Excel-Druckbereich festlegen, anpassen und aufheben: So geht‘s

Wer eine große Excel-Tabelle vor sich hat, verliert schnell den Überblick. Mehrere Tabellenblätter, dutzende Spalten, Zeilen und Zellen – das Microsoft-Tool ermöglicht es, zahlreiche Daten strukturiert darzustellen. Wenn dann etwas gedruckt werden muss, sind die fragenden Augen allerdings groß. Wie stellen Sie den Excel-Druckbereich so ein, dass auch nur das gedruckt wird, was Sie wirklich drucken wollen? Wir erklären es Ihnen in diesem Beitrag.

Was ist der Excel-Druckbereich?

Wer eine Word-Datei oder ein Bild ausdruckt, hat einige wenige und einfache Optionen. Beim Bild wählen Sie aus, ob Sie es im Original oder auf die Druckgröße angepasst drucken wollen. Bei der Word-Datei drucken Sie entweder einzelne Seiten, alles oder eine bestimmte Markierung.

Bei Excel sieht das etwas anders aus. Durch die unendlich scheinende Breite und Länge kann ein Tabellenblatt häufig nicht ohne Weiteres auf ein Blatt Papier gedruckt werden. Der Druckbereich gibt eine Übersicht, was wie gedruckt wird. Wie Sie ihn einstellen und verändern, zeigen wir Ihnen in der folgenden Anleitung.

Anleitung: Excel-Druckbereich anpassen

Um ein Excel-Dokument auszudrucken, öffnen Sie Ihre Datei. Klicken Sie im Menüband auf „Datei“ und anschließend auf „Drucken“, um ins Druckmenü zu gelangen. Wenn Sie nur eine bestimmte Zeile oder einen bestimmten Abschnitt drucken wollen, müssen Sie den Druckbereich zuvor anpassen.

Excel-Druckbereich anzeigen lassen und festlegen

Um den Excel-Druckbereich anzupassen, können Sie verschiedene Optionen wählen. Der erste Schritt ist, sich den Druckbereich im jeweiligen Tabellenblatt anzeigen zu lassen. So sehen Sie, welche Inhalte auf eine Standardseite (DIN A4) passen und welche nicht.

Möchten Sie sich den Standardbereich anzeigen lassen, klicken Sie wie oben beschrieben auf „Drucken“, aber verlassen Sie das Menü wieder, ohne zu drucken. Im Dokument sehen Sie daraufhin gestrichelte Linien, die die DIN-A4-Seite symbolisieren.

Quelle: Screenshot Excel

Wenn Sie diese Standardeinstellungen aufheben und einen anderen Druckbereich einrichten möchten, markieren Sie dazu mit der Maus den zu druckenden Bereich und navigieren Sie anschließend wie folgt:

1. „Seitenlayout“ im Menüband

2. „Druckbereich“ in der Gruppe „Seite einrichten“

3. „Druckbereich festlegen“

Quelle: Screenshot Excel

Excel speichert nun Ihre Markierung als neuen Druckbereich ab, auch wenn Sie das Dokument schließen und wieder öffnen. Erst wenn Sie erneut einen anderen Druckbereich festlegen, wird der zuvor festgelegte gelöscht beziehungsweise ersetzt. Der Druckbereich ist nun mit einer durchgezogenen Linie markiert. Nicht wundern: Haben Sie, wie im gezeigten Screenshot, einen von Ihnen gerahmten Bereich markiert, ist die Drucklinie nicht sichtbar.

Excel-Druckbereich für mehrere Seiten festlegen

Möchten Sie noch einen weiteren Druckbereich hinzufügen, beispielsweise auf einer anderen Seite, ist auch das möglich. Markieren Sie wieder den gewünschten Bereich und gehen Sie wieder auf den Druckbereich, nur klicken Sie diesmal „Zum Druckbereich hinzufügen“. Schon haben Sie einen weiteren Druckbereich ergänzt.

Quelle: Screenshot Excel

Um sich alle Druckbereiche anzeigen zu lassen, klicken Sie im Menüband auf „Ansicht“ und dann auf „Umbruchvorschau“. Excel zeigt Ihnen nun, welche Bereiche auf welchen Seiten gedruckt werden. Im Beispiel werden drei Seiten benötigt: zwei für die obere Tabelle und eine für die drei unteren Zeilen. Wählen Sie also mehrere Druckbereiche aus, druckt Excel jeden auf ein neues Blatt.

Quelle: Screenshot Excel

Excel-Druckbereich aufheben und ausblenden

Um wieder zurück auf den Standard-Druckbereich zu wechseln, klicken Sie im Menü erneut auf „Seitenlayout“ und „Druckbereich“. Sie finden dort die Funktion „Druckbereich zurücksetzen“, mit der Sie den Excel-Druckbereich wieder auf die gewohnte DIN-A4-Größe setzen.

Excel-Datei drucken

Haben Sie Ihren gewünschten Druckbereich festgelegt? Um die Datei oder je nachdem mehrere Dateien zu drucken, navigieren Sie über das Menüband „Datei“ zum Druckmenü. Hier haben Sie nun drei Möglichkeiten:

• Aktive Blätter drucken: So drucken Sie das gesamte Tabellenblatt, das Sie aktuell geöffnet haben. Ist allerdings ein Druckbereich aktiv, wird nur der gedruckt. Falls Sie das nicht möchten, setzen Sie einen Haken bei der Option „Druckbereich ignorieren“.
• Gesamte Arbeitsmappe drucken: So drucken Sie die gesamte Arbeitsmappe mit allen Tabellenblättern. Hier gilt ebenfalls: Vergessen Sie den Druckbereich nicht, falls einer festgelegt ist.
• Auswahl drucken: So drucken Sie den Bereich, den Sie markiert haben. Damit ist nicht der Druckbereich gemeint.

Quelle: Screenshot Excel

In der Vorschau auf der rechten Seite sehen Sie noch einmal, wie die Tabellen beziehungsweise Druckbereiche auf die einzelnen Seiten gedruckt werden. Neben der Umbruchvorschau ist das die zweite Möglichkeit, um genau zu prüfen, wie die Inhalte aufgeteilt werden.

Fazit: Excel-Tabellen drucken leicht gemacht

Die ein oder anderen Angestellten verzweifeln hin und wieder, bis sie die richtige Druckeinstellung für das Excel-Tabellenblatt oder die gesamte Arbeitsmappe gefunden haben. Dabei ist es mit den richtigen Excel-Tipps recht einfach, sich den Druckbereich, der am Ende auf Papier landen soll, selbst zusammenzustellen.

Über die Umbruchvorschau können Sie zudem mit wenigen Klicks sehen, wie der Druckbereich auf das Papier verteilt wird. Die Druckansicht im Druckmenü ist dann der letzte Check, bevor gedruckt wird.

Wenn Sie noch mehr Praktisches über Excel lernen möchten, verschaffen Sie sich einen Überblick über sinnvolle Excel-Tastenkombinationen oder stöbern Sie im umfangreichen Excel-Leitfaden.

Titelbild: gorodenkoff / iStock / Getty Images Plus