WENN-Funktion in Excel an Beispielen erklärt

Die WENN-Funktion ist eine der beliebtesten Formeln bei Tabellenkalkulationen in Excel. Sie prüft bestimmte Werte auf eine oder mehrere Bedingungen und legt fest, was im jeweiligen Fall geschehen soll.

Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Arten und Ausführungen die WENN-Funktion umfasst und wie Sie diese richtig verwenden.

Wie funktioniert die WENN-Funktion in Excel?

Die WENN-Funktion in Excel ist ein logischer Vergleich zweier Werte: Wenn der aktuelle Wert dem erwarteten Wert entspricht, dann passiert X, ansonsten Y. Die Formel dafür lautet: =WENN(Wahrheitswert; [Wert_wenn_wahr];[Wert_wenn_falsch]). Im einfachsten Fall prüft die Funktion eine einzige Bedingung, in komplexeren Fällen auch mehrere Bedingungen gleichzeitig.

Zum besseren Verständnis ein paar Beispiele in Worte gefasst:

• Wenn der Einkaufswert größer als 50 Euro ist, dann werden die Versandkosten auf 0 Euro gesetzt, ansonsten auf 4,90 Euro.
• Wenn der Kundenstatus „Premium“ ist, dann werden 10 Prozent Rabatt vom Bestellwert abgezogen, ansonsten nicht.
• Wenn der Kundenstatus „Premium“ und der Einkaufswert größer als 100 Euro ist, dann erhält die Kundin ein Gratisgeschenk nach Wahl.

WENN-Formeln in Excel: Erklärung und Beispiele

Die folgenden Abschnitte zeigen Ihnen, wie Sie solche Vergleiche und Bedingungen in Excel formulieren. Neben der generellen WENN DANN-Funktion werden wir Ihnen dazu noch zwei weitere Formeln vorstellen, nämlich WENN UND sowie WENN ODER, die für mehrere Bedingungen hilfreich sind. Außerdem erfahren Sie, was eine verschachtelte WENN-Funktion in Excel ist.

Excel WENN DANN-Funktion

Die WENN DANN-Funktion in Excel folgt immer einer ganz bestimmten Syntax. Diese sehen Sie, wenn Sie in Ihrem Tabellenblatt auf eine leere Zelle klicken und die WENN-Formel mit = und WENN aufrufen:

=WENN(Wahrheitswert; [Wert_wenn_wahr];[Wert_wenn_falsch])

Die WENN-Funktion besteht also aus drei Parametern:

• Wahrheitswert: An der ersten Stelle legen Sie den zu prüfenden Wert und den Vergleichswert fest, zum Beispiel A2=5 (Wert in der Zelle A2 ist gleich 5) oder A2<=B1 (Wert in der Zelle A2 ist kleiner oder gleich dem Wert in Zelle B1). Mögliche Operatoren für den Vergleich sind = (gleich), <> (ungleich), < (kleiner als), > (größer als), <= (kleiner oder gleich), >= (größer oder gleich).
• DANN-Wert: An zweiter Stelle geben Sie an, was passieren soll, wenn der Wahrheitswert eintrifft, sprich wenn die zu prüfende Bedingung wahr ist. Als Ergebnis sind Werte, Zeichenketten in Anführungszeichen, Zellbezüge oder andere Funktionen möglich.
• SONST-Wert: Dieser Parameter sitzt an dritter Stelle und ist optional. Mit ihm können Sie angeben, was passieren soll, wenn die Bedingung falsch ist.

Das obige Beispiel lautete: Wenn der Einkaufswert größer als 50 Euro ist, dann werden die Versandkosten auf 0 Euro gesetzt, ansonsten auf 4,90 Euro.

Im konkreten Fall heißt die WENN DANN-Funktion: =WENN(B2>50;0;4,90)

Quelle: Screenshot Excel

Excel WENN DANN-Funktion für mehrere Bedingungen

Der gleiche Ablauf funktioniert auch für mehrere Bedingungen. In diesem Fall besteht der Wahrheitswert nicht aus einer Bedingung, sondern aus zweien oder mehr.

Um mehrere Wahrheitswerte nacheinander anzugeben, benötigen Sie allerdings eine besondere Form der WENN-Funktion, nämlich WENN UND (wenn alle Bedingungen erfüllt sein müssen) beziehungsweise WENN ODER (wenn mindestens eine Bedingung erfüllt sein muss).

Excel WENN UND-Funktion

Die Excel WENN UND-Funktion kommt dann zum Einsatz, wenn Sie mindestens zwei Bedingungen prüfen möchten und beide wahr sein müssen, um die DANN-Anweisung auszuführen. Nehmen wir dazu unser Beispiel mit den Versandkosten und erweitern es um eine zweite Bedingung:

>Wenn der Einkaufswert größer als 50 Euro ist (Bedingung 1) UND wenn der Kunde einen Premium-Status hat (Bedingung 2), dann werden die Versandkosten auf 0 Euro gesetzt, ansonsten auf 4,90 Euro.

