Dropdown-Menü in Excel: Anleitung

Microsoft Excel ist ein Allrounder in jedem Büro und wird auch privat für viele Zwecke verwendet. Einfache Tabellen und Berechnungen sind meist kein Problem, komplizierter wird es spätestens dann, wenn Querverweise und Menüs gefordert sind. Lernen Sie im nachfolgenden Artikel, wie Sie mit Microsoft Excel ein Dropdown-Menü erstellen, befüllen und einschränken können.

Was ist ein Dropdown-Menü?

Ein Dropdown-Menü ist eine spezielle Form eines Auswahlmenüs, das die Antworten oder Auswahlmöglichkeiten auf eine Frage übersichtlich auflistet und sich per Knopfdruck ausklappt. Klickt man nun einen Punkt an, wird dieser ausgewählt und das Fenster schließt sich wieder. Ein Synonym ist Dropdown-Liste.

Dropdown Menü in Excel erstellen: So geht’s

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel bietet zahlreiche Funktionen. Es gibt wohl nur wenige Menschen, die jede einzelne der hunderten Möglichkeiten beherrschen. Einige Tricks und Kniffe gibt es, um bei größeren Anforderungen Übersichtlichkeit zu schaffen. Eines davon ist das Dropdown-Menü. Jeder hat ein Dropdown-Menü schon einmal gesehen und verwendet es täglich auf dem Smartphone oder am Laptop. Aber wie erstellen Sie so ein Menü eigentlich in Excel?

Wie füge ich eine Dropdown Liste in Excel ein?

Um ein Dropdown-Menü zu erstellen, wird ein Excel-Dokument benötigt. Öffnen Sie das Programm Microsoft Excel und erstellen Sie ein neues Dokument oder rufen Sie eine bestehende Datei auf. Tippen Sie die Einträge in die Zellen, die Sie später auswählen wollen – beispielsweise alle deutschen Bundesländer.

Setzen Sie den Mauszeiger auf die Zelle, in der das Dropdown-Menü später ausklappen soll. Ein erster Tipp: Falls Sie in mehreren Zellen das gleiche Menü erscheinen lassen möchten, markieren Sie direkt alle Zellen. Das Dropdown-Menü wird dann bei jeder einzelnen Zelle angezeigt. Sind die Zellen nicht zusammenhängend, halten Sie die Strg-Taste, bei Mac die Command-Taste gedrückt – so können Sie Zellen markieren, die nicht direkt aneinander angrenzen.

1. Dropdown Liste in Windows

Für Windows: Wählen Sie im Reiter „Daten“ in der Gruppe Datentools den Eintrag „Datenprüfung“ auf. Wählen Sie unter „Zulassen“ den Punkt „Liste“ und achten Sie darauf, dass der Haken bei „Zellendropdown“ gesetzt ist. In das Feld „Quelle“ können Sie nun die Auswahlmöglichkeiten Ihres Dropdown-Menüs eintragen. Haben Sie die Angaben, die Sie später im Dropdown-Menü auswählen wollen, noch nicht in die Zellen eingetragen, müssen Sie sie hier aufführen. Die Eingaben müssen mit einem Semikolon (Strichpunkt) getrennt werden. Bestätigen Sie anschließend mit „OK“ und schon wird Ihr Dropdown-Menü per Klick auf den grauen Pfeil neben der Zelle ausgeklappt und sichtbar.

2. Dropdown-Liste für Mac

Im Menü „Daten“ wählen Sie den Reiter „Gültigkeit“, dann „Einstellungen“ aus. Im Menü „Zulassen“ klicken Sie „Liste“ an. Nun erscheint ein weiteres Feld namens „Quelle“. Klicken Sie sie an und wählen Sie die angelegte Liste oder direkt die ganze Spalte, in die Sie Ihre Daten eingetragen haben, aus. Auch hier gilt: Haben Sie Ihre Einträge noch nicht in die Zellen geschrieben, müssen Sie sie hier per Semikolon getrennt eintragen. Ein Klick auf „OK“ und schon ist Ihr Dropdown-Menü bereit.

