Mitarbeitergespräch führen: Leitfaden, Ablauf und Tipps

Sie wollen oder sollen ein Mitarbeitergespräch führen und wissen nicht so recht, wie Sie an diese Aufgabe herangehen sollen? Eine gute Vorbereitung ist in diesem Fall schon die halbe Miete. Aber auch für Angestellte wird das Personalgespräch zielführender, wenn Sie die wichtigsten Punkte und offene Fragen vorab strukturieren.

Unser Leitfaden hilft Ihnen dabei, selbstbewusst und optimal vorbereitet in die nächsten Gespräche mit Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu gehen.

Was ist in einem Mitarbeitergespräch wichtig?

Das Mitarbeitergespräch ist ein wichtiges Führungsinstrument, um den Austausch zwischen den Hierarchieebenen sicherzustellen. Es trägt nicht nur dazu bei, dass Mitarbeitende und Vorgesetzte die erbrachten Leistungen besser beurteilen können, sondern wirkt sich auch direkt auf das Arbeitsklima aus.

• Kommunikation: Formulieren Sie Ihre Anliegen im Mitarbeitergespräch und Themen, die behandelt werden sollen, klar und verständlich. Hören Sie aktiv zu und zeigen Sie echte Aufmerksamkeit und wirkliches Interesse.
• Empathie: Gegenseitiges Verständnis ist das A und O für gute Kommunikation und trägt zur Mitarbeiterbindung bei. Gleichzeitig öffnet ein gegenseitiges Verständnis die Türen für lösungsorientierte Mitarbeitergespräche.
• Respekt: Jeder Mensch ist anders, das wird in einem Vier-Augen-Gespräch besonders deutlich. Stellen Sie also sicher, dass Sie im Mitarbeitergespräch die Gefühle, Grenzen und Sichtweisen des Gegenübers respektieren.
• Vertrauen: Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch kann nur dann gelingen, wenn beidseitiges Vertrauen vorhanden ist. Ausreichend Zeit für gegenseitiges Feedback ist hier essenziell, um zu zeigen, dass Sie als Führungskraft Kritik ebenfalls ernst nehmen und die Meinung ihrer Mitarbeitenden schätzen.
• Checkliste: Stellen Sie sicher, dass Sie vor dem Mitarbeitergespräch eine Checkliste bereitstellen, damit für beide Seiten klar ist, was das Ziel des Gesprächs ist und welche Informationen benötigt werden.

Leitfaden: Das Mitarbeitergespräch in drei Phasen

Damit ein Mitarbeitergespräch gelingt, sollte es strukturiert und mit der richtigen Einstellung geführt werden. Vor, während und nach dem Gespräch haben Sie viele Möglichkeiten, das Gespräch zu einem Erfolg für beide Seiten werden zu lassen. Daher empfehlen wir Ihnen, für jedes Mitarbeitergespräch einen Leitfaden wie diesen zu nutzen.

Phase Eins: Vor dem Personalgespräch

Schon vor dem eigentlichen Termin können Sie das Mitarbeitergespräch vorbereiten, indem Sie die Rahmenbedingungen festlegen:

• Wählen Sie einen für beide Seiten passenden Termin, die Dauer der Unterhaltung und den Ort aus.
• Legen Sie für das Mitarbeitergespräch einen Anlass fest: Geht es um ein klassisches Jahresgespräch, eine Gehaltserhöhung oder soll das Feedback im Vordergrund stehen? Liegt der Schwerpunkt bei den Kompetenzen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters oder geht es um Soft Skills, wie zum Beispiel das Sozialverhalten?
• Machen Sie sich Notizen zu Themen, die Sie während des Gesprächs als roten Faden benutzen. So stellen Sie sicher, dass die Leistungsbeurteilung vollständig ist und das Mitarbeitergespräch ein Ziel verfolgt.
• Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden einen Leitfaden zur Verfügung, aus dem das Ziel für das Mitarbeitergespräch sowie Ablauf und Anforderungen hervorgehen. Im Idealfall nutzen Sie für jedes Mitarbeitergespräch eine Vorlage, sodass sich beide Seiten gleichermaßen vorbereiten können.

