13 Projektmanagement-Tools für alle Teamgrößen im Überblick

Projekte können zu regelrechten Herausforderungen in Unternehmen werden, vor allem wenn es an der nötigen Organisation, Koordination und Effizienz fehlt. Moderne Projektmanagement-Software ist hier eine unschätzbare Unterstützung. Welche Vorteile sie hat und wie Sie das richtige Tool finden, erfahren Sie hier.

Was sind Projektmanagement-Tools?

Unter Projektmanagement-Tools (kurz: PM-Tools) werden Software-Anwendungen verstanden, die Einzelpersonen oder ganze Teams bei der Bearbeitung und Organisation von Projekten unterstützen. Typische Funktionen und Merkmale sind die Dokumentation von Aufgaben, Zeiterfassung sowie Terminplanung, Kollaboration, Freigaberegelungen und Reporting-Werkzeuge.

Kanban-Board: Die Grundlage vieler Tools

Per Definition umfasst Projektmanagement alle Bestrebungen, um ein konkretes Projekt zu planen, zu koordinieren und strukturiert zu realisieren. Wenn Sie Erfahrung als Mitglied eines Projektteams haben, wissen Sie wahrscheinlich, wie schnell selbst der oder die aufmerksamste Mitarbeitende den Überblick verlieren kann.

Agiles Projektmanagement lautet deshalb das Stichwort in der modernen Arbeitswelt. Statt detaillierter Vorabplanung stehen Transparenz und Flexibilität im Vordergrund. Dies gelingt etwa mit einem Kanban-Board, das den aktuellen Projektfortschritt für alle Beteiligten in Echtzeit visualisiert.

Quelle: Screenshot kanbanize.com

13 Projektmanagement-Tools im Vergleich

Die Kanban-Methode bildet auch das Herzstück zahlreicher Programme, von denen wir Ihnen nachstehend einige in unserer Projektmanagement-Tools-Übersicht vorstellen.

1. Factro

Jahrzehntelange Erfahrung im Projektmanagement bildet die Grundlage für die hohe Praxisorientierung und intuitive Bedienung von factro. Die Software made in Germany kennt die Anforderungen deutscher Unternehmen wie kaum ein anderes Tool auf dem Markt und bietet entsprechend zugeschnittene Lösungen für moderne Teamarbeit.

Vielfältige Darstellungsoptionen wie Projektstrukturbaum, Kanban-Board oder Gantt-Chart, gepaart mit zahlreichen hilfreichen Features wie beispielsweise To-Do-Listen, Terminübersichten, Filesharing, Vorlagen, Leistungserfassung, Controlling sorgen für den nötigen Überblick, um Projekte schnell und wirtschaftlich zu planen, zu koordinieren und zu steuern.

Bis zu zehn Anwender und Anwenderinnen können factro in der Gratis-Version nutzen, darüber hinaus gibt es verschiedene kostenpflichtige Team-, Business- oder Professional-Varianten. Unabhängig von der Version bietet factro allen Nutzenden kostenlosen Kundenservice und Support.

Weiterer Pluspunkt: Durch den deutschen Server-Standort ist die Projektmanagement-Lösung absolut DSGVO-konform und garantiert dementsprechend höchste Datensicherheit.

Quelle: Screenshot aus Factro-Tool

2. monday.com

Als individuell adaptierbare Software mit einfachem, intuitivem Layout vereint monday.com zahlreiche typische Projektmanagement-Funktionen in einem Tool. Von Ressourcenplanung über Zeiterfassung bis hin zu Zusammenarbeit und Berichtsfunktion – für alle Arbeitsbereiche lassen sich verschiedene Vorlagen zur Projektverwaltung auswählen und an die jeweiligen Teamstrukturen oder Aufgaben anpassen.

Nutzende können Dateien hochladen, kommentieren und Teammitglieder erwähnen. Der Projektfortschritt wird dabei über ein übersichtliches Dashboard verfolgt. Darüber hinaus lässt sich monday.com in andere Apps wie Google Drive, Trello oder Dropbox integrieren und beinhaltet – abhängig vom gewählten Paket – nützliche Workflows zur Automatisierung von Prozessen.

Die Kosten variieren je nach tatsächlichem Funktionsumfang, beginnend bei 9 Euro pro Benutzende und Monat in der günstigsten Basic-Version. Das Paket für Einzelpersonen ist sogar kostenlos.

Quelle: Screenshot monday.com

3. Trello

Das webbasierte Projektmanagement-Tool Trello ist bekannt für seine simplen Visualisierungen auf Boards, Listen und Karten nach dem Kanban-System. Projekte werden in Listenform dargestellt, Aufgaben auf Karten notiert und an die Teammitglieder verteilt.

