Die digitale Revolution brachte das Informationszeitalter, das uns mit einer Flut an Daten überschwemmte. In Unternehmen ist Informationsmanagement der Wellenbrecher, mit dem der Datenfluss geleitet wird. Bevor das passieren kann, muss erst eine Strategie her. Wir erklären Ihnen, was Informationsmanagement ist und welche Aufgaben dazugehören.
Was ist Informationsmanagement?
Informationsmanagement ist die Art und Weise, wie Unternehmen und Organisationen ihre Informationen verwalten, speichern und abrufen. Dies geschieht durch Datenbanken, Content-Management-Systeme und Dokumentenverwaltungssysteme. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit von der richtigen Person genutzt werden.
Als führender Experte im Informationsmanagement hatte Prof. Dr. Helmut Krcmar großen Einfluss auf das Gebiet. Er arbeitete unter anderem eng mit internationalen Unternehmen zusammen, um praktische Lösungen zu erarbeiten.
Während für Krcmar Informationsmanagement auf Unternehmensebene im Fokus stand, entwickelte sich auch ein persönliches Informationsmanagement. Vor allem das aufkommende Interesse an Computern und anderen Technologien sorgte dafür, dass immer mehr Menschen auch privat nach Wegen suchten, ihre digitalen Informationen zu organisieren.
Warum ist Informationsmanagement wichtig?
Das Informationsmanagement ist wichtig, weil es für die Verwaltung und den Schutz wertvoller Informationsressourcen eines Unternehmens verantwortlich ist. Es fördert eine effiziente und produktive Arbeitsweise, da die Zugänglichkeit und Aktualität der Daten durch das Informationsmanagement begünstigt wird.
Gleichzeitig werden durch ein Informationsmanagement Redundanzen vermieden, wodurch Sie sicherstellen, dass jede Information eine einzige, verlässliche Quelle besitzt. Auch aus Sicht der Sicherheit spielt Informationsmanagement eine große Rolle. Die Verwaltung der Daten in einem System oder einer Cloud ermöglicht es, Informationen zu teilen und zu bearbeiten, ohne den Schutz der Daten zu torpedieren.
Durch strategisches Informationsmanagement sichern sich Unternehmen zudem einen Wettbewerbsvorteil, da sie ihre Informationen möglichst effektiv nutzen und so bessere Entscheidungen treffen.
Was sind die Aufgaben des Informationsmanagements?
Unabhängig von Abteilung und Position gehören Informationen und Daten zum Arbeitsalltag vieler Beschäftigter. In Unternehmen umfasst Informationsmanagement daher Aufgaben, die abteilungsübergreifend sind.
1. Strategieentwicklung
Eine der wichtigsten Aufgaben im Informationsmanagements ist die Entwicklung einer Strategie, die auf die Geschäftsziele des Unternehmens einzahlt. Sie gewährleistet, dass ein Unternehmen auch in einer sich verändernden Geschäftsumgebung auf Marktveränderungen, technologische Entwicklungen oder neue Kundenbedürfnisse eingehen kann.
2. Auswahl und Implementierung des Systems
Im digitalen Zeitalter werden Informationen nicht analog verwaltet, sondern über CMS oder andere Informations- und Datensysteme. Neben der Implementierung des Systems gehört auch die Organisation zu den Aufgaben der Informationsmanager und -managerinnen.
3. Sicherung von Qualität und Integrität der Daten
Damit alle Mitarbeiter mit korrekten Daten arbeiten, muss im Informationsmanagement sichergestellt werden, dass sämtliche gespeicherten Daten korrekt, aktuell und konstant sind.
4. Datenschutz
Durch Sicherheitsprotokolle und -richtlinien, die vom Informationsmanagement eingeführt werden, stellen Unternehmen sicher, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Beschädigung geschützt sind.
5. Informationsbeschaffung
Auch die Beschaffung von Informationen kann im Informationsmanagement eine Aufgabe sein. Sie stellt sicher, dass Unternehmen Informationen und Daten haben, anhand derer sie fundierte Entscheidungen treffen können. Diese Informationen helfen zum Beispiel, um ein besseres Verständnis des aktuellen Marktes zu entwickeln oder um effizientes Risikomanagement betreiben zu können.
Eine interne Informationsbeschaffung erfolgt beispielsweise über die Auswertung von Verkaufszahlen, das Feedback von Mitarbeitenden oder die Begründung bei der Reklamation. Externe Informationsbeschaffung erfolgt zum Beispiel durch die Beobachtung des Wettbewerbs oder des Marktes und der aktuellen politischen Situation. Aber auch klassische Kundenbefragungen sind Aufgabe des Informationsmanagements.
