Soft Skills: So trainieren & erweitern Sie Ihre Fähigkeiten

Knapp 2,9 Millionen Studierende gab es im Wintersemester 2019/2020 in Deutschland. Die Tendenz ist seit 15 Jahren steigend. Warum? Weil ein Studium einem Fachwissen vermittelt. Und weil Zertifikate und Titel in Deutschland wichtiger als die wirklichen Fähigkeiten seien, so heißt es immer wieder. Andererseits haben Sie sicherlich schon gehört, dass Bewerber unbedingt viele Soft Skills mitbringen sollten, um einen guten Job zu finden.

Was sich hinter diesem Begriff verbirgt, was die „weichen Fähigkeiten“ wirklich sind und wie Sie Ihre verbessern können – das und mehr erfahren Sie in diesem Leitfaden.

Was versteht man unter Hard Skills?

Der englische Begriff Hard Skill wird mit Fachwissen, Fachkompetenz oder Sachkunde übersetzt. Das bedeutet, es handelt sich um „harte“, sprich messbare und klar nachvollziehbare Kompetenzen. Diese eignen Sie sich durch Ihre schulische Bildung, eine Ausbildung oder ein Studium an. Am Ende besitzen Sie Wissen und Fertigkeiten, die Sie in Ihrem Beruf anwenden können.

Fachliche Kompetenzen: Beispiele

Hard Skills sind beispielsweise Kenntnisse über spezielle Programme und Tools, wie in etwa über bestimmte CRM-Tools für einen Job im Vertrieb. Oder handwerkliche Fähigkeiten, um den Beruf des Schreiners ausüben zu können. Und ein Englischlehrer sollte die englische Sprache perfekt lesen, schreiben und vermitteln können. Diese Fähigkeiten belegt er am besten mit guten Noten und Zeugnissen in diesem Fachbereich.

Soft Skills und Hard Skills: Die Unterschiede

Hard Skills sind bei allen Berufen die Mindestvoraussetzungen. Zum Beispiel müssen Sie für einen Vertriebsjob gewisse fachliche Voraussetzungen erfüllen, auch als Quereinsteiger. Wenn Sie diese harten Kompetenzen gar nicht oder unzureichend bieten, haben Sie bei einer Bewerbung keine Chance.

Anders sieht es bei den Soft Skills aus. Hierbei handelt es sich um Eigenschaften und Fähigkeiten, die unter anderem Ihre Persönlichkeit, Ihre Neigungen und Interessen, Ihr Verhalten und den Umgang mit den Kollegen bestimmen. Diese sogenannten Schlüsselkompetenzen können Sie im Privatleben und in verschiedenen Berufen anwenden. Sie benötigen dafür keine Ausbildung, kein Studium und auch keine Zeugnisse oder Zertifikate.

Ihre Soft Skills können Sie zwar trainieren und verbessern (mehr dazu weiter unten im Text), aber viele sanfte Kompetenzen basieren auf Ihrem bisherigen Leben – und somit auf Erfahrungen, auf Kommunikation sowie dem Austausch mit anderen Menschen. Sie sind nicht greifbar, schwer bis gar nicht messbar, subjektiv und auf keinen Beruf festgelegt.

Soft Skills: Liste mit weichen Faktoren

Wenn Sie Stellenausschreibungen lesen, sehen Sie meist die gleichen Soft Skills, die sich Unternehmen von ihren Bewerbern wünschen. So könnte der Eindruck aufkommen, es gäbe nur eine Handvoll Soft Skills. Das stimmt allerdings nicht. Es gibt über 100 weiche Faktoren, die im Berufsleben wichtig sein können.

Um die Soft Skills besser zu unterscheiden, haben Wissenschaftler sie in folgende Kategorien eingeteilt:

• persönliche Kompetenzen

• soziale Kompetenzen

• kommunikative Kompetenzen

• methodische Kompetenzen

Hinweis: Oft werden die kommunikativen Soft Skills in die sozialen Kompetenzen integriert. So gibt es dann nur drei statt vier Kategorien.