Mittels Drag-and-Drop-Funktion können die Userinnen und User diese Karten je nach Projektfortschritt beliebig verschieben, kommentieren sowie Dateien oder Informationen ergänzen.

Durch die einfache Methodik sind weder Vorkenntnisse noch lange Erklärungen nötig, sodass das Tool sofort einsatzbereit ist – und das in der Basis-Version kostenlos. Zusätzliche Teamfunktionen und Automatisierungen sind in den kostenpflichtigen Pro-Versionen erhältlich.

Quelle: Screenshot aus Trello-Tool

4. Meistertask

Speziell auf Teams ausgerichtet, legt die webbasierte Projektmanagement-Software MeisterTask nicht nur Wert auf Design und Individualität, sondern auch auf Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit.

Das Tool ermöglicht mittels Kanban-System die flexible Verwaltung von Projekten aller Art und jeglicher Größenordnung, bei denen die Nutzer und Nutzerinnen laufend über die Aktivitäten ihrer Teammitglieder informiert werden.

Dass ortsunabhängige Teamarbeit und agiles Projektmanagement bei MeisterTask im Fokus stehen, unterstreicht auch die nahtlose Integrationsmöglichkeit des Echtzeit-Mindmapping-Tools MindMeister sowie die ergänzende mobile Apps für iOS und Android.

MeisterTask ist als App genauso wie die Desktop-Variante in der Basis-Version kostenlos, die kostenpflichtige Pro-Version für leistungsstarke Integrationen und Automatisierungen ist für 8,25 Euro pro Monat erhältlich.

Quelle: Screenshot aus MeisterTask-Tool

5. Asana

Konzipiert von einem Facebook-Mitbegründer zählt Asana zu den bekanntesten und beliebtesten Projektmanagement-Tools. Charakteristisch ist das in Listenform aufgebaute Kanban-Board, das gleichzeitig simple Visualisierungen und detaillierte Projektinformationen ermöglicht.

Features wie Timelines, chronologisch sortierbare Checklisten oder E-Mail- und Dateiverwaltung sowie die Integration in nahezu alle gängigen Tools wie beispielsweise Slack, Dropbox und Google Drive sowie Echtzeitberichte vereinfachen die Zusammenarbeit mehrerer Nutzer.

Bis zu 15 Anwender und Anwenderinnen können Asana bei vollem Funktionsumfang kostenlos nutzen, erst größere Teams brauchen die kostenpflichtige Version.

Quelle: Screenshot aus Asana-Tool

6. Bitrix24

Mit Anwendungen wie Team-Chat, Videokonferenzen, integriertem Kalender oder Zeiterfassung bietet Bitrix24 mehr als nur klassische Features zur Verwaltung von Projekten. Bis zu 5GB-Speicherkapazität ist das Tool kostenlos und gehört deshalb zu den besten Projektmanagement-Tools für kleine Teams und Selbstständige.

Die Software ist sowohl als Desktop-Variante als auch mobile App für iOS oder Android erhältlich. Für zusätzliche Funktionen wie Automatisierungen, Marketingkampagnen, Personalverwaltung oder Sales Intelligence stehen Ihnen Pakete ab 49 Euro pro Monat zur Verfügung.

Quelle: Screenshot aus Bitrix24-Tool

7. Hive

Transparente Zusammenarbeit optimiert auf einer Plattform – das verspricht das Projektmanagement-Tool Hive. Features wie AI-basierte Analysen, unzählige Integrationsmöglichkeiten und flexible Projektansichten sind für Projekte aller Art von Teams zwischen zehn und 1.000 Personen einsetzbar.

Namhafte Unternehmen wie Starbucks, Google und Toyota sind bereits überzeugt. Stolz rühmt sich Hive, die einzige Projektmanagementplattform für hybrides Arbeiten zu sein.

Die Kosten für Hive betragen 12 US-Dollar pro Monat und Nutzendem bei jährlicher Abrechnung, zusätzliche Funktionen sind gegen Aufpreis erhältlich. Für Einzelpersonen ist das Projektmanagement-Tool kostenfrei nutzbar.

Quelle: Screenshot aus Hive-Tool

8. Wrike

Teamübergreifende Zusammenarbeit steht bei der cloudbasierten Projektmanagement-Software Wrike im Vordergrund. Das äußert sich insbesondere durch die umfassenden Integrationsmöglichkeiten, die neben gängigen Tools wie Slack, Dropbox und Google Drive auch MS-Office und Adobe Cloud umfassen.

