Wenn bei großen Projekten eins sicher ist, dann das: Es ist eine Herausforderung, sie richtig zu planen und umzusetzen. Verschiedenste Aufgaben müssen koordiniert, Team-Mitglieder instruiert und Deadlines eingehalten werden. Eine besonders beliebte Methode im Projektmanagement, um alles unter einen Hut zu bekommen, ist das Gantt-Diagramm. Lernen Sie hier, was es damit auf sich hat und wie Sie Gantt-Diagramme ganz einfach selbst nutzen können.

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Gantt Diagramm Vorlage für Excel

Es erleichtert das Projektmanagement, weil jederzeit eingesehen werden kann, zu welcher Zeit welche Aufgabe zu erledigen ist und wie lange diese dauert. Auch Abhängigkeiten, wichtige Deadlines und Meilensteine können dargestellt werden.

Von einzelnen Aufgaben bis zur Dauer der Aktivitäten: Das gehört in ein Gantt-Diagramm

Ein klassisches Gantt-Diagramm besteht aus sechs Elementen:

  1. Der Zeitrahmen des Gesamtprojekts

  2. Die Aufgaben, die erledigt werden müssen

  3. Die geplanten Zeitrahmen der einzelnen Aufgaben

  4. Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben: Was muss erledigt sein, bevor der nächste Schritt getan werden kann?

  5. Der Fortschritt der einzelnen Aufgaben

  6. Das aktuelle Datum

Die Aufgaben werden im Gantt-Diagramm als Balken dargestellt: Je länger der Balken ist, desto länger dauert die Aufgabe. Eine teilweise Einfärbung kann anzeigen, wie weit die Arbeit schon fortgeschritten ist.

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Wichtig dabei ist, große Aufgaben in mehrere kleine zu unterteilen. Andernfalls kann schnell der Überblick verloren werden.

Auf der horizontalen Ebene des Gantt-Charts verläuft eine Datumslinie. Daran können alle Beteiligten ablesen, an welcher Stelle das Projekt gerade steht, welche Aufgaben abgeschlossen sind und welche als Nächstes anstehen.

Die Vorteile eines Gantt-Charts

Das Gantt-Diagramm ist nicht ohne Grund eines der beliebtesten Hilfsmittel im Projektmanagement. Es bringt zahlreiche Vorteile sowohl für die Planung eines Projekts als auch für die Umsetzung und Evaluierung mit sich.

Simple Darstellung

Eine Zeitachse und viele unterschiedlich lange Balken, die die Aufgaben darstellen: Mehr braucht ein Gantt-Diagramm optisch nicht. Das System ist so intuitiv, dass nicht nur die Projektleitung damit arbeiten kann, sondern auch alle Mitarbeiter auf einen Blick über die Bestandteile des Projektes und den aktuellen Stand der Arbeiten Bescheid wissen.

Das kann das Gefühl stärken, gebraucht, geschätzt und aktiv eingebunden zu werden und damit auch für gute Stimmung und Motivation im Team sorgen.

Klarheit über Termine und Deadlines

Im Gantt-Diagramm sind sowohl die Deadline für das Gesamtprojekt als auch die zeitlichen Rahmenbedingungen für jede einzelne Aufgabe aufgeführt. Das hilft dem Projektmanager bei der Planung aller Prozesse und bei der Kontrolle des Fortschritts. Auch Mitarbeiter können besser planen und ihre Arbeitszeit selbstständig organisieren.

Klarheit über Abhängigkeiten

Im Gantt-Diagramm werden nicht nur die Aufgaben an sich dargestellt. Es ist auch ersichtlich, in welcher Reihenfolge sie erledigt werden müssen. Mitarbeiter wissen dadurch genau, wann es für sie Zeit ist, mit der Arbeit zu beginnen und welche anderen Team-Mitglieder auf ihre Ergebnisse warten.

Sollte es zu Verzögerungen im Projektablauf kommen, kann hinterher nachvollzogen werden, wo genau der Zeitplan aus den Fugen geraten ist. Das ist die Grundlage für die Ursachensuche und mögliche Verbesserungen in der Planung kommender Projekte.

