Meeting-Agenda: Aufbau, Tipps und Vorlage

Damit sich der Aufwand und Einsatz von Ressourcen für Meetings lohnt, muss die Besprechung konkrete Ergebnisse liefern. Ob das erreicht wird, steht und fällt mit einer guten Planung. Eine Meeting-Agenda unterstützt Sie dabei, Ihre Besprechungen sinnvoll zu planen und schont zeitliche sowie finanzielle Ressourcen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Inhalte und die Agenda Ihrer Meetings optimal vorbereiten und geben Ihnen eine Vorlage.

Was ist eine Meeting-Agenda?

Eine Meeting-Agenda ist ein vorgefertigter Plan, in dem Ablauf und Inhalt eines Meetings oder einer Besprechung festgehalten werden. In sogenannten Action Items (Deutsch: Aktionspunkte) werden alle wichtigen Eckpunkte und Inhalte der Besprechung, die Meetingteilnehmer und die Ziele des Meetings zusammengefasst

Warum ist eine Agenda für Meetings wichtig?

Besprechungen gehören fest zu Unternehmen und können unterschiedliche Formen annehmen: Manchmal handelt es sich dabei um einmalige Meetings. Diese dienen dazu ein aktuell wichtiges Thema zu besprechen oder Problem zu lösen. Oft werden aber auch regelmäßig wiederkehrende Treffen anberaumt: ein sogenanntes „Jour Fixe“.

Diese können in Form eines One-On-One-Meetings stattfinden, etwa bei monatlichen oder wöchentlichen Feedbackgesprächen. Aber auch andere wöchentliche Standup-Meetings haben einen festen Zeitrahmen und profitieren daher von einer Agenda.

Die Meeting-Agenda sorgt dafür, dass jede Besprechung effizient angegangen wird und einen klaren roten Faden hat. So kann ausreichend Zeit für alle Tagesordnungspunkte und Diskussionsthemen eingeplant werden.

Parallel dazu erleichtert eine Meeting-Agenda zum Beispiel auch die Vorbereitung auf das nächste Meeting. Festgelegte Ziele und Aufgaben lassen sich dann auf Erfolg und Hürden überprüfen.

Auch in nicht-wiederkehrenden Meetings schafft die Verwendung von Agenda-Templates viel Abhilfe, da gerade hier oft keine Workflows vorhanden sind.

Aus Sicht der Mitarbeitenden schafft eine Team-Meeting-Agenda Klarheit und motiviert gleichzeitig, gut vorbereitet in das Treffen zu gehen.

Was gehört alles in eine Agenda?

Schauen wir uns im Folgenden an, was inhaltlich in einer Meetings-Agenda stehen soll und was nicht:

Meeting-Agenda im Aufbau

1. Datum und Uhrzeit des Meetings
2. Ort des Meetings oder Link zur Videokonferenz
3. Thema und Ziel des Meetings
4. Liste der Teilnehmenden
5. Tagesordnungspunkte (Agenda Items/Agenda-Punkte)
6. Dauer jedes Tagesordnungspunktes
7. Verantwortlichkeit jedes Tagesordnungspunktes

Optionale Inhalte für Ihre Meeting-Agenda

1. Protokoll oder Notizen des vorherigen Meetings
2. Hintergrundinformationen und Vorbereitungsmaterial
3. Vorgesehene Pausen
4. Phasen für Diskussion und Gruppen- bzw. Eigenarbeit
5. Regeln für das Meeting
6. Eisbrecher-Frage am Anfang des Meetings
7. Feedback-Runde am Ende des Meetings

Was gehört nicht in eine Meeting-Agenda?

1. Vertrauliche Informationen
2. Irrelevante oder zu viele Themen
3. Zu viele Details zu den Tagesordnungspunkten
4. Vage formulierte Tagesordnungspunkte
5. Unrealistische Zeitrahmen

Nachdem Sie nun wissen, wie eine Meeting-Agenda im Aufbau aussieht, wollen wir Ihnen einige nützliche Tipps geben, die Ihnen beim Erstellen einer guten Agenda helfen. Im Anschluss erklären wir Ihnen, wie Sie unsere Vorlage nutzen und Ihre individuelle Meeting-Agenda erstellen.

Vier Tipps für bessere Meeting-Agenden

Ein guter Aufbau alleine sorgt nicht automatisch für eine gute Agenda. Zu Recht fragen Sie sich nun vielleicht: Was macht eine gute Meeting-Agenda aus? Wir haben uns im eigenen Betrieb umgeschaut und für unsere Vorlage zur Meeting-Agenda Tipps gesammelt:

Tipp 1: Nur relevante Teilnehmerinnen und Teilnehmer

Je mehr Teilnehmende ein Meeting hat, desto unübersichtlicher wird es. Mit steigender Teilnehmerzahl wird es auch schwieriger, jedem Anwesenden ausreichend Redezeit zuzuweisen. Aus diesem Grund sollten Sie nur die Personen zu einem Team-Meeting einladen, die zum Erreichen Ihrer definierten Ziele unerlässlich sind.

Das können unter anderem Menschen sein, die

• über wichtiges Fachwissen verfügen,
• in der Vergangenheit bereits Erfahrungen gemacht haben, die in Ihrer aktuellen Situation wertvoll sind,
• Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen sind,
• von einer Entscheidung selbst betroffen sind oder
• während des Meetings eine bestimmte Aufgabe übernehmen (zum Beispiel Statistiken präsentieren oder Streit schlichten).