Hier eine verkürzte Liste, wie verschiedene Soft Skills kategorisiert sind:

• Persönliche Kompetenzen

  • Selbstvertrauen

  • Zielstrebigkeit

  • Lernbereitschaft

  • Engagement

  • Selbstreflektion

  • analytisches Denken

• Sozialkompetenzen

  • Teamfähigkeit

  • Empathie

  • Menschenkenntnis

  • Mitarbeiterführung

  • Vermittlungsfähigkeit

  • Kritikfähigkeit

• Kommunikationskompetenzen

  • Kommunikationsfähigkeit

  • Gesprächsführung

  • Networking

  • Überzeugungsfähigkeit

  • Durchsetzungsfähigkeit

  • nonverbale Kommunikation

• Methodenkompetenzen

  • Flexibilität

  • Organisationsvermögen

  • Belastbarkeit

  • strategisches Vorgehen

  • Zeitmanagement

  • Delegieren

  • Frustrationstoleranz

Viele Kompetenzen gehen fließend von der einen Kategorie in die nächste über. Zudem können verschiedene Fähigkeiten und Eigenschaften zusammengefasst werden. Dazu gehört beispielsweise die emotionale Intelligenz, welche unter anderem aus Empathie, Motivation, Selbstdisziplin und Selbstwahrnehmung besteht.

Soft Skills: Beispiele für wichtige Business-Kompetenzen

Diese weichen Faktoren fordern Unternehmen häufig:

Belastbarkeit

Wenn ein Unternehmen von Ihnen Belastbarkeit als Soft Skill fordert, sollte Ihnen gleich klar sein: Dieser Job kann sehr stressig werden. Sie müssen häufig mit Hindernissen und Rückschlägen rechnen, dabei wohl auch flexibel arbeiten. Nur wenn Sie belastbar sind, können Sie den großen Herausforderungen entgegentreten, sie kanalisieren und meistern.

Delegieren

In vielen Berufen gibt es ständig viel zu tun. Wenn sich bei Ihnen die Akten stapeln und Ihr Arbeitsplatz voll mit Notizzetteln ist, müssen Sie handeln. Delegieren Sie Ihre Arbeit an Kollegen. Wer richtig delegiert, schafft sich Freiräume für die wirklich wichtigen Dinge. Zum Beispiel darf sich ein Vorgesetzter nicht um Kleinkram kümmern – dafür hat er Mitarbeiter.

Durchsetzungsvermögen

Delegieren Sie einen Teil Ihrer Arbeit? Sagen Sie auch einmal nein zu neuen Aufgaben? Treffen Sie stets zeitnah wichtige Entscheidungen? Dann besitzen Sie Durchsetzungsvermögen. Dieses müssen Sie in allen Positionen und Hierarchieebenen beweisen. Als Vorgesetzter ist es Ihre Pflicht, einen Kurs vorzugeben und durchzuhalten – auch bei Widerständen. Und als Angestellter sollten Sie darauf achten, dass nicht zu viele Tasks auf Ihrem Tisch landen.

Engagement

Selbst den Ball aufgreifen und handeln: Das wünschen sich viele Unternehmen von ihren Mitarbeitern. Wer engagiert ist, handelt intrinsisch (innerlich) motiviert und will etwas verändern. Ihre Vorgesetzten wissen, dass sie Ihnen nicht jede Aufgabe „vorkauen“ müssen, sondern dass Sie sich eigenständig um Ihre Tasks kümmern. Und dass Sie diese auch ohne Ermahnung erledigen. Im Idealfall bedeutet Engagement ebenso, dass Sie Ihre Aufgaben nicht nur zu 80%, sondern zu 120% erledigen.

Flexibilität

Darunter werden verschiedene Dinge verstanden, wie zum Beispiel die zeitliche Flexibilität. Hier erwartet ein Unternehmen, dass Sie kein Problem mit Überstunden oder Wochenendarbeit haben. 

