Die aktuell 10 besten E-Mail-Marketingtools für Event-Planungsunternehmen

Event-Planung ist mehr als Venue-Buchungen und Catering – es geht darum, unzählige bewegliche Teile zu koordinieren, Beziehungen aufzubauen, unvergessliche Erlebnisse zu schaffen und diese langfristig zu pflegen. Die Herausforderung? Die CRM-Anforderungen in der Event-Planungsbranche sind einzigartig anspruchsvoll. Event-Planungsunternehmen müssen gleichzeitig mehrere Stakeholder im Blick behalten (Kunden und Kundinnen, Lieferanten, Teilnehmende und Sponsoren), wechselnde Zeitpläne managen, verschiedene Event-Formate abdecken (virtuell, hybrid und live) sowie Kommunikation ausbauen und personalisieren.

Generische CRMs stoßen dabei häufig an ihre Grenzen: Sie unterstützen oft keine Multi-Channel-Teilnehmer-Journeys, komplexen Registrierungsabläufe, Sponsor- und Lieferanten-Tracking oder die lückenlose Follow-up-Kommunikation, die aus einmaligen Teilnehmenden loyale Stammgäste macht. Genau hier kommt ein speziell für die Event-Branche entwickeltes (oder konfiguriertes) CRM ins Spiel.

Ein gut gewähltes CRM wird zum operativen Rückgrat Ihres Unternehmens: Es ermöglicht die Zentralisierung von Teilnehmer-, Kunden- und Lieferantendaten; die Automatisierung von E-Mail-Sequenzen für Einladungen, Erinnerungen und Follow-ups nach dem Event; die Segmentierung von Kontakten nach Event-Typ oder Rolle (Lieferant vs. Sponsor vs. Teilnehmende); die Integration von Registrierungs- und Ticketing-Systemen sowie das Tracking von Interaktion und ROI über den gesamten Event-Lebenszyklus.

In diesem Artikel erhalten Sie:

• Eine Vergleichstabelle der 6 besten E-Mail-Marketing- und CRM-Tools für Event-Planungsunternehmen im Jahr 2025
• Funktionsübersichten zu den Möglichkeiten der einzelnen Tools (Automatisierung, Segmentierung, mobiler Zugriff, event-spezifische Workflows, Integrationen, E-Mail-Flows usw.)
• Praxisnahe Vor- und Nachteile, besonders für Event-Planende, die Teilnehmende, Sponsoren, Lieferanten und verschiedene Event-Formate managen
• Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung von E-Mail-Automatisierungen für Event-Planungs-Workflows (z. B. Ersteinladung → Erinnerung → Follow-up → Referral Nurturing)
• Tipps zur Migration, Erfolgsmessung und Ausbau Ihres Systems, wenn Ihr Unternehmen wächst und Ihre Event-Formate vielfältiger werden

Und zur Info: HubSpot wird bereits von echten Event-Planungsunternehmen genutzt – so berichten Event-Organisationen nach dem Wechsel zu HubSpots event-spezifischen Workflows von Einsparungen von Tausenden von Arbeitsstunden pro Jahr.

Wenn Sie bereit sind, das Chaos zu beenden, Ihre Kommunikation mit Teilnehmenden, Lieferanten und Kunden und Kundinnen zu optimieren und Ihrem Events-Geschäft im Jahr 2025 echten ROI zu bringen, lesen Sie weiter.

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist E-Mail-Marketing für Event-Planungsunternehmen?
• Die besten E-Mail-Marketing-Tools für Event-Planungsunternehmen im Überblick
• Die beste E-Mail-Marketing-Software für Event-Planungsunternehmen
• Vorteile von E-Mail-Marketing-Software für Event-Planungsunternehmen
• 5 wichtige Funktionen für E-Mail-Marketing-Software in der Event-Planung
• So wählen Sie das richtige E-Mail-Marketing-Tool für Event-Planungsunternehmen (Schritt für Schritt)
• Häufig gestellte Fragen (FAQ)
• HubSpot: die führende E-Mail-Marketing-Lösung für Event-Planungsunternehmen

Kostenlose E-Mail-Marketing-Software

Ohne Kreditkarte verfügbar. Einfach loslegen.

• Öffnungs- und Klickraten Ihrer E-Mails steigern
• E-Mails automatisch für die Lesenden anpassen
• Alles selbständig erledigen
• KI-Funktionen zum Schreiben von Inhalten

Jetzt loslegen

Was ist E-Mail-Marketing für Event-Planungsunternehmen?

E-Mail-Marketing für Event-Planungsunternehmen bezeichnet den strategischen Einsatz von E-Mail, um Veranstaltungen zu bewerben, Teilnehmerbeziehungen zu pflegen und die Interaktion vor, während und nach einem Event zu steigern.

In dieser Branche geht es bei E-Mails nicht nur um Ankündigungen – sondern darum, eine nahtlose Teilnehmer-Journey zu schaffen. Von der ersten „Save the Date“-Einladung bis zur Dankes-E-Mail nach dem Event hilft E-Mail-Marketing Event-Profis, Beziehungen zu Kundschaft, Sponsoren, Lieferanten und Gästen in jeder Phase des Planungsprozesses zu pflegen.

Effektives E-Mail-Marketing ermöglicht Event-Planenden:

• Vorfreude durch personalisierte Einladungen und Countdown-Kampagnen wecken
• Teilnahmequoten mit gezielten Erinnerungen und RSVP-Follow-ups steigern
• Das Teilnehmererlebnis durch Updates, Agenden und logistische Informationen verbessern
• Langfristiges Wachstum durch Feedback-Sammlung, Highlight-Sharing und die Förderung künftiger Veranstaltungen vorantreiben

Kurz gesagt fungiert E-Mail-Marketing als Bindeglied eines Event-Planungsunternehmens – es verwandelt einmalige Gäste durch zeitgerechte, relevante und automatisierte Kommunikation in Stammkundschaft und loyale Markenbotschafter und -botschafterinnen.

