Excel: Eine umfassende Anleitung (nicht nur) für Marketer

Excel ist altmodisch? Mitnichten. Das Programm ist eines der meistgenutzten Tools im Büroalltag. Dass sich um Excel dabei regelrecht eine Community aufgebaut hat, zeigt zwar, dass das Programm immer noch hochrelevant ist – aber auch, dass es nicht immer auf den ersten Blick verständlich ist. 

Grundlagen, Tipps und Kniffe, die Sie über Excel wissen sollten, zeigen wir Ihnen im folgenden Artikel.

Das Programm gehört zum Paket von Microsoft Office 365 und ist sowohl für Windows als auch für macOS verfügbar.

Aufgrund der verschiedenen Pakete und ähnlichen Namen der Microsoft-Produkte – Office 365, Office 2016, Office Online – ist es für Nutzer nicht immer leicht, nachzuvollziehen, was genau die Unterschiede sind. Wenn Sie nicht ohnehin schon das Office-365-Paket haben, werden Sie daher wahrscheinlich herausfinden wollen, welche Version des Programms am besten zu Ihnen passt. Die Preisfrage an dieser Stelle: Reicht auch das kostenlose „Office Online“?

Eine eindeutige Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Nur weil Office Online gratis ist, hat es nicht trotzdem durchaus seine Berechtigung. Weniger komplexe Aufgaben wie die Visualisierung von Funktionen und Diagrammen können Sie damit problemlos erledigen.

Zur Onlinewelt von Office gehören neben Excel noch weitere Microsoft-Produkte wie zum Beispiel Word Online oder PowerPoint Online. Aber klar ist auch, dass die Funktionalität dieser Version beschränkt ist.

So lassen sich dort beispielsweise lediglich 5 Gigabyte (GB) speichern. Und bezüglich des Designs müssen Nutzer mit einer Vorlage arbeiten, sodass die Onlineversion schnell an ihre Grenzen kommt, wenn es an kompliziertere und individuellere Visualisierungen geht.

Wer Excel also regelmäßig nutzen oder es in seinem Unternehmen etablieren möchte, ist gut damit beraten, sich das Office-365-Paket zu leisten – für private Nutzer oder Anfänger kann die Onlineversion erst einmal ein guter Einstieg sein.

Wie funktioniert Excel?

Excel ist noch immer eine der meistbenutzten Anwendungen der Welt, weil es so vielseitige Einsatzmöglichkeiten bietet. Alles kann an einem zentralen Ort berechnet und geplant werden.

Mit dem großen Leistungsumfang der Grundausstattung und den Formeln, die jeder Nutzer zusätzlich selbst erstellen kann, ist das Programm für Unternehmen gerade im Projektmanagement, im Controlling und anderen kaufmännischen Bereichen ein überaus hilfreiches Tool.

Der Clou von Excel: Formeln und Funktionen

Bevor wir uns den wichtigsten unter den Hunderten Funktionen zuwenden, mit denen Excel bereits ohne Ihr Zutun ausgestattet ist, sollten wir zunächst einen Blick darauf werfen, wie Sie eine eigene Formel in Excel erstellen.

Ein einfach wie häufig gebrauchtes Beispiel für das Erstellen einer Formel ist die Berechnung von Prozenten. Nehmen wir an, wir haben einen Produktpreis von 90 Euro und möchten zu diesem die Umsatzsteuer addieren. Im Grunde genommen ist das sehr einfach, weil Sie lediglich den Betrag, den Sie berechnen wollen, mit einem Prozentsatz multiplizieren und dieses Ergebnis dann dem ursprünglichen Betrag hinzufügen. Daran lässt sich jedoch das Prinzip von Excel üben, das, einmal verstanden, auf alle möglichen Funktionen anwendbar ist.

Die Formel für die Berechnung eines Preises inkl. der Mehrwertsteuer sieht also folgendermaßen aus:

MwSt =

Netto-Produktpreis * (1 + Mehrwertsteuersatz)

In Excel tragen Sie jetzt ein:

In das Feld A1: 90 Euro

In das Feld B1: 19%

Nun klicken Sie auf das leere Feld C1 und anschließend auf das Funktionszeichen – fx (direkt über der Tabelle). An dieser Stelle müssen Sie eine Formel erstellen.

