Die 6 besten CRM-Systeme für den Maschinenbau im Vergleich (2025)

Lange Vertriebszyklen über teils mehr als ein Jahr, sehr detaillierte Angebote mit dutzenden Follow-ups, After-Sales-Service: Tagesordnung im Maschinenbau. Viele dieser Prozesse im Vertrieb, Marketing und Service lassen sich digitalisieren. Dabei hilft ein CRM-System für den Maschinenbau und Anlagenbau. Wir blicken auf sechs Tools und was diese können müssen.

Was ist ein CRM-System für Maschinenbau?

Ein CRM-System für den Maschinenbau ist eine Plattform, mit der Unternehmen der Branche sämtliche Prozesse rund um ihre Kundenbeziehungen – von der ersten Anfrage bis zur Wartung einer ausgelieferten Maschine – abbilden können. Wichtig ist, dass das System eine einheitliche Prozess- und Datenbasis von Vertrieb (Angebotsmanagement) über Konstruktion (technische Spezifikationen) bis After-Sales-Service (Wartung, Ersatzteile) schafft.

Die größten Herausforderungen für Maschinenbauunternehmen im Jahr 2025

Bei Wachstumsprognosen von -5,6 Prozent für die deutschen Maschinenbauunternehmen im Jahr 2025 stellt sich schnell die Frage, womit die Branche zu kämpfen hat. Quer durch viele Bereiche steht der Maschinenbau vor Herausforderungen:

• Fachkräftemangel: Personal fehlt im Maschinen- und Anlagenbau flächendeckend. Laut IW-Institut könnten bis 2034 rund 178.000 Arbeitskräfte in Deutschland fehlen. Gleichzeitig erfordert die digitale Transformation neue Kompetenzen, die auf dem Arbeitsmarkt hart umkämpft sind.
• Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Technik und Service: Lange Vertriebszyklen und komplexe Produkte erfordern eine enge Zusammenarbeit – die es oft nicht gibt. Der Vertrieb nutzt ein CRM, die Konstruktion arbeitet mit CAD/PLM-Systemen und der Service dokumentiert via Excel. Dieser Mangel an durchgängigen digitalen Prozessen ist ineffizient.
• After-Sales-Potenzial: Das Servicegeschäft ist eine der Cash Cows im Maschinenbau – die Margen sind laut Remberg hier etwa 2,5-mal so hoch wie im Neumaschinengeschäft. Viele in der Branche legen darauf aber keinen Schwerpunkt. Automatisierte CRM-Prozesse bieten noch enormes Potenzial, Stichworte sind hier proaktive Serviceangebote und Cross-Selling.
• Druck durch Tech-Konzerne: Deloitte zeichnet im Report „Maschinenbau 2030“ ein Szenario, in dem Maschinenbauer in der DACH-Region von Tech-Konzernen stark unter Zugzwang gesetzt werden, da diese die Datenmacht haben. Schon heute kommt starker Druck aus China.

Ein CRM-System löst zwar nicht den Fachkräftemangel, aber es schafft die nötigen strukturierten Prozesse, um vorhandenes Personal richtig einzusetzen und Strukturen aufzubauen, die auch After-Sales und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen optimiert.

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Unverzichtbare CRM-Funktionen im Maschinenbau und Anlagenbau

Kriterien unseres CRM-Vergleichs der besten Systeme im Maschinenbau

Die Kriterien für unseren CRM-Vergleich im Maschinenbau gehen über allgemeine Funktionen hinaus. Wir haben die Tools danach bewertet, wie gut sie die komplexen und oft langwierigen Prozesse der Branche unterstützen:

• Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv lässt sich das CRM-System bedienen? Gibt es auch eine mobile Version für Servicetechniker:innen und den Vertrieb? Sind mehrere Sprachen verfügbar?
• Standardfunktionen: Bietet das Tool moderne Features wie KI und Automatisierung?
• Branchenspezifische Funktionen: Gibt es spezielle Features für den Maschinenbau? Kann die KI beispielsweise bei der Erstellung komplexer Angebote (CPQ) unterstützen oder Servicedaten für das After-Sales-Geschäft analysieren?
• Integrationen: Wie gut lässt sich das System mit der bestehenden Software-Landschaft verbinden? Gibt es API-Schnittstellen zu ERP-, CAD- und PLM-Systemen?
• Skalierbarkeit: Kann das CRM mit dem Maschinenbauunternehmen wachsen, gibt es verschiedene Preisstufen, eine kostenlose Testversion?
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Was bekommt das Unternehmen für sein Geld? Gibt es eine transparente Preisstruktur?
• Support und Implementierung: Bietet der Anbieter deutschsprachigen Support und wie schnell lässt sich das System einführen?