Die besten E-Mail-Marketing-Tools für Event-Planungsunternehmen im Überblick

Die beste E-Mail-Marketing-Software für Event-Planungsunternehmen

1. HubSpot

Quelle

Ideal für: Event-Planungsunternehmen, die umfassende Marketing-Automatisierung benötigen, um Teilnehmer-Management und Kampagnensteuerung in einer Plattform zu zentralisieren.

Wichtige HubSpot-Funktionen:

• HubSpots KI-gestützte E-Mail-Personalisierung mit Breeze AI: Event-Planende können Breeze AI nutzen, um Betreffzeilen und Versandzeiten automatisch anhand von Interaktionsmustern der Teilnehmenden zu optimieren.

• HubSpots automatisierter Event-Workflow-Builder: Multi-Touch-Kampagnen erstellen, die basierend auf dem Registrierungsstatus ausgelöst werden, wobei HubSpots Workflows automatisch Bestätigungs-E-Mails versenden.
• HubSpots native CRM-Integration mit Smart Lists: Segmentieren Sie Teilnehmende nach Event-Verlauf, Ticket-Typ oder Interaktionslevel mithilfe von HubSpots einheitlicher Datenbank – und synchronisieren Sie automatisch mit Eventbrite, Zoom Events oder Cvent über HubSpots App Marketplace.

HubSpot-Preise:

• Kostenlos: 0 €/Monat/Lizenz
• Starter: 9 €/Monat/Lizenz
• Professional: 792 €/Monat/Lizenz
• Enterprise: 3.300 €/Monat/Lizenz

2. Mailchimp

Quelle

Ideal für: Kleine Event-Planungsunternehmen, die weniger als 50 Veranstaltungen pro Jahr durchführen.

Wichtigste Mailchimp-Funktionen:

• Vorgefertigte Event-Einladungsvorlagen: Zugang zu professionell gestalteten Event-Vorlagen, die für mobile Endgeräte optimiert sind.
• Journey-Mapping für Zielgruppen: Visualisieren Sie die Teilnehmer-Journey vom ersten Touchpoint bis zum Feedback nach Abschluss des Events – Kontakte werden automatisch anhand ihres RSVP-Status und Interaktionen in verschiedene Segmente verschoben.
• Social-Media-Retargeting-Integration: Verknüpfen Sie Facebook- und Instagram-Anzeigen, um E-Mail-Abonnentinnen und -Abonnenten automatisch anzusprechen, die eine E-Mail geöffnet, sich aber noch nicht registriert haben.

Mailchimp-Preise:

• Kostenlos: 0 $/Monat
• Essentials: 11 €/Monat
• Standard: 17 €/Monat
• Premium: 259 €/Monat

3. Constant Contact

Quelle

Ideal für: Traditionelle Event-Planende, die Präsenzkonferenzen und Messen mit integriertem Registrierungs-Management koordinieren.

Wichtigste Constant Contact-Funktionen:

• Integriertes Event-Registrierungssystem: Verwalten Sie Registrierungen direkt innerhalb von Constant Contact und vermeiden Sie so Gebühren für Drittanbieter-Ticketing.
• Automatisierte Erinnerungssequenzen: Planen Sie automatisch eine Reihe von Touchpoints basierend auf dem Event-Datum – darunter „Save the Date“ (60 Tage vorher), Frühbucher-Fristen (30 Tage) und Logistik-Infos am Veranstaltungstag.
• Echtzeit-Teilnahme-Tracking-Integration: Synchronisieren Sie Check-in-Apps, um automatisch E-Mails an No-Shows zu senden oder Teilnehmenden sofort Dankes-Nachrichten zukommen zu lassen.

Constant Contact-Preise:

• Lite: 12 €/Monat
• Standard: 33 €/Monat
• Premium: 75 €/Monat

4. Eventbrite

Quelle

Ideal für: Ticketed-Event-Veranstaltende, die nahtlose Zahlungsabwicklung mit integrierten Werbe-E-Mail-Kampagnen priorisieren.

Wichtigste Eventbrite-Funktionen:

• Native Ticketing mit E-Mail-Automatisierung: Verschiedene E-Mail-Sequenzen werden automatisch ausgelöst – basierend auf dem Ticket-Typ (VIP, Frühbucher, allgemeine Zulassung).
• Wartelisten-Management-Workflows: Wenn Veranstaltungen ausverkauft sind, werden interessierte Teilnehmende automatisch auf die Warteliste gesetzt und bei Verfügbarkeit sofort benachrichtigt.
• Organizer-App-Integration: Versenden Sie Echtzeit-Updates direkt über die mobile Eventbrite-Organizer-App während der Veranstaltung.

Eventbrite-Preise:

• Kostenlos: 0 $/Monat/Lizenz
• Weitere Tarife: Nur auf Anfrage (siehe hier)

5. ActiveCampaign

Quelle

Ideal für: B2B-Event-Koordinierende, die mehrtägige Konferenzen mit komplexer Speaker- und Sponsoren-Kommunikation managen.

Wichtigste ActiveCampaign-Funktionen:

• Prädiktive Content-Personalisierung: KI analysiert vergangenes Event-Verhalten, um E-Mail-Content-Blöcke automatisch anzupassen.
• Multi-Channel-Automatisierungssequenzen: Koordinieren Sie E-Mail mit SMS-Erinnerungen für zeitkritische Updates.
• CRM-Deal-Tracking für Sponsoren: Verfolgen Sie die Sponsor-Interaktion vom ersten Kontakt bis zu den ROI-Reports nach dem Event.

ActiveCampaign-Preise:

• Starter: 15 $/Monat
• Plus: 49 $/Monat
• Pro: 79 $/Monat
• Enterprise: 145 $/Monat

6. Brevo

Quelle

Ideal für: Budgetbewusste Event-Start-ups, die Community-Workshops und lokale Meetups mit weniger als 500 Teilnehmenden organisieren.

