Arbeitszeugnis selber schreiben: Das sollten Sie beachten

Zeit für ein neues Kapitel: Wenn ein Jobwechsel ansteht, gibt es für Angestellte jede Menge zu erledigen. Sich verabschieden, den Platz räumen, gedanklich mit einem Kapitel abschließen. Und: sich für eine neue Stelle bewerben, eine neue Herausforderung suchen. Um beste Chancen bei der Jobsuche zu haben, hilft ein Arbeitszeugnis des vorherigen Unternehmens. Doch wie vorgehen, wenn Sie das Arbeitszeugnis selber schreiben sollen?

Das Ausstellen eines Arbeitszeugnisses ist Pflicht, Arbeitnehmende haben einen rechtlichen Anspruch darauf. Viele Unternehmen stellen qualifizierte Arbeitszeugnisse aus, die nicht nur sachlich, sondern auch wertend detailliert über die Zeit der Person, ihre Arbeit und ihr Sozialverhalten berichten.

Arbeitszeugnis selber schreiben: Erlaubt oder nicht?

Da es in vielen Unternehmen üblich ist, dass das Arbeitszeugnis geschrieben und den Mitarbeitenden übergeben wird, stellt sich im umgekehrten Fall schnell die Frage: Darf man sein Arbeitszeugnis selber schreiben?

Immer wieder kommt es vor, dass Vorgesetzte ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei der Frage nach dem Arbeitszeugnis entgegnen: „Gerne – schreiben Sie doch einen ersten Entwurf!“ Alternativ soll das Zeugnis auch komplett selbst geschrieben werden – was rechtlich erlaubt ist. Das Unternehmen ist allerdings nicht verpflichtet, diese Ausführungen anschließend zu übernehmen. Die finale Formulierung obliegt dem Arbeitgeber.

So schreiben Sie Ihr eigenes Arbeitszeugnis

Ein eigenes Arbeitszeugnis schreiben – das sorgt nicht selten für Schweißperlen auf der Stirn von Arbeitnehmenden. Wir zeigen Ihnen, wie ein Arbeitszeugnis aufgebaut sein sollte und welche gängigen Formulierungen Sie verwenden können. So gelingt ein selbst geschriebenes Arbeitszeugnis, das beim nächsten Unternehmen Wirkung zeigt.

Aufbau und Inhalt eines Arbeitszeugnisses

Bauen Sie Ihr eigenes Arbeitszeugnis standardisiert auf. Für qualifizierte Arbeitszeugnisse gibt es zwar keine gesetzlich festgelegte Gliederung, in der Praxis hat sich jedoch in vielen Betrieben folgende Gliederung durchgesetzt:

1. Formalia: Das Arbeitszeugnis – ebenso ein Zwischen- oder Praktikumszeugnis – beginnt mit dem Briefkopf des Unternehmens, einer Überschrift („Arbeitszeugnis“) sowie Ihren vollständigen Daten. Auch die Positionsbezeichnung und die Dauer des Arbeitsverhältnisses sind wichtig.
2. Tätigkeiten: Im nächsten Teil listen Sie alle Tätigkeiten auf, absteigend nach Wichtigkeit.
3. Bewertungen Im wichtigsten Teil bewerten Sie die ausgeübten Tätigkeiten sowie das Sozialverhalten.
4. Grund der Kündigung: Hier wird deutlich, ob Sie das Unternehmen auf eigenen Wunsch verlassen, ob ein befristeter Vertrag auslief oder ob das Unternehmen die Zusammenarbeit beendet hat (und wenn ja, warum).
5. Abschluss: Das Schreiben endet mit einem Dank für die Zusammenarbeit und guten Zukunftswünschen.

Abschließend platzieren Sie ein Feld für die Unterschrift des Arbeitgebers inklusive Feldern für das Datum und den Ort.

Eigenes Arbeitszeugnis schreiben: Gängige Formulierungen

Der Aufbau ist klar – doch wie bewerten Sie sich selbst? Dies ist das Herzstück Ihres eigenen Arbeitszeugnisses. Grundsätzlich enthalten Zeugnisse bestimmte Formulierungen, die die Leistung ausdrücken. Ein Zeugnis darf in Deutschland nämlich nicht negativ sein, sondern muss zumindest positiv klingen. Diese Formulierungen lassen sich deshalb in Schulnoten ausdrücken:

• Schulnote 1: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“
• Schulnote 2: „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“
• Schulnote 3: „stets zu unserer Zufriedenheit“
• Schulnote 4: „zu unserer Zufriedenheit“
• Schulnote 5: „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“
• Schulnote 6: „war bemüht / hat sich bemüht“

Sie sehen die Unterschiede direkt – „war bemüht“ klingt zwar nicht schmeichelhaft, ist aber per se nicht negativ. Diese Umschreibungen und Formulierungen setzen Sie sowohl für die Bewertung der fachlichen Leistung als auch des Sozialverhaltens ein. Bei Zweiterem variieren die Formulierungen meist etwas.

Wichtig ist Ehrlichkeit, um eine glaubwürdige Bewertung zu vermitteln. Wer beispielsweise im ein oder anderen Bereich keine 1 verdient hat, sollte so ehrlich sein und entsprechend eine andere Formulierung wählen.

