Sie sollen ein Mitarbeitergespräch führen und wissen nicht so recht, wie Sie an diese Aufgabe herangehen sollen? Die Vorbereitung ist in diesem Fall schon die halbe Miete. Aber auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können die Gesprächsgelegenheit mit etwas Präparation besser für sich nutzen.

Unser Leitfaden kann Ihnen helfen, das Gespräch sicher vorzubereiten und erfolgreich durchzuführen – lesen Sie hier mehr dazu. 

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So können Sie ein Mitarbeitergespräch vorbereiten  

Etwa einmal pro Jahr steht es in vielen modernen Unternehmen an: Das Personalgespräch. Ein mulmiges Gefühl ist vorher sowohl bei dem oder der Vorgesetzten als auch bei Mitarbeitenden keine Seltenheit. Kein Wunder, denn nicht immer sind nur Lob und Positives mitzuteilen. In jedem Falle lohnt sich die sorgfältige Vorbereitung des Gesprächs.

Zunächst einmal setzen Sie die Rahmenbedingungen fest: Wann, wo und wie lange soll das Gespräch stattfinden? Ein angenehmes Setting und ein klarer Zeitrahmen sind für beide Seiten von Vorteil. Was ein gutes Mitarbeitergespräch inhaltlich ausmacht und welche Phasen wichtig sind, haben wir für Sie im Folgenden zusammengetragen.

Wie führe ich ein Mitarbeitergespräch?

Das Personalgespräch ist eine Maßnahme, die zur Mitarbeiterführung eingesetzt wird. In Unternehmen wird so der Austausch zwischen den Hierarchieebenen sichergestellt. Die Zeitintervalle sind von Firma zu Firma unterschiedlich. Sie variieren meist zwischen Vierteljahres-, Halbjahres- und Jahresgesprächen. Die Themen sind die Leistung, Ziele und Perspektiven des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin. Als Vorgesetzter oder Vorgesetzte geben Sie Feedback zum Status Quo und geben einen Ausblick auf die nähere berufliche Zukunft Ihres Gesprächspartners.

Der Vorteil regelmäßiger Gespräche ist es, dass in ruhiger Atmosphäre Feedback in beide Richtungen gegeben werden kann. Im Optimalfall nutzen Sie die Ergebnisse Ihrer Mitarbeitergespräche gezielt für die Personalentwicklung, während Mitarbeitende die Chance haben, ihre Ambitionen mitzuteilen.

Um ein gutes Mitarbeitergespräch zu führen, brauchen Sie die richtigen Fragen, um einen produktiven Dialog entstehen zu lassen. Denn der Austausch ist der Schlüssel zu einem konstruktiven Personalgespräch. Zu den möglichen Fragen vor und während des Gesprächs gehören beispielsweise:

  • An welchen Projekten arbeiten Sie gerade?

  • Wie laufen Ihre Arbeitsbereiche?

  • Wie ist die Atmosphäre und wie steht es um Ihre Arbeitszufriedenheit?

  • Wohin möchten Sie sich entwickeln?

  • Wo sehen Sie Verbesserungspotential im Workflow?

  • Was würden Sie sich von mir als Vorgesetzter oder Vorgesetzten wünschen?

Haben Sie sich mit den generellen Fragen, die Sie in einem solchen Gespräch stellen möchten, beschäftigt, gilt es nun, das Personalgespräch anzubahnen, durchzuführen und nachzubereiten.

Mitarbeitergespräch: Ein Leitfaden in drei Phasen 

Damit ein Mitarbeitergespräch gelingt, sollte es strukturiert und mit der richtigen Einstellung geführt werden. Vor, während und nach dem Gespräch haben Sie viele Möglichkeiten, das Gespräch zu einem Erfolg für beide Seiten werden zu lassen. Unsere Tipps sollen Sie dabei unterstützen, Ihre Mitarbeitergespräche mit einfachen Mitteln zu verbessern.

Phase Eins – vor dem Personalgespräch 

Schon vor dem eigentlichen Termin beginnt die Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch. Ein ungeeigneter Ort, zu wenig Zeit und ein unstrukturierter Gesprächsverlauf führen mit ziemlicher Sicherheit zu einem unbefriedigenden Ergebnis. Planen Sie deshalb zunächst die Rahmenbedingungen des Treffens. 

  • Wählen Sie einen für beide Seiten passenden Termin, die Dauer der Unterhaltung und den Ort aus.

  • Legen Sie fest, welche Art von Gespräch Sie führen werden: Geht es um das Gehalt oder soll das Feedback im Vordergrund stehen? Liegt der Schwerpunkt bei den Kompetenzen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters oder geht es um Soft Skills, wie zum Beispiel das Sozialverhalten? Eine Eingrenzung der Themen hilft dabei, nicht abzuschweifen.

  • Machen Sie sich Notizen zu Themen, die Sie während des Gesprächs als roten Faden benutzen.

Phase Zwei – während des Mitarbeitergesprächs

Während des Termins ist es wichtig, dass Sie sachlich bleiben, auch wenn das Gespräch unerwartete Wendungen nimmt. Bereiten Sie sich mental darauf vor, konstruktiv mit schwierigen Gesprächsbeiträgen Ihres Gegenübers umzugehen. Bekannte Konfliktthemen sollten Sie sich im Vorfeld vergegenwärtigen und Lösungen überlegen. Wenn Sie eine etwaige Klage nicht als Kritik, sondern grundsätzlich erst einmal als Mahnung einordnen, an der etwas Wahres dran sein könnte, wird es Ihnen leichter fallen, auch unangenehme Situationen zu meistern.