Wichtigste Brevo-Funktionen:

• Unbegrenzter Kontaktspeicher: Speichern Sie Ihre gesamte Event-Datenbank ohne Gebühren pro Kontakt.
• Transaktionale E-Mail-API: Stellen Sie sicher, dass kritische E-Mails wie Ticket-Bestätigungen und Passwort-Resets über zuverlässige Zustellungsraten verfügen.
• WhatsApp-Business-Integration: Erreichen Sie internationale Teilnehmende über deren bevorzugte Messaging-App.

Brevo-Preise:

• Starter: 6 €/Monat
• Standard: 13 €/Monat
• Professional: 449,08 €
• Enterprise: Nur auf Anfrage (siehe hier)

7. GetResponse

Quelle

Ideal für: Virtuelle Event-Veranstaltende, die Webinare mit E-Mail-Marketing für Online-Summits und digitale Konferenzen kombinieren.

Wichtigste GetResponse-Funktionen:

• Integrierte Webinar-Hosting-Plattform: Veranstalten Sie Events für bis zu 500 Teilnehmende direkt innerhalb der Plattform.
• Automatisierte Webinar-Funnel-Vorlagen: Bewährte Anmelde-bis-Teilnahme-Sequenzen, die nachweislich die Show-Rates verbessern, lassen sich schnell einsetzen.
• Interaktionsautomatisierung nach dem Webinar: Segmentieren Sie automatisch Teilnehmende und No-Shows – senden Sie Aufzeichnungs-Links an Nicht-Erschienene und Sonderangebote an interagierende teilnehmende Personen.

GetResponse-Preise:

• Starter: 16 €/Monat
• Marketer: 54 €/Monat
• Creator: 60 €/Monat
• Enterprise: Nur auf Anfrage (siehe hier)

8. Kit

Quelle

Ideal für: Workshop-Moderierende sowie Kurserstellende, die Bildungsveranstaltungen mit Content-Delivery-Anforderungen ausrichten.

Wichtigste Kit-Funktionen:

• Visueller Automatisierungs-Builder mit Tagging: Erstellen Sie Verzweigungspfade basierend auf der Workshop-Anwesenheit.
• Digitales Produkt-Liefersystem: Senden Sie Workshop-Materialien, Aufzeichnungen oder Zertifikate automatisch nach der Registrierung oder dem Abschluss.
• Creator-Netzwerk-Cross-Promotion: Nutzen Sie Kits Creator-Community für Speaker-Empfehlungen und Cross-Promotion-Möglichkeiten.

Kit-Preise:

*Hinweis: Die Preise variieren je nach Anzahl der Abonnierenden. Die untenstehenden Preispläne basieren auf einer Abonnentenzahl von 1.000

• Newsletter: 0 $/Monat
• Creator: 39 $/Monat
• Creator Pro: 79 $/Monat

9. Moosend

Quelle

Ideal für: Saisonale Event-Veranstaltende, die Weihnachtsfeiern und Outdoor-Festivals mit wetterabhängiger Logistik organisieren.

Wichtigste Moosend-Funktionen:

• Wetterbasierte Versandoptimierung: Passen Sie E-Mail-Versandzeiten automatisch anhand lokaler Wettervorhersagen an.
• Countdown-Timer-E-Mails: Binden Sie dynamische Countdown-Uhren ein, die sich in Echtzeit aktualisieren.
• Automatisierung für wiederkehrende Events: Richten Sie Kampagnen-Vorlagen für monatliche oder jährliche Veranstaltungen ein, die automatisch geklont und mit aktualisierten Daten versehen werden.

Moosend-Preise:

*Hinweis: Die Preise variieren je nach Anzahl der Abonnierenden. Die untenstehenden Preispläne basieren auf einer Abonnentenzahl von 1.000

• Pro: 16 $/Monat
• Moosend+: Nur auf Anfrage (siehe hier)
• Enterprise: Nur auf Anfrage (siehe hier)

10. Klaviyo

Quelle

Ideal für: Event-Planende, die Merchandise verkaufen oder Festivals mit E-Commerce-Komponenten durchführen, bei denen Umsatz-Attribution im Fokus steht.

Wichtigste Klaviyo-Funktionen:

• Revenue-per-Recipient-Tracking: Überwachen Sie genau, wie viel Umsatz jede E-Mail-Kampagne im Ticket-Verkauf pro Empfänger und Empfängerin generiert – für lückenlose ROI-Kennzahlen.
• Abandoned-Cart-Recovery für Registrierungen: Erinnern Sie automatisch Interessierte, die den Anmeldeprozess begonnen, aber nicht abgeschlossen haben.
• Dynamische VIP-Segmentierung: Identifizieren und segmentieren Sie automatisch hochwertige Teilnehmende anhand ihrer Gesamtausgaben über alle Events hinweg.

Klaviyo-Preise:

*Hinweis: Die Preise variieren je nach Anzahl der Abonnierenden. Die untenstehenden Preispläne basieren auf einer Abonnentenzahl von 1.000 sowie einem Limit von 250 Nachrichten pro Monat

• Kostenlos: 0 $/Monat
• E-Mail + mobile Nachrichten: 80 $/Monat
• E-Mail: 45 $/Monat

Kostenlose E-Mail-Marketing-Software

Ohne Kreditkarte verfügbar. Einfach loslegen.

• Öffnungs- und Klickraten Ihrer E-Mails steigern
• E-Mails automatisch für die Lesenden anpassen
• Alles selbständig erledigen
• KI-Funktionen zum Schreiben von Inhalten

Jetzt loslegen

Vorteile von E-Mail-Marketing-Software für Event-Planungsunternehmen

Zeitaufwändige Registrierungs- und Follow-up-Workflows automatisieren.

