Empfehlungsschreiben: Aufbau, Inhalt und Formulierungen

Eine professionelle Bewerbung ist der erste Schritt zum Vorstellungsgespräch. Mit einem Empfehlungsschreiben können Sie Ihre Bewerbungsunterlagen deutlich aufwerten und sich von Ihren Mitbewerbende abheben. Hier erfahren Sie, für wen Empfehlungsschreiben sinnvoll sind, welche Inhalte hineingehören und wer die Referenzen ausstellen darf.

Was gehört in ein Empfehlungsschreiben?

Der Inhalt eines Empfehlungsschreibens schildert die Erfahrungen einer dritten Person mit Ihren fachlichen Kompetenzen und Qualifikationen sowie sozialen Eigenschaften und Verhaltensweisen. Da es sich bei den Referenzen um eine persönliche Stellungnahme handelt, wird die Beurteilung in der Ich-Form verfasst.

Empfehlungsschreiben: Aufbau

Wie bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis sollte auch für ein Empfehlungsschreiben das offizielle Briefpapier des Unternehmens oder der Universität, bei der die unterzeichnende Person tätig ist, verwendet werden. Der Aufbau eines Empfehlungsschreibens sieht meist wie folgt:

• Briefkopf vom Verfasser (Unternehmen, Hochschule oder Kunde/Kundin)
• Name und Anschrift der Empfängerin / des Empfängers
• Datum
• Betreff (beispielsweise „Empfehlungsschreiben für XY“)
• Ausstellungsgrund, etwa Jobwechsel, Bewerbung für Studienplatz oder Praktikum
• Kurze Beschreibung der beruflichen Beziehung zwischen der verfassenden Person und der sich bewerbenden Person
• Sachliche Empfehlung unter Berücksichtigung von Hard Skills
• Vorhandenen Qualifikationen wie Bildungsabschlüsse, Zertifikate oder Weiterbildungen
• Nennung besonderer Erfolge (beispielsweise erreichte Ziele oder spezielle Projekte)
• Persönliche Empfehlung mit Beschreibung der Soft Skills wie Teamfähigkeit, Empathie oder Zuverlässigkeit und Eignung für die ausgeschriebene Stelle
• Datum und Unterschrift sowie gegebenenfalls offizieller Stempel

Empfehlungsschreiben: Formulierungen

Empfehlungsschreiben dürfen durchklingen lassen, dass die persönliche Bewertung von einer dritten Person einer Wertschätzung gleichkommt. Auch wenn es keine festgelegten formalen Vorgaben für den Inhalt gibt, sollten Sie auf treffende Formulierungen in Empfehlungsschreiben achten. Wir haben einige Beispiele für Sie zusammengestellt:

Formulierungen für den Ausstellungsgrund:

• „XY ist auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung. Ich bedauere diese Entscheidung, wünsche XY aber viel Erfolg auf dem weiteren Weg.“
• „XY verlässt das Unternehmen auf eigenen Wunsch, um sich beruflich neu zu orientieren.“

Formulierungen für die Beschreibung der Kompetenzen und Tätigkeiten im Betrieb:

• „XY zeigte großes Interesse bei der Übernahme neuer Aufgaben.“
• „XY arbeitete sich zügig und selbstständig in neue Tätigkeitsbereiche ein.“
• „XY erfüllte alle Aufgaben fachgerecht, zuverlässig und zielorientiert.“

Formulierungen für die Beschreibung von Persönlichkeit und sozialen Eigenschaften:

• „XY war immer hoch motiviert und brachte neue Ideen ein.“
• „XY arbeitete sowohl eigenständig als auch im Team voller Elan.“
• „XY war stets zuverlässig, hilfsbereit und bei Mitarbeitenden beliebt.“

Empfehlungsschreiben: Beispiel

Möchten Sie Ihrer Verfasserin oder Ihrem Verfasser die persönliche Beurteilung Ihrer Kompetenzen so einfach wie möglich machen, nutzen Sie das nachfolgende Muster für ein Empfehlungsschreiben als Grundlage:

Wer darf Empfehlungsschreiben ausstellen?

Grundsätzlich darf Ihnen jeder ein Empfehlungsschreiben ausstellen, der mit Ihnen zusammengearbeitet hat. So ist ein Empfehlungsschreiben vom Arbeitgebenden genauso wertvoll wie Referenzen der Kundschaft von Selbstständigen. Studierende und Praktikanten können ihre Professorinnen, Dozierende oder ihre Abteilungsleitung um ein Empfehlungsschreiben bitten.

Die Bewertung sollte jedoch von jemandem stammen, der sich wirklich ein Bild von Ihren fachlichen und sozialen Kompetenzen machen konnte. Idealerweise handelt es sich dabei um eine ranghöhere Person.

