Mit dem Business Continuity Plan sicher durch die Krise

Ausfälle von IT und Technik plagen wohl jedes Unternehmen – und nicht immer können die Probleme im laufenden Betrieb gelöst werden. Neben IT-Ausfällen können nämlich auch Naturkatastrophen, Epidemien oder Angriffe Situationen auslösen, in denen ein Notfallprogramm unentbehrlich ist. Der Business Continuity Plan schafft hier Abhilfe.

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein solcher Business Continuity Plan ist, woraus er besteht und weshalb er Ihr Unternehmen vor bösen Überraschungen schützen kann.

Disaster Recovery Plan und weitere Bestandteile des BCP

IT-Ausfälle kosten ein Unternehmen mit rund 10.000 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen jeweils um die 25 Millionen US-Dollar pro Jahr. Diese erschreckende Zahl verdeutlicht, weshalb ein ausgeklügeltes Krisenmanagement für jede Organisation Pflicht ist.

Der Business Continuity Plan bietet einen strategischen Leitfaden für Unternehmen, wenn der Ernstfall eines Totalausfalles eintreten sollte. Er enthält Checklisten, Systeme, Standorte für Backups sowie Kontaktdaten der Verantwortlichen. Mithilfe dieser Informationen können Unternehmen, Organisationen sowie Institutionen ihren Betrieb auch im Katastrophenfall wieder aufnehmen.

Das Herzstück des BCP bildet der Disaster Recovery Plan, der Maßnahmen enthält, die den Ausfall der IT-Infrastruktur betreffen. Der Plan gibt vor, wie Software und andere technische Systeme im Notfall wiederhergestellt und gesichert werden. Server, Computer sowie Netzwerke müssen dabei beachtet werden. Es müssen darüber hinaus Ausweichvarianten skizziert werden, damit ein manueller Prozess temporär anstelle der IT-Infrastruktur treten kann.

Der Disaster Recovery Plan ist jedoch nur ein Teilbereich des umfassenderen Business Continuity Plans, der aus den folgenden Komponenten besteht:

Hochverfügbarkeit

Prozesse sind trotz des Ausfalls stetig verfügbar. Das betrifft sowohl die organisatorische als auch die operative Ebene des Unternehmens.

Kontinuierlicher Betrieb

Durch Backups und Dokumentationen wird stets gewährleistet, dass der Betrieb trotz eines Ausfalls wieder aufgenommen werden kann.

Disaster Recovery

Die Wiederaufnahme des regulären Betriebes, unter Umständen auch an einem anderen Standort, wird gestartet. Ist der Zugriff auf Software und Systeme nicht erreichbar, werden manuelle Methoden kurzfristig umgesetzt.

So können Sie einen Business Continuity Plan erstellen

Mit einem Business Continuity Plan wappnen sich Unternehmen und Organisationen gegen Katastrophenfälle. Das Rahmenwerk schafft die Möglichkeit, selbst in Extremfällen den Betrieb zu erhalten und das unternehmerische Handeln zu sichern. Um einen BCP für Ihr Unternehmen zu erstellen, befolgen Sie die folgenden Schritte:

1. Struktur und Verantwortlichkeiten definieren

Im ersten Schritt müssen Sie die Hierarchie entwerfen, die die Struktur Ihres Teams berücksichtigt und die Verantwortlichen festlegt. Um das Notfallmanagement zu bewerkstelligen, benötigen Sie ein Team aus Entscheidungsträgern und Entscheidungsträgerinnen, das die Betriebskontinuität sichert.

2. Worst-Case-Szenarien und Maßnahmen beschreiben

Anschließend beschreiben Sie Szenarien, die Ihren Geschäftsfluss gefährden könnten. Malen Sie sich von kleineren Serverausfällen bis hin zu gesamtgesellschaftlichen Lagen wie einer Epidemie unterschiedliche Worst-Case-Szenarien aus. Nur, wenn Sie vom schlimmsten Fall ausgehen, sind Sie für alle Fälle gewappnet.

Definieren Sie Maßnahmen und legen Sie fest, wie Sie den Arbeitsablauf Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter trotz Ausfall sichern. Priorisieren Sie Prozesse und legen Sie fest, wer den Ablauf überwacht. Aktualisieren Sie Ihre Maßnahmen stetig, um sie immer wieder an aktuelle Geschäftsabläufe und an Ihr Personal anzupassen.