Event-Planende verbringen oft unzählige Stunden damit, Bestätigungs-E-Mails, Erinnerungen und Umfragen nachdem Event manuell zu versenden – Zeit, die besser in die Sponsorenakquise oder die Verbesserung des Teilnehmererlebnisses investiert wäre. E-Mail-Marketing-Software beseitigt diesen administrativen Aufwand durch intelligente Automatisierung, die die gesamte Teilnehmer-Journey übernimmt.

HubSpots Designer für automatisierte Workflows ermöglicht Event-Teams die Erstellung mehrstufiger Kampagnen, die auf Basis von Registrierungsaktionen ausgelöst werden. Diese Kampagnen versenden automatisch personalisierte Bestätigungen innerhalb von Sekunden nach der Anmeldung, stellen Parkhinweise 24 Stunden vor dem Event bereit und versenden nach dem Event Feedbackumfragen.

Durch den Einsatz von HubSpots vorgefertigten Event-Workflow-Vorlagen können Planungsteams manuelle E-Mail-Aufgaben erheblich reduzieren und gleichzeitig sicherstellen, dass kein Teilnehmender und keine Teilnehmende durch das Raster fällt – egal ob bei einem 50-Personen-Workshop oder einer Konferenz mit 5.000 Gästen.

Teilnahmequoten durch datengestützte Optimierung maximieren.

No-Shows sind ein branchenweites Problem, das Event-Planende Geld kostet – in Form verschwendeter Cateringkosten, Materialien und ungenutzter Venue-Kapazität. E-Mail-Marketing-Plattformen liefern jedoch die Analysen, um diese Zahlen zu verbessern.

Moderne E-Mail-Software verfolgt Öffnungsraten, Klickmuster und Interaktionszeitpunkte, um zu erkennen, welche Nachrichten tatsächlich Teilnahme generieren – und welche in überfüllten Postfächern unbeachtet bleiben. HubSpots Breeze AI analysiert historische Event-Daten, um Betreffzeilen und Versandzeiten für jedes Segment automatisch zu optimieren – und hilft Event-Planenden so, ihre Teilnahmequoten mit HubSpots Predictive-Sending-Funktionen zu steigern.

Zusätzlich ermöglichen HubSpots A/B-Test-Tools Teams, mit verschiedenen Erinnerungsfrequenzen und Botschaftsstilen zu experimentieren – und liefern präzise Daten dazu, ob Teilnehmende besser auf „Letzter Aufruf“-Dringlichkeit oder exklusives „VIP-Vorschau“-Framing reagieren.

Teilnehmerdaten über mehrere Events und Touchpoints zentralisieren.

Event-Planungsunternehmen, die mehrere simultane Veranstaltungen managen, haben oft mit verstreuten Teilnehmerinformationen zu kämpfen – verteilt auf Tabellenkalkulationen, Anmeldeplattformen und E-Mail-Listen –, was zu doppelter Kommunikation oder übersehenen VIP-Erkennungen führt.

E-Mail-Marketing-CRMs schaffen eine einzige Quelle der Wahrheit, die jede Teilnehmerinteraktion vom ersten Interesse bis nach dem Event nachverfolgt. HubSpots einheitliche Kontaktdatenbank synchronisiert automatisch mit gängigen Event-Plattformen wie Eventbrite und Zoom Events und führt vollständige Historien darüber, an welchen Events ein Kontakt teilgenommen hat, welche Ticket-Typen er gebucht hat und wie sein Interaktionslevel ist.

Diese Zentralisierung über HubSpots Marketing Hub bedeutet, dass Planende sofort erkennen können, dass eine Person bereits drei Mal als VIP teilgenommen hat – und automatisch Premium-Behandlung sowie Early-Access-Angebote auslösen, ohne manuelle Recherche oder das Risiko, loyale Gäste zu übersehen.

Personalisierung ausbauen, ohne das Team zu vergrößern.

Wachsende Event-Unternehmen stehen vor dem Paradox, dass sie mit zunehmender Teilnehmerbasis personalisiertere Kommunikation benötigen – aber nicht die Ressourcen haben, individuelle E-Mails an Hunderte oder Tausende von Angemeldeten zu schreiben. E-Mail-Marketing-Software ermöglicht Massen-Personalisierung, die den Boutique-Touch behält, den Teilnehmende von Premium-Events erwarten.

HubSpots Smart-Content passt E-Mail-Abschnitte dynamisch an Teilnehmerattribute an – zeigt Sprechenden und Sprechern andere Programm-Highlights als Sponsoren oder passt Menüoptionen anhand zuvor angegebener Diätpräferenzen an. Zusätzlich kann mit HubSpots Personalisierungstoken und Breeze AI ein einzelnes Teammitglied:

• E-Mails erstellen, die jede Person namentlich ansprechen
• Das Unternehmen der Person referenzieren
• Passende Breakout-Sessions basierend auf früherer Anwesenheit empfehlen

ROI messen und Marketinginvestitionen rechtfertigen.

Event-Planungsunternehmen haben es häufig schwer, Stakeholderinnen und Stakeholdern den Wert ihrer Marketingmaßnahmen zu belegen – oft stützen sie sich dabei auf einfache Kennzahlen wie Anmeldezahlen, die aber das vollständige Bild der Kampagneneffektivität nicht wiedergeben.

Umfassende E-Mail-Marketing-Plattformen bieten Attribution-Berichte, die spezifische Kampagnen verknüpft mit:

• Umsatz
• Sponsoren-Akquisitionen
• Langfristiger Teilnehmerwert

HubSpots Attribution-Bericht-Dashboard verfolgt die gesamte Journey vom ersten E-Mail-Öffnen bis zum Ticketkauf und zeigt genau, welche Kampagnen die wertvollsten Registrierungen generieren und welche Botschaften kostenlose Teilnehmende in zahlende Kunden und Kundinnen umwandeln. Mithilfe von HubSpots benutzerdefiniertem Berichtdesigner können Event-Teams den ROI ihrer E-Mail-Kampagnen klar nachweisen – ob durch Ticket-Verkäufe aus Frühbucher-Aktionen oder neue Sponsorships, die über HubSpots Sequenztool gewonnen wurden. So entstehen konkrete Daten, die weitere Marketinginvestitionen sichern.