Die Eingabe der Formel fängt immer mit einem Ist-Gleich-Zeichen (=) an. Dann erstellen Sie die Regel, nach der die Berechnung funktionieren soll. Diese orientieren wir in unserem Beispiel an der oben stehenden Formel für die Mehrwertsteuer:

fx = A1*(1+B1)

Klicken Sie auf die Eingabetaste – und fertig! Wenn der angezeigte Bruttopreis 107,10 Euro beträgt, haben Sie alles richtig gemacht.

Natürlich kann Excel noch mehr, als die Umsatzsteuer berechnen – das würde ja auch mit jedem Taschenrechner gehen. Sie haben jetzt aber die Möglichkeit, nach demselben Prinzip für einzelne Felder jede beliebige Formel zu verknüpfen.

Einen Schritt weiter gehen Sie mit dem Einsatz von Add-ins. Sehen wir uns einmal an, was es damit auf sich hat.

Vorweg brauchen wir eine Begriffsdefinition: Was sind überhaupt Add-ins? Und was sind Makros? Zäumen wir das Pferd von hinten auf:

Makro ist ein Begriff aus der Softwareentwicklung. Er bezeichnet eine zusammengefasste Folge von Anweisungen, die mit einem einfachen Aufruf ausgeführt werden können.

Add-ins wiederum sind vorgefertigte Funktionen oder Makros, die in Software-Anwendungen eingebunden werden und sich vollständig in das Hauptprogramm integrieren lassen. Add-ins sind also externe Dienste, die in Excel eingebunden werden können, um so noch mehr mit dem Programm machen zu können.

Diese optionalen Befehle und Features für Excel sind dementsprechend nicht sofort verfügbar, sondern müssen installiert und aktiviert werden. Manche sind gratis, für manche müssen Sie bezahlen. Das Gute dabei: Sie finden für alle möglichen Zwecke Add-ins, die von unterschiedlichen Anbietern bereitgestellt werden.

Add-ins am Beispiel von Suchmaschinenmarketing (SEM)

Bewegen wir uns gedanklich zum Marketing. Dort werden zum Beispiel im Bereich des Suchmaschinenmarketing gerne Add-ins verwendet, um SEO-Projekte effizient und zeitsparend auszuwerten.

Solche Add-ins gibt es von verschiedenen Anbietern. Das Bekannteste nennt sich SEO-Tools for Excel. Mit dem Add-in können Sie umfangreiche SEO-Analysen in Excel erstellen. Dazu müssen Sie lediglich das Add-in in Excel installieren und Ihre Daten von Google Analytics via Add-in in Excel importieren.

Ganz einfach gelingt dies, indem Sie:

1) nach dem Download die zip-Datei entpacken,

2) anschließend Excel öffnen und

3) die Datei SeoTools.xll auf das Excel-Datenblatt ziehen.

In der Menüleiste erscheint nun „SeoTools“ und Sie können direkt mit dem Add-in arbeiten. Auch wenn Sie mit Add-ins von anderen Anbietern arbeiten wollen – das Prinzip bleibt dasselbe und Sie werden in der Regel mit Erklärungen durch den Prozess geführt.

Nicht nur Suchmaschinenmarketing ist ein gutes Beispiel dafür, wie Marketer Excel im Alltag einsetzen können. Im Folgenden stellen wir Ihnen weitere Bereiche und Verwendungszwecke vor, für die Excel ein hilfreiches und vielgenutztes Werkzeug ist.

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Wobei hilft mir Excel im Berufsalltag?

Excel findet Einsatz vor allem im Projektmanagement, im Einkauf oder dem Controlling. Einer der Verwendungszwecke, für den die Software sicherlich mit am meisten genutzt wird, ist die Einnahmen-Ausgaben-Übersicht.

