Team-Meetings können für Unternehmen schnell richtig teuer werden: Die Teilnehmer sind während der Besprechung gebunden, erledigen ihre üblichen Aufgaben nicht, werden aber natürlich dennoch normal bezahlt. Hinzu kommt die Zeit, die in die Organisation des Meetings fließt. Damit sich dieser Aufwand und Einsatz von Ressourcen lohnt, muss die Besprechung konkrete Ergebnisse liefern – und ob das erreicht wird, steht und fällt mit einer guten Planung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Inhalte und Agenda Ihrer Meetings optimal vorbereiten.

Download: Agenda-Vorlage für effiziente Meetings

Besonders wichtig für den Jour Fixe: Die Inhalte für die Agenda-Vorlage festlegen

Besprechungen gehören fest zu Unternehmen und können unterschiedliche Formen annehmen: Manchmal handelt es sich dabei um einmalige Meetings, um ein in diesem Moment wichtiges Thema zu besprechen oder Problem zu lösen. Oft werden aber auch regelmäßig wiederkehrende Treffen anberaumt: sogenannte „Jour Fixe“.

Stellen Sie sich vor, wie ineffizient es wäre, sich zum Beispiel einmal pro Woche im Team zu versammeln und mit der Vorbereitung jedes Mal bei null zu beginnen. Ein solches Vorgehen brächte unnötig Unruhe mit sich: Die Teilnehmer würden den Sinn der Treffen nicht erkennen und wären entsprechend demotiviert. Außerdem könnten sie sich nicht gut vorbereiten, was einen konstruktiven Austausch erschweren würde.

Um diese Probleme zu vermeiden, ist es insbesondere für Jour Fixe ratsam, mit Agenda-Vorlagen zu arbeiten. Die müssen Sie nur einmal anlegen und können sie dann bei jedem Meeting mit nur leichten Änderungen neu an die Teilnehmer verteilen. Diese wissen dadurch genau, was auf sie zukommt, welche Themen besprochen werden und wie die Besprechung abläuft. Das erleichtert nicht nur den Ablauf allgemein, sondern auch die Moderation.

Welche Inhalte Sie dabei genau in Ihre Vorlage aufnehmen sollten, hängt von Ihren Zielen ab. Wollen Sie Informationen austauschen, sind möglicherweise andere Inhalte und Tagesordnungspunkte (TOP) relevant, als wenn Sie eine Diskussion führen, eine Entscheidung herbeiführen oder eine Lösung für ein Problem finden möchten.

Daher sollten Sie sich vorab darüber klar werden, welches Ergebnis das Meeting bringen soll. Schreiben Sie anschließend auf, welche Schritte die Team-Mitglieder zu diesem Resultat führen. Diese bilden das Grundgerüst für die Agenda.

Teilnehmer für das Team-Meeting bestimmen

Je mehr Teilnehmer ein Meeting hat, desto unübersichtlicher wird es und desto schwieriger ist es, jedem Teilnehmer ausreichend Redezeit zuzuweisen. Aus diesem Grund sollten Sie nur die Personen zu einer Besprechung einladen, die zum Erreichen Ihrer definierten Ziele unerlässlich sind.

Das können unter anderem Menschen sein, die

  • über wichtiges Fachwissen verfügen,

  • in der Vergangenheit bereits Erfahrungen gemacht haben, die in Ihrer aktuellen Situation wertvoll sein könnten,

  • Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen sind,

  • von einer Entscheidung selbst betroffen sind oder

  • während des Meetings eine bestimmte Aufgabe übernehmen sollen (zum Beispiel Statistiken präsentieren oder Streit schlichten).

Je kleiner die Gruppe ist, in der Sie sich treffen, desto effizienter können Sie arbeiten. Wollen Sie nicht nur informieren, sondern die Teilnehmer aktiv in die Besprechung einbinden, sollten Sie deshalb nicht mehr als zehn Personen einladen. Vor allem in virtuellen Meetings oder in einer Telefonkonferenz bewährt sich eine kleine Teilnehmerzahl.

Werden es doch einmal mehr, ist es umso wichtiger, dass Sie sich schon vorab eine sinnvolle Struktur für das Meeting sowie passende Moderationsstrategien überlegen.

Agenda-Vorlage in Word erstellen

Sind Sie sich über Ziele, Inhalte und Teilnehmer des geplanten Meetings im Klaren, können Sie die Agenda erstellen. Am einfachsten und schnellsten funktioniert das in Word.

Meeting Agenda

Schreiben Sie ganz oben in Ihr Dokument die Basisdaten:

  • den Titel beziehungsweise Thema des Meetings,

  • das Datum,

  • die Uhrzeit,

  • die Teilnehmer.

Das Ziel der Besprechung geht im besten Fall für alle Beteiligten klar ersichtlich und verständlich aus dem Titel hervor. Andernfalls können Sie es separat im Kopfteil der Agenda aufführen.

Die weiteren Inhalte richten sich nun nach der Art Ihres Meetings und den Resultaten, die erreicht werden sollen. Eine beliebte Strategie ist es beispielsweise, eine Tagesordnung mit allen relevanten Themen zu erstellen. Jedes Thema erhält einen eigenen TOP und kann bei Bedarf in Unterpunkte aufgeteilt werden. Auch die zum Besprechen der TOP eingeplante Zeit und die erzielten Einigungen und Ergebnisse werden vermerkt.

Dieses Vorgehen erleichtert die Moderation und verhindert, dass Diskussionen ausarten. Darüber hinaus können sich die Teilnehmer vor dem Meeting gut auf die anstehenden Themen vorbereiten und gegebenenfalls Dokumente und Informationen mitbringen, die benötigt werden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie die Tagesordnung rechtzeitig herumschicken – am besten schon etwa drei Tage vor dem Meeting.

Für Jour Fixe bietet sich unter Umständen eine andere Aufteilung an. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass sich ein immer gleiches Team regelmäßig trifft und kontinuierlich an einem Projekt arbeitet. Die Teilnehmer müssen sich daher nicht im gleichen Maß neu einarbeiten wie bei einem einmaligen Team-Meeting und sind an Fortschritten im Vergleich zum letzten Zusammentreffen sowie anstehenden Aufgaben interessiert. Dies sollte in der Agenda Beachtung finden.

Eine Vorlage für eine Agenda für Team-Meetings können Sie hier herunterladen.

Eine Agenda sorgt für strukturierte, ergebnisreiche Team-Meetings

Planlos in ein Team-Meeting zu gehen, ist möglich, verschwendet aber Zeit und Ressourcen. Schneller werden Sie Ihre Ziele erreichen, wenn Sie Besprechungen sorgsam planen, Meeting-Regeln festlegen, die Teilnehmer strategisch auswählen und ihnen zur Vorbereitung rechtzeitig eine Agenda mit allen relevanten Informationen zur Verfügung stellen.

Beobachten Sie dabei stets, wie erfolgreich die Meetings waren und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen an Ihren Vorlagen vor. So können Sie ein Maximum an Effizienz erreichen.
New call-to-action Titelbild: Nuthawut Somsuk / getty images

Ursprünglich veröffentlicht am 24. August 2020, aktualisiert am August 24 2020

Themen:

Meetings