Projektplan erstellen: Aufbau, Anleitung & Vorlage

Was ist die Grundlage eines jeden erfolgreichen Projekts? Gute Planung! Ein Projektplan stellt sicher, dass Sie zu jeder Zeit alle Aufgaben, Deadlines, Vorgaben und Ressourcen im Blick haben und später einen erfolgreichen Abschluss feiern können. Ich zeige Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt einen solchen Plan erstellen.

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Projektplan vs. Arbeitsplan

Im Zusammenhang mit dem Projektplan ist immer wieder auch vom Arbeitsplan die Rede. Ob es zwischen beiden einen Unterschied gibt, ist nicht endgültig definiert. Für die einen beschreiben beide dasselbe, für die anderen ist der Arbeitsplan etwas kleinteiliger als der übergeordnete Projektplan. Aus meiner Sicht können beide Begriffe durchaus synonym verwendet werden.

Projektplan vs. Projektcharta

Bei der Projektcharta ist das anders. Sie ist ein formelles Dokument, das die Existenz des Projektes offiziell bestätigt und die primären Ziele sowie den Bedarf an Ressourcen umfasst. Sie entsteht noch vor dem Projektplan in einer frühen Phase und enthält beispielsweise noch keine Meilensteine wie der Projektplan.

Projektplan vs. agiles Projekt

Ein traditioneller Projektplan und ein agiles Projekt sind gegensätzliche Herangehensweisen im Projektmanagement. Arbeiten Sie agil, ist das Projekt iterativ mit kurzen Entwicklungszyklen (Sprints), die regelmäßig geprüft werden. Mit einem Projektplan hingegen legen Sie alles im Vorfeld strikt fest.

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Warum einen Projektplan erstellen?

Ein Projektplan ist entscheidend, um den Überblick über die Projektziele, Aufgaben, Zeitpläne und Ressourcen zu behalten. Meiner Erfahrung nach hilft er dabei, klare Erwartungen zu setzen, Ziele nicht aus dem Blick zu verlieren und auch mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen.

Welche Elemente enthält ein Projektplan?

Damit diese Ziele erfüllt werden können, sollte sich der Aufbau des Projektplans an einige Grundregeln halten. Der Umfang hängt von der Komplexität und Relevanz des Projekts ab. Für die Vorbereitung einer Weihnachtsfeier wird wahrscheinlich ein kleinerer Plan ausreichen als für ein umfangreiches Kundenprojekt.

Im Projektplan sollten folgende Punkte enthalten sein:

• Projektziele und Umfang: Klare Definition, was bis wann mit welchen Ressourcen erreicht werden soll.
• Meilensteine: Wichtige Etappenziele und deren Zeitrahmen.
• Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Detaillierte Beschreibung aller Aufgaben und wer diese zu erledigen hat. Berücksichtigen Sie auch Abhängigkeiten.
• Zeitplan: Gantt-Diagramme im Projektplan oder andere Zeitplanungswerkzeuge, um die Projektphasen zu visualisieren.
• Ressourcenplanung: Detaillierte Übersicht über sämtliche benötigte Materialien, das Personal und das zur Verfügung stehende Budget.
• Risikomanagement: Identifikation potenzieller Risiken und wie diese minimiert werden können.
• Kommunikationsplan: Festlegung der Kommunikationswege und Kommunikationskanäle innerhalb des Teams und mit den relevanten Stakeholdern.
• Projektcontrolling: Methoden und Zeiten der Qualitätskontrolle.

Wie erstellt man einen Projektplan?

Um einen Projektplan zu erstellen, müssen Sie eine Reihe von Informationen einholen und den Rahmen Ihres Vorhabens klar definieren. Danach beginnen Sie mit dem eigentlichen Plan, legen Aufgaben und Ziele fest und klären Verantwortlichkeiten und Kommunikationskanäle. Vergessen Sie dabei nicht, die entsprechenden Ressourcen zu planen.

Ich empfehle Ihnen, den Projektplan anhand dieser sechs Schritte zu erstellen:

1. Ziele und Rahmenbedingungen mit den Stakeholdern absprechen
2. Aufgaben und Zusammenhänge definieren
3. Zeitplan und Meilensteine festlegen
4. Verantwortlichkeiten und Kommunikationskanäle klären
5. Ressourcen einplanen
6. Auf Probleme vorbereiten

1. Ziele und Rahmenbedingungen mit den Stakeholdern absprechen

Zuallererst sollten Sie ein Treffen mit allen am Projekt beteiligten Personen einberufen. Achten Sie darauf, dass Teammitglieder genauso anwesend sind wie Entscheider und Kundschaft. In dieser Runde klären Sie, welche Ziele durch das Projekt erreicht werden sollen und welche Ansprüche auf allen Seiten bestehen.

Auch der genaue Umfang des Vorhabens wird hier besprochen. Welche konkreten Ergebnisse werden geliefert? Und wann? Welche Fristen müssen zwingend eingehalten werden?