Einnahmen-Ausgaben-Übersicht in Excel bündeln

Im Controlling beziehungsweise der Buchhaltung größerer Unternehmen stößt die Einnahmen-Ausgaben-Übersicht zwar an ihre Grenzen, wenn es darum geht, dass die Darstellung auch später für eine Steuerprüfung reicht, doch gerade für Kleinunternehmer ist die Übersicht hilfreich.

Auch bei einzelnen Projekten hat die Einnahmen-Ausgaben-Übersicht bei Excel den großen Vorteil, dass sie einzelne Budgetposten übersichtlich darstellt.

Dazu gehören:

• das Erfassen von Einnahmen und Ausgaben

• das automatische Addieren von Ausgaben und Einnahmen, womit Sie eine Über- beziehungsweise Unterdeckung bilden

• Abziehen der gezahlten Vorsteuer und Umsatzsteuer

• Ermitteln einer voraussichtlichen Umsatzsteuerzahllast

• Erstellen der Jahres-, Monats- oder Projektauswertung

• die Visualisierung der Einnahmen und Ausgaben in einem Diagramm

Was sich kompliziert anhört, fußt auf den simpelsten Funktionen von Excel, wie zum Beispiel der Prozentrechnung oder der Summen-Funktion. Die Tabelle kann dann je nach Einsatzbereich unterschiedlich aussehen.

Nutzung für Projektmanagement & Co.

Gerade im Projektmanagement ist Excel ein viel genutztes Tool, um Alltagsaufgaben zu unterstützen und Kampagnen zu planen.

Zur Beobachtung von Lead- und Traffic-Zahlen ist ein spezielles Excel-Diagramm beliebt: Das Wasserfall-Diagramm. Es erlaubt Ihnen, Zwischenergebnisse zu ermitteln und übersichtlich darzustellen. Anhand dieser Zahlen finden Sie auf einen Blick heraus, welche Fortschritte Sie gemacht haben und ob Sie auf dem Weg zu Ihren Zielen im Soll liegen.

Noch eine weitere Tabellenart ist für Marketer – und alle anderen Personen, die mit Daten arbeiten – interessant: die Pivot-Tabelle. Mit ihr lassen sich nicht nur Daten zusammenfassen, sondern im Zuge dessen auch Trends hervorheben und erforschen. Das ist besonders dann nützlich, wenn Sie lange Zeilen oder Spalten haben, deren Werte Sie aufsummieren oder miteinander vergleichen möchten.

Der Clou dabei ist nicht, Daten, Zahlen oder Informationen zur Tabelle hinzuzufügen, sondern vor allem, diese neu zu organisieren, sodass Sie wertvolle neue Perspektiven erhalten. Daher auch der Name „Pivot“, der so viel bedeutet wie „Drehpunkt“ oder „drehen“.

Typische Fragen/FAQ bei der Ermittlung von Werten

Wenngleich jeder Nutzer und jeder Aufgabenbereich, Excel auf seine eigene Art einsetzt, gibt es Funktionen und Kniffe, die sehr häufig genutzt werden, immer wieder von Nutzen sind und sozusagen zum Excel-Einmaleins gehören.

1) Standardabweichung

Die Standardabweichung misst die Streuung von Daten – oder einfacher ausgedrückt: Sie gibt an, in welchem Umfang erhobene Werte vom Durchschnittswert abweichen.

Angenommen, Sie haben von zehn Anzeigen die jeweilige Click-through-Rate ermittelt: Die Standardabweichung gibt Ihnen eine Vorstellung von den jeweiligen Performanceunterschieden der zehn Anzeigen.

Eine geringe Standardabweichung zeigt Ihnen, dass alle Anzeigen in etwa die gleiche Performance aufweisen. Eine hohe Standardabweichung hingegen sollte Sie aufhorchen lassen, denn das bedeutet, dass einige Anzeigen erfolgreicher sind als andere.

2) SVERWEIS-Funktion

Der Excel-Sverweis hilft Ihnen, zwei Datensätze in verschiedenen Tabellenblättern zu einer einzelnen Tabelle zusammenzufügen. Wann könnte das nutzbar sein?

