin können Sie die Patientenzufriedenheit systematisch messen.
• Compliance und sichere Datenhaltung: HubSpot bietet spezielle Funktionen für HIPAA-Compliance, die auch strengen europäischen Datenschutzanforderungen an Gesundheitsdaten gerecht werden.

Preise von HubSpot:

• ab 9 € pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)
• ab 1.283 € pro Monat (Professional-Plattform)
• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

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Die 5 weiteren Top-CRMs für Firmen im Gesundheitswesen

Salesforce

Quelle: Salesforce

Salesforce richtet sich mit seiner spezialisierten „Health Cloud“ vor allem an größere Organisationen im Gesundheitswesen wie Klinikverbünde oder Pharmaunternehmen, die eine tief integrierte und hochgradig anpassbare Plattform für das Patientenmanagement benötigen.

Zu den wichtigsten Funktionen von Salesforce im Gesundheitswesen zählen:

• 360°-Patientenansicht und Patientenmanagement über die Salesforce Health Cloud
• Spezielle Werkzeuge für das Versorgungsmanagement („Care Management“) zur Erstellung und Verfolgung personalisierter Behandlungspläne
• Zuweisungs- und Überweisungsmanagement zwischen verschiedenen Ärzt:innen und Kliniken
• Integration mit medizinischen Systemen über Branchenstandards wie HL7 und FHIR möglich
• Patienten-Communities und Portale

Preise von Salesforce:

• 25 € pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• 100 € pro Monat pro Lizenz (Pro Suite)
• 175 € pro Monat pro Lizenz (Enterprise)
• 350 € pro Monat pro Lizenz (Unlimited)
• 550 € pro Monat pro Lizenz (Unlimited + KI-Suite, Agentforce und mehr)
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Microsoft 365 Dynamics

Quelle: Microsoft 365 

Ähnlich wie Salesforce bietet auch Microsoft mit seiner CRM-Lösung eine „Cloud for Healthcare“. Für Praxen und Unternehmen, die bereits stark auf das Microsoft-Ökosystem mit Tools wie Microsoft 365 und Teams setzen, ist dieses Healthcare CRM eine gute Lösung.

Die wichtigsten Features auf einen Blick:

• Zusammenarbeit von Behandlungsteams und die Durchführung von Videosprechstunden direkt über Microsoft Teams
• Personalisierte Patientenkommunikation und -kampagnen
• Erstellung eigener Gesundheits-Apps (etwa für administrative Workflows) via Power Platform
• Azure Health Data Services kann Daten aus PVS/KIS-Systemen nach dem FHIR-Standard integrieren
• KI-Assistent „Microsoft Copilot“ ist konsequent integriert

Preise von Microsoft 365 Dynamics:

• Hängen stark von den gewählten Modulen ab
• Dynamics 365 Sales: ab 60,80 € pro Monat und Nutzer:in
• Dynamics 365 Business Central (vereint alles in einer Plattform): ab 65,50 € pro Monat und Nutzer:in
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

SAP Sales Cloud

Quelle: SAP 

Die SAP Sales Cloud ist Teil der Branchenlösung für „Life Sciences und Gesundheitswesen“. Sie ist als Healthcare CRM vor allem für größere Unternehmen geeignet, da sie sehr variabel ist – aber dadurch auch komplexer als etwa HubSpot oder Pipedrive.

Zu den wichtigsten Funktionen von SAP gehören:

• Direkte Integration von Patientendaten in das SAP S/4HANA ERP-System
• Viele spezifische Funktionen für die Branche, etwa Clinical Supply Management
• Einheitliches, standortübergreifendes Patientenmanagement
• Werkzeuge für eine personalisierte Patientenansprache und das Management von Behandlungsplänen
• Tiefgehende Analysen von Klinik- und Patientendaten mit der SAP Analytics Cloud
• Integrierter KI-Assistent „Joule“

Preise von SAP Sales Cloud:

• Ab 118 € pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• Weitere Add-Ons (etwa Service, Field Sales) möglich

Pipedrive

Quelle: Pipedrive

Pipedrive ist ein im Vergleich zu SAP oder Microsoft eher einfaches und sehr intuitives CRM für das Gesundheitswesen. Gerade Terminmanagement, eine einheitliche Patientendatenbasis und Automatisierungen lassen sich so schnell umsetzen.

Die wichtigsten Features von Pipedrive im Überblick:

• Intuitive und visuelle Drag-and-Drop-Oberfläche
• Aktivitätenmanagement zur Nachverfolgung von Anfragen
• Integration von Webformularen zur einfachen Online-Terminanfrage
• Einfache Dashboards zur Analyse von Kennzahlen
• Gute mobile App, verfügbar für iOS und Android
• Über 500 Integrationen

Preise von Pipedrive:

• Ab 14 € pro Monat pro Lizenz (Lite)
• Ab 39 € pro Monat pro Lizenz (Growth)
• Ab 49 € pro Monat pro Lizenz (Premium)
• Ab 79 € pro Monat pro Lizenz (Ultimate)
• Funktionen wie Projektmanagement (nach dem Abschluss) oder Marketing-Kampagnen sind über kostenpflichtige Add-ons buchbar
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Monday CRM

Quelle: Monday

Monday.com ist weniger ein klassisches CRM, sondern eine visuelle Plattform zur Optimierung von internen Prozessen und administrativen Abläufen in Praxen und Kliniken. Es lässt sich aber über Partner wie AbilityOps auch als Healthcare CRM aufsetzen.