Je kleiner die Gruppe ist, in der Sie sich treffen, desto effizienter arbeiten Sie. Wollen Sie nicht nur informieren, sondern die Teilnehmer aktiv in die Besprechung einbinden, sollten Sie deshalb nicht mehr als zehn Personen einladen. Vor allem in virtuellen Meetings oder in einer Telefonkonferenz bewährt sich eine kleine Teilnehmerzahl.

Werden es doch einmal mehr, ist es umso wichtiger, dass Sie sich schon vorab eine sinnvolle Struktur für das Meeting sowie passende Moderationsstrategien überlegen.

Tipp 2: Altgeschäft vs. Neugeschäft

Unterteilen Sie die Meeting-Agenda in Altgeschäft und Neugeschäft. Sie besprechen zunächst in Status-Updates den Fortschritt von bestehenden Themen sowie Projekten und stärken dabei gleichzeitig das Verantwortungsgefühl bei den Teammitgliedern.

Gleichzeitig ist das Ongoing Business eine gute Überleitung zum Neugeschäft, das Sie im Anschluss diskutieren können. Dabei hat im Team die Meeting-Agenda eine wichtige Aufgabe, denn sie gibt einen Überblick über neue Themen und stellt damit sicher, dass alle Beteiligten wissen, worum es geht. Parallel dazu entsteht hier Raum für Innovation, da Sie neue Ideen und Perspektiven besprechen.

Tipp 3: Timing ist alles

Wenn Sie eine Meeting-Agenda erstellen, verschicken Sie diese so zeitnah wie möglich an alle Beteiligten. So schaffen Sie ausreichend Zeit für die notwendige Vorbereitung und erleichtern die Umstrukturierung, wenn einzelne Teammitglieder nicht am Meeting teilnehmen. Versenden Sie die Meeting-Agenda mindestens drei Tage vor dem Treffen.

Tipp 4: Bestimmen Sie, wer moderiert

Eine Meeting-Agenda ist nur dann sinnvoll, wenn Sie auch genutzt wird. Daher empfehlen wir Ihnen: Legen Sie eine Person aus dem Team in der Agenda fest, die durch die einzelnen Punkte führt. Wollen Sie die Besprechung mit einer Einstiegsfrage beginnen, sollte dies vom Moderator oder der Moderation initiiert werden. Auch die Feedbackrunde am Ende wird durch eine Moderation lösungsorientiert und zielgerichtet durchgeführt.

So geht’s: Meeting-Agenda mit Vorlage erstellen

Sind Sie sich über Ziele, Inhalte und Teilnehmenden des geplanten Meetings im Klaren, erstellen Sie die Agenda. Am einfachsten und schnellsten funktioniert das, wenn Sie unsere Meeting-Agenda-Vorlage hier herunterladen:

Kostenlose Meeting-Agenda-Vorlage

Schreiben Sie ganz oben in Ihr Dokument die Basisdaten:

• den Titel bzw. das Thema des Meetings,
• das Datum,
• die Uhrzeit,
• die Teilnehmer.

Das Ziel der Besprechung geht im besten Fall für alle Beteiligten klar ersichtlich und verständlich aus dem Titel hervor. Andernfalls können Sie es separat im Kopfteil der Agenda aufführen.

Wie bereits erwähnt, ist die Unterteilung in Alt- und Neugeschäft für unsere Meeting-Agenda hilfreich. Hier halten Sie die Titel der Themen und Projekte fest und fügen Beschreibungen für Neugeschäfte hinzu, sodass alle Teilnehmenden auf dem aktuellen Stand sind.

Unter „Aktionspunkte“ sortieren Sie nun die einzelnen Tagesordnungspunkte mitsamt Verantwortlichkeiten. Im Feld „Nächste Schritte“ ist Platz für konkrete Maßnahmen und Projektziele.

Sie können die Vorlage für die Meeting-Agenda auch für Besprechungen nutzen, in denen kein Altgeschäft besprochen wird, beispielsweise wenn es sich um einen Jour Fixe handelt.

Schreiben Sie unter „Altgeschäft“ stattdessen, welche Themen und Ziele beim letzten Treffen besprochen werden und unter „Neugeschäfte“ die anstehenden Thematiken.

Der Bereich „Protokoll und Notizen“ in unserer Meeting-Agenda-Vorlage sollte frei bleiben, sodass Sie während der Besprechung die wichtigsten Punkte und Abmachungen festhalten können.

Fazit: Mit der Meeting-Agenda strukturiert zu besseren Ergebnissen

Planlos in ein Team-Meeting gehen, ist möglich, verschwendet aber Zeit und Ressourcen. Schneller erreichen Sie Ihre Ziele, wenn Sie Besprechungen sorgsam planen, Meeting-Regeln festlegen, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer strategisch auswählen und ihnen zur Vorbereitung rechtzeitig eine Meeting-Agenda mit allen relevanten Informationen zur Verfügung stellen.

Besonders effizient wird Ihr Meeting-Management, wenn Sie die Agenda mit Hilfe einer Vorlage erstellen. So erleichtern Sie die Vorbereitung auf das Treffen und schaffen ein Maximum an Effizienz.

Titelbild: Morsa Images / iStock / Getty Images Plus