5 wichtige Funktionen für E-Mail-Marketing-Software in der Event-Planung

1. Event-Registrierungsformulare mit intelligenter Feldzuordnung: Die Fähigkeit, anpassbare Registrierungsformulare zu erstellen, die Ihr CRM automatisch befüllen, ist unverzichtbar, um Teilnehmerinformationen ohne manuelle Dateneingabe zu erfassen. HubSpots Drag-and-drop-Formulardesigner ermöglicht Event-Planenden die Gestaltung von Registrierungsseiten mit bedingter Logik – etwa unterschiedliche Fragen je nach Ticket-Typ oder die Anzeige von Menüpräferenzen nur für Präsenzteilnehmende. Besonders wichtig: HubSpots Formulare sind direkt mit dem CRM verknüpft – sie erstellen oder aktualisieren Kontaktdatensätze automatisch, vergeben Lead-Scores basierend auf dem Ticket-Wert und lösen passende Nurture-Workflows basierend auf dem Registrierungstyp aus.
2. Multi-Channel-Kampagnen-Automatisierung mit Chronik-Visualisierung: Event-Promotion erfordert koordinierte Kommunikation über E-Mail, SMS und Social Media nach präzisen Zeitplänen im Vorfeld des Event-Tags. HubSpots visueller Workflow-Editor ermöglicht es Event-Teams, komplette Werbekampagnen auf einer Timeline abzubilden und automatische Trigger für Frühbucher-Ankündigungen, Fristenerinnerungen und Logistik-Infos am Veranstaltungstag zu setzen. Innerhalb von HubSpots Automatisierungs-Suite können Planende Verzweigungslogik einrichten, die verschiedene Nachrichten basierend auf dem Registrierungsstatus versendet. HubSpots Marketing Hub ermöglicht zudem kanalspezifische Koordination: E-Mail-Kampagnen können automatisch pausiert werden, sobald sich eine Person über eine Social-Media-Anzeige registriert hat – um redundante Nachrichten zu vermeiden und eine konsistente Kommunikation über alle Touchpoints zu gewährleisten.
3. Mobiler CRM-Zugriff für das On-Site-Event-Management: Event-Planende benötigen Echtzeit-Zugriff auf Teilnehmerinformationen, während sie zwischen Venue-Bereichen navigieren, Lieferantenbeziehungen managen und auf kurzfristige Änderungen reagieren. HubSpots Mobile-App bietet vollständige CRM-Funktionalität von jedem Smartphone oder Tablet aus – Planende können Teilnehmerlisten prüfen, Kontaktdatensätze aktualisieren und sogar gezielte E-Mails versenden, während sie durch das Event navigieren. Während der Registrierung kann das Personal HubSpots Mobile-App nutzen, um Teilnehmende manuell einzuchecken, Notizen zu Diätanforderungen oder Sonderwünschen zu hinterlegen und sofort Willkommens-E-Mails mit WLAN-Passwörtern und Agenda-Updates auszulösen.
4. Natives Integrations-Ökosystem mit event-spezifischen Plattformen: Modernes Event-Planning erfordert einen nahtlosen Datenfluss zwischen Ticketing-Plattformen, Virtual-Event-Software, Zahlungsabwicklern und Marketingtools. HubSpots App Marketplace bietet vorgefertigte Integrationen mit wichtigen Event-Plattformen: Eventbrite für Ticketing, Zoom Events für virtuelle Komponenten, Calendly für Speaker-Scheduling und Stripe für die Zahlungsabwicklung. Diese nativen HubSpot-Integrationen eliminieren den Bedarf an manuellen CSV-Exporten oder individuellem API-Development – Registrierungsdaten, Anwesenheitsnachweise und Zahlungsstatus werden in Echtzeit automatisch synchronisiert.
5. Erweiterte Analysen mit Attribution-Bericht: Zu verstehen, welche Marketingmaßnahmen tatsächlich Ticket-Verkäufe und Sponsoren-Conversions generieren, ist entscheidend für die Budgetoptimierung und den Nachweis des ROI. HubSpots Attribution-Berichtstools verfolgen die gesamte Journey vom ersten Touchpoint bis zum Ticketkauf – und zeigen, ob Teilnehmende über organische Suche, E-Mail-Kampagnen oder Social-Media-Anzeigen konvertiert sind. Event-Planende können HubSpots benutzerdefinierten Berichtdesigner nutzen, um Dashboards zu erstellen, die das Registrierungstempo im Vergleich zu früheren Events, die geografische Verteilung der Teilnehmenden und den Umsatz nach Ticket-Typ zeigen.

So wählen Sie das richtige E-Mail-Marketing-Tool für Event-Planungsunternehmen (Schritt für Schritt)

Schritt 1: Dokumentieren Sie Ihre Event-Marketing-Workflows.

Bevor Sie eine E-Mail-Marketing-Plattform evaluieren, sollten Sie Ihren vollständigen Event-Lebenszyklus vom ersten Werbeauftritt bis zur Nachbereitung im Anschluss an den Event dokumentieren. Beginnen Sie damit, jeden Touchpoint in der Teilnehmer-Journey zu skizzieren, darunter:

• Awareness-Kampagnen
• Frühbucher-Aktionen
• Anmeldebestätigungen
• Erinnerungssequenzen
• Logistik am Veranstaltungstag
• Feedbackumfragen

Ermitteln Sie, welche Kommunikationsschritte derzeit manuell erfolgen und welche bereits automatisiert sind – und halten Sie Problempunkte fest, z. B. das manuelle Versenden individueller Sponsor-Updates oder die Koordination von Speaker-Bestätigungen. Überlegen Sie dann, wie komplex Ihre Events sind – managen Sie eintägige Workshops oder mehrtägige Konferenzen mit VIP-Tiers? Analysieren Sie, wie Daten zwischen Ihrer Anmeldeplattform, Ihrem Zahlungsabwickler und Ihren Kommunikationstools fließen.

