Gantt-Diagramm: Aufbau und Vorteile (inkl. Excel-Vorlage)

Wenn bei großen Projekten eines sicher ist, dann das: Es ist eine Herausforderung, sie richtig zu planen und umzusetzen. Verschiedene Aufgaben müssen koordiniert, Teammitglieder instruiert und Deadlines eingehalten werden. Um alles unter einen Hut zu bekommen, ist das Gantt-Diagramm als Projektmanagement-Tool beliebt. Lernen Sie hier, was dahintersteckt und wie Sie Gantt-Diagramme mit unserer Vorlage selbst erstellen.

Das erste Gantt-Diagramm wurde vom polnischen Ingenieur Karol Adamiecki Ende des 19. Jahrhunderts entworfen. Namensgeber der heute im Projektmanagement wichtigen Methode war er jedoch nicht. Rund 15 Jahre später entwarf Henry Gantt eine eigene Form des Diagramms, die sich durchgesetzt hat und heute angewendet wird.

Meilensteine, Aufgaben, Abhängigkeiten: Das gehört in ein Gantt-Diagramm

Ein klassisches Gantt-Diagramm besteht aus sechs Elementen:

• Zeitrahmen des Gesamtprojekts (Projektzeitplan)
• Aufgaben, die erledigt werden müssen
• Geplanter Zeitrahmen der einzelnen Aufgaben
• Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben: Was muss erledigt sein, bevor der nächste Schritt folgen kann?
• Projektfortschritt der einzelnen Aufgaben
• Aktuelles Datum

Die Aufgaben werden nach Gantt als Balkendiagramm dargestellt: Je länger der Balken ist, desto länger dauert die Aufgabe. Eine teilweise Einfärbung kann anzeigen, wie weit die Arbeit schon fortgeschritten ist.

Wichtig dabei ist, große Aufgaben in mehrere kleine zu unterteilen. Andernfalls geht schnell der Überblick verloren. Auch Meilensteine können in den Balkenplan mit aufgenommen werden.

Auf der horizontalen Ebene des Gantt-Charts verläuft eine Datumslinie. Daran können alle Beteiligten ablesen, an welcher Stelle das Projekt aktuell steht, welche Aufgaben abgeschlossen sind und was als Nächstes ansteht.

Gantt-Diagramm mit Microsoft Excel erstellen

So einfach ein Gantt-Diagramm zu verstehen und zu lesen ist, so leicht ist es grundsätzlich auch zu erstellen. Sie benötigen nur zwei Achsen: eine vertikale und eine horizontale. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ein Gantt-Diagramm mit Microsoft Excel erstellen.

Gantt-Diagramm-Beispiel: Excel-Vorlage kostenlos downloaden

Sie können Ihr eigenes Gantt-Diagramm mit Excel erstellen – einfacher geht es jedoch mit unserer Vorlage. In der Excel-Vorlage finden Sie alle nötigen Elemente und Einstellungen sowie eine Anleitung, wie Sie diese benutzen.

Sie können die Excel-Vorlage kostenlos herunterladen. Danach brauchen Sie nur noch Ihre Daten einzutragen. Die Balken inklusive Fortschrittsanzeige erstellt das Programm automatisch.

Schritt für Schritt zum Gantt-Diagramm im Projektmanagement

Falls Sie auf eigene Faust Ihr Gantt-Diagramm erstellen oder detaillierter wissen möchten, welche Schritte erforderlich sind, erklären wir dies für Sie hier:

1. Definieren Sie den Zeitrahmen (Zeitleiste) für das Gesamtprojekt.
2. Schreiben Sie sämtliche Aufgaben in einer Tabelle nieder, mit Startdatum/Starttermin und Enddatum/Endtermin sowie Spalten für die Dauer, genutzte und verbleibende Tage und den Fortschritt. Das ist Ihre Aufgabenliste. Die Tagesspalten in diesem Zeitraum können Sie von Microsoft Excel berechnen lassen. Vergessen Sie dabei nicht, Feiertage zu berücksichtigen. Unsere Vorlage hat das bereits berücksichtigt. Den Fortschritt tragen Sie von Zeit zu Zeit manuell ein.
3. Auf der vertikalen Achse werden automatisiert alle Aufgaben aus der Tabelle abgebildet, die erledigt werden müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Damit das Diagramm übersichtlich bleibt, sollten Sie diese nach Abhängigkeiten untereinander sowie dem voraussichtlichen zeitlichen Verlauf ordnen.
4. Auf der horizontalen Achse wird das Datum abgebildet. Verknüpfen Sie alle Daten wie in unserer Vorlage miteinander, geschieht auch das automatisch. So sehen Sie, wann eine Aufgabe beginnt, wann sie endet und welcher nächste Teilaspekt des Projekts daran anschließt.

Sie sehen: Um möglichst schnell ein einfaches Gantt-Diagramm in Excel zu erstellen, müssen Sie einige Verknüpfungen herstellen. In unserer Excel-Vorlage sind diese bereits integriert – Sie müssen nur noch Ihre individuellen Aufgaben und die entsprechenden Zeiträume sowie den Fortschritt eingeben.

Die Vorteile eines Gantt-Diagramms

Das Gantt-Diagramm ist nicht ohne Grund eines der beliebtesten Hilfsmittel im Projektmanagement. Es bringt zahlreiche Vorteile sowohl für die Planung eines Projekts als auch für die Umsetzung und Evaluierung mit sich.

Simpler Aufbau im Gantt-Diagramm

Eine Zeitachse und viele unterschiedlich lange Balken, die die Aufgaben darstellen – mehr braucht ein Gantt-Diagramm optisch nicht. Das System ist so intuitiv, dass nicht nur die Projektleitung damit arbeiten kann, sondern auch alle Mitarbeitende auf einen Blick über die Bestandteile des Projektes und den aktuellen Stand der Arbeiten Bescheid wissen.

Das kann das Gefühl stärken, gebraucht, geschätzt und aktiv eingebunden zu werden und damit auch für gute Stimmung und Motivation im Team sorgen.

Klarheit über Termine und Deadlines

Im Gantt-Diagramm sind sowohl die Deadline für das Gesamtprojekt als auch die zeitlichen Rahmenbedingungen für jede einzelne Aufgabe aufgeführt. Das hilft den Projektverantwortlichen bei der Planung aller Prozesse und bei der Kontrolle des Fortschritts. Auch Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können besser planen und ihre Arbeitszeit selbstständig organisieren.

Gantt-Diagramm schafft Erkenntnisse über Abhängigkeiten

Im Gantt-Diagramm werden nicht nur die Aufgaben an sich dargestellt. Es ist auch ersichtlich, in welcher Reihenfolge sie erledigt werden müssen. Teammitglieder wissen dadurch genau, wann es für sie Zeit ist, mit der Arbeit zu beginnen und welche anderen Kollegen auf ihre Ergebnisse warten.

Sollte es zu Verzögerungen im Projektablauf kommen, kann hinterher nachvollzogen werden, wo genau der Zeitplan aus den Fugen geraten ist. Das ist die Grundlage für die Ursachensuche und mögliche Verbesserungen in der Planung kommender Projekte.

Einfache Kommunikation

Dank der guten Übersicht, die das Gantt-Diagramm ermöglicht, verbessert sich auch die Kommunikation im Projektteam. Aus den Aufgaben lässt sich beispielsweise ableiten, wer bei Fragen, Problemen und Anregungen die richtigen Ansprechpartner sind, an wen Zwischenergebnisse weitergeleitet werden sollten und an wen Nachfragen wegen fehlender Materialien zu richten sind. Das kann auch die Zahl der nötigen Meetings reduzieren.