Die besten 6 CRM-Systeme für Maschinenbauunternehmen im Vergleich

So funktioniert das HubSpot CRM für den Maschinenbau im Detail

Quelle: HubSpot 

HubSpot ist ein All-in-One-CRM für den Maschinenbau, das die oft existierenden Datensilos zwischen Vertrieb, Konstruktion und dem wichtigen After-Sales-Service aufbricht. Mit dem Tool verbinden Sie sämtliche Phasen des Kundenlebenszyklus in einer zentralen Ansicht.

Die Plattform ist darauf ausgelegt, lange Vertriebszyklen und das Servicegeschäft einfach abzubilden. Die wichtigsten Funktionen von HubSpot für Maschinenbauunternehmen im Überblick:

• Lead Management (Marketing Hub): Im Maschinenbau dauern Kaufentscheidungen oft Monate. Generieren Sie hochwertige Leads über Content, dessen Nutzung Sie tracken. HubSpot hilft, gewonnene Leads über automatisierte E-Mail-Sequenzen über den gesamten Zyklus hinweg zu pflegen.
• Visuelle Projekt-Pipelines mit Forecasts (Sales Hub): Bilden Sie lange Vertriebszyklen in Phasen ab. So bleibt der Status auch bei monatelangen Prozessen transparent und Forecasts werden präziser.
• 360-Grad-Sicht: Alle Daten – von E-Mails mit technischen Spezifikationen bis zu Service-Tickets – sind zentral gespeichert und auch mobil abrufbar.
• Automatisierte Workflows: Das System automatisiert Routineaufgaben. Versenden Sie etwa automatisiert eine Follow-up-Nachricht, wenn ein Angebot 30 Tage unbeantwortet bleibt oder nutzen Sie den Breeze Customer Agent als „KI-Concierge“, der die immer gleichen Fragen – etwa bei Serviceanfragen – abwickelt.

• Abbildung der installierten Basis (Operations Hub & Custom Objects): Mit Custom Objects können Sie jede einzelne verkaufte Maschine als eigenes Datenobjekt anlegen und die gesamte Service-Historie daran binden.
• Integrationen: Verbinden Sie HubSpot über den App Marketplace (etwa mit Buildertrend) oder via API mit bestehenden ERP- oder PLM-Systemen.

Preise von HubSpot:

• ab 9 € pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)
• ab 1.283 € pro Monat (Professional-Plattform)
• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

Die 5 weiteren Top-CRMs für Firmen im Maschinenbau

Salesforce

Quelle: Salesforce 

Salesforce Sales Cloud bietet vor allem großen Maschinenbauunternehmen eine flexible Plattform, die sich tief an die eigenen Prozesse anpassen lässt. Der Anbieter selbst spricht von einer „nahtlosen Integration von Kunden-, Produkt- und Asset-Daten“.

Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• „Manufacturing Cloud“, digitale Plattform für Kundeninteraktionen
• Hohe Anpassbarkeit an langwierige Vertriebs- und Projektprozesse, daher ideal für die Maschinenbaubranche
• KI „Einstein AI“ bietet smarte Einblicke in Umsatzprognosen, die Pipeline und bewertet Leads des Vertriebs
• Umfangreiche Möglichkeiten zur Dokumentenverwaltung für technische Spezifikationen, Angebote und Verträge

Preise von Salesforce:

• 25 € pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• 100 € pro Monat pro Lizenz (Pro Suite)
• 175 € pro Monat pro Lizenz (Enterprise)
• 350 € pro Monat pro Lizenz (Unlimited)
• 550 € pro Monat pro Lizenz (Unlimited + KI-Suite, Agentforce und mehr)
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

Microsoft 365 Dynamics

Quelle: Microsoft 

Microsoft Dynamics 365 Sales ist eine geeignete CRM-Lösung für Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau, die bereits Tools und Systeme aus dem Microsoft-Ökosystem (zum Beispiel Microsoft 365 und Teams) einsetzen.

