Mit KI-Assistenten 10-mal produktiver: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Seien wir doch mal ehrlich