Flexibilität kann auch „open-minded“ bedeuten. Das heißt, Sie passen sich schnell an neue Herausforderungen und Situationen an. Damit sind Sie offen für neue Lösungen und Wege. Derart besitzt Flexibilität eine ähnliche Bedeutung wie Anpassungsfähigkeit.

Kommunikationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit darf nicht eins zu eins mit dem Verb „kommunikativ“ gleichgesetzt werden. Ein kommunikativer Mensch ist eine Person, die viel redet, ohne sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Bei der Kommunikationsfähigkeit geht es darum, sich klar und deutlich auszudrücken. 

Zudem sollten Sie in der Lage sein, die Aussagen von Ihren Kollegen zu verstehen, um sie beispielsweise in Tasks umzuwandeln. Zudem wird unter Kommunikationsfähigkeit verstanden, die richtigen Kommunikationsmittel und -wege zu nutzen (beispielsweise E-Mails oder Chat-Tools), um auf wichtige Dinge aufmerksam zu machen.

Kritikfähigkeit

Kein Mensch ist perfekt. Und im Berufsleben gibt es viele Gründe, warum Dinge schiefgehen oder anders als geplant verlaufen. In solchen Fällen kann es in Ihre Richtung negatives Feedback geben.

Die Kritikfähigkeit ist die Kompetenz, Beurteilungen oder Leistungseinschätzungen ruhig anzuhören, anzunehmen und die angesprochenen Kritikpunkte zu verbessern. Zudem gehört zu der Kritikfähigkeit – besonders bei destruktiver Kritik –, die angesprochenen Punkte sachlich zu erläutern, ohne dabei verletzend oder persönlich zu werden.

Teamfähigkeit

Diese Kompetenz ist in den meisten Stellenausschreibungen zu lesen. Teamfähigkeit sagt im Grunde aus, dass Sie kein Einzelgänger und Einzelkämpfer sein dürfen. Stattdessen gilt es, gemeinsam mit einem oder mehreren Teams die Aufgaben zu bewältigen. Damit das gelingt, sollten Sie weitere Sozial- und Kommunikationskompetenzen besitzen. Dazu gehören unter anderem Empathie und Kommunikationsfähigkeit.

Warum sind Soft Skills generell so wichtig?

Menschen sind keine Roboter und auch keine Maschinen. In immer mehr Berufen gehört der tägliche Austausch mit anderen Menschen dazu. Damit das ohne Probleme funktioniert, müssen Sie mit gewissen Soft Skills punkten. 

Dazu kommt, dass sich viele Berufsbilder verändert haben, womit die Anforderungen komplizierter und komplexer wurden. Ein Programmierer kann beispielsweise nicht mehr im dunklen Kämmerlein vor sich hinarbeiten. Er ist der wichtige Bestandteil agiler Teams, die sich ständig austauschen, um große Software- und Digitalprojekte zu stemmen.

Und in manchen Berufen ist der soziale Austausch schon immer das A und O, zum Beispiel im Vertrieb. Trotz Digitalisierung haben Sie es hier immer noch jeden Tag mit Kunden aus Fleisch und Blut zu tun. 

Damit sind Soft Skills eben Schlüsselkompetenzen, die wichtig für Ihren Beruf und Ihre weitere Karriere sind. Als unsozialer, egoistischer, schweigender, unstrukturierter und nicht belastbarer Einzelgänger werden Sie es im Geschäftsleben extrem schwer haben. Dabei ist es unbedeutend, wie stark Ihre Hard Skills sind. Zu Ihrer Fachkompetenz müssen Sie immer viele weiche Faktoren mitbringen, damit Sie zu einem Unternehmen passen.

Weiche Faktoren: Welche braucht es heutzutage?

Damit Sie als Bewerber im Anschreiben sowie im persönlichen Gespräch überzeugen können, müssen Sie die Hard und Soft Skills der Stellenausschreibung weitestgehend erfüllen.