2. Aufgaben und Zusammenhänge definieren

Als Nächstes überlegen Sie, welche Schritte Sie zum Ziel führen. Schreiben Sie auf, welche Aufgaben bis zum Projektabschluss erledigt werden müssen. An dieser Stelle können Sie sich auch schon Gedanken machen, wie die einzelnen Aufgaben zusammenhängen und in welcher Reihenfolge sie bearbeitet werden müssen. Fassen Sie die einzelnen Schritte des Projekts nicht zu breit, sondern definieren Sie übersichtliche Teilabschnitte.

3. Zeitplan und Meilensteine im Projektplan festlegen

Halten Sie nun Termine im Projektablauf fest. Das betrifft sowohl den Abgabetermin für das Endergebnis als auch Deadlines für einzelne Aufgaben. Anhand Ihrer Zeitplanung können Sie später schnell erkennen, falls Sie während des Projekts in Verzug geraten und sich zeitnah Lösungen überlegen.

Ich empfehle Ihnen an dieser Stelle eine Meilensteinplanung. So unterteilen Sie das Gesamtprojekt in sinnvolle kleinere Pakete, die ihre eigenen Teilziele und Fristen haben.

4. Verantwortlichkeiten und Kommunikationskanäle klären

Im nächsten Schritt schreiben Sie auf, welche Personen am Projekt mitwirken und wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Legen Sie außerdem die Grundlagen der Kommunikation innerhalb des Teams fest. Wer tritt wann zu welchem Zweck und über welchen Kanal mit wem in Kontakt?

5. Ressourcen einplanen

Zum Gelingen Ihres Projekts brauchen Sie wahrscheinlich nicht nur Arbeitskraft, sondern auch die ein oder andere Ressource. Klären Sie deshalb schon vor Projektstart, welches Budget Ihnen zur Verfügung steht, welche Materialien benötigt werden und auf welchem Weg diese beschafft werden sollen.

6. Auf Probleme vorbereiten

Ihre Projektplanung kann noch so ausgeklügelt sein: Irgendwo auf dem Weg werden sich möglicherweise Probleme und Abweichungen ergeben. Werden Sie sich darüber klar, welche Schwierigkeiten dem Erfolg des Projekts entgegenstehen könnten, und entwickeln Sie von Anfang an Lösungsstrategien – Stichwort Risikomanagement.

Projektplan per Software, mit Excel, Word, PowerPoint oder unserer Vorlage

Haben Sie alle wichtigen Informationen zusammengetragen, erstellen Sie den konkreten Projektplan. Das können Sie ganz altmodisch auf Papier oder einem Whiteboard tun oder aber eine Excel-Tabelle, eine PowerPoint-Präsentation oder ein Word-Dokument nutzen, worauf später alle Stakeholder zugreifen können.

Eine Vorlage mit allen wichtigen Elementen können Sie bei uns herunterladen:

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Eine weitere Alternative ist eine Projektplan-Software oder ein Projektmanagement-Tool. Hier gibt es mit Asana, Trello, MS Project oder awork viele Anbieter auf dem Markt.

Das sollten Sie bei der Erstellung eines Projektplans vermeiden

Auch wenn Sie die sechs Schritte befolgen, gibt es immer wieder Stolpersteine auf dem Weg zu einem durchdachten und stringenten Projektplan. Was mir immer wieder begegnet, sind unklare Zieldefinitionen. Gut definierte und messbare Ziele (SMART-Methode) sind entscheidend, um den Fortschritt bewerten und auch das Projektteam darauf ausrichten zu können.

Unterschätzen Sie zudem nicht die Bedeutung realistischer Zeitpläne. Beide Extreme sind gefährlich – sowohl überambitionierte Zeitpläne als auch viel zu lange Bearbeitungszeiten sind kontraproduktiv.

Drittens: Ignorieren Sie nicht das Risikomanagement. Verschiedene Studien der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) zeigen, wie wichtig es ist, Risiken im Vorfeld zu identifizieren und passende Szenarien in der Schublade zu haben.

Ein letzter Punkt, den ich Ihnen empfehle: Vermeiden Sie es, zu wenig zu kommunizieren. Halten Sie alle Teammitglieder immer auf dem Laufenden über den Fortschritt des Projekts, beraumen Sie regelmäßig Meetings an und teilen Sie Ergebnisse.

Die vier Varianten eines Projektplans

Ein Projektplan muss nicht immer gleich aussehen. Er kann sich auch auf einen bestimmten Aspekt fokussieren – diese vier Varianten eines Projektplans gibt es:

• Projektstrukturplan (PSP): Hier stellen Sie alle Aufgaben und Aktivitäten im Projekt hierarchisch dar. Das Projekt wird so in kleinere, überschaubare Arbeitspakete zerlegt.
• Kostenplan: Eine Übersicht der geschätzten Kosten für jedes Arbeitspaket und die Gesamtkosten des Projekts. Dieser Plan hilft dabei, das Budget zu verwalten.
• Ablaufplan: Hier erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan, der die Reihenfolge und Dauer der Projektaktivitäten zeigt. Er enthält Meilensteine und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben – ich finde, hier eignet sich das Gantt-Diagramm am besten.
• Ressourcenplan: Eine Aufstellung aller benötigten Ressourcen und wann diese für welche Aufgaben benötigt werden.