Phase Zwei: Während des Mitarbeitergesprächs

Während des Termins ist es wichtig, dass Sie sachlich bleiben, auch wenn das Gespräch unerwartete Wendungen nimmt. Bereiten Sie sich mental darauf vor, konstruktiv mit schwierigen Gesprächsbeiträgen Ihres Gegenübers umzugehen. Bekannte Konfliktthemen sollten Sie sich im Vorfeld vergegenwärtigen und Lösungen überlegen.

Wenn Sie eine etwaige Klage nicht als Kritik, sondern grundsätzlich erst einmal als Mahnung einordnen, an der etwas Wahres dran sein könnte, wird es Ihnen leichter fallen, auch unangenehme Situationen zu meistern.

So führen Sie ein Mitarbeitergespräch konkret:

1. Das Setting bestimmt die Atmosphäre: Eine angenehme Umgebung und ein lockerer Gesprächseinstieg erzeugen eine positive Grundstimmung. Das wiederum fördert die Offenheit und Kritikfähigkeit aller Gesprächsteilnehmer und -teilnehmerinnen.
2. Konzentrieren Sie sich auf handfeste Sachverhalte: Eine sachbezogene und stringente Gesprächsführung ist Pflicht. Beschließen Sie auf dieser Grundlage auch konkrete Maßnahmen wie Zielvereinbarungen. Abschweifungen und Smalltalk sind hier generell fehl am Platze – Mitarbeitende wissen es zu schätzen, wenn Sie ihre Zeit respektieren.
3. Sprechen Sie Probleme an: Mit Formulierungen wie „Ich habe wahrgenommen, dass ...“ und „Mein Eindruck ist, dass, ...“ teilen Sie Ihre Einschätzung mit, ohne Ihren Gesprächspartner in die Enge zu treiben. Wenn Sie Probleme und Kritikpunkte ansprechen, ist Fingerspitzengefühl gefragt, damit ein positiver Effekt eintritt.
4. Bleiben Sie fair: Erst das Positive, dann das Negative. Um eine offene Gesprächsatmosphäre zu erhalten, wenn Kritik anliegt, sollten Sie gegenüber Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin immer zuerst Lob äußern. Mit der Kritik und dem Anprangern von Fehlern sollten Sie es nicht übertreiben, sofern diese sich nicht direkt negativ auf das Arbeitsklima, das Unternehmen oder die Leistungserbringung auswirken.
5. Geben Sie Anregungen und fragen Sie nach Lösungsvorschlägen: Wenn es darum geht, etwas zu verbessern oder Misserfolge anzusprechen, beschränken Sie sich nicht auf Kritik, sondern liefern Sie Anregungen oder lassen Sie Ihr Gegenüber Lösungsvorschläge äußern. Für ihre eigenen Arbeitsbereich sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Regel die besten Fachleute. Verbesserungsvorschläge von Seiten der Angestellten entgegennehmen zu können, beweist Vertrauen und Respekt.
6. Bei der Beurteilung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ist Transparenz geboten: Erklären Sie, wie Sie zu Ihrer Einschätzung gelangt sind. Die Akzeptanz der Beurteilung ist umso höher, wenn der Weg Ihrer Meinungsbildung nachvollziehbar ist.
7. Zielvereinbarungen formulieren: Unabhängig davon, welche Art von Gespräch Sie führen, gehören Zielvereinbarungen dazu. Realistische Ziele und Vorgaben zu setzen, fördert die Mitarbeitermotivation und gibt eine Orientierung für die nächsten Monate. Bieten Sie wenn möglich und nötig Schulungen und andere Ressourcen an, die den Mitarbeitenden helfen, ihre Ziele zu verfolgen.
8. Abschluss: Fassen Sie am Ende des Personalgesprächs alle wichtigen Punkte und Ziele zusammen. Wenn Sie keine regelmäßigen Mitarbeitergespräche vorgeplant haben, können Sie nun einen Follow-up-Termin vereinbaren. Beenden Sie das Gespräch, indem Sie dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin für die Offenheit und ihr Engagement danken.

Unser Tipp: Führen Sie ein Ergebnisprotokoll. Insbesondere definierte Ziele, Vereinbarungen und Lösungsansätze nach Konflikten sollten Sie schriftlich festhalten. Ihre Notizen helfen Ihnen später dabei, die Erfolge des Gesprächs nachzuhalten.