Das sind laut des Business-Netzwerkes LinkedIn die meistgefragten weichen Faktoren, die sich deutsche Unternehmen 2020 wünschen:

• Team- und Anpassungsfähigkeit

• gutes Zeitmanagement

• Kreativität 

• hohe emotionale Intelligenz

Wie verschiedene Erhebungen zeigen, gibt es hierbei Veränderungen und Verschiebungen. Zum Beispiel fand eine Umfrage der Bitkom Research GmbH im Auftrag von LinkedIn heraus, dass

• Unternehmen zukünftig mehr Team- und Mitarbeiterführung sowie interkulturelle und funktionsübergreifende Kompetenzen erwarten und

• Kompetenzen wie Kreativität, Präsentieren und Entscheidungsfähigkeit bis zum Jahr 2027 weniger gefragt sein könnten als zum Zeitpunkt der Umfrage im Jahr 2017.

Was zählt bei Vertriebsjobs?

Selbstverständlich sind diese Aussagen mit Vorsicht zu genießen. Jede Branche und jeder Arbeitgeber hat am Ende ganz individuelle Anforderungen an jede einzelne Position.

Zum Beispiel müssen Vertriebsmitarbeiter belastbar, flexibel, empathisch und kommunikationsstark sein. Darüber hinaus sollten sie selbstsicher, kompetent, vertrauenswürdig und seriös auftreten. Um Leads und Abschlüsse zu erzielen, sollten sie unter anderem verhandlungsstark, zielorientiert und standfest sein.

Nicht jede Eigenschaft benötigen Sie, wenn Sie Entwickler oder Grafiker sind. Hier zählen andere Skills.

Wie Sie bei einer Bewerbung mit Ihren Soft Skills überzeugen

Wenn Sie ein Bewerbungsschreiben verfassen, sollten Sie genau auf die erforderlichen Hard und Soft Skills der Stellenausschreibung eingehen. Rattern Sie dabei aber nicht plump herunter, dass Sie die gewünschten Anforderungen erfüllen. Ein Satz wie „Ich bin teamfähig, kommunikationsstark, empathisch, wissbegierig, belastbar, zielstrebig, überzeugungsstark und besitze viel Kreativität” ist ein No-Go.

Stattdessen sollten Sie

• sich auf drei bis fünf Soft Skills fokussieren,

• Ihre stärksten Kompetenzen nennen und

• Ihre Soft Skills belegen.

Der Beweis für Ihre Soft Skills könnte so aussehen:

• Wenn Teamfähigkeit gewünscht ist, schreiben Sie: „Seit zwei Jahren trainiere ich die D-Jugend des örtlichen Fußballvereins. Daran gefällt mir besonders, dass ich junge Talente fördern und fordern kann.“

• Gilt Kreativität als eine der Schlüsselkompetenzen, wäre eine mögliche Formulierung: „In meiner Freizeit fotografiere ich gern. Meine Bilder gewannen schon zahlreiche Preise, unter anderem den eines renommierten Fotomagazins.“

• Steht in einer Stellenausschreibung, dass Sie belastbar sein müssen? Belegen Sie das zum Beispiel so: „Seit sechs Jahren arbeite ich ehrenamtlich beim Hospiz, besonders in den Abend- und Nachtschichten. Die Tätigkeit, kranke Menschen in den letzten Tagen ihres Lebens zu begleiten, hat mich auf die zahlreichen schwierigen Herausforderungen des Privat- und Berufslebens vorbereitet.“

Soft Skills trainieren: Wie geht das?

Im Gegensatz zu den Hard Skills können die weichen Fähigkeiten nur bedingt bis gar nicht gemessen werden. Zudem vermittelt man Ihnen viele Kompetenzen weder in einer Ausbildung noch bei einem Hochschulstudium. Vielmehr erwerben Sie Ihre Soft Skills fortwährend in Ihrem Leben. Besonders prägend sind die Jahre als Kind und Teenager.

So können Sie Ihre Sozial-, Kommunikations- und Methodenkompetenz wie auch Ihre persönlichen Kompetenzen verbessern:

1. Nehmen Sie eine Ist-Analyse vor, indem Sie sich und Ihre Soft Skills selbst reflektieren. Was sind Ihre Stärken, was Ihre Schwächen? Welche Kompetenzen sind für Ihr Privat- und Berufsleben wichtig?