Projekte können einfach in Unteraufgaben unterteilt und die Arbeitsfortschritte aller Bearbeitenden einzeln und in Echtzeit verfolgt werden.

Kleineren Teams steht das Tool kostenlos zur Verfügung, mit dem Business-Paket ab 24,80 US-Dollar monatlich bietet Wrike zusätzliche Funktionen wie Individualisierungen, Automatisierungen und Reportings an.

Quelle: Screenshot aus Wrike-Tool

9. SmartSheet

Eine umfassende Lösung für agiles Arbeiten bietet SmartSheet. So lassen sich Arbeitsprozesse über die einfache, benutzerfreundliche Oberfläche rasch und unkompliziert planen, optimieren und automatisieren.

Nahtloses Teilen von Aufgaben und Informationen, klare Zuteilung von Verantwortlichkeiten und Terminen sowie Echtzeit-Bearbeitung kommen der Zusammenarbeit von Teams zusätzlich entgegen.

SmartSheet gibt es in zwei kostenpflichtigen Paketen, deren Preise sich individuell nach dem jeweiligen Unternehmen richten.

Quelle: Screenshot aus Smartsheet-Tool

10. Teamleader

Als All-in-one-Lösung kombiniert Teamleader Funktionen aus CRM, Projektmanagement und Rechnungssystem, was es vor allem für KMUs interessant macht. So können nicht nur Projekte in Phasen (früher: Meilensteine) unterteilt und Aufgaben verteilt werden, sondern über das integrierte Ticketsystem auch die richtigen Kontakte der CRM-Datenbank verknüpft werden.

Der oder die Projektverantwortliche wird automatisch über den Projektfortschritt informiert und der aktuelle Projektstatus ist via personalisierter Cloud für jedes Teammitglied jederzeit abrufbar.

Ab 60 Euro pro Monat erhalten zwei Nutzer oder Nutzerinnen bei jährlicher Abrechnung in der Abonnement-Variante „Move“ Zugriff auf alle wichtigen Funktionen, unter anderem auch eine detaillierte, projektspezifische Zeiterfassung. Weitere Userinnen und User können für je 30 Euro Aufschlag hinzugefügt werden.

Wer zusätzlich noch Projektplanung, Personal-Einstellungen und Urlaubsplanungen über die App abwickeln will, kann auf die Rundum-sorglos-Variante „Boost“ für 80 Euro pro Monat umsatteln.

Quelle: Screenshot aus Teamleader-Tool

11. Airtable

Mit seiner Struktur ist Airtable das ideale Projektmanagement-Tool für Excel-Fans. Im Vergleich zur klassischen Tabellenkalkulation stehen hier jedoch organisatorische Funktionen im Mittelpunkt. So enthält Airtable sowohl eine adaptierbare Benutzeroberfläche mit Kanban-Ansicht, als auch eine Datenbank mit Filteroptionen, die beispielsweise mit Miro oder Meetup verknüpft werden kann.

Schon die Gratis-Version umfasst alle essenziellen Funktionen, die Sie durch die kostenpflichtigen Upgrades noch erweitern können. Besonders praktisch sind die vielfältigen Templates. Erwähnenswertes Manko: Airtable enthält keine projektübergreifenden Darstellungen und wird in den USA gehostet.

Quelle: Screenshot aus Airtable-Tool

12. Jira Atlassian

Das prominenteste PM-Tool für komplexe Projekte, vor allem im IT-Bereich, ist die Atlassian-Lösung Jira. Der enorme Funktionsumfang erlaubt dem Development-Team agile Softwareentwicklung auf höchstem Niveau. Projekte lassen sich als Kanban- oder Scrum-Boards sowie Roadmaps darstellen. Dank der Berichtsfunktionen haben Projektmanager und -managerinnen stets Überblick über den Erfolgskurs ihres Teams.

Für bis zu zehn Nutzende mit 2GB Speicher ist Jira kostenlos nutzbar. Premium-Pakete mit Zusatzfunktionen wie Kapazitätsplanung oder Projektarchivierung sind ab 15,25 US-Dollar pro Monat pro User und Userin erhältlich.

Quelle: Screenshot von Jira

13. Microsoft Project

Natürlich ist auch in Sachen Projektmanagement-Tools Microsoft mit dabei. Der Softwaregigant bietet mit Microsoft Project eine Plattform, die sich nahtlos in die Microsoft-Landschaft einfügt und beispielsweise sofort mit Microsoft Teams verbunden werden kann. Mit umfassenden Features wie der Automatisierung von Workflows und der Azure-Cloud ist das Tool besonders für große Teams geeignet.