Einige Formulierungsbeispiele:

• Fachliches Wissen
  • Note 1: „Er brachte seine fachliche Kompetenz stets zu unserer vollsten Zufriedenheit in unsere Arbeitsprozesse ein.“
  • Note 2: „Sie brachte ihre fachliche Kompetenz stets zu unserer vollen Zufriedenheit in unsere Arbeitsprozesse ein.“
• Arbeitsweise
  • Note 1: „Sie erledigte alle ihr gestellten Aufgaben in jedem Arbeitsbereich stets zu unserer vollsten Zufriedenheit und mit größtmöglicher Sorgfalt.“
  • Note 2: „Er erledigte alle ihm gestellten Aufgaben in jedem Arbeitsbereich stets zu unserer vollen Zufriedenheit und mit großer Sorgfalt.“
• Sozialkompetenz
  • Note 1: „Sie zeigte sich im Umgang mit Kollegen und Kolleginnen sowie Vorgesetzten zu jeder Zeit überaus freundlich und professionell.“
  • Note 2 oder 3: „Er zeigte sich im Umgang mit Kollegen und Kolleginnen sowie Vorgesetzten freundlich und professionell.“

Sie sehen: Je nach Bewertungsaspekt variieren die genauen Satzbausteine. Sie folgen jedoch immer dem gleichen Schema.

Was möchten Personalverantwortliche in einem Arbeitszeugnis lesen?

Das eigene Arbeitszeugnis zu schreiben ist das eine, es so zu formulieren, dass es beim nächsten potenziellen Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin gut ankommt, das andere. Wer lediglich Worthülsen und Standardphrasen formuliert, wird bei Personalverantwortlichen kaum Gehör finden.

Achten Sie darauf, dass von der Einleitung bis zum Ende neben den üblichen Satzbausteinen auch Formulierungen verwendet werden, die nicht alltäglich sind. So heben Sie sich von der Masse ab. Auch wichtig: Personaler und Personalerinnen haben in der Regel kein Fachwissen aus dem Bereich, in dem Sie in Ihrem vorherigen Job gearbeitet haben. Klammern Sie Ihr Kontextwissen also aus und formulieren Sie für Unwissende.

Was sich für jegliches Anschreiben, den Lebenslauf oder den Schriftverkehr gehört, gilt auch für das Arbeitszeugnis: Es muss fehlerfrei, lückenlos und stimmig zu allen anderen Unterlagen sein.

Vermeiden Sie diese Fehler bei Ihrem eigenen Arbeitszeugnis

Viele wünschen sich das Arbeitszeugnis fertig geschrieben vom Arbeitgeber. Wird der Wunsch nicht erfüllt und Sie müssen selbst den Stift zücken, sollten Sie folgende Punkte beachten:

1. Achten Sie auf den korrekten Aufbau des Arbeitszeugnisses. Das heißt auch: Lassen Sie Passagen weg, die Personalverantwortlichen keinen Mehrwert liefern – beispielsweise, warum Sie sich damals für dieses Unternehmen entschieden haben.
2. Kopieren Sie keine Passagen aus alten Arbeitszeugnissen oder Ihrem Lebenslauf in Ihr Arbeitszeugnis. Das wirkt unnatürlich und fällt Personalverantwortlichen auf, die sich intensiv mit Ihnen auseinandersetzen.
3. Bleiben Sie realistisch und überhäufen Sie sich selbst nicht mit Lob. Dass Sie in jedem erdenklichen Aspekt „sehr gut“ und jede einzelne Tätigkeit „zur größtmöglichen und absolut vollsten Zufriedenheit“ ausgeübt haben, wirkt verdächtig.
4. Benutzen Sie nicht nur Standardformulierungen. Gehen Sie hingegen auch auf branchen- und jobspezifische Dinge ein, bei einem Job im Vertrieb beispielsweise auf Kundenorientierung und selbstständiges Arbeiten.

Ein abschließender Tipp und vermeidbarer Fehler: Geben Sie Ihr Arbeitszeugnis nicht ab, ohne dass vorher eine weitere Person es gelesen hat. So verhindern Sie, dass sich Fehler einschleichen, die Sie selbst nicht mehr sehen.

Fazit: Stellen Sie sich ein Arbeitszeugnis aus

Auch wenn die Herausforderung, das eigene Arbeitszeugnis zu schreiben, zunächst groß ist – gehen Sie sie es an. Die genannten Tipps und Formulierungen geben Ihnen eine Hilfestellung. Ein gutes qualifiziertes Arbeitszeugnis kann Ihnen womöglich die Tür zum nächsten Job öffnen.

Schließlich ist es besser, sich die Zeit zu nehmen, ein eigenes Arbeitszeugnis zu schreiben, als gar keines zu haben oder nur das in wenigen Minuten lustlos zusammengeschusterte Zeugnis des Vorgesetzten. Mitarbeitende tun deshalb gut daran, zumindest einen ersten Entwurf einzureichen.

Titelbild: Christina @ wocintechchat.com / Unsplash