Darüber hinaus ist das Gantt-Diagramm eine perfekte Basis, um mit Kunden und Kundinnen über das Projekt zu sprechen. Sie können einfach und schnell über den Arbeitsstand und die nächsten Schritte informiert werden.

Flexibilität in der Planung mithilfe eines Gantt-Diagramms

Auch die schönste Planung kann in der Praxis schnell hinfällig werden. Sobald sich Änderungen an den Rahmenbedingungen ergeben oder sich Termine verschieben, können Sie das Gantt-Chart schnell und unkompliziert anpassen. Alle Beteiligten können die Änderungen sofort einsehen und darauf reagieren.

Pufferzeiten im Gantt-Diagramm: Verbesserung der Prozesse für die Zukunft

Auch die Auswertung des Projektes profitiert von einem Gantt-Diagramm. Wie schon erwähnt kann zum Beispiel abgelesen werden, in welcher Phase es Abweichungen vom Zeitplan gab und welche Aufgaben nicht rechtzeitig fertiggestellt wurden.

Auf dieser Grundlage können Sie nachforschen, wer dafür verantwortlich war und wo genau das Problem lag. Beim nächsten Projekt können Sie die Erkenntnisse berücksichtigen und beispielsweise mehr Pufferzeit einplanen.

Gantt-Diagramm visualisiert den kritischen Pfad eines Projekts

Als kritischer Pfad werden Aufgaben bezeichnet, die aufeinander aufbauen und in Abhängigkeit zueinander stehen. Im Rahmen dieses „Aufgabenpfads“ ist kein Zeitpuffer möglich. Ein Gantt-Diagramm macht diesen kritischen Pfad sichtbar und zeigt so risikobehaftete Stellen im zeitlichen Projektverlauf auf. Dafür prüfen Sie in einer Risikoanalyse die Abhängigkeiten der einzelnen Aufgaben und setzen sie untereinander je nach Abhängigkeit in Beziehung zueinander.

Die Nachteile eines Gantt-Diagramms

Die Vorteile dieser Projektmanagement-Methode überwiegen die Schattenseiten deutlich. Dennoch gibt es auch Nachteile eines Gantt-Diagramms. Häufig fällt es den meisten Projektbeteiligten schwer, das Projekt dort zu verwalten, wo es geplant wurde. Wird das Gantt-Diagramm in Excel erstellt, ist meist ein weiteres Tool nötig, um die operativen Aufgaben zu verwalten.

Zudem wird ein Gantt-Diagramm bei sehr großen und kleinteiligen Projekten mit dutzenden bis hunderten Arbeitspaketen schnell unübersichtlich. Dann empfehlen sich für die Projektplanung eher andere Projektmanagement-Tools, die auch komplexe und große Projekte mit allen Projektphasen abbilden können.

Fazit: Gantt-Diagramme strukturieren effizient zeitliche Abläufe in Ihrem Projekt

Gantt-Diagramme eignen sich hervorragend, um Projekte zu strukturieren, bei denen viele Aufgaben gleichzeitig erledigt werden müssen oder aufeinander aufbauen. Durch seine simple Darstellungsform kann es vom gesamten Projektteam um die zuständigen Projektmanager genutzt werden, die Selbstorganisation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fördern und die Kommunikation innerhalb wie außerhalb des Teams verbessern.

Je mehr Aufgaben erfasst werden müssen und je komplexer das Projekt ist, desto unübersichtlicher kann das Diagramm allerdings werden. Es empfiehlt sich deshalb, dass Sie sich schon vor der Erstellung der Charts für komplexe Projekte klar darüber werden, welches Ziel erreicht werden soll und welche Schritte dorthin führen. Nur dann können Sie das Gantt-Diagramm logisch und linear aufbauen. Wenn Sie sich die Arbeit etwas erleichtern möchten, können Sie einfach unsere Gantt-Diagramm-Vorlage herunterladen.

Titelbild: Eden Constantino / Unsplash