Anforderungsmanagement: Die Basis für erfolgreiche Projekte

Die Idee steht, das Projektteam wird zusammengetrommelt und schon geht es an die Umsetzung. Beim Release wird klar: Es wurden nicht alle Kundenwünsche umgesetzt. Dieses Vorgehen kostet dem Projektmanagement häufig den Kopf. Warum das Anforderungsmanagement zu jedem Projekt dazugehört und wie Sie es in Ihren Prozess integrieren, erfahren Sie in diesem Artikel.

Warum wird Requirements Engineering benötigt?

Fehlt der Anforderungskatalog, werden Projekte häufig zu einem zeit- und kostenintensiven Unterfangen. Das Requirements Engineering schafft genau hier Abhilfe. Die strukturierte Anforderungsdefinition erlaubt eine genaue Ressourcenplanung.

Gleichzeitig ist die Kundschaft zufriedener, weil die Wünsche der Stakeholder, die sich an den Kundenbedürfnissen orientieren, von Anfang an umgesetzt werden. Durch die Anforderungsverwaltung kann schneller auf Änderungswünsche reagiert werden und Risiken sowie Fehler werden frühzeitig erkannt.

Was gehört zum Anforderungsmanagement?

Zu den Hauptaufgaben gehören die Definition, Dokumentation, Verwaltung und Analyse der Anforderungen, die das Produkt oder System später erfüllen sollen. Äußern Kundinnen oder Kunden während des Projektes Änderungswünsche, so fällt auch das Änderungsmanagement mit in den Aufgabenbereich.

Somit lässt sich die Methode nicht als einmalige Umsetzung verstehen, sondern als stetiger Begleiter während der Projektrealisierung. Überwacht und umgesetzt wird der Ablauf des Anforderungsmanagements von einem verantwortlichen Requirements Engineer.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

In einer Umfrage des Project Management Institute gaben die Befragten an, dass 35 Prozent ihrer Projekte im Jahr 2021 gescheitert sind und Budget verloren. Das zeigt, dass es einen deutlichen Verbesserungsbedarf in der Ressourcenplanung gibt. Das Anforderungsmanagement leistet hierbei die folgenden Vorteile:

• Projekte werden effizienter umgesetzt sowie zeit- und kostendeckend abgeschlossen.
• Risiken und Probleme werden schneller erkannt.
• Es treten weniger Änderungen während des Projektablaufs auf. Sollten doch neue Anforderungen hinzukommen, werden sie vom Requirements Engineer zügig aufgenommen.
• Zusatzkosten und zeitliche Probleme werden vermieden.
• Die Kundenzufriedenheit steigt, indem alle Wünsche umgesetzt werden.

So sehen Methoden im Anforderungsmanagement aus

Das Requirements Engineering spielt bei Projekten aller Art eine bedeutende Rolle. Besonders häufig findet es im Technologiebereich Anwendung, insbesondere bei IT-Projekten. Das Konzept ist jedoch branchenunabhängig. Es eignet sich bei komplexen Produkten oder Systemen, um einen Überblick über den Anforderungskatalog zu behalten.

Der Anforderungsmanagement-Prozess läuft dabei in mehreren Schritten ab. Die Methoden dürfen jedoch nicht zwangsläufig als linearer Ablauf verstanden werden.

1. Anforderungserhebung

Im ersten Schritt werden alle Anforderungen an das Projekt erfasst. Dazu müssen die Bedürfnisse der Kundinnen ermittelt werden. Das kann beispielsweise über folgende Marktforschungsmethoden geschehen:

• Interviews
• Umfragen
• Workshops
• Feldbeobachtungen
• Re-Use vorhandener Dokumentationen
• Systemuntersuchungen bereits verwendeter Software

Ziel ist es, sich über die Wünsche und Bedürfnisse der Kundschaft klar zu werden. Das bedeutet nicht, dass alle Anforderungen umgesetzt werden. Vielmehr geht es darum, die wichtigsten auszuwählen und Prioritäten zu setzen.

2. Anforderungsdokumentation

Im Lastenheft wird zunächst die Dokumentation aller Anforderungen abgebildet, die Kundinnen und Stakeholder stellen. Es dient als Kommunikationsgrundlage zwischen den einzelnen Parteien. In der Softwareentwicklung werden hierfür häufig sogenannte User Stories verwendet. Anschließend wird die Umsetzung der Anforderungen in einem Lastenheft bzw. Pflichtenheft festgehalten.