Das UND ist also nichts anderes als ein „sowohl als auch“. Nur wenn alle Bedingungen erfüllt sind, tritt der DANN-Wert ein. Im konkreten Beispiel heißt die WENN-Funktion:

=WENN(UND(C2>50;B2="ja");0;4,90)

Innerhalb der UND-Klammer notieren Sie alle Bedingungen und trennen auch diese mit einem Semikolon. Anschließend folgt wie gewohnt der DANN-Wert der WENN-Funktion und bei Bedarf der SONST-Wert. Wie Sie sehen, verweist die zweite Bedingung auf eine Zeichenkette, weshalb diese in Anführungszeichen geschrieben wird.

Quelle: Screenshot Excel

Excel WENN ODER-Funktion

Ähnlich funktioniert die Formel WENN ODER in Excel. Gemäß eines „entweder oder“ reicht in diesem Fall die Erfüllung einer Bedingung aus, damit die DANN-Anweisung in Kraft tritt. Zur Veranschaulichung ändern wir unser Beispiel ab:

Wenn der Einkaufswert größer als 50 Euro ist (Bedingung 1) ODER wenn die Kundin einen Premium-Status hat (Bedingung 2), dann werden die Versandkosten auf 0 Euro gesetzt, ansonsten auf 4,90 Euro.

Das heißt: Die Versandkosten entfallen für alle Kundinnen und Kunden, die entweder für mehr als 50 Euro einkaufen oder Premium-Mitglieder sind (oder beides). Die entsprechende Formel lautet:

=WENN(ODER(C2>50;B2="ja");0;4,90)

Verschachtelte WENN-Funktion in Excel

Was aber, wenn Sie UND- und ODER-Bedingungen kombinieren möchten? Auch das ist möglich – man spricht dann von einer verschachtelten WENN-Funktion. Hierzu ein neues Beispiel:

Wenn der Kunde mindestens vier Artikel bestellt UND wenn er Bestandskunde ist ODER wenn er Neukunde ist, dann bekommt er 10 Prozent Rabatt auf den Einkauf.

Wir haben also drei Bedingungen, von denen die ersten zwei zusammenhängen (UND) und die dritte separat zu betrachten ist (ODER). Die WENN-Funktion würde hier folgendermaßen lauten:

=WENN(ODER(UND(B2="Bestandskunde";C2>=4);B2="Neukunde");"Ja";"Nein")

Quelle: Screenshot Excel

Die WENN UND-Funktion ist innerhalb der WENN ODER-Funktion verschachtelt und nennt daher zuerst die beiden UND-Bedingungen. Anschließend werden die ODER-Bedingungen aufgelistet und zuletzt der DANN-Wert mit optionalem SONST-Wert angegeben. In der Theorie erlaubt Excel eine Verschachtelung auf bis zu 64 Ebenen – davon raten wir aus Gründen der Übersichtlichkeit allerdings ab.

WENN-Funktion mit Sverweis in Excel kombinieren

Eine Verschachtelung von WENN-Funktion und Sverweis kann Ihre Arbeit mit Daten ebenfalls beschleunigen.

Die Formel dafür lautet:

=WENN(Wahrheitswert; SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex); SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex))

Ist eine WENN-Bedingung erfüllt, wird das erste Sverweis-Ergebnis ausgeführt. Wird die Bedingung nicht erfüllt, tritt das zweite Sverweis-Ergebnis in Kraft.

Beispiel: Um einen Quartalsbonus zu bekommen, müssen die Mitarbeitenden eines Unternehmens jeweils mehr als 30.000 Euro Umsatz erzielt haben. Die Funktion kann benutzt werden, um die Umsätze einzelner Teammitglieder durchzugehen und ihre Berechtigung auf einen Bonus zu überprüfen. Hat eine Mitarbeiterin mehr als 30.000 Euro Umsatz gemacht, wird in der Spalte “Bonus” ein "Ja" eingetragen. Ist der Umsatz kleiner als 30.000 Euro, steht derjenigen kein Bonus zu und es erscheint ein "Nein".

Hinweis: Achten Sie immer auf die richtigen Zellbezüge, verwechseln Sie keine Semikolons mit Kommata und schließen Sie alle Klammern, um unnötige Fehlermeldungen zu vermeiden. Dies ist umso wichtiger, wenn Sie mit verschachtelten Funktionen arbeiten.

Fazit: Schnellere Kalkulationen dank der Excel WENN-Funktion

Zur Auswertung großer Tabellenblätter bietet Microsoft Excel Ihnen die viel geschätzte WENN-Funktion an, mit der Sie beliebige Werte logisch vergleichen und Folgeanweisungen definieren können.

Liegen mehrere zu prüfende Bedingungen vor, kommt die erweiterte WENN UND- beziehungsweise WENN ODER-Funktion zum Einsatz. Für komplexere Analysen lassen sich diese beiden auch ineinander verschachteln, wodurch sich eine Vielzahl von Anwendungsfällen ergibt, bei denen die WENN-Funktion Ihnen sehr viel Arbeit und Zeit abnehmen wird.

Titelbild: Rawpixel / iStock / Getty Images Plus