Einfache Kommunikation

Dank der guten Übersicht, die das Gantt-Diagramm ermöglicht, verbessert sich auch die Kommunikation im Projektteam. Aus den Aufgaben lässt sich beispielsweise ableiten, wer bei Fragen, Problemen und Anregungen der richtige Ansprechpartner ist, an wen Zwischenergebnisse weitergeleitet werden sollten und an wen Nachfragen wegen fehlender Materialien zu richten sind. Das kann auch die Zahl der nötigen Meetings reduzieren.

Darüber hinaus ist das Gantt-Diagramm eine perfekte Basis, um mit Kunden über das Projekt zu sprechen. Sie können einfach und schnell über den Arbeitsstand und die nächsten Schritte informiert werden.

Flexibilität in der Planung

Auch die schönste Planung kann in der Praxis schnell hinfällig werden. Sobald sich Änderungen an den Rahmenbedingungen ergeben oder sich Termine verschieben, können Sie das Gantt-Chart schnell und unkompliziert anpassen. Alle Beteiligten können die Änderungen sofort einsehen und darauf reagieren.

Verbesserung der Prozesse für die Zukunft

Auch die Auswertung des Projektes profitiert von einem Gantt-Diagramm. Wie schon erwähnt kann zum Beispiel abgelesen werden, in welcher Phase es Abweichungen vom Zeitplan gab und welche Aufgaben nicht rechtzeitig fertiggestellt wurden.

Auf dieser Grundlage können Sie nachforschen, wer dafür verantwortlich war und wo genau das Problem lag. Beim nächsten Projekt können Sie die Erkenntnisse berücksichtigen und beispielsweise mehr Puffer einplanen.

Gantt-Diagramm mit Excel erstellen

So einfach ein Gantt-Diagramm zu lesen ist, so leicht ist es grundsätzlich auch zu erstellen. Sie benötigen nur zwei Achsen: Eine vertikale und eine horizontale.

Auf der vertikalen Achse sammeln Sie sämtliche Aufgaben, die erledigt werden müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Damit das Diagramm übersichtlich bleibt, sollten Sie diese nach Abhängigkeiten untereinander sowie dem voraussichtlichen zeitlichen Verlauf ordnen.

Auf der horizontalen Achse vermerken Sie, wann eine Aufgabe beginnt, wann sie endet und welcher nächste Teilaspekt des Projekts daran anschließt. Eine Excel-Vorlage mit allen nötigen Elementen und Einstellungen können Sie kostenlos herunterladen. Danach brauchen Sie nur noch Ihre Daten einzutragen. Die Balken inklusive Fortschrittsanzeige erstellt das Programm automatisch.

Fazit: Gantt-Diagramme strukturieren effizient zeitliche Abläufe in Ihrem Projekt

Gantt-Diagramme eignen sich hervorragend, um Projekte zu strukturieren, bei denen viele Aufgaben gleichzeitig erledigt werden müssen oder aufeinander aufbauen. Durch seine simple Darstellungsform kann es vom gesamten Projekt-Team genutzt werden, die Selbstorganisation der Mitarbeiter fördern und die Kommunikation innerhalb wie außerhalb des Teams verbessern.

Je mehr Aufgaben erfasst werden müssen – je komplexer also das Projekt ist –, desto unübersichtlicher kann das Diagramm allerdings werden. Werden Sie sich deshalb schon vor der Erstellung der Chart klar darüber, welches Ziel erreicht werden soll und welche Schritte dorthin führen. Nur dann können Sie das Gantt-Diagramm logisch und linear aufbauen. Wenn Sie sich die Arbeit etwas erleichtern möchten, können Sie einfach unsere Vorlage herunterladen.

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Titelbild: Andrey Popov / getty images

Ursprünglich veröffentlicht am 6. August 2020, aktualisiert am August 06 2020

Themen:

Projekt-Management