6. Katastrophenmanagement
Durch Informationsmanagement können Risiken und Herausforderungen rechtzeitig erkannt werden. Sollte dennoch eine Krise entstehen, helfen die Daten, um proaktiv Maßnahmen zu entwickeln, die größere negative Auswirkungen verhindern.
7. Compliance Management
In vielen Branchen und Ländern müssen Unternehmen bestimmte regulatorische Standards erfüllen. Das Informationsmanagement hilft dabei, aktuelle Daten zu verwalten, anhand derer die Ressourcen und Arbeitsschritte entlang der Wertschöpfungskette nachvollzogen werden können. Gleichzeitig stellt das Informationsmanagement sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen zur Daten- und Informationsverwaltung erfüllt werden.
8. Service Management
Sinnvoll umgesetzt kann Informationsmanagement dazu beitragen, ein besseres Verständnis für die Bedürfnisse und das Verhalten Ihrer Zielgruppe zu entwickeln. Durch die strategische Datenverwaltung erhalten Sie aktuelle Informationen, die Sie bei der Entwicklung neuer Marketingmaßnahmen einbeziehen können. Hierzu zählt auch die Kommunikation mit anderen Stakeholdern, etwa Mitarbeitenden, Investoren oder Kooperationspartnern.
9. Projektmanagement
Im Projektmanagement stellen Informationsmanager sicher, dass alle Beteiligten Zugriff auf die notwendigen Daten erhalten. Daneben unterstützen sie auch bei der Verwaltung und Dokumentation neuer Daten, die im Zuge eines Projektes entstehen.
10. Innovationsförderung
Ein effizientes Informationsmanagement ermöglicht Unternehmen, neue Geschäftsmodelle, Angebote und Maßnahmen zu entwickeln, wodurch das Innovationspotenzial vorangetrieben wird. Denn durch Informationsmanagement erhalten Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf alle Informationen, wodurch sie neue Ideen entwickeln und Prozesse überdenken können.
Parallel dazu fördert das Informationsmanagement den Wissensaustausch und eine Kultur der Zusammenarbeit, was die Wahrscheinlichkeit für innovative Ideen steigert.
Was ist der Unterschied zum Wissensmanagement?
Wissensmanagement und Informationsmanagement hängen eng zusammen, unterscheiden sich jedoch in einigen grundlegenden Punkten.
Wissensmanagement
Wissensmanagement geht über reine Daten hinaus und beinhaltet auch implizites, nicht dokumentiertes Wissen, das in den Köpfen Ihrer Beschäftigten gespeichert ist.
- Fokus auf Wissen: Wissensmanagement konzentriert sich auf die Verwaltung und Nutzung des expliziten und impliziten Wissens innerhalb einer Organisation.
- Strategisches Ziel: Das Hauptziel ist es, Wissen in der Organisation zu sammeln, zu organisieren, zu teilen und anzuwenden, um die Effizienz, Innovation und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
- Menschlicher Faktor: Wissensmanagement betont die Rolle der Mitarbeiter bei der Erzeugung, Speicherung und Weitergabe von Wissen.
Informationsmanagement
Die technologische Infrastruktur, die Unternehmen für Informationsmanagement einführen und aufbauen, kann wiederum auch für Wissensmanagement genutzt werden. Die Unterschiede im Informationsmanagement sind im Wesentlichen:
- Fokus auf Informationen: Informationsmanagement konzentriert sich hauptsächlich auf die effiziente Erfassung, Speicherung, Organisation und den Zugriff auf Informationen. Unabhängig davon, ob es sich um Wissen handelt oder nicht.
- Operative Ausrichtung: Informationsmanagement ist oft mehr auf die täglichen operativen Abläufe ausgerichtet, einschließlich der Verwaltung von Datenbanken, Dokumenten und anderen Informationsressourcen.
- Technologiebetont: Es werden Technologien und Systeme zur Erfassung und Speicherung von Informationen genutzt.
- Messbarkeit: Informationsmanagement legt oft mehr Wert auf die Messbarkeit von Informationen.
Fazit: Informationsmanagement als Schlüssel zum Erfolg
Wissen ist Macht, darüber sind sich nicht nur Unternehmen einig. Durch strategisches Informationsmanagement schaffen Sie eine Umgebung, in der Wissensaustausch proaktiv gefördert wird. Mit der strategischen Verwaltung der Daten wird das Unternehmensrad unentwegt angetrieben, da ein kontinuierlicher Zugriff auf qualitative Informationen gewährleistet wird.
So ermöglicht Informationsmanagement eine schnellere Entscheidungsfindung und weniger Redundanzen. Durch die zentrale Speicherung und Organisation sparen Unternehmen wertvolle Ressourcen und Zeit, die in kreatives Denken und Innovationen gesteckt werden können.
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