3. Kommunikationsstrategie festlegen

Neben der Kontinuität des Geschäftsablaufes muss auch die Kommunikation für Krisensituationen überdacht werden. Legen Sie Kommunikationsketten fest, sodass intern und extern ein rascher Informationsfluss gesichert ist.

Hilfreich sind außerdem die Erstellung von Kommunikationsdokumenten, die für unterschiedliche Szenarien schnell adaptiert werden können. Somit stellen Sie sicher, dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, die Kommunikation aber nicht darunter leidet.

4. Business Contuinity Plan testen und Mitarbeiterschaft schulen

Haben Sie Ihren Business Contuinity Plan definiert, sollten Sie keinesfalls erst auf den Ernstfall warten, bevor Sie Ihre Strategie testen. Durchlaufen Sie stattdessen Simulationen, bei denen Sie Ihr Sicherheitskonzept ausprobieren und bewerten, inwiefern der Plan Ihre Geschäftskontinuität bewahrt.

Führen Sie zusätzliche Sicherheitsschulungen durch, um Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf den Notfall vorzubereiten. Klären Sie Teams über die jeweiligen IT-Sicherheitsprotokolle auf und prüfen Sie den Wissensstand in Ihrem Unternehmens hinsichtlich der Datensicherheit. Somit wird gewährleistet, dass jede Person in Ihrem Unternehmen bei einem Totalausfall weiß, was zu tun ist.

Business Continuity Plan: Beispiel unterstreicht die Wichtigkeit

Im Oktober 2021 stand der Meta-Kosmos, ehemals Facebook, für knappe sechs Stunden still. Ein interner Konfigurationsfehler sorgte dafür, dass keiner der Social-Media-Dienste unter Mark Zuckerbergs Leitung mehr erreichbar war. Facebook, Instagram und WhatsApp konnten in diesem Zeitraum weltweit nicht genutzt werden.

Welche fatalen Auswirkungen ein Totalausfall – ganz gleich ob intern oder extern verursacht – anrichten kann, zeigen die entstandenen Folgen: Laut einer Hochrechnung von Netblocks dürfte der Konzern in etwa 160 Millionen US-Dollar Umsatz verloren haben. Doch nicht nur die finanziellen Folgen sind verheerend; Serverausfälle schädigen auch die Reputation des Unternehmens und verärgern die Nutzerschaft. Während des Facebook-Ausfalls kursierte auf Twitter ein hämisches Meme nach dem anderen und ließ Zuckerbergs Imperium schlecht dastehen.

Vielen anderen Unternehmen hätte solch ein Ausfall das Genick gebrochen. Dieser Fall ist nur einer von vielen, der beweist, warum ein Business Continuity Plan essenziell ist und Unternehmen das Leben retten kann.

Business Continuity Plan Vorlage erleichtert das Krisenmanagement

Der Business Continuity Plan muss zwar an die individuellen Ressourcen von Unternehmen angepasst sein und kann entsprechend unterschiedlich ausfallen, aber dennoch helfen Vorlagen dabei, den Prozess zu strukturieren. Mithilfe eines Templates schaffen Sie die notwendigen Rahmenbedingungen, um Ihren BCP an Katastrophensituationen anzupassen.

SmartSheet stellt Ihnen kostenlose Vorlagen zur Orientierung zur Verfügung. Die Pläne sind auf unterschiedliche Unternehmensgrößen sowie Branchen angepasst – Startups und SaaS-Firmen werden hilfreiche BCP-Templates angeboten.

Fazit: Wappnen Sie sich für den Ernstfall

Der Business Continuity Plan stellt für Unternehmen einen wichtigen Leitfaden dar, um selbst in Krisenmomenten richtig zu agieren und das Fortbestehen des Betriebes zu sichern. Lassen Sie keine Zeit verstreichen, um Ihren BCP aufzusetzen und auszutesten. Entdecken Sie Schwachstellen erst, wenn der Ernstfall eingetreten ist, kann das Ihr Unternehmen enorme Umsatzverluste und eine Imageschädigung bedeuten.

Titelbild: designer491 / iStock / Getty Images Plus