Projekte können zu regelrechten Herausforderungen in Unternehmen werden. Vor allem, wenn es an der nötigen Organisation, Koordination und Effizienz fehlt. Moderne Projektmanagement-Software kann hier Abhilfe schaffen. Welche Vorteile diese mit sich bringt und wie Sie das richtige Tool finden, erfahren Sie hier.

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Kanban-Board: Die Grundlage vieler Tools

Per Definition umfasst Projektmanagement alle Bestrebungen, um ein konkretes Projekt zu planen, zu koordinieren und strukturiert zu realisieren. Wenn Sie Erfahrung als Mitglied eines Projektteams haben, wissen Sie wahrscheinlich, wie schnell selbst der aufmerksamste Mitarbeiter dabei den Überblick verlieren kann. Agiles Projektmanagement lautet deshalb das Stichwort in der modernen Arbeitswelt. Statt detaillierter Vorab-Planung stehen Transparenz und Flexibilität im Vordergrund. Dies gelingt etwa mit einem Kanban-Board, das den aktuellen Projektfortschritt für alle Beteiligten visualisiert und in Echtzeit offenlegt. 

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Bild: Virtuelles Kanban-Board von kanbanize.com

Projektmanagement-Software: 11 Anbieter im Vergleich

Die Kanban-Methode bildet auch das Herzstück zahlreicher Projektmanagement-Tools, von denen wir Ihnen nachstehend einige vorstellen möchten.

1. Factro

Jahrzehntelange Erfahrung im Projektmanagement bildet die Grundlage für die hohe Praxisorientierung und intuitive Bedienung von factro. Die Software made in Germany kennt die Anforderungen deutscher Unternehmen wie kaum ein anderes Tool auf dem Markt und bietet entsprechend zugeschnittene Lösungen für moderne Teamarbeit.

Vielfältige Darstellungsoptionen wie Projektstrukturbaum, Kanban-Board oder Gantt-Chart, gepaart mit zahlreichen hilfreichen Features (z. B. To-Do-Listen, Terminübersichten, Filesharing, Vorlagen, Leistungserfassung, Controlling etc.) sorgen für den nötigen Überblick, um Projekte schnell und wirtschaftlich zu planen, zu koordinieren und zu steuern.

Bis zu zehn Anwender können factro in der Gratis-Version nutzen, darüber hinaus gibt es verschiedene kostenpflichtige Team-, Business- oder Professional-Varianten. Unabhängig von der Version bietet factro allen Nutzern kostenlosen Kundenservice und Support.

Weiterer Pluspunkt: Durch den deutschen Server-Standort ist das Projektmanagement-Tool absolut DSGVO-konform und garantiert dementsprechend höchste Datensicherheit.

2. monday.com

Als individuell adaptierbare Software mit einfachem, intuitivem Layout vereint monday.com zahlreiche typische Projektmanagement-Funktionen in einem Tool. Von Ressourcenplanung über Zeiterfassung bis hin zu Zusammenarbeit und Berichtsfunktion – für jeden Anwendungsbereich lassen sich verschiedene Vorlagen zur Projektverwaltung auswählen und an die jeweiligen Teamstrukturen bzw. Aufgaben anpassen.

Die Nutzer können Dateien hochladen, kommentieren und Teammitglieder erwähnen. Der Projektfortschritt wird dabei über ein übersichtliches Dashboard verfolgt. Darüber hinaus lässt sich monday.com in andere Apps wie Google Drive, Trello, Dropbox etc. integrieren und beinhaltet – abhängig vom gewählten Paket – nützliche Workflow-Tools zur Automatisierung von Prozessen.

Die Kosten variieren je nach tatsächlichem Funktionsumfang – beginnend bei 8 Euro pro Benutzer und Monat in der günstigsten Basic-Version.