Die Leistungsfähigkeit von MS Project geht jedoch auch mit hoher Komplexität einher – für Anfängerinnen und Projektmanager mit bislang wenig Erfahrung kann das Tool schnell überfordernd wirken. Oft müssen Neulinge einen mehrtägigen Kurs, Webinare und viele Tutorials besuchen, der sie mit den Anwendungen vertraut macht.

Sind sie jedoch eingearbeitet, bietet Microsoft Project vielseitige und hochperformante Features. Preislich beginnt das Projektmanagement-Tool bei 8,40 Euro im Monat pro User und Userin, wobei zwischen cloudbasierten und On-Premise-Lösungen unterschieden wird.

Quelle: Screenshot von Affinis

Vorteile und die wichtigsten Features von Projektmanagement-Software

Der organisatorische Aufwand im Projektmanagement ist für ungeschultes Personal oftmals die größte Herausforderung. Es wird per E-Mail, Telefon oder Team-Chat kommuniziert, wichtige Dokumente liegen in Ordnern, auf die nicht jede Person Zugriff hat, und die Projektdokumentation wird mal in Excel, mal in Word geführt. All diese Szenarien enden selten in einem organisierten Projektablauf und häufiger im Chaos.

Projektmanagement-Tools schaffen hier Abhilfe, indem sie einen kollaborativen Rahmen eröffnen, in dem Teams maximale Effizienz und Zusammenarbeit leben können. Weitere wichtige Vorteile sind:

• Transparenz über Projektumfang, -ablauf und Herausforderungen ist stets gegeben.
• Zentrale Kommunikation verbessert das Verständnis und den Austausch. Zudem sorgen Benachrichtigungen für ein koordiniertes Task Management.
• Virtuelle Zusammenarbeit ist ortsunabhängig möglich, was zudem die Agilität fördert.
• Der Zeitaufwand kann durch verbesserte Organisation deutlich reduziert werden.
• Das gesamte Team arbeitet auf ein zentrales Ziel hin, das im Projektmanagement-Tool hinterlegt wird.
• Durch Vorlagen wird der Verwaltungsaufwand gesenkt.
• Visuelle Kanban-Boards ermöglichen die Erstellung von Prognosen und Zeitplänen.
• Die Leistungen einzelner Teammitglieder können besser erfasst werden.
• Deutsche Softwareanbieter erfüllen die Datenschutzrichtlinien und besonders hohe Sicherheitsstandards.

Damit Projektmanagement-Tools all diese Vorteile mit sich bringen, sollten Sie darauf achten, dass die folgenden Key Features im Funktionsumfang der Software integriert sind:

• Projektplaner mit Aufgabenlisten
• Multiple Ansichten, beispielsweise Kanban-Board, Gantt-Diagramm, Listen, Tabellenansicht
• Aufgabenverwaltung (Verantwortliche, Fälligkeitstermine)
• Kalender
• Kommentarfunktion oder andere Kommunikationsmöglichkeiten
• Datei-Upload
• Team-Arbeit (Rollenverteilung, Nutzungsrechte)
• Reporting-Funktionen und Berichte
• Ressourcenmanagement
• Zeiterfassung
• Zeitleiste und andere Zeitvisualisierungen
• Aktivitätsbenachrichtigungen
• Schnittstellen zu anderen Tools
• Anpassbare Templates
• Automatisierungsfunktionen, beispielsweise zur Aufgabenzuweisung

Darüber hinaus sollten Sie immer darauf achten, dass das Tool eine kostenlose Testversion anbietet, sodass Sie sich erst einmal ein Bild von der Benutzung machen können. Eine einfache Implementierung und hohe Benutzerfreundlichkeit runden das Gesamtpaket der besten Projektmanagement-Tools ab.

Fazit: Das Tool muss zum Team passen, nicht umgekehrt

Wie wichtig effizientes Projektmanagement für Unternehmen ist, spiegelt sich nicht zuletzt im immer größer werdenden Software-Angebot wider. Ob einfache oder komplexe Projekte, kleines oder großes Team – für jeden Anwendungsfall gibt es eine Vielzahl an Projektmanagement-Tools. Aus dieser Fülle an Optionen die passende Lösung zu finden ist gar nicht so einfach.

Die wesentlichen Features sind bei vielen Tools ähnlich – dennoch gibt es Unterschiede im Funktionsumfang und vor allem auch in der Bedienung und der Darstellung. Probieren Sie deshalb die kostenlosen Testversionen aus, um verschiedene Tools kennenzulernen und sich an die für Sie optimale Lösung heranzutasten.

Titelbild: AndreyPopov / iStock / Getty Images Plus