Datensuche leicht gemacht: Nichts ist frustrierender, als in chaotischen Excel-Tabellen auf der Suche nach dem richtigen Datensatz zu sein. Abhilfe schafft die Excel SVERWEIS-Funktion.
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In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Formel anwenden und wie sich mithilfe der WAHL-Funktion mehrere Suchkriterien miteinander verknüpfen lassen.
Wie funktioniert SVERWEIS in Excel?
Die SVERWEIS-Funktion arbeitet mit den Parametern Suchkriterium, Suchbereich; Spalte, die den Rückgabewert enthält; sowie dem Bereichsverweis, der eine genaue (FALSCH) oder ungefähre Übereinstimmung (WAHR) zurückgibt. Daraus ergibt sich die Formel: =SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;[Bereich_Verweis])
Was ist die SVERWEIS-Funktion?
Die SVERWEIS-Funktion ist eine Suchfunktion, die spaltenweise nach dem Suchkriterium und dem Rückgabewert sucht. Dabei befindet sich das Suchkriterium im Bereich, der als Matrix festgelegt wird. Der Rückgabewert soll mithilfe der SVERWEIS-Funktion vervollständigt werden. Dazu wird in einer anderen Tabelle oder einem anderen Tabellenblatt nach der Zuordnung zum Suchkriterium geschaut.
Die Formel für den SVERWEIS lautet:
=SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;[Bereich_Verweis])
Um die Funktion richtig zu nutzen, ist es wichtig, die einzelnen Parameter zu kennen. Der erste Wert, das Suchkriterium, bezeichnet den Parameter, der in der Matrix ausfindig gemacht werden soll.
Die Matrix (Suchbereich) definiert den Bereich, in dem nach dem Suchkriterium und dem dazu gehörigen Rückgabewert gesucht wird. Sie muss stets so festgelegt werden, dass sich das Suchkriterium in der ersten Spalte befindet. Außerdem sollte die Matrix als fester Bereich definiert werden, damit die Funktion in der Autovervollständigung funktioniert. Um die Matrix festzulegen, müssen Sie mithilfe der F4-Taste Dollarzeichen um den Parameter setzen.
Der Spaltenindex gibt die Spalte der Matrix an, in der sich der Rückgabewert befindet. Er muss stets größer gleich eins sein, um keine Fehlermeldung zu verursachen.
Das Argument Bereich_Verweis gibt letztendlich an, ob der Rückgabewert eine exakte oder ungefähre Übereinstimmung zurückgeben soll. Für den genauen Wahrheitswert wird „FALSCH“ (oder 0) eingesetzt. Der ungefähre Wahrheitswert wird hingegen mit „WAHR“ (oder 1) bestimmt.
SVERWEIS bietet vielfältige Anwendungsbereiche
Die Suchfunktion ist eine vielfältig verwendbare Formel in Microsoft Office Excel. Ob im Controlling, Business Intelligence, Marketing, Vertrieb oder der Personalabteilung: Überall, wo ein Wert aus einer Tabelle gesucht und eingetragen werden soll, findet der SVERWEIS Anwendung.
In der Vertriebsabteilung hilft die Funktion beispielsweise dabei, den Kundennamen zu suchen, der zu einer bestimmten ID gehört. In der Personalabteilung können den Angestellten mit dem SVERWEIS Gehälter zuordnet werden und im Marketing wird nach den Klickzahlen für einen bestimmten Zeitraum gesucht.
Excel SVERWEIS-Beispiel: Daten ganz einfach ausfindig machen
Die Excel SVERWEIS-Funktion ist eine der am meisten genutzten Formeln. Im nachfolgenden Beispiel erfahren Sie, wie Sie die Funktionsparameter ganz einfach bestimmen, um die Formel richtig anzuwenden.
Beispiel: Zuordnung von Quartalsumsatz (Q1) zu spezifischen Kunden
Screenshot: Microsoft Office Excel 2020
Das Beispiel zeigt eine Liste mit Kundenumsätzen. Sie enthält neben dem Kundennamen auch die Kunden-Identifikationsnummer, die jeweilige Branche und den erzielten Umsatz aus dem ersten Quartal. Sie wollen die Liste nun nach Kundennamen ordnen und öffnen dazu ein zweites Tabellenblatt. Der Kundenname (Suchkriterium) liegt bereits vor und ihm soll nun der passende Umsatz (Rückgabewert) zugeordnet werden.
Sie nutzen dazu die SVERWEIS-Funktion und gehen wie folgt vor:
- Klicken Sie die Zelle an, in der der Rückgabewert erscheinen soll.
- Geben Sie „=SVERWEIS“ in die Zelle oder in die Funktionszeile von Excel ein.