3. Trello

Das webbasierte Projektmanagement-Tool Trello ist bekannt für seine simplen Visualisierungen auf Boards, Listen und Karten nach dem Kanban-System. Projekte werden in Listenform dargestellt, Aufgaben auf Karten notiert und an die Teammitglieder verteilt. Mittels Drag & Drop-Funktion können die Nutzer diese Karten je nach Projektfortschritt beliebig verschieben, kommentieren sowie Dateien oder Informationen ergänzen.

Durch die einfache Methodik sind weder Vorkenntnisse noch lange Erklärungen nötig, sodass das Tool sofort einsatzbereit ist – und das in der Basis-Version kostenlos. Zusätzliche Features und Teamfunktionen sind in den kostenpflichtigen Pro-Versionen erhältlich.

4. Meistertask

Speziell auf Teams ausgerichtet, legt die webbasierte Projektmanagement-Software MeisterTask nicht nur Wert auf Design und Individualität, sondern auch auf Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit. Das Tool ermöglicht mittels Kanban-System die flexible Verwaltung von Projekten aller Art und jeglicher Größenordnung, bei denen die Nutzer laufend über die Aktivitäten ihrer Teamkollegen informiert werden. Dass ortsunabhängige Teamarbeit und agiles Projektmanagement bei MeisterTask im Fokus stehen, unterstreicht auch die nahtlose Integrationsmöglichkeit der Echtzeit-Mindmapping-Tools MindMeister sowie die ergänzende mobile App für iPhone und iPad.

Diese ist genauso wie die Desktop-Variante in der Basis-Version kostenlos, die kostenpflichtige Pro-Version für leistungsstarke Integrationen und Automatisierungen ist für 8,25 Euro pro Monat erhältlich.

5. Asana

Konzipiert von einem Facebook-Mitbegründer zählt Asana zu den bekanntesten und beliebtesten Projektmanagement-Tools. Charakteristisch ist das in Listenform aufgebaute Kanban-Board, das gleichzeitig simple Visualisierungen und detaillierte Projektinformationen ermöglicht. Features wie Timelines, chronologisch sortierbare Checklisten oder E-Mail- und Dateiverwaltung sowie die Integration in nahezu alle gängigen Tools (u. a. Slack, Dropbox, Google Drive etc.) und Echtzeit-Berichte vereinfachen die Zusammenarbeit mehrerer Nutzer.

Bis zu 15 Anwender können Asana bei vollem Funktionsumfang kostenlos nutzen, erst größere Teams brauchen die kostenpflichtige Version.

6. Bitrix24

Mit Anwendungen wie Team-Chat, Videokonferenzen, integriertem Kalender oder Zeiterfassung bietet Bitrix24 mehr als nur klassische Features zur Verwaltung von Projekten. Und das bislang für bis zu zwölf Nutzer kostenlos.

Die Software ist sowohl als Desktop-Variante, als auch mobile App für iOS oder Android erhältlich und kommt zusätzlich mit fünf Gigabyte Speicherkapazität in der Cloud daher.

7. Hive

Transparente Zusammenarbeit optimiert auf einer Plattform – das verspricht das Projektmanagement-Tool Hive. Features wie AI-basierte Analysen, unzählige Integrationsmöglichkeiten und flexible Projektansichten sind für Projekte aller Art von Teams zwischen 10 und 1.000 Personen einsetzbar und haben bereits namhafte Unternehmen wie Starbucks, Uber und WeWork überzeugt.

Die Kosten für Hive betragen 12 Dollar pro Monat und Nutzer (bei jährlicher Abrechnung) – zusätzliche Funktionen sind gegen Aufpreis erhältlich.

8. Wrike

Teamübergreifende Zusammenarbeit steht bei der cloudbasierten Projektmanagement-Software Wrike im Vordergrund. Das äußert sich insbesondere durch die umfassenden Integrationsmöglichkeiten, die neben gängigen Tools wie Slack, Dropbox und Google Drive auch MS-Office und Adobe Cloud umfassen. Projekte können einfach in Teilaufgaben unterteilt und die Arbeitsfortschritte jedes einzelnen Bearbeiters in Echtzeit verfolgt werden.

