Genau wie die meisten anderen Kleinunternehmen generierte auch unsere Agentur in der Vergangenheit 90 % unserer Neukunden über Empfehlungen. Wenn etwas mehr Zeit zur Verfügung gestanden hätte, hätten wir Leads mithilfe von Inbound-Marketing generiert. Wenn etwas mehr Geld zur Verfügung gestanden hätte, hätten wir in Werbeanzeigen investiert. 

Aber leider hatten wir weder genug Geld noch genug Zeit. Also mussten wir uns etwas anderes einfallen lassen. 

Unsere Lösung: Wir benutzten das E-Mail-Vorlagen, um ein E-Mail-System für das Follow-up mit potenziellen Kunden zu entwickeln.

Mit diesem System gelang es uns, innerhalb von 30 Tagen 100.000 USD Umsatz einzufahren – seit der Implementierung dieser Vorlagen ist unser Gesamtumsatz um 215 % gestiegen.

E-Book: Best Practices im E-Mail-Marketing

Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung unseres Ansatzes. Vielleicht gelingt es Ihnen mit etwas Glück ja auch, den Umsatz Ihres Unternehmens auf ähnliche Weise zu steigern.

Schritt 1: Suchen Sie in den Nachrichten nach potenziellen Kunden 

Wir sind eine Branding-Agentur für Unternehmen im Gesundheitswesen. Das bedeutet, dass die meisten unserer Kunden Ärzte oder Zahnärzte sind. Und um neue potenzielle Kunden zu finden, nutzen wir einen kleinen Trick: Wir suchen nach Ärzten, die in den Nachrichten positive Erwähnung finden. Dann kontaktieren wir sie, um ihnen zu gratulieren

Indem wir unsere E-Mail mit Glückwünschen beginnen, verleihen wir unserer Nachricht eine gewisse Wärme und sichern uns die Aufmerksamkeit der Empfänger. Wir benutzen zwei Methoden, um uns über aktuelle Nachrichten auf dem Laufenden zu halten: 

  1. Google Alerts
  2. Feedly

Es ist ganz leicht, einen Google Alert zu erstellen. Geben Sie einfach das Keyword ein, über das Sie sich informieren lassen wollen und die E-Mail-Adresse, an die der „Alert“ geschickt werden soll.

Eines unserer Keywords ist zum Beispiel „orthopädische Chirurgie“:

Google Alert einrichten

Nun erhalten wir jedes Mal einen Alert, wenn ein orthopädischer Chirurg in den Nachrichten erwähnt wird.

Wir benutzen außerdem Feedly, um über Erwähnungen von Ärzten in den Nachrichten benachrichtigt zu werden. Dabei fügen wir einfach Websites zu unserem „Feed“ hinzu, und wenn dann auf einer dieser Websites ein neuer Artikel veröffentlicht wird, haben wir diese Alerts alle an einem Ort gespeichert.

Um eine Website zu einem Feedly-Konto hinzuzufügen, muss man nur auf „+Add Content“ (Inhalt hinzufügen) klicken, die URL eingeben, auf den grünen „+feedly“-Button und dann auf „Add“ (Hinzufügen) klicken:

So lässt sich eine neue Seite zu Feedly hinzufügen

Und schon haben wir die Website in unseren Feed aufgenommen.

Es ist auch möglich, mehrere Websites in einer Kategorie zu bündeln. In diesem Beispiel erscheinen etwa unsere beobachteten Seiten als ein einziger Feed unter dem „Health“-Tab (Gesundheit):

Alle Websites in einem Feed

 

Schritt 2: Senden Sie eine erste E-Mail, in der Sie Ihren potenziellen Kunden gratulieren

Nun da wir potenzielle Kunden identifiziert haben, schicken wir mit dem E-Mail-Vorlagen-Tool von HubSpot Sales eine erste E-Mail zur Kontaktaufnahme. Für unsere Agentur hat sich folgende Vorlage als die erfolgreichste erwiesen:

Hätten Sie Zeit für ein Gespräch?

