So erstellen Sie einen Projektplan (inkl. Vorlage)

Was ist die Grundlage eines jeden erfolgreichen Projekts? Gute Planung! Ein Projektplan stellt sicher, dass Sie zu jeder Zeit alle Aufgaben, Deadlines, Vorgaben und Ressourcen im Blick haben und später einen erfolgreichen Abschluss feiern können. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt einen solchen Plan erstellen.

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Projektplan erstellen: So gehen Sie vor

Bevor Sie einen Projektplan im Detail zu Papier bringen können, müssen Sie eine Reihe von Informationen einholen und sich über die Rahmenbedingungen des Vorhabens klar werden. Das machen Sie am besten sechs Schritte:

1. Ziele und Rahmenbedingungen mit den Stakeholdern absprechen

Zuallererst sollten Sie ein Treffen mit allen am Projekt beteiligten Personen einberufen. Achten Sie darauf, dass Team-Mitglieder genauso anwesend sind wie Entscheider und Kunden. In dieser Runde klären Sie, welche Ziele durch das Projekt erreicht werden sollen und welche Ansprüche auf allen Seiten bestehen.

Auch der genaue Umfang des Vorhabens wird hier besprochen. Welche konkreten Ergebnisse werden geliefert? Und wann? Welche Fristen müssen zwingend eingehalten werden?

2. Aufgaben definieren

Als Nächstes überlegen Sie, welche Schritte Sie zum Ziel führen. Schreiben Sie auf, welche Aufgaben bis zum Projektabschluss erledigt werden müssen. An dieser Stelle können Sie sich auch schon Gedanken machen, wie die einzelnen Aufgaben zusammenhängen und in welcher Reihenfolge sie bearbeitet werden müssen. Fassen Sie die einzelnen Schritte des Projekts nicht zu breit, sondern definieren Sie übersichtliche Teilabschnitte.

3. Zeitplan festlegen

Halten Sie nun Termine im Projektablauf fest. Das betrifft sowohl den Abgabetermin für das Endergebnis als auch Deadlines für einzelne Aufgaben. Anhand Ihrer Zeitplanung können Sie später schnell erkennen, falls Sie während des Projekts in Verzug geraten und sich zeitnah Lösungen überlegen.

4. Verantwortlichkeiten und Kommunikationskanäle klären

Im nächsten Schritt schreiben Sie auf, welche Personen am Projekt mitwirken und wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Legen Sie außerdem die Grundlagen der Kommunikation innerhalb des Teams fest. Wer tritt wann zu welchem Zweck und über welchen Kanal mit wem in Kontakt?

5. Ressourcen einplanen

Zum Gelingen Ihres Projekts brauchen Sie wahrscheinlich nicht nur Arbeitskraft, sondern auch die ein oder andere Ressource. Klären Sie deshalb schon vor Projektstart, welches Budget Ihnen zur Verfügung steht, welche Materialien benötigt werden und auf welchem Weg diese beschafft werden sollen.

6. Auf Probleme vorbereiten

Ihre Projektplanung kann noch so ausgeklügelt sein: Irgendwo auf dem Weg werden sich möglicherweise Probleme und Abweichungen ergeben. Werden Sie sich darüber klar, welche Schwierigkeiten dem Erfolg des Projekts entgegenstehen könnten und entwickeln Sie von Anfang an Lösungsstrategien.

Projektplan mit Excel, Word oder auf Papier: Diese Punkte sollten enthalten sein

Haben Sie alle wichtigen Informationen zusammengetragen, erstellen Sie den konkreten Projektplan. Das können Sie ganz altmodisch auf Papier oder einem Whiteboard tun oder aber eine Excel-Tabelle oder ein Word-Dokument nutzen, auf die bzw. das später alle Stakeholder zugreifen können. Eine Vorlage mit allen wichtigen Elementen können Sie bei uns herunterladen. Hier geht's zum Download der Projektplan-Vorlage.

Der Umfang Ihres Projektplans hängt von der Komplexität und Relevanz des Projekts ab. Für die Vorbereitung einer Weihnachtsfeier wird wahrscheinlich ein kleinerer Plan ausreichen als für ein umfangreiches Kundenprojekt. Enthalten sein können im Projektplan unter anderem folgende Punkte:

• das Ziel des Projekts

• der Umfang

• die Stakeholder

• zu liefernde Ergebnisse

• das Budget

• benötigte Ressourcen

• zu erledigende Aufgaben

• Zuständigkeiten im Team

• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Personen

• einzuhaltende Deadlines

• genutzte Kommunikationskanäle

• Methoden und Zeiten der Qualitätskontrolle

• drohende Schwierigkeiten

Komplexe Projekte in einzelne Projektphasen unterteilen

Obwohl Sie Ihren Plan vor Projektstart erstellen, sind die Angaben darin nicht für alle Zeiten festgeschrieben. Sie können ihn jederzeit aktualisieren oder erweitern und dynamisch auf Änderungen und Probleme reagieren.

Allerdings wird Ihr Projektplan natürlich immer unübersichtlicher, je umfangreicher das Projekt ist. Damit Sie den Fortschritt trotzdem jederzeit problemfrei beobachten und einschätzen können, ist es unter Umständen sinnvoll, das Vorhaben in einzelne Projektphasen aufzuteilen.

Pro Phase arbeiten Sie auf ein zentrales Zwischenergebnis des Gesamtprojekts hin. Haben Sie es erreicht, widmen Sie sich dem nächsten Projektabschnitt. Auf diese Weise haben Sie immer nur die jetzt gerade wesentlichen Informationen vor Augen. Die einzelnen Schritte bis zum Projektabschluss werden überschaubarer und Sie laufen nicht Gefahr, den Überblick zu verlieren.

Fazit: Ein guter Projektplan richtet Ihr Projekt auf Erfolg aus

Die Erledigung aller wichtiger Aufgaben, die Koordination des Teams, die Einhaltung von Fristen, die Qualitätssicherung: Besonders bei großen, komplexen Projekten müssen Sie eine Menge organisieren und stehen immer wieder vor Herausforderungen. In einem Projektplan können Sie alle für den Erfolg Ihres Vorhabens elementaren Informationen und Aufgaben festhalten.

Dadurch wird es Ihnen möglich, auch in stressigen Zeiten schnell und unkompliziert zu erfassen, wie es um den Fortschritt des Projekts bestellt ist, wo gegebenenfalls Planänderungen nötig sind und was als Nächstes zu tun ist. Der Projektplan ist ein verlässlicher roter Faden, der Sie von Anfang bis Ende durch das Projekt begleitet. Auch für die Kommunikation mit Kunden und Team-Mitgliedern bildet er eine wichtige Basis.

Nehmen Sie sich vor Ihrem Projekt also genug Zeit für eine umfassende Planung. Sie werden es sich selbst danken.

Titelbild: HAKINMHAN / getty images