Diese Workflow-Visualisierung zeigt Ihnen, ob Sie eine einfache E-Mail-Broadcasting-Lösung oder eine ausgereifte Automatisierungsplattform mit Verzweigungslogik basierend auf dem Teilnehmerverhalten benötigen – und hilft dabei, Ihre Plattformanforderungen einzugrenzen, bevor Sie in die Evaluierungsphase eintreten.

Schritt 2: Unverzichtbare Funktionen für den Event-Erfolg identifizieren.

Erstellen Sie eine priorisierte Liste, in der Sie zwischen unverzichtbaren Funktionen und Nice-to-have-Features unterscheiden – basierend auf Ihren dokumentierten Workflows. Zu den typischen Grundfunktionen für Event-Planende gehören:

• Formulardesigner für Registrierungen mit bedingter Logik
• Automatisierte Bestätigungs- und Erinnerungssequenzen
• Mobiler Zugriff für das On-Site-Management
• Integration mit Ticketing-Plattformen wie Eventbrite oder Cvent

Berücksichtigen Sie anschließend die technische Expertise Ihres Teams – benötigen Sie Drag-and-drop-Einfachheit, oder sind Sie mit HTML-Anpassungen vertraut? Prüfen Sie, ob Sie erweiterte Funktionen benötigen – etwa dynamische Content-Personalisierung für verschiedene Teilnehmersegmente, Attribution-Bericht zum Nachweis des Event-ROI oder Multi-Channel-Koordination über E-Mail und SMS.

Pro-Tipp: Vergessen Sie betriebliche Notwendigkeiten nicht: Listen-Segmentierung nach Sprechenden und Sponsoren, DSGVO-Compliance-Tools für internationale Events sowie die Möglichkeit, dringende Updates bei Programmänderungen oder wetterbedingten Verzögerungen schnell zu versenden.

Schritt 3: Benutzerfreundlichkeit und Teampassung vergleichen.

Fordern Sie Testversionen Ihrer Top-Plattformen an und lassen Sie Ihr Event-Team die Kernfunktionen testen, die täglich genutzt werden. Bewerten Sie, wie schnell Teammitglieder ohne technische Unterstützung eine einfache Event-Einladung erstellen und versenden können. Dauert das länger als 30 Minuten, sollten Sie den Produktivitätseinfluss über Dutzende jährlicher Events hinweg einkalkulieren.

Testen Sie die Lernkurve für fortgeschrittene Funktionen: Können Ihre Koordinatoren und Koordinatorinnen automatisierte Workflows eigenständig aufbauen, oder benötigen Sie dauerhaft IT-Unterstützung? Bewerten Sie die Qualität des Kundensupports – insbesondere in kritischen Phasen kurz vor dem Event, in denen Verzögerungen nicht tolerierbar sind.

Wenn Sie all diese Schritte durchgeführt haben, schauen Sie sich die Schulungsressourcen des Anbieters an und achten Sie dabei auf:

• Event-spezifische Vorlagen
• Best-Practice-Leitfäden
• Dediziertes Onboarding für Event-Planungsunternehmen (im Gegensatz zu generischer Einrichtungsunterstützung)

Schritt 4: Kosten im Wachstumsverlauf prüfen.

Berechnen Sie die Gesamtbetriebskosten über die monatliche Grundgebühr des Abonnements hinaus und berücksichtigen Sie Ihr erwartetes Wachstum über die nächsten 2 bis 3 Jahre. Die meisten Plattformen berechnen Preise nach Kontaktvolumen – kalkulieren Sie daher, wie sich die Kosten verändern, wenn Ihre Datenbank mit zusätzlichen Events von 5.000 auf 15.000 Kontakte wächst. Berücksichtigen Sie auch versteckte Kosten, wie z. B. Überschreitungsgebühren für:

• Überschreiten von E-Mail-Versandlimits in Phasen mit hohem Registrierungsaufkommen
• Gebühren für zusätzliche Benutzerlizenzen bei Teamerweiterungen
• Kosten für Premium-Funktionen wie benutzerdefiniertes Reporting oder dedizierte IP-Adressen

Vergleichen Sie abschließend die Preismodelle – einige Plattformen berechnen Kosten pro versendeter E-Mail, während andere unbegrenzte Versandvolumen bis zu einem Kontaktlimit anbieten. Bedenken Sie auch potenzielle Einsparungen durch konsolidierte Tools: Das Ersetzen separater E-Mail-, Umfrage- und Landingpage-Dienste durch eine All-in-one-Plattform kann höhere Anfangskosten rechtfertigen.

Pro-Tipp: Fordern Sie individuelle Angebote an, wenn Sie mehr als 10.000 Kontakte oder über 50 Events pro Jahr verwalten – Enterprise-Preise beinhalten oft verhandelbare Rabatte und zusätzliche Support-Ressourcen.

Schritt 5: Eine flexible Plattform wählen – wie HubSpot.

Wählen Sie eine Plattform, die gemeinsam mit Ihrem Event-Unternehmen wachsen kann – von kleinen Workshops bis hin zu großangelegten Konferenzen – ohne eine vollständige Systemmigration zu erfordern. Suchen Sie nach Lösungen mit modularen Upgrades, bei denen Sie mit einfachem E-Mail-Marketing beginnen und nach Bedarf fortgeschrittene Automatisierung, CRM-Funktionen oder Reporting-Tools hinzufügen können. HubSpot verkörpert diese Skalierbarkeit: Event-Planungsunternehmen können mit kostenlosen E-Mail-Marketing-Tools starten und schrittweise auf Starter-, Professional- oder Enterprise-Tarife umsteigen – bei konsistenten Workflows und vollständiger Datenhistorie.

