Jahresgespräch: Die richtige Vorbereitung ist alles

Der Termin zum Jahresgespräch landet im Postfach und die Anspannung steigt. Häufig ist das Meeting mit negativen Emotionen verbunden – aus Angst vor Kritik oder fehlende handfeste Ergebnisse am Ende. In diesem Artikel klären wir deshalb, wie Sie sich auf das Jahresgespräch vorbereiten und wie Sie dafür sorgen, dass beide Parteien am Ende der Feedbackrunde zufrieden sind.

Was ist ein Jahresgespräch?

Im Jahresgespräch mit der Chefetage bekommen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Chance, das vergangene Jahr Revue passieren zu lassen. Beide Seiten sprechen Feedback aus, schätzen Entwicklungen und Leistungen ein und stimmen gemeinsam ab, wie es in Zukunft weitergeht.

Neben Bestärkungen ist das Jahresgespräch auch dazu dar, um Kritik und Verbesserungspotenzial zu benennen. Ziel dieses Instruments aus dem Personalmanagement ist es, Maßnahmen und Ziele zu definieren, die den Rahmen der Zusammenarbeit für die kommenden zwölf Monate sichern.

Was gehört in ein Jahresgespräch?

Das Jahresgespräch verschafft sowohl Vorgesetzten als auch dem Personal den notwendigen Raum, um Themen anzusprechen, die die Zusammenarbeit betreffen. Neben einer Feedbackrunde, die das Arbeitsverhältnis des vergangenen Jahres analysiert, werden Ziele besprochen und eine Perspektive für das kommende Jahr gegeben.

Vorgesetzte formulieren Veränderungen, neue Aufgaben und Kritikpunkte und schlagen neue Ziele vor. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bekommen im Jahresgespräch die Möglichkeit, Wünsche zur Weiterbildung, persönliche Entwicklungsziele und die Anpassung des Gehaltes zu besprechen.

Wie lange dauert ein Jahresgespräch?

Zwar gibt es keinen festen zeitlichen Rahmen für das Jahresgespräch, dennoch sollte es auf keinen Fall zwischen Tür und Angel stattfinden. Der Termin hat eine gründliche Vorbereitung verdient. Deshalb sollten Sie für beide Parteien eine angenehme Situation schaffen, in der Ziele, Wünsche und Feedback geäußert werden können.

In der Regel werden daher ein- bis zweistündige Termine für das Gespräch geschaffen. Wichtig dabei ist, dass das Jahresgespräch einer Struktur folgt, aber dennoch genügend Flexibilität bewahrt, sodass alle Sorgen und Motivationen besprochen werden können.

Die Struktur vom Jahresgespräch

Die Struktur des Jahresgesprächs ist von essenzieller Bedeutung. Der klare Aufbau lässt Schlussfolgerungen zu und schafft eine positive Wirkung auf beiden Seiten. Grundlegend wird das Feedback-Gespräch daher in drei verschiedene Phasen unterteilt:

1. Der Rückblick

Im ersten Schritt des Gespräches geben Vorgesetzte ihren Angestellten die Möglichkeit, das letzte gemeinsame Jahr zu evaluieren. Besonders wichtig ist hierbei eine sachliche Äußerung – auch wenn es viele Kritikpunkte geben sollte. Neben kritischem Feedback werden selbstverständlich auch Erfolge, die Zufriedenheit und die Ausführung der Arbeitsaufgaben besprochen.

2. Der Ist-Zustand

Im zweiten Teil des Jahresgesprächs geht es darum, Veränderungen anzustreben. Gemeinsame Lösungswege eröffnen neue Chancen für Mitarbeitende, Vorgesetzte geben ihrem Personal einen Ausblick darauf, an welcher Position im Unternehmen sie stehen. Eine gesunde Einschätzung beider Seiten ist für die Ist-Analyse besonders entscheidend. Nur wenn sich beide Seiten verstanden fühlen, kann gemeinsam an neuen Möglichkeiten gearbeitet werden.

3. Die Zukunft

Im dritten und letzten Schritt wird schließlich definiert, welche neuen Ziele erreicht werden sollen, welche Maßnahmen zur Weiterbildung angestrebt werden und welche Chancen Mitarbeitenden auf ihrem Karriereweg geboten werden können. Werden neue Aufgaben und Verantwortlichkeiten definiert, so steht auch die Gehaltsfrage auf der Tagesordnung des Jahresgesprächs. Allerdings ist das Jahresgespräch nicht gleichzusetzen mit dem Gehaltsgespräch.

KOALA-Prinzip

Wer eine granulare Struktur für das Jahresgespräch als Mitarbeiter-Leitfaden vorzieht, ist mit dem KOALA-Prinzip gut beraten. Das Gespräch wird dabei wie folgt strukturiert:

K: Kontaktphase – ein kurzer Smalltalk zu Beginn

O: Orientierungsphase – Ziel und Struktur des Gesprächs

A: Analysephase – Feedback beider Seiten

L: Lösungsphase – gemeinsame Lösungsfindung

A: Abschlussphase – Festsetzen von Zielen und Aufgaben

Nutzen Sie diesen Aufbau, um das Gespräch vorzustrukturieren, damit Sie keine wichtige Phase vergessen.

Jahresgespräch: Ziele und Gründe

Kritikfähigkeit gehört zu den wichtigsten Voraussetzungen in der Personalführung. Ziel des Jahresgesprächs ist es jedoch nicht, die eigene Unzufriedenheit maßlos kundzugeben und Dampf abzulassen, sondern konstruktiv zu diskutieren. Durch die gemeinsame Suche nach Plänen und der Forcierung von Zielen steigt die Motivation.

Ein weiterer Grund für das Jahresgespräch ist die individuelle Förderung des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin und die Bestimmung der Arbeitnehmerzufriedenheit. Beide Aspekte haben langfristig positive Auswirkungen auf den unternehmerischen Erfolg.

Jahresgespräch-Checkliste hilft bei der Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Sowohl die Vorgesetzten als auch Mitarbeitende sollten sich vorab ausgiebig Gedanken zum Jahresgespräch machen. Folgende Punkte sollten dabei beachtet werden:

• den eigenen Standpunkt festigen und mit Beispielen untermauern,
• Klarheit über persönliche Ziele und Verantwortungsbereiche bekommen,
• strukturiert und sachlich diskutieren,
• Selbstkritik üben,
• Vorschläge für Verbesserungen anbringen und
• Zahlen, Daten und Fakten parat haben.

Je ausgiebiger Sie sich im Vorhinein mit potenziellen Konfliktsituationen oder Fragen auseinandersetzen, desto selbstsicherer gehen Sie in das Gespräch.

Während des Jahresgesprächs sollte unbedingt ein Protokoll geführt werden. So verhindern Sie, dass im Nachhinein Missverständnisse auftreten. Außerdem verschafft ein Protokoll einen guten Überblick, welche Themen abgehakt und welche gegebenenfalls in einem Follow-up besprochen werden müssen.

Fertigen Sie sich eine Checkliste an, sobald der Termin fürs Jahresgespräch steht. So verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Themen, die Sie klären möchten. Im Termin können Sie schließlich jeden Tagespunkt abhaken und somit gleichzeitig den Fortschritt des Gespräches dokumentieren.

Herausforderungen im Jahresgespräch: Mitarbeiter fordern mehr Gehalt

Eine heikle Situation ist nicht selten die Frage nach mehr Gehalt. Zwar ist es durchaus möglich, dass das Gehalt Thema des Jahresgesprächs wird, dennoch sollten Sie die Verhandlung auf einen anderen Termin verlegen. Sehen Sie das Jahresgespräch als eine Art Vorbereitung auf das kommende Gehaltsgespräch.

Sie haben Ihrem Personal neue Aufgaben zugeteilt? Ihr Chef überträgt Ihnen weitere Verantwortlichkeiten? Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmerinnen sollten diese Situationen Anlass sein, einen zweiten Termin für die Gehaltsverhandlung anzusetzen.

Jahresgespräch-Tipps für Mitarbeitende

Wie bereits geschildert, ist eine gute Vorbereitung das A und O, damit das Jahresgespräch positiv und motivierend verläuft. Welche Tipps Mitarbeitende dabei beherzigen sollten, erfahren Sie nachfolgend:

Tipp 1: Matchen Sie Ihr Feedback mit den Anforderungen aus dem letzten Jahresgespräch – so schaffen Sie einen roten Faden.

Tipp 2: Bilanzieren Sie Ihr Aufgabengebiet: Was lief gut, was weniger und was wünschen Sie sich zukünftig?

Tipp 3: Seien Sie selbstkritisch und trauen Sie sich auch, andere zu kritisieren – selbstverständlich auf sachlicher Ebene.

Tipp 4: Fokussieren Sie sich auf realistisch gesteckte Ziele, um das Jahresgespräch einzugrenzen und mit einem Ergebnis nach Hause gehen zu können.

Tipp 5: Seien Sie respektvoll und lassen Sie Provokationen außen vor. Vorwürfe sorgen für Frustration auf beiden Seiten.

Jahresgespräch: Fragen und Antworten im Überblick

Kritikfähigkeit will gelernt sein. Wenn Sie sich bereits vorab mit unangenehmen Fragen beschäftigen, dann wird es Ihnen im Jahresgespräch ein Leichtes sein, darauf zu antworten. Nachfolgend lesen Sie typische Fragen im Jahresgespräch und erfahren, wie Sie am besten darauf reagieren können.

• Frage: Gibt es aktuelle Probleme?
  Mögliche Antwort: Ja, und zwar hinsichtlich des Workloads. Eine Umverteilung der Aufgaben innerhalb des Teams wäre wünschenswert.
• Frage: Gibt es Schwierigkeiten im Team?
  Mögliche Antwort: Aktuell ist die Situation sehr angespannt. Ein Grund dafür ist die neue Sitzordnung.
• Frage: Welche persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten wünschen Sie sich?
  Mögliche Antwort: Die Verantwortung über den Team-Report sagt meiner persönlichen Motivation sehr zu. Allerdings würde ich gern tiefer in die Materie der Business Analytics einsteigen und dazu ein Seminar besuchen.

Fazit: Jahresgespräch vorbereiten und profitieren!

Ein gut vorbereitetes Jahresgespräch ist sowohl für Vorgesetzte als auch für Mitarbeitende die Voraussetzung, um mit Ergebnissen aus dem Mitarbeitergespräch zu gehen. Denn nur wenn Sie wissen, wo Sie stehen, was Sie sich wünschen und wo Sie hin möchten, können Sie gemeinsam nach Lösungen suchen.

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