Ein Beispiel: In einer Situation, in der Sie in einer Tabelle die Namen und die E-Mail-Adressen von Kontakten aufgelistet haben und in einer zweiten Tabelle die gleichen E-Mail-Adressen, jedoch neben diesen lediglich den Namen des jeweiligen Unternehmens. Sie möchten nun eine Tabelle anlegen, die alle drei Komponenten zeigt, also Namen, E-Mail-Adressen so wie das jeweilige Unternehmen.

Mit der SVERWEIS-Formel (=SVERWEIS) können Sie nun die beiden Tabellenblätter zusammenführen, ohne mühsam einzelne Spalten oder Felder kopieren zu müssen.

3) Summen-Funktion

Wie der Name verrät, addieren Sie mit der Summen-Funktion Werte. Sie können einzelne Werte, den Bezug zu einzelnen Zellen oder Bereiche sowie eine Kombination aller drei addieren. Was kompliziert klingt, ist ganz einfach und sicherlich eine der meistgenutzten Funktionen in Excel.

Wir geben zwei Beispiele: 

1) Die Formel:

=Summe(A2:A10) 

addiert die Werte in den Zellen von A2 bis A10.

2) Die Formel:

=Summe(A2:A10; C2:C10)

addiert die Werte in den Zellen von A2 bis A10

sowie in den Zellen C2 bis C10.

4) „WENN“-Bedingungen erstellen

Mit der WENN-Formel lassen sich Bedingungen erstellen: Ist der abgefragte Wert mit dem erwarteten identisch oder nicht? Wenn diese Abfrage wahr ist, soll ein bestimmter Fall eintreten. Ist die Abfrage falsch, soll ein anderer Fall antreten. Die Formel folgt also der Logik:

Wenn A, dann B, sonst C.

Wir erklären es Ihnen an einem Beispiel.

Die grundlegende Formel in Excel baut sich so auf:

=WENN(Prüfung;Dann-Wert;Sonst-Wert)

Prüfung: Hier muss eine Bedingung stehen.

Nehmen wir an, Sie möchten den Erfolg einer Kampagne messen, Ihr Ziel ist erreicht, wenn 100 Conversions stattfanden. Ihre Prüfung könnte also lauten:

Größer als oder gleich 100 (>=).

Dann-Wert: Hier tragen Sie ein, was passieren soll, wenn die abgefragte Bedingung wahr ist. Sie können hier Werte, Worte oder andere Funktionen eintragen.

Machen wir es uns jedoch für dieses Beispiel einfach: Wenn 100 Conversions erreicht sind, sollen in der nächsten Spalte die Worte „Kampagne erfolgreich“ stehen. Der Dann-Wert lautet dann „Kampagne erfolgreich“. Wichtig ist es, den Wert in Anführungszeichen ("Wert") zu setzen.

Sonst-Wert: Dieser dritte Wert ist optional. Nehmen wir an, dass in der nächsten Spalte die Worte „Kampagne nicht erfolgreich“ stehen sollen, wenn keine 100 Conversions erreicht wurden. Der Sonst-Wert lautet dann "Kampagne nicht erfolgreich". Auch hier die Anführungszeichen nicht vergessen!

Ihre Wenn-Formel könnte dann also so aussehen:

=Wenn(A1>=100;"Kampagne erfolgreich";"Kampagne nicht erfolgreich")

Es hat also Gründe, warum Excel trotz vieler Alternativen und spezialisierter Tools noch immer eine der meistgenutzten Anwendungen im Büroalltag ist.

Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten für verschiedene Geschäftsbereiche von Projektmanagement bis Buchhaltung machen Excel zu einem wertvollen Werkzeug für Unternehmen – ganz gleich, ob ihr Tätigkeitsbereich im Marketing oder ganz anderen Branchen liegt.

Und ja, auch wir kennen es: Manchmal sind Nutzer einfach genervt, wenn die ein oder andere Funktion nicht auf Anhieb funktioniert. Aber die Gründe dafür sind meist schnell gefunden. Und mit diesem Artikel haben Sie bereits einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und Formeln an der Hand.

Headerbild: Imam Fathoni / iStock / Getty Images Plus