Die Anforderungsdokumentation muss zu jedem Zeitpunkt verständlich, eindeutig, nachweisbar, widerspruchsfrei, vollständig und testbar sein. Zur besseren Erklärung können neben der Textdokumentation auch visuelle Elemente wie Diagramme oder Tabellen verwendet werden.

3. Anforderungsanalyse

Schließlich ist es die Aufgabe von Projektleitenden, die Anforderungen zu analysieren und sie hinsichtlich ihrer Umsetzung zu bewerten. Dazu gehört ebenso eine Risikoanalyse. Sie bewahrt das Projektteam vor Rückschlägen während der Umsetzung und senkt das Risiko von Kostenfallen und Fehlern.

Wurde alles Nötige untersucht und priorisiert, wird das Lastenheft erneut den Stakeholderinnen vorgelegt. Erst wenn die Abstimmung final ist, wird mit der Projektumsetzung begonnen.

4. Änderungsmanagement

Immer wieder kommt es zu Änderungswünschen vonseiten der Kundinnen. Dieser Umstand muss im Anforderungsmanagement von Beginn an mit eingeplant werden, um während der Projektrealisierung schnell darauf reagieren zu können.

Dazu hat es sich bewährt, auf Projektvisualisierungen wie UML-Diagramme (Unified Modeling Language) zurückzugreifen. Alle Projektbeteiligten haben so die Möglichkeit, Änderungen schnell und einfach visuell abzubilden. Die Diagramme erleichtern es, den Zusammenhang zwischen den unterschiedlichen Anforderungen darzustellen.

Übersicht der wichtigsten Anforderungsmanagement-Tools

Beim Anforderungsmanagement sind Projektteams auf Tools angewiesen, um alle Einzelheiten im Blick zu behalten. Gleichzeitig vereinfacht ein gutes Anforderungsmanagement-Tool die Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten inklusive Stakeholdern. Die visuelle Darstellung des Projektverlaufs unterstützt zudem eine effiziente Umsetzung.

Diese Übersicht zeigt Ihnen einige der besten Tools für Anforderungsmanagement:

• Asana
• monday.com
• Atlassian Jira
• Awork
• ClickUp
• Wrike

Auch wenn Sie sich erst in ein entsprechendes Tool einarbeiten müssen, verzichten Sie in keinem Fall darauf. Es wird Ihnen die Arbeit definitiv erleichtern.

Klassisches vs. agiles Anforderungsmanagement

Das Anforderungsmanagement kann sowohl im klassischen Projektmanagement als auch bei agilen Methoden wie beispielsweise Scrum Anwendung finden. Jedoch gibt es Unterschiede bei der Umsetzung.

Das klassische Anforderungsmanagement orientiert sich am Wasserfallmodell. Das bedeutet, dass der Prozess nach folgendem Schema abläuft:

1. Anforderungen ermitteln
2. Anforderungen analysieren
3. Anforderungen dokumentieren
4. Anforderungen verifizieren
5. Anforderungen realisieren
6. Erfüllung kontrollieren

Änderungen sollen somit möglichst nicht mehr im späteren Projektverlauf umgesetzt werden müssen. Kommt es dennoch dazu, werden sie im Changelog erfasst und der Prozess wird erneut durchlaufen.

Beim agilen Änderungsmanagement hingegen verläuft der Prozess in iterativen Schleifen. Dazu werden alle Anforderungen im Backlog mithilfe von User Stories erfasst. Eine Iteration besteht immer aus der Realisierung und anschließenden Kontrolle. Die Anforderungen werden dabei nach und nach erfüllt. Daher ist es auch nicht notwendig, direkt zu Beginn eine detaillierte Dokumentation zu führen; vielmehr werden die User Stories „on the go“ konkretisiert.

Fazit: Anforderungsmanagement als Grundlage für eine effiziente Projektrealisierung

Durch die detaillierte Prozessdokumentation, Analyse und Verifizierung der Anforderungen, die ein Produkt oder System erfüllen soll, schützen sich Projektteams vor unerwarteten Kosten und unzufriedener Kundschaft. Somit bildet das Anforderungsmanagement sowohl fürs klassische als auch fürs agile Projektmanagement die Basis für eine effiziente Umsetzung.

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