Die wichtigsten Features aus unserer Sicht im Überblick:

• Nahtlose Integration in Outlook, Teams und SharePoint, was die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Technik erleichtert
• Erweiterbar durch spezialisierte Partner-Add-ons für die Fertigungsindustrie aus dem „AppSource“
• KI-Assistent „Microsoft Copilot“ zur Unterstützung bei der Kommunikation und Datenanalyse
• Tiefe Analyse-Möglichkeiten von Vertriebs- und Servicedaten durch die native Anbindung an Power BI

Preise von Microsoft 365 Dynamics:

• Hängen stark von den gewählten Modulen ab
• Dynamics 365 Sales: ab 60,80 € pro Monat und Nutzer:in
• Dynamics 365 Business Central (vereint alles in einer Plattform): ab 65,50 € pro Monat und Nutzer:in
• Kostenlose Testversion für 30 Tage verfügbar

SAP Sales Cloud

Quelle: SAP 

Die SAP Sales Cloud hat eine eigene Cloud-Plattform für die Fertigungsindustrie allgemein entwickelt. Gerade für Großkonzerne ist das CRM-System eine geeignete Lösung, da es sehr variabel ist.

Zu den wichtigsten Funktionen von SAP für Maschinenbauunternehmen gehören:

• SAP Sales Cloud ist in die SAP S/4HANA-Landschaft integriert, die bereits viele Unternehmen der Branche für ihr ERP-System nutzen
• Langwierige, mehrstufige Vertriebszyklen – üblich im Maschinenbau – lassen sich effektiv verwalten
• Komplexe Angebote (CPQ) mit vielen Varianten möglich
• Integrierter KI-Assistent „Joule“ hilft bei der Automatisierung administrativer Aufgaben

Preise von SAP Sales Cloud:

• Ab 118 € pro Monat pro Lizenz (Starter Suite)
• Weitere Add-Ons (etwa Service, Field Sales) möglich

Pipedrive

Quelle: Pipedrive

Pipedrive ist im Vergleich zu HubSpot weniger „eins für alles“, sondern mehr auf den Vertrieb spezialisiert. Es richtet sich eher an kleinere, schlankere Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau.

Die wichtigsten Pipedrive-Funktionen:

• Intuitive und visuelle Drag-and-Drop-Oberfläche für Vertrieb, Marketing und Service (Fokus auf Sales und Pipelines)
• Aktivitätenbasiertes Verkaufen erinnert Vertriebsmitarbeiter:innen proaktiv an die nächste fällige Aktion (Anruf, E-Mail, Meeting)
• Gute mobile App, verfügbar für iOS und Android
• Über 500 Integrationen

Preise von Pipedrive:

• Ab 14 € pro Monat pro Lizenz (Lite)
• Ab 39 € pro Monat pro Lizenz (Growth)
• Ab 49 € pro Monat pro Lizenz (Premium)
• Ab 79 € pro Monat pro Lizenz (Ultimate)
• Funktionen wie Projektmanagement (nach dem Abschluss) oder Marketing-Kampagnen sind über kostenpflichtige Add-ons buchbar
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

Monday CRM

Quelle: Monday

Monday CRM basiert auf einem flexiblen „Work OS“ und ist damit eine Art Baukasten, mit dem sich Maschinenbauer ihre eigenen visuellen Prozesse für Vertrieb und Projektmanagement zusammenstellen können. Das ist vor allem für kleinere Unternehmen (und Teams) der Branche eine passende Option.

Die wichtigsten Features für Maschinenbauunternehmen aus unserer Sicht:

• „Boards“ als Kernfunktion, die sich flexibel als Kanban-Boards, Kalender oder Gantt-Charts darstellen lassen
• Ressourcenmanagement zur visuellen Planung und Zuweisung von Ingenieur*innen oder Techniker*innen zu verschiedenen Projekten
• Benutzerdefinierte Formulare für Prozesse wie die Anforderung von Ersatzteilen oder die Meldung von Servicefällen
• Verschiedene „No-Code“-Bausteine, mit denen auf den Maschinenbau angepasste Workflows erstellen werden können
• Einfache Automatisierungen

Preise von Monday CRM:

• Ab 12 € pro Monat pro Lizenz (Basic)
• Ab 17 € pro Monat pro Lizenz (Standard)
• Ab 28 € pro Monat pro Lizenz (Pro)
• Enterprise auf Anfrage
• Kostenlose Testversion für 14 Tage verfügbar

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In 5 Schritten zum passenden CRM für Ihre Firma im Maschinenbau

Um aus den vorgestellten CRM-Tools für den Maschinen- und Anlagenbau genau das System zu wählen, das Ihren Erwartungen entspricht, haben wir eine Checkliste in fünf Schritten vorbereitet:

1. Analysieren Sie Ihre eigenen Prozesse: Skizzieren Sie Ihre Abläufe von der Anfrage für eine Maschine oder Anlage über die Kalkulation bis zum Service. Wo entstehen Datensilos zwischen Vertrieb und Service? Welche Prozesse kann ein CRM abdecken?
2. Definieren Sie die wichtigsten Funktionen: Erstellen Sie eine Checkliste mit elementaren Features. Für den Maschinenbau gehören dazu in der Regel eine mobile App, CPQ-Funktionen für komplexe Angebote und Schnittstellen zur Integration von ERP-, CAD- und PLM-Software.
3. Holen Sie Team-Feedback ein: Das beste Maschinenbau-CRM nützt Ihnen nichts, wenn es nicht von Ihrem Team akzeptiert wird. Holen Sie die Konstruktionsabteilung, den Vertrieb und auch Servicetechniker:innen mit ins Boot, lassen Sie sie Workflows und Abläufe testen.
4. Prüfen Sie Gesamtkosten und den ROI: Betrachten Sie die Gesamtkosten. Wo liegt der grobe ROI der jeweiligen CRM-Tools?
5. Achten Sie auf Skalierbarkeit: Wählen Sie ein Tool, die mitwächst. Fangen Sie etwa mit einem kostenlosen Paket wie bei HubSpot an – wichtig ist aber, dass die Plattform immer erweitert werden kann.

Bonus: So starten Sie in 30 Tagen mit Ihrem HubSpot CRM durch

Wir empfehlen Ihnen HubSpot als CRM-Lösung für Ihr Maschinenbauunternehmen. So decken Sie alle Bereiche von der Kontaktverwaltung über das Management langer Vertriebszyklen bis hin zur (KI-)Automatisierung über eine Oberfläche ab.

Wollen Sie direkt loslegen? Hier ist Ihr Plan für die ersten vier Wochen:

• Woche 1: Melden Sie sich für das kostenlose HubSpot CRM an. Importieren Sie Ihre wichtigsten Kontakte und Leads. Erstellen Sie eine erste individuelle Pipeline mit Phasen, die zu Ihren Leistungen im Maschinen- oder Anlagenbau passen.
• Woche 2: Übertragen Sie Ihre 20 wichtigsten aktiven Verkaufschancen (Deals) in die neue Pipeline. Richten Sie E-Mail-Vorlagen für Standardanfragen ein, zum Beispiel für die Nachverfolgung eines komplexen Angebots. Testen Sie eine erste Follow-up-Automatisierung.
• Woche 3: Erstellen Sie Angebotsvorlagen (Quotes) für Ihre Standardprodukte oder Servicepakete. Verbinden Sie Ihr E-Mail-Postfach.
• Woche 4: Analysieren Sie die ersten Kennzahlen im Dashboard, etwa die Anzahl der Angebots-Erfolgsquote (Win-Rate). Optimieren Sie die Pipeline-Phasen und planen Sie mit dem Team die vollständige Skalierung für das nächste Quartal.

Fazit: Setzen Sie sich mit dem HubSpot CRM im Maschinenbau-Wettbewerb durch

Angesichts des steigenden Wettbewerbsdrucks ist die Prozessoptimierung für Unternehmen im Maschinenbau wichtig. Jeder fünfte Arbeitsplatz ist aufgrund der aktuellen Herausforderungen der Branche bereits in Gefahr.

Ein CRM trägt seinen Teil dazu bei. Es digitalisiert und optimiert die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Technik und vor allem dem profitablen After-Sales-Service. Die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem Vergleich der besten CRM-Systeme für den Maschinenbau auf einen Blick:

• Enterprise-Lösungen (Salesforce, SAP, Microsoft) sind sehr leistungsstark und eignen sich für Großkonzerne, die eine tiefe Integration in bestehende Systeme benötigen und hohe Komplexitäten abbilden müssen.
• Spezial-Tools (Pipedrive, Monday) legen den Fokus auf einen Teilbereich – Pipedrive auf den reinen Vertrieb, Monday auf das visuelle Projekt- und Prozessmanagement.
• HubSpot ist die All-in-One-Plattform, die als einzige im Vergleich den Vertrieb (Sales Hub), das Marketing (Marketing Hub) sowie den profitablen After-Sales-Service (Service Hub) nahtlos verbindet.
• Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines CRM sind Funktionen für den After-Sales-Service, die Möglichkeit zur komplexen Angebotserstellung (CPQ) und die Integrationsfähigkeit mit ERP-, CAD- und PLM-Software.

FAQ: Häufige Fragen aus der Maschinenbauindustrie zum Thema CRM