So führen Sie ein Mitarbeitergespräch konkret:

  1. Das Setting bestimmt die Atmosphäre: Eine angenehme Umgebung und ein lockerer Gesprächseinstieg erzeugen eine positive Grundstimmung. Das wiederum fördert die Offenheit und Kritikfähigkeit aller Gesprächsteilnehmer und -teilnehmerinnen.
  2. Konzentrieren Sie sich auf handfeste Sachverhalte: Eine sachbezogene und stringente Gesprächsführung ist Pflicht. Beschließen Sie auf dieser Grundlage auch konkrete Maßnahmen wie Zielvereinbarungen. Abschweifungen und Plaudereien sind hier generell fehl am Platze – Mitarbeitende wissen es zu schätzen, wenn Sie ihre Zeit respektieren.
  3. Sprechen Sie Probleme an: Mit Formulierungen wie „Ich habe wahrgenommen, dass ...“ und „Mein Eindruck ist, dass, ...“ teilen Sie Ihre Einschätzung mit, ohne Ihren Gesprächspartner in die Enge zu treiben. Wenn Sie Probleme ansprechen, ist Fingerspitzengefühl gefragt, damit ein positiver Effekt eintritt.
  4. Bleiben Sie fair: Erst das Positive, dann das Negative. Um eine offene Gesprächsatmosphäre zu erhalten, wenn Kritik anliegt, sollten Sie gegenüber Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin immer erst Lob äußern. Mit der Kritik und dem Anprangern von Fehlern sollten Sie es nicht übertreiben, da Ihr Gegenüber meist abblockt.
  5. Geben Sie Anregungen und fragen Sie nach Lösungsvorschlägen: Wenn es darum geht, etwas zu verbessern, beschränken Sie sich nicht auf Kritik, sondern liefern Sie Anregungen oder lassen Sie Ihre Gesprächspartnerin Lösungsvorschläge äußern. Für ihre eigenen Arbeitsbereich sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Regel die besten Fachleute. Nutzen Sie diese Kompetenzen und spiegeln Sie Ihr Vertrauen zurück.
  6. Bei der Beurteilung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ist Transparenz geboten: Erklären Sie, wie Sie zu Ihrer Einschätzung gelangt sind. Die Akzeptanz der Beurteilung durch den Mitarbeiter und die Mitarbeiterin ist umso höher, wenn er oder sie den Weg Ihrer Meinungsbildung nachvollziehen kann.
  7. Zielvereinbarungen formulieren: Unabhängig davon, welche Art von Gespräch Sie führen, gehören Zielvereinbarungen dazu. Realistische Ziele und Vorgaben zu setzen, gibt Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Orientierung und kann für Motivation sorgen. SMART-Ziele bieten sich bei der Setzung und Erreichung von Zielen an.
  8. Führen Sie ein Ergebnisprotokoll: Insbesondere definierte Ziele, Vereinbarungen und Lösungsansätze nach Konflikten sollten Sie schriftlich festhalten. Ihre Notizen helfen Ihnen später dabei, die Erfolge des Gesprächs nachzuhalten.

Phase Drei – Nach dem Gespräch

In der Zeit nach dem Mitarbeitergespräch sollten Sie kontrollieren, ob und wie die Zielvereinbarungen eingehalten werden. Falls Sie feststellen, dass die besprochenen Ziele nicht wie vereinbart verfolgt werden, sprechen Sie den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin noch einmal darauf an. Möglicherweise ist es notwendig, dass Sie Ihr Gegenüber erneut motivieren. Vorsicht jedoch bei zu viel Druck: Er kann einschüchternd wirken und die Leistungsfähigkeit dämpfen.

Mitarbeitergespräch: Antworten konstruktiv nutzen

Damit aus dem Gespräch kein Monolog wird, bei dem nur die Chefin oder der Chef redet, müssen sich Vorgesetzte und Mitarbeitende austauschen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter antworten meist auf einen Fragenkatalog, den der oder die Einladende mitgebracht hat. Um das meiste aus dem Gespräch herauszuholen, ist es wichtig, Ihre Mitarbeitenden wirklich zu Wort kommen zu lassen. Auch Meinungen können wertvolle Hinweise auf Verbesserungspotenzial enthalten. Hangeln Sie sich deshalb nicht stur am Fragenkatalog entlang, sondern passen Sie das Gespräch an und hören Sie wirklich zu.

Fazit: Von konstruktiven Personalgesprächen können beide Seiten profitieren

Mitarbeitergespräche vorzubereiten, lohnt sich. Wenn Sie bestimmte Überlegungen vor, während und nach Ihren Personalgesprächen einbeziehen, verlaufen solche Treffen in der Regel deutlich angenehmer und effektiver. Auch die Arbeitszufriedenheit und das Engagement Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern können von gut geführten Personalgesprächen beflügelt werden. Nutzen Sie diese Chance für Austausch und Feedback daher regelmäßig.

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Titelbild: fizkes / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 27. September 2021, aktualisiert am September 27 2021

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Karriere