Empfehlungsschreiben ist nicht gleich Arbeitszeugnis: Im Gegensatz zum klassischen Arbeitszeugnis sind Unternehmen nicht dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitenden Empfehlungsschreiben auszustellen. Auch darüber hinaus gibt es keine formalen Vorgaben für den Aufbau und Inhalt eines Empfehlungsschreibens, nur dass es normalerweise nicht mehr als eine Seite umfassen sollte.

Doch weil Referenzen in Bewerbungsunterlagen Ihre Chancen auf eine attraktive Position erhöhen, gelten sie als besonders wertvoll. Auf dem internationalen Markt sind Empfehlungsschreiben längst Standard. Speziell im englischsprachigen Raum dürfen sogenannte Letters of Recommendation in professionellen Bewerbungen heute nicht mehr fehlen.

Gut zu wissen: Sofern Sie jemanden um eine schriftliche Empfehlung bitten und dazu aufgefordert werden, Ihr Empfehlungsschreiben selbst zu verfassen, können Sie das tun. Allerdings ist der Unterzeichner oder die Unterzeichnerin mit ihrer Unterschrift für die Inhalte des Schreibens verantwortlich.

Was sind die Unterschiede zwischen Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben?

Eine persönliche Empfehlung durch eine dritte Person beurteilt zwar auch Ihre fachlichen und persönlichen Vorzüge, trotz allem gibt es einige Unterschiede zwischen Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben:

Empfehlungsschreiben richten sich klar an einen Empfänger und schildern die Gründe, warum Sie die richtige Person für die offene Stelle sind. Die Beurteilung umfasst die Hard und Soft Skills, wobei der Fokus auf Persönlichkeit und sozialen Eigenschaften liegt.

Referenzschreiben haben keinen klaren Personenkreis, der adressiert werden soll und stellen Ihre geleisteten Tätigkeiten, fachlichen Fähigkeiten und Qualifikationen sowie bisherigen Erfolge in den Vordergrund. Verfassende von Referenzschreiben können als Kontakt in Bewerbungen angegeben werden.

Wer braucht ein Empfehlungsschreiben?

Fakt ist: Eine persönliche und positive Beurteilung der Hard und Soft Skills wertet jede Bewerbung auf. Deswegen lohnt es sich immer, Arbeitgebende, Professorinnen und Professoren, Mentorinnen und Mentoren oder die Kundschaft um ein Empfehlungsschreiben zu bitten.

Vor allem Berufseinsteigerinnen und -einsteiger mit wenig oder keiner Berufserfahrung können meist kein Arbeitszeugnis vorweisen und daher mit Empfehlungsschreiben ihre Bewerbungsunterlagen aufwerten. Auch Praktikanten und Praktikantinnen, Trainees oder Hochschulbewerberinnen und -bewerber können mit einer persönlichen Empfelung ihre Chancen auf eine neue Stelle, einen Studienplatz oder ein Stipendium verbessern.

Auch wer eine Position anstrebt, für die bestimmte Soft Skills und Charakterzüge besonders wichtig sind, profitiert davon, diese durch ein Empfehlungsschreiben bestätigt zu bekommen. So lohnt sich die Beurteilung etwa für Personen, die sich als Führungskraft bewerben.

Selbstständige besitzen meist kein Arbeitszeugnis, weil sie in keinem Unternehmen angestellt sind. Empfehlungsschreiben von Kundinnen und Kunden als Fürsprechende sind für sie daher besonders unverzichtbar für Bewerbungen.

Anlässe für ein Empfehlungsschreiben sind unter anderem:

• Bewerbungen für Festanstellungen, Jobwechsel, Beförderungen, Führungspositionen, Praktika oder Stipendien
• Bewerbungen für private Hochschulen, beschränkte Studiengänge, Auslandssemester oder MBA-Studien
• Leistungsnachweise für Selbstständige

Fazit: Empfehlungsschreiben werten Bewerbungen auf und erhöhen die Erfolgschancen

Empfehlungsschreiben sind in Deutschland zwar nicht verpflichtend, im beruflichen Umfeld aber sehr wertvoll und gerne gesehen. Neben der Beurteilung Ihrer fachlichen Kompetenzen kann vor allem die persönliche Wertschätzung Ihrer Charakterzüge und sozialen Eigenschaften durch eine dritte Person die Chancen auf eine neue Stelle oder eine Zulassung zu einem Studium deutlich erhöhen. Mit unserem Muster machen Sie der verfassenden Person die Formulierung des Schreibens so einfach wie möglich!

Titelbild: Scott Graham / Unsplash