Clearwing, ein High-End-Unternehmen für Audio-, Licht-, Video- und Bühnenausstattung, verwaltete über 500 Kampagnen-Assets für die AVL Expo, generierte über 250 Leads und erzielte einen ROI von 4.200 % – alles mit Marketing Hub. Die Flexibilität von Marketing Hub führte zu schnelleren Kampagnenstarts, höheren Event-Teilnahmequoten und stärker interagierenden, loyaleren Interessierten.

Clearwings Erfolg beweist, dass eine Investition in HubSpot skalierbares Wachstum ohne Grenzen bedeutet: Event-Planende können benutzerdefinierte Objekte für Venues und Vortragende erstellen, spezialisierte Workflows für verschiedene Event-Typen aufbauen und – vor allem – messbaren ROI erzielen, der Marketinginvestitionen auch gegenüber wichtigen Entscheidungstragenden rechtfertigt.

Dass der Wechsel von Outbound-Methoden zu einem zentralisierten, automatisierten Marketing-Setup konkrete Ergebnisse liefert, zeigt das Beispiel von LA CONCEPT – einem deutschen Hersteller modularer Messesysteme. Bevor das Unternehmen auf HubSpot umstieg, arbeitete das Team mit einem rein produktzentrierten Katalogansatz und manuellen Vertriebsprozessen. Nach der Einführung von HubSpots CRM-Plattform und der Umstellung auf eine Inbound-Strategie mit automatisierten Workflows und gezieltem Content-Marketing konnte LA CONCEPT die Leadgenerierung um 319 % steigern – und den Umsatz mit dem Kernprodukt LUMIN (LED-Messestände) um 46 % erhöhen.

Besonders relevant für Event-Planungsunternehmen: LA CONCEPT nutzt HubSpot, um Social Media, Newsletter und Blog auf einer Plattform zu bündeln und die gesamte Kommunikation mit Interessierten, Bestandskundschaft und dem Vertrieb transparent zu machen. Marketing Communications Managerin Christiane Baumert fasst den Vorteil so zusammen: Die gemeinsame Plattform sorgt dafür, dass auch der Vertrieb alle vorangegangenen Kontaktaufnahmen nachvollziehen kann – eine Arbeitserleichterung, die sich direkt in der Qualität der Kundenkommunikation widerspiegelt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist das beste E-Mail-Marketing-Tool für Event-Planungsunternehmen?

Das beste E-Mail-Marketing-Tool für Event-Planungsunternehmen hängt von Ihren spezifischen Event-Typen, Ihrer Zielgruppengröße und Ihren Automatisierungsanforderungen ab.

HubSpots Marketing Hub zählt regelmäßig zu den Top-Optionen, da er robustes E-Mail-Marketing mit integriertem CRM, event-spezifischen Workflows und umfassenden Analysen in einer Plattform vereint.

Für kleine Event-Unternehmen, die gerade erst starten, bieten HubSpots kostenlose Tools E-Mail-Marketing für bis zu 2.000 Sends pro Monat. Wachsende Unternehmen können auf kostenpflichtige Tarife upgraden, die erweiterte Funktionen wie Breeze AI zur Betreffzeilen-Optimierung und Multi-Touch-Attribution-Bericht umfassen.

Auf welche Funktionen sollte ich bei E-Mail-Marketing-Tools für Event-Planungsunternehmen achten?

Zu den wichtigsten Funktionen für E-Mail-Marketing in der Event-Planung gehören:

• Automatisierte Workflow-Builder (für Anmeldebestätigungen und Erinnerungssequenzen)
• Anpassbare Registrierungsformulare mit bedingter Logik
• Mobiler Zugriff für das On-Site-Event-Management

Darüber hinaus sollten Sie auf Plattformen achten, die Folgendes bieten:

• Segmentierungsfunktionen zur Unterscheidung zwischen Teilnehmenden, Sprechenden, Sponsoren und Interessierten
• Integrationsmöglichkeiten mit Ticketing-Plattformen (wie Eventbrite oder Cvent)
• Dynamische Content-Personalisierung, die die Botschaft basierend auf Ticket-Typ oder Teilnahmehistorie anpasst
• Attribution-Berichte zur Nachverfolgung, welche Kampagnen Ticket-Verkäufe generieren
• Multi-Channel-Koordination für die Kombination von E-Mail mit SMS-Updates

Die Plattform sollte außerdem responsive Vorlagen für mobile Endgeräte anbieten – denn viele Teilnehmende lesen Event-E-Mails auf dem Smartphone – sowie Echtzeit-Analysen zur Überwachung des Registrierungstempos und zur Anpassung der Werbestrategie.

Ist HubSpot gut für die Event-Planung geeignet?

Ja, HubSpot eignet sich hervorragend für Event-Planungsunternehmen dank seines All-in-one-Ansatzes, der mehrere getrennte Tools überflüssig macht.

HubSpots Marketing Hub stellt Event-Planenden vorgefertigte Workflow-Vorlagen für gängige Event-Sequenzen bereit, Smart Lists, die Teilnehmende automatisch nach Verhalten und Attributen segmentieren, sowie die Möglichkeit, benutzerdefinierte Objekte für Venues, Sprechende und Sponsoren zu erstellen – über Standard-Kontaktdatensätze hinaus.

Nicht zuletzt haben Event-Planungsunternehmen wie Clearwing mit HubSpots Marketing Hub für die Konferenz-Promotion einen ROI von 4.200 % erzielt – ein Beleg für die Fähigkeit der Plattform, komplexe, vielschichtige Event-Kampagnen zu managen und gleichzeitig klare Attributionsdaten zu liefern, die den Marketingeinfluss nachweisen.