Die wichtigsten Features von Monday für das Gesundheitswesen aus unserer Sicht:

• „Boards“ als Kernfunktion, lassen sich flexibel als Kanban-Boards, Kalender oder Gantt-Charts darstellen
• HIPAA-Konformität im Enterprise-Plan, inklusive eines Business Associate Agreements (BAA) und spezieller Sicherheitsfeatures
• Steuerung von Patienten-Workflows, etwa für das Onboarding neuer Patient:innen oder die Verfolgung von Behandlungsphasen
• Erstellung anpassbarer digitaler Aufnahmeformulare
• Einfache Automatisierungen

Preise von Monday CRM:

• Ab 12 € pro Monat pro Lizenz (Basic)
• Ab 17 € pro Monat pro Lizenz (Standard)
• Ab 28 € pro Monat pro Lizenz (Pro)
• Enterprise auf Anfrage
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Kostenlose CRM-Software

Kostenlose Funktionen, die Ihnen sicher gefallen werden:

• Meetingplaner
• E-Mail-Vorlagen-Designer
• Live-Chat-Software
• KI-gestützter-E-Mail-Generator

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In 5 Schritten zum passenden CRM für Ihr Unternehmen im Gesundheitswesen

Um aus den vorgestellten CRM-Tools das passende System für Ihre Einrichtung zu wählen, haben wir für Sie eine Checkliste in fünf Schritten zusammengestellt:

1. Analysieren Sie Ihre Patientenprozesse: Skizzieren Sie Ihre „Patient Journey“ von der ersten Kontaktaufnahme über die Terminvereinbarung und Patientenaufnahme bis zur Nachsorge. Wo entstehen Informationslücken zwischen Verwaltung, Ärzt:innen und Patient:innen, die ein CRM schließen kann?
2. Definieren Sie die wichtigsten Funktionen: Erstellen Sie eine Checkliste mit elementaren Features. Für das Gesundheitswesen sind das vor allem höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards, Schnittstellen zu PVS/KIS-Systemen (HL7/FHIR) und Tools zur automatisierten Patientenkommunikation.
3. Holen Sie sich Team-Feedback ein: Das beste Healthcare CRM nützt nichts, wenn es im Alltag nicht akzeptiert wird. Holen Sie das Praxis- oder Empfangsteam, die Pflegekräfte und die Ärzt:innen mit ins Boot.
4. Prüfen Sie die Gesamtkosten und den ROI: Betrachten Sie die Gesamtkosten, inklusive möglicher Integrationen und Anbindungen. Wo liegt der ROI, wenn Sie den administrativen Aufwand pro Patient:in reduzieren, Terminausfälle minimieren und die Patientenzufriedenheit steigern?
5. Achten Sie auf die Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Plattform, die mit Ihrer Einrichtung wachsen kann. HubSpot etwa bietet einen kostenlosen Start.

Bonus: So starten Sie in 30 Tagen mit Ihrem HubSpot CRM durch

Wir empfehlen Ihnen HubSpot als Healthcare CRM. So automatisieren Sie die Prozesse, die losgelöst von der Gesundheit Ihrer Patient:innen abgewickelt werden – und haben so mehr Zeit, sich um das wirklich Wichtige zu kümmern.

Wollen Sie direkt loslegen? Hier ist Ihr Plan für die ersten vier Wochen:

• Woche 1: Melden Sie sich für das kostenlose HubSpot CRM an. Importieren Sie Ihre Patientenkontakte.
• Woche 2:  Richten Sie E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Kommunikation ein, etwa für Informationen vor einer Untersuchung oder Zufriedenheitsabfragen. Testen Sie eine erste Automatisierung wie eine automatische Terminerinnerung per E-Mail.
• Woche 3: Verbinden Sie Ihr E-Mail-Postfach. Erstellen Sie Vorlagen für Kostenvoranschläge bei Wahlleistungen (IGeL). Richten Sie das Kundenportal ein, damit Patient:innen dort sicher Dokumente einsehen oder den Status einer Anfrage verfolgen können.
• Woche 4: Analysieren Sie die ersten Kennzahlen im Dashboard. Wichtige Indikatoren könnten die Anzahl der online gebuchten Termine oder die Öffnungsraten Ihrer Nachsorge-E-Mails sein.

Fazit: Setzen Sie sich mit HubSpot als Healthcare CRM im Wettbewerb des Gesundheitswesens durch

Patient:innen möchten gesund werden – das hat oberste Priorität. Gerade bei Facharztpraxen sind aber auch digitale Aspekte wie die Möglichkeit von Online-Terminvereinbarungen wichtig. Rund ein Viertel sucht gezielt Praxen danach aus.

Ein Healthcare CRM kann das abbilden und gleichzeitig viele weitere Prozesse rund um die Patientenverwaltung digitalisieren. Die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem CRM-Vergleich für das Gesundheitswesen auf einen Blick:

• Enterprise-Lösungen wie Salesforce oder Microsoft mit ihren speziellen Clouds bieten spezialisierte, leistungsfähige Plattformen. Sie eignen sich für große Unternehmen und Praxen, die eine tiefe Integration in ihre komplexe IT-Landschaft benötigen.
• Spezialisierte Tools lösen Teilprobleme sehr gut: Pipedrive und Monday sind schlank und intuitiv, so lassen sich viele typische Prozesse wie Terminvereinbarungen oder E-Mail-Automatisierungen schnell einrichten.
• HubSpot vereint beide Welten. Als All-in-One-Plattform bietet sie sowohl einen einfachen, intuitiven Einstieg als auch die Möglichkeit, komplexe Prozesse abzubilden.
• Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl Ihres Healthcare CRMs sind höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards, die nahtlose Integration in Praxis- und Kliniksysteme (PVS/KIS) und einfach zu bedienende Werkzeuge zur Automatisierung der Patientenkommunikation.

FAQ: Häufige Fragen aus dem Gesundheitswesen zum Thema CRM