Kleineren Teams mit bis zu fünf Nutzern steht das Tool kostenlos zur Verfügung, mit dem Business-Paket ab 24,80 Euro monatlich bietet Wrike zusätzliche Funktionen wie Individualisierungen und Reporting an.

9. SmartSheet

Eine umfassende Lösung für agiles Arbeiten bietet SmartSheet. So lassen sich Arbeitsprozesse über die einfache, benutzerfreundliche Oberfläche rasch und unkompliziert planen, optimieren und automatisieren. Nahtloses Teilen von Aufgaben und Informationen, klare Zuteilung von Verantwortlichkeiten und Terminen sowie Echtzeit-Bearbeitung kommen der Zusammenarbeit von Teams zusätzlich entgegen.

SmartSheet gibt es in zwei kostenpflichtigen Paketen, deren Preise sich individuell nach dem jeweiligen Unternehmen richten.

10. Teamleader

Als All-in-one-Lösung kombiniert Teamleader Funktionen aus CRM, Projektmanagement und Rechnungssystem, was es vor allem für KMUs interessant macht. So können nicht nur Projekte in Phasen (früher: Meilensteine) unterteilt und Aufgaben verteilt werden, sondern über das integrierte Ticketsystem auch die richtigen Kontakte der CRM-Datenbank verknüpft werden. Der Projektverantwortliche wird automatisch über den Projektfortschritt informiert und der aktuelle Projektstatuts ist via personalisierter Cloud für jedes Teammitglied jederzeit abrufbar.

Ab 60 Euro pro Monat erhalten zwei Nutzer in der Abonnement-Variante „Move“ Zugriff auf alle wichtigen Funktionen, unter anderem auch eine detaillierte, projektspezifische Zeiterfassung. Weitere Benutzer können für 30 Euro Aufschlag pro Benutzer hinzugefügt werden.

Wer zusätzlich noch Projektplanung, Personal-Einstellungen und Urlaubsplanungen über die App abwickeln will, kann auf die Rundum-sorglos-Variante „Boost“ für 80 Euro pro Monat umsatteln.

11. Airtable

Mit seiner Struktur ist Airtable das ideale Projektmanagement-Tool für Excel-Fans. Im Vergleich zum Tabellenkalkulations-Programm stehen hier jedoch organisatorische Funktionen im Mittelpunkt. So enthält Airtable sowohl eine adaptierbare Benutzeroberfläche mit Kanban-Ansicht, als auch eine Datenbank mit Filteroptionen, die beispielsweise mit Daten von Mailchimp oder Meetup verknüpft werden kann.

Schon die Gratis-Version umfasst alle essenziellen Funktionen, die Sie durch die kostenpflichtigen Upgrades noch erweitern können.  Erwähnenswertes Manko: Airtable enthält keine projektübergreifenden Darstellungen und wird in den USA gehostet.

Mit kostenlosen Testversionen die optimale Lösung finden

Wie wichtig effizientes Projektmanagement für Unternehmen ist spiegelt sich nicht zuletzt im immer größer werdenden Software-Angebot wider. Ob einfaches oder komplexes Projekt, kleines oder großes Team – für jeden Anwendungsfall gibt es eine Vielzahl an Projektmanagement-Tools. Aus dieser Fülle an Optionen die passende Lösung zu finden ist gar nicht so einfach.

Die wesentlichen Features sind bei vielen Tools ähnlich – dennoch gibt es Unterschiede im Funktionsumfang und vor allem auch in der Bedienung und der Darstellung. Am besten, Sie nutzen die kostenlosen Testversionen, um verschiedene Tools auszuprobieren und sich an die für Sie optimale Lösung heranzutasten.

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Titelbild: lankogal / getty images

Ursprünglich veröffentlicht am 21. Mai 2020, aktualisiert am Mai 21 2020

Themen:

Projekt-Management