2. Setzen Sie sich Ziele. Welche Fähigkeiten sind für Sie wichtig? Welche davon wollen Sie erlernen oder verbessern und warum? Welche Ziele beziehungsweise Wünsche sollen damit erfüllt werden (neuer Job, neuer Partner, mehr Freunde, Sozialstatus etc.)? Und wie machen Sie den Erfolg einigermaßen messbar?

3. Überlegen Sie sich eine Strategie: Mit welchen Maßnahmen können Sie Ihre Ziele erreichen? Wie ist es möglich, Kompetenz A, B und C zu erlangen? Müssen Sie dafür eventuell Seminare besuchen? Oder soll Ihnen ein Coach zur Seite stehen?

4. Soft Skills lassen sich nicht von heute auf morgen erlernen. Für manche benötigen Sie viele Monate oder Jahre. Deswegen heißt es: dranbleiben.

5. Wie gut kommen Sie voran? Haben Sie Ihre Ziele erreicht? Woran hapert es noch? Führen Sie regelmäßig eine Selbstreflektion durch. 

Merken Sie sich: Die Soft Skills zu trainieren, ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Ihre Persönlichkeitsentwicklung wird niemals zu Ende sein, denn Sie und Ihr Leben verändern sich ständig.

Tipp: Manche Soft Skills lassen sich fast wie Hard Skills erlernen, zum Beispiel eine Methodenkompetenz wie in etwa das Zeitmanagement. Arbeiten Sie hierzu allgemeine Zeitmanagement-Tipps durch und wenden Sie diese an. Ergänzen Sie sie durch optimierte Arbeitsweisen, um sukzessive besser zu werden.

Soft Skills im internationalen Vergleich

Wenn Sie eine Stelle im Ausland suchen, sollten Sie sich bewusst sein, dass dort eventuell ganz andere Soft Skills als in Deutschland gefragt sind. So zeigt eine Analyse von Joblift, dass in Frankreich Selbstständigkeit, Sorgfalt und Sozialkompetenz ganz oben stehen, während in den Niederlanden Anpassungsfähigkeit, Kommunikationsgeschick und Teamfähigkeit am wichtigsten sind.

Bild: HubSpot

Interessant ist hierbei, dass in manchen Ländern die individuelle Arbeitsweise wichtiger als das Verhalten gegenüber dem jeweiligen Unternehmen oder der zwischenmenschliche Austausch ist. Das bedeutet am Ende, dass in anderen Ländern nicht nur fremde Sitten, sondern auch unterschiedliche Arbeitsweisen vorherrschen. Ein nicht zu unterschätzender Faktor, wenn Sie sich beruflich verändern möchten und deswegen mit dem Ausland liebäugeln.

Soft Skills sind ein wichtiger Baustein im Gesamten

Natürlich ist jede Qualifikation, jedes Zertifikat und jeder belegbare Hard Skill wichtig. Daran wird sich wahrscheinlich nicht viel ändern, denn für jeden Job benötigen Sie Fachwissen und speziellen Fähigkeiten. Doch wir alle sind mehr als nur eine Ansammlung von Know-how. Wir sind Menschen, die mit anderen Menschen interagieren – je nach Beruf unterschiedlich viel. 

Nichtsdestotrotz muss jeder gewisse Soft Skills besitzen und das ist auch gut so. Einerseits für die Unternehmen, welche die perfekt passenden Mitarbeiter suchen. Und für Sie, wenn Sie eine Arbeit haben möchten, mit der Sie auf allen Ebenen zufrieden sind: Wenn Sie neben dem fachlichen Austausch auch Kollegen haben, mit denen Sie freundlich und friedlich zusammenarbeiten können. Oder wenn Sie Geschäftspartner haben, mit denen Sie nicht nur gutes Business machen, sondern sich ebenso auf ein Feierabendgetränk treffen können.

Titelbild: Author / Getty Images