Screenshot: Microsoft Office Excel 2020
3. Legen Sie das Suchkriterium fest.
In diesem Fall ist es der Kundenname (B4), da diesem der Umsatz zugeordnet werden soll.
Screenshot: Microsoft Office Excel 2020
4. Markieren Sie die Matrix.
Im Beispiel ist die Matrix das Tabellenblatt „Kunden ID“. Achten Sie unbedingt darauf, dass der Suchwert (Kundenname) in der ersten Spalte der Matrix steht. Um die Matrix als festen Bereich anzulegen, müssen Sie den Term außerdem festsetzen. Drücken Sie dazu die F4-Taste (Windows) oder cmd+T (Mac).
Screenshot: Microsoft Office Excel 2020
5. Nun geben Sie die Spalte an, in der sich der Rückgabewert befindet.
Im Beispiel wollen wir den Umsatz ermitteln und geben daher Spalte „3“ an.
Screenshot: Microsoft Office Excel 2020
6. Als letztes müssen Sie die Wahrheitsbedingung WAHR (1) oder FALSCH (0) angeben.
In den meisten Fällen wollen Sie einen genauen Wert (wie im Beispiel den Umsatz) ermitteln und wählen dementsprechend „FALSCH“ für eine genaue Übereinstimmung aus.
Screenshot: Microsoft Office Excel 2020
7. Ihnen wird nun der Rückgabewert angezeigt.
8. Um die Funktion auf die gesamte Spalte zu übertragen, nutzen Sie die Autovervollständigung.
Screenshot: Microsoft Office Excel 2020
Excel SVERWEIS: Mehrere Suchkriterien miteinander kombinieren
Mit der SVERWEIS-Funktion kann immer nur ein Suchkriterium bestimmt werden. Wollen Sie jedoch mehrere Suchkriterien kombinieren, können Sie dies mithilfe der WAHL-Funktion umsetzen.
Die Suchkriterien werden dabei durch einen &-Operator verbunden. Die Wahl-Funktion gibt nachfolgend den Index an. In geschweiften Klammern wird definiert, dass für die Suche zwei Spalten verwendet werden. Die Suchkriterien werden dabei als eine Spalte gesehen, weshalb der Index mit {1.2} angegeben wird.
Screenshot: Microsoft Office Excel 2020
In dem Beispiel wird für die beiden Suchkriterien „Webinar“ und „Ausführung“ nach dem entsprechenden Preis gesucht.
Screenshot: Microsoft Office Excel 2020
Sollen mehr als zwei Suchkriterien kombiniert werden, wird die Formel nach dem gleichen Schema entsprechend ergänzt.
Fehlermeldungen richtig beheben
Leider passieren im Excel-Alltag immer wieder kleine Fehler, die selbst gestandene Daten-Experten aus dem Konzept bringen können. Zum Glück gibt Excel immer genau zurück, um was für einen Fehler es sich handelt. Die Hinweise bringen Licht ins Dunkel und sorgen dafür, dass Funktionen im Handumdrehen korrigiert werden können.
Im Folgenden finden Sie die häufigsten Fehlermeldungen bei der Verwendung der SVERWEIS-Funktion:
- #NAME?
Screenshot: Microsoft Office Excel 2020
2. #WERT!
Die Spalte, in der gesucht werden soll, befindet sich fälschlicherweise links.(Der Spaltenindex muss immer größer gleich „1“ sein.)
Screenshot: Microsoft Office Excel 2020
3. #BEZUG!
Der Spaltenindex befindet sich nicht in der angegebenen Matrix.
Screenshot: Microsoft Office Excel 2020
4. #NV
Der Wert ist nicht in der Matrix vorhanden. Das Suchkriterium befindet sich nicht in der ersten Spalte der Matrix.
Screenshot: Microsoft Office Excel 2020
Der #NV-Fehler zählt zu den häufigsten Fehlermeldungen. Er tritt auch auf, wenn sich Schreibfehler, Leerzeichen oder falsche Zellformate im Suchbereich befinden. Prüfen Sie deshalb immer nach, ob Schreibweise und Formatierung der Suchkriterien in der Matrix und in der Rückgabe-Tabelle übereinstimmen.
Fazit
Mit der SVERWEIS-Funktion wird die Datensuche in vielen Bereichen ein Leichtes. Die Formel findet zu einem definierten Suchkriterium den gewünschten Rückgabewert. Mithilfe der WAHL-Funktion lassen sich sogar mehrere Suchkriterien miteinander verknüpfen. Achten Sie stets auf die korrekte Schreibweise und die richtige Bestimmung der Parameter, um mögliche Fehlerquellen zu vermeiden.
Titelbild: muchomor / getty images