[ANREDE], 

bedingt durch meine Arbeit in <> halte ich mich regelmäßig über aktuelle Branchen-News auf dem Laufenden. Dabei ist mir gleich ins Auge gesprungen, dass [ERFOLG DES UNTERNEHMENS]. Herzlichen Glückwunsch! 

In der Regel wird in einem solchen Fall [KOMMERZIELLER ASPEKT] zur absoluten Priorität. Aus diesem Grund könnte es Sie interessieren, wie wir [BEKANNTES UNTERNEHMEN ODER WETTBEWERBER] dabei geholfen haben, einen solchen Wandel schnell und reibungslos durchzuführen – ohne dabei auf übliche Marketing-Strategien zurückzugreifen.

Unter dem folgenden Link finden Sie unsere patientenorientierten Werbe- und Markenkampagnen [LINK ZUR FALLSTUDIE].

Falls Sie gerne mehr erfahren möchten, können wir gerne bei einem kurzen Telefonat darüber reden. Suchen Sie sich einfach einen Termin in meinem Kalender aus – [LINK ZU MEETINGS IN HUBSPOT SALES].

Mit freundlichen Grüßen
[NAME]

PS: Falls Sie nicht der richtige Ansprechpartner für mich sind, würde ich mich freuen, wenn Sie mir die Kontaktinformationen der zuständigen Person weiterleiten könnten. 

E-Mail-Tracking von HubSpot Sales

In der Regel antworten Empfänger auf die E-Mail oder vereinbaren einen Termin in dem verlinkten Kalender. 

(Unser Team nutzt das Meetings-Tool von HubSpot Sales Pro, um automatisch Meetings auf unseren Kalendern zu buchen, ohne das lästige Hin und Her endloser Unterhaltungen via E-Mail.) 

Sollte innerhalb von 24 Stunden keine Antwort kommen, versenden wir eine zweite E-Mail.

Schritt 3: Senden Sie eine Follow-up-E-Mail mit hilfreichen personalisierten branchenrelevanten Inhalten

Wenn wir diese E-Mail-Vorlage rausschicken, bekommen wir üblicherweise zahlreiche Antworten. Ist unser potenzieller Kunde ein Arzt, senden wir ihm ein „Branding-Umfragetool“, mit dem wir Kunden dabei helfen, sich von anderen Marken abzuheben. Es handelt sich also um ein Tool, das einen tatsächlichen Mehrwert bietet.

So könnte die E-Mail dann aussehen:

Kostenloses Branding-Tool für Mediziner

[ANREDE],

ich wollte Ihnen im Anschluss an meine erste E-Mail ein kostenloses Tool schicken, das Ihnen bestimmt gefallen wird.

Es handelt sich dabei um eine Umfrage zur Markenanalyse, die ich eigens für Sie erstellt habe (tatsächlich direkt für Sie – Ihr Name steht sogar darauf). Mit dieser Umfrage können Sie herausfinden, wie sich Ihre Praxis von anderen in [STADT] unterscheidet.

Unter folgendem Link können Sie das Analyse-Tool aufrufen: [LINK].

In einem Follow-up-Gespräch würde ich dann Ihre Antworten im Vergleich zu Aussagen von den Praxen mit den erfolgreichsten Markenauftritten des Landes bewerten.

Ich teile noch einmal den Link zu meinem Kalender [MEETINGS-LINK IN HUBSPOT SALES], damit Sie sich einen geeigneten Termin für ein Gespräch aussuchen können.

Ich wünsche Ihnen noch ein schönes Wochenende
[NAME]

E-Mail-Tracking von HubSpot Sales

Nachdem wir die Namen von Ärzten zu unserer Umfrage hinzugefügt hatten, stieg die Reaktionsrate plötzlich an. Es handelte sich nur um eine kleine Änderung, aber Personalisierung ist ganz offensichtlich ein sehr effektives Werkzeug.

Wenn Empfänger weder antworten noch einen Termin in buchen, dann versenden wir eine weitere E-Mail.