Es gibt einen weiteren Tipp, wie Menüs noch einfacher gestaltet werden können: Markieren Sie dazu im ersten Schritt Ihre eingetippte Liste mit allen späteren Auswahlmöglichkeiten. Per Rechtsklick können Sie dieser Auswahl mit dem Befehl „Namen definieren“ eine Bezeichnung (Achtung: ohne Leerzeichen!) vergeben. Diese dient zur Identifikation der Listenelemente und ist nachher nirgends sichtbar. Im vorliegenden Beispiel ist diese „Bundesländer“.

Anstatt nun in der Datenprüfung bei der Quelle die Werte einzeln einzutragen oder sie im Tabellenblatt zu markieren, können Sie einfach „=Bundesländer“ eintragen und die entsprechende Liste wird für das Dropdown-Menü geladen.

Weitere Einstellungen für Ihr Dropdown-Menü in Excel

Innerhalb des Menüs „Datenprüfung“ bzw. „Gültigkeit“ gibt es weitere Einstellungen, die Ihrem Dropdown-Menü den nötigen Feinschliff verleihen – vor allem, wenn Sie mit anderen gemeinsam an einem Dokument arbeiten.

Geben Sie im Reiter „Eingabemeldung“ Ihrem Dropdown-Menü einen Namen und Beschreibungstext. Beides erscheint, wenn Sie später mit der Maus über die Zelle fahren, die das Dropdown-Menü enthält.

Über den Reiter „Fehlermeldung“ können Sie eine Kontrollfunktion einbauen, falls Sie oder Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keinen der vorhandenen Werte aus dem Dropdown-Menü auswählen, sondern einen anderen Begriff in die Zelle eintragen.

Sie können zwischen drei verschiedenen Modi (Stopp, Warnung, Informationen) wählen und ebenfalls einen Titel und eine Beschreibung vergeben. Während bei „Warnung“ und „Informationen“ anderslautende Werte trotzdem eingefügt werden können, hindert Excel Nutzer und Nutzerinnen daran, wenn Sie „Stopp“ wählen.

Wie füge ich bei Excel ein Kästchen zum Ankreuzen hinzu?

Möchten Sie Ihr Dropdown-Menü um ein Kästchen erweitern, das abgehakt werden kann, beispielsweise um Aufgaben als erledigt zu markieren, benötigen Sie Zugriff auf den Reiter „Entwicklertools”.

Navigieren Sie dazu bei Windows unter dem Reiter „Datei“ zu „Optionen“, „Menüband anpassen“ und markieren Sie rechts „Entwicklertools“ mit einem Haken. Bei Mac finden Sie die Entwickler-Registerkarte, wenn Sie oben in der Leiste auf „Excel“, dann „Einstellungen“ und dann „Ansicht“ klicken. Ganz unten setzen Sie bei „Registerkarte ‚Entwickler‘“ einen Haken.

Über den jetzt sichtbaren Reiter „Entwicklertools“ können Sie bei Windows per Klick auf „Einfügen als Formularsteuerelement“, bei Mac per Klick auf „Kontrollkästchen“ ein Kästchen zum Ankreuzen auswählen und in eine Zelle einfügen.

Fazit: Kleine Funktion mit großer Wirkung

Verwenden Sie Excel regelmäßig für größere Listen, Informationssammlungen und in der Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Freunden? Gerade dann ist die Funktion des Dropdown-Menüs eine hilfreiche und zeitsparende Möglichkeit, Informationen zur Auswahl zu stellen.

Dabei kann das Menü mehr als es auf den ersten Blick vermuten lässt: Mit Beschreibungen und Eingabeeinschränkungen können Sie sich und anderen genau auferlegen, welche Informationen ausgewählt und eingetragen werden sollen.

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