Was kostet E-Mail-Marketing-Software für die Event-Planung?

E-Mail-Marketing-Software für die Event-Planung reicht von kostenlos für Basistools bis zu über 3.000 $/Monat für Enterprise-Lösungen.

HubSpot bietet eine kostenlose Stufe mit einfachem E-Mail-Marketing an. Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 9 €/Monat pro Lizenz für die Starter-Version und liegen für die Professional-Version bei 792 €/Monat (inklusive 3 Lizenzen). Die Kosten steigen typischerweise durch:

• Größe der Kontaktliste
• Anzahl der gesendeten E-Mails
• Zusätzliche Nutzerlizenzen
• Erweiterten Funktionen (wie Predictive Analytics oder dedizierten IP-Adressen)

Event-Planende sollten mit jährlichen Preissteigerungen von 20 bis 30 % rechnen, wenn ihre Kontaktdatenbanken wachsen – und potenzielle Einsparungen durch die Konsolidierung mehrerer Tools in einer Plattform einkalkulieren.

Kann E-Mail-Marketing-Software in meine bestehende Event-Ticketing-Plattform integriert werden?

Die meisten modernen E-Mail-Marketing-Plattformen bieten native Integrationen oder API-Verbindungen mit gängigen Event-Ticketing-Systemen und ermöglichen damit eine automatische Datensynchronisation zwischen den Plattformen.

Wie bereits erwähnt, umfasst HubSpots App Marketplace vorgefertigte Integrationen mit Eventbrite, Zoom Events, Cvent und anderen wichtigen Ticketing-Plattformen – mit automatischer Synchronisation von:

• Registrierungsdaten
• Anwesenheitsstatus
• Ticket-Typen

Diese Integrationen eröffnen leistungsstarke Automatisierungsmöglichkeiten – kauft jemand beispielsweise ein VIP-Ticket über Eventbrite, kann HubSpot automatisch eine Premium-Willkommenssequenz mit exklusiven Inhalten und speziellen Venue-Zugangsinfos auslösen.

Pro-Tipp: Falls Ihre Ticketing-Plattform keine native Integration hat, suchen Sie nach E-Mail-Marketing-Tools mit Zapier-Kompatibilität oder offenen APIs für benutzerdefinierte Verbindungen – diese erfordern jedoch technische Einrichtung und laufende Wartung im Vergleich zu Out-of-the-box-Integrationen.

HubSpot: die führende E-Mail-Marketing-Lösung für Event-Planungsunternehmen

HubSpot positioniert sich als führende E-Mail-Marketing-Lösung für Event-Planungsunternehmen – mit Enterprise-Automatisierung zu einem Preis, der für Unternehmen jeder Größe funktioniert. Anders als traditionelle Event-Management-Software, die pro Registrierung abrechnet oder teure individuelle Implementierungen erfordert, bietet HubSpot ein robustes kostenloses Kontingent mit bis zu 2.000 E-Mail-Sends pro Monat – zugänglich für Einzelplanende ebenso wie für wachsende Agenturen.

Wichtigste HubSpot-Funktionen für Event-Planende

• Kostenlose Grundlage: Starten Sie kostenlos mit umfassendem Teilnehmer-Management, E-Mail-Automatisierung und Registrierungsformularen – und skalieren Sie die Funktionen mit wachsendem Event-Portfolio, ohne die Plattform zu wechseln oder historische Daten zu verlieren.
• Integrierte Event-Workflows: Verarbeiten Sie Registrierungen über native Eventbrite- und Zahlungsintegrationen, während automatisch personalisierte Bestätigungssequenzen, Erinnerungs-E-Mails und Umfragen nach dem Event basierend auf Ticket-Typ und Teilnahmehistorie ausgelöst werden.
• 360-Grad-Teilnehmeransicht: Verfolgen Sie jeden Touchpoint vom ersten E-Mail-Öffnen über das Event-Check-in bis zum Feedback nach Abschluss des Events in einer einzigen Chronik – damit alle Teammitglieder Teilnehmenden, Sprechenden und Sponsoren kompetent unterstützen können.

Praxisbewährte Ergebnisse mit HubSpot

INBOUND, HubSpots jährliche Flaggschiff-Konferenz, erzielte eine Conversion Rate (CVR) von 40 % von Event-Seitenbesuchen zu Registrierungen – durch LinkedIn-Anzeigen über HubSpots Marketing Hub.

Insgesamt liegt HubSpots eigentliche Stärke in seiner Skalierbarkeit – starten Sie kostenlos, zahlen Sie nur für das, was Sie brauchen, und verlassen Sie sich immer auf Ihr System, egal ob Sie von lokalen Workshops bis hin zu internationalen Konferenzen wachsen. Mit integrierten Tools für Sponsoren-Management, Rednerkoordination und Teilnahme-Analysen macht HubSpot mehrere getrennte Tools überflüssig, die Ihre Workflows verkomplizieren und Ihre Technologiekosten erhöhen.

Möchten Sie sehen, wie HubSpot Ihr Event-Planungsunternehmen grundlegend verwandeln kann? Starten Sie mit HubSpots kostenlosen E-Mail-Marketing-Tools und schließen Sie sich Tausenden von Event-Profis an, die ihre Marketingprozesse optimiert und gleichzeitig ihre Teilnahmequoten gesteigert haben.

Kostenlose E-Mail-Marketing-Software

Ohne Kreditkarte verfügbar. Einfach loslegen.

• Öffnungs- und Klickraten Ihrer E-Mails steigern
• E-Mails automatisch für die Lesenden anpassen
• Alles selbständig erledigen
• KI-Funktionen zum Schreiben von Inhalten

Jetzt loslegen