Schritt 4: Senden Sie eine dritte E-Mail – „Re: Kontaktaufnahme“

Re: Kontaktaufnahme

[ANREDE],

es tut mir leid, dass ich Sie bisher nicht erreichen konnte. Ich weiß, wie hektisch der Alltag mit Familie und Arbeit werden kann.

Wenn es für Sie einfacher wäre, können wir gerne einen Termin für das Wochenende oder außerhalb der Arbeitszeiten vereinbaren. Ich will Sie wirklich nicht nerven, aber ich würde Ihnen gerne dabei helfen, Ihr Team so zu verwalten, dass Sie Ihr Ziel, [ENTSPRECHENDES ZIEL], erreichen können.

Suchen Sie sich einfach einen Termin in meinem Kalender aus – [LINK ZU MEETINGS IN HUBSPOT SALES].

Alles Gute
[NAME]

E-Mail-Tracking von HubSpot Sales

Wenn Empfänger auch nach dieser E-Mail weder antworten, noch einen Termin vereinbaren, warten wir ein paar TAGE ab und senden dann eine LETZTE Follow-up-E-Mail. 

Diese E-Mail ist bei weitem die erfolgreichste Vorlage von allen.

Schritt 5: Senden Sie eine letzte E-Mail mit dem Betreff „Dürfen wir Ihre Akte schließen?“

Dürfen wir Ihre Akte schließen?

[ANREDE],

ich schreibe Ihnen heute erneut bezüglich meiner E-Mail, die ich Ihnen vor Kurzem geschickt hatte. Wir sind gerade dabei, unsere Akten für diesen Monat durchzugehen und zu schließen. Wenn ich keine Rückmeldung von Kontakten bekomme, bedeutet das normalerweise, dass sie entweder sehr beschäftigt sind oder kein Interesse haben. Falls Sie kein Interesse haben, dürfte ich Ihre Akte dann schließen?

Falls Sie doch Interesse haben, würden Sie mir bitte Bescheid geben, wie wir als Nächstes vorgehen sollten?

Vielen Dank für Ihre Hilfe.

Mit freundlichen Grüßen
[NAME]

E-Mail-Tracking von HubSpot Sales

Warum ist diese E-Mail so erfolgreich? 

Vielleicht weil wir alle gerne hätten, was wir nicht bekommen können? Vermutlich denken die Empfänger sich:Oh, ich werde nie wieder von diesem Unternehmen hören. Vielleicht sollte ich es mir kurz einmal ansehen …

Unser letzter Schritt besteht darin, die Performance unserer E-Mail-Vorlagen zu messen.

Schritt 6: Verbessern Sie Ihre E-Mail-Vorlagen, indem Sie laufend ihre Performance messen 

Mit dem E-Mail-Vorlagen-Tool von HubSpot können wir unsere Öffnungs- und Klickrate messen: 

Das Vorlagen-Dashboard in HubSpot Sales

Wir messen ständig die Performance unserer E-Mails und nehmen entsprechende Änderungen vor. 

So sehen wir auch, welche Vorlagen die Reaktionen auslösen, die wir erwarten, und bei welchen noch Verbesserungsbedarf besteht. Ohne dieses Tool würden wir unsere Entscheidungen auf reinen Spekulationen basieren.

Bis jetzt haben uns diese Vorlagen hervorragende Dienste geleistet. Aber wir befinden uns trotzdem noch am Anfang eines Prozesses. Wir werden auch weiterhin neue Varianten der Vorlagen auf die Probe stellen, bis wir die perfekten E-Mails haben.

Wenn Sie diese Vorlagen gerne selber ausprobieren möchten, erstellen Sie einfach einen kostenlosen HubSpot-Account, öffnen Sie das E-Mail-Vorlagen-Tool und schon kann's losgehen!

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Dieser Artikel ist ursprünglich auf dem Vertriebsblog von HubSpot.com erschienen und wurde aus dem Englischen übersetzt.

Ursprünglich veröffentlicht am 31. März 2017, aktualisiert am August 10 2020

Themen:

E-Mail-Marketing