Komplexe Projekte in einzelne Projektphasen unterteilen

Obwohl Sie Ihren Plan vor Projektstart erstellen, sind die Angaben darin nicht für alle Zeiten festgeschrieben. Sie können ihn jederzeit aktualisieren oder erweitern und dynamisch auf Änderungen und Probleme reagieren.

Allerdings wird Ihr Projektplan natürlich immer unübersichtlicher, je umfangreicher das Projekt ist. Damit Sie den Fortschritt trotzdem jederzeit problemfrei beobachten und einschätzen können, ist es unter Umständen sinnvoll, das Vorhaben in einzelne Projektphasen aufzuteilen.

Pro Phase arbeiten Sie auf ein zentrales Zwischenergebnis des Gesamtprojekts hin. Haben Sie es erreicht, widmen Sie sich dem nächsten Projektabschnitt. Auf diese Weise haben Sie immer nur die jetzt gerade wesentlichen Informationen vor Augen. Die einzelnen Schritte bis zum Projektabschluss werden überschaubarer und Sie laufen nicht Gefahr, den Überblick zu verlieren.

Beispiel: In sechs Schritten zum Projektplan

Zum besseren Verständnis zeige ich Ihnen anhand eines Beispiels, wie Sie einen Projektplan erstellen können. Dafür verwende ich die weiter oben vorgestellten sechs Schritte.

Im fiktiven Beispiel planen Sie eine groß angelegte Influencer-Kampagne zum Launch eines neuen Produkts.

1. Ziele und Rahmenbedingungen mit den Stakeholdern absprechen

Zu Beginn der Influencer-Kampagne für das Produkt Z gibt es ein Kick-off-Meeting mit allen beteiligten Personen. Dazu gehören das Marketingteam sowie die internen Entscheidungsträgerinnen und -träger.

Ziel ist es, die Erwartungen und Ziele klar zu definieren. Sie besprechen, welche spezifischen Ergebnisse geliefert werden sollen, und einigen sich auf das Generieren von 1.000 neuen Leads. Zudem legen Sie wichtige Fristen und den genauen Projektumfang und die Projektstruktur fest.

2. Aufgaben und Zusammenhänge definieren

Im zweiten Schritt definieren Sie die notwendigen Schritte zur Zielerreichung. Dazu gehören beispielsweise die Auswahl geeigneter Influencerinnen und Influencer, die Entwicklung der Kampagnenbotschaft und die Erstellung von Content (Posts, Stories, Videos).

Die Aufgaben unterteilen Sie in übersichtliche Teilaufgaben und legen Abhängigkeiten fest.

3. Zeitplan und Meilensteine im Projektplan festlegen

Danach erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan, der sowohl den Endtermin der Kampagne als auch Deadlines für einzelne Aufgaben enthält. Wichtige Meilensteine sind:

• Abschluss der Influencer-Auswahl (Woche 2)
• Fertigstellung des Contents (Woche 4)
• Start der Postings (Woche 5)
• Review der Kampagnenleistung (Woche 7)
• Abschlussbericht und Auswertung (Woche 10)

4. Verantwortlichkeiten und Kommunikationskanäle klären

Die Verantwortlichkeiten werden im vierten Schritt klar zugewiesen:

• Marketing Manager: Gesamtverantwortung als Projektmanager bzw. Projektmanagerin
• Content Creators: Erstellung der Inhalte
• Social Media Managerin: Kommunikation und Terminplanung mit den Content Creators

Die Kommunikation erfolgt über regelmäßige Meetings (einmal pro Woche) und Trello. Dort sind auch die einzelnen Arbeitspakete angelegt.

5. Ressourcen einplanen

Jetzt legen Sie das Budget fest (25.000 Euro) und planen die entsprechenden Ressourcen für den Projektverlauf ein.

6. Auf Probleme vorbereiten

Im letzten Schritt, bevor Sie loslegen, überlegen Sie, was das Projekt gefährden könnte. Vor allem Verzögerungen bei der Content-Erstellung sind ein Risiko. Sie planen daher zwei Content Creators auf Abruf ein, falls jemand anders nicht liefern kann.

Fazit: Ein guter Projektplan richtet Ihr Projekt auf Erfolg aus

Die Erledigung aller wichtigen Aufgaben, die Koordination des Teams, die Einhaltung von Fristen, die Qualitätssicherung: Besonders bei großen, komplexen Projekten müssen Sie im Projektmanagement eine Menge organisieren und stehen immer wieder vor Herausforderungen.

Der Projektplan ist ein verlässlicher roter Faden, der Sie von Anfang bis Ende durch das Projekt begleitet. Auch für die Kommunikation mit der Kundschaft und Teammitgliedern bildet er eine wichtige Basis für den späteren Projekterfolg.

Nehmen Sie sich vor Ihrem Projekt also genug Zeit für eine umfassende Planung. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei.

Titelbild: HubSpot