Ebenso sollten Sie Ihre Mitarbeitenden dazu anhalten, die vereinbarten Ziele und Verbesserungsvorschläge zu notieren. Auch positive konstruktive Kritik sollten beide Seiten im besten Fall aufschreiben, da sie hilft, motiviert und lösungsorientiert zu denken.

Phase Drei: Nach dem Gespräch

In der Zeit nach dem Mitarbeitergespräch sollten Sie kontrollieren, ob und wie die Zielvereinbarungen eingehalten werden. Falls Sie feststellen, dass die besprochenen Ziele nicht wie vereinbart verfolgt werden, sprechen Sie den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin noch einmal darauf an. Möglicherweise ist es notwendig, dass Sie Ihr Gegenüber erneut motivieren. Vorsicht jedoch bei zu viel Druck: Er kann einschüchternd wirken und die Leistungsfähigkeit dämpfen.

Welche Fragen stellt man beim Mitarbeitergespräch?

Um ein gutes Mitarbeitergespräch zu führen, brauchen Sie die richtigen Fragen, damit ein produktiver Dialog entsteht.

• An welchen Projekten arbeiten Sie gerade?
• Wie laufen Ihre Arbeitsbereiche?
• Wie ist die Atmosphäre und wie steht es um Ihre Arbeitszufriedenheit?
• Wohin möchten Sie sich entwickeln?
• Wo sehen Sie Verbesserungspotential im Workflow?
• Was würden Sie sich von mir als Vorgesetzter oder Vorgesetzten wünschen?

Haben Sie sich mit den generellen Fragen, die Sie in einem solchen Gespräch stellen möchten, beschäftigt, gilt es nun, das Personalgespräch anzubahnen, durchzuführen und nachzubereiten.

Was gehört nicht in ein Mitarbeitergespräch?

Wenn Sie die für das Mitarbeitergespräch genannten Tipps beachten, haben Sie bereits eine gute Basis. Dennoch sollten Sie beachten, bei einem Mitarbeitergespräch die Rechte des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin zu beachten. Für ein Mitarbeitergespräch unzulässige Fragen sind:

• Fragen zur Familienplanung
• Fragen zur Religionszugehörigkeit
• Fragen zur sexuellen Orientierung und Geschlechtsidentität
• Gesundheitsbezogene Fragen
• Fragen zur ethnischen Herkunft und Nationalität
• Fragen zum Familienstand
• Fragen zur Gewerkschaftszugehörigkeit
• Fragen zu politischen Ansichten
• Fragen zu finanziellen Verhältnissen

Wie sieht es aus mit den Beteiligten für ein Mitarbeitergespräch, wer darf dabei sein? Im Idealfall sollte es sich um ein vertrauliches Gespräch unter vier Augen handeln, bei dem ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mit einem Vorgesetzten spricht.

Darf ich das Mitarbeitergespräch verweigern?

Wenn Arbeitnehmende das Mitarbeitergespräch verweigern, droht eine Abmahnung. Sollte es wiederholt dazu kommen, dass ein vereinbartes Personalgespräch nicht eingehalten wird, hat der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin das Recht zur verhaltensbedingten Kündigung.

Im Krankheitsfall gilt die Rücksichtnahmepflicht (§ 241 Abs. 2 BGB), die sicherstellt, dass ausschließlich betrieblich dringliche Themen auf den Tisch gebracht werden dürfen. Das Schadenspotenzial muss also entsprechend gering sein, damit die Angestellten bei Krankheit das Mitarbeitergespräch verweigern können.

Fazit: Von konstruktiven Personalgesprächen profitieren beide Seiten

Eine Einladung zum Mitarbeitergespräch löst bei vielen Angestellten Nervosität aus. Stellen Sie also sicher, dass Sie nicht nur sich selbst, sondern auch die Mitarbeitenden auf anstehende Gespräche vorbereiten. So führen Sie das Personalgespräch auf Augenhöhe und schaffen Raum für einen entspannten und vertrauten Austausch. Richtig umgesetzt sorgen regelmäßige Mitarbeitergespräche für mehr Motivation und ein besseres Arbeitsklima, was sich merklich auf den Erfolg Ihres Unternehmens auswirken wird.

Titelbild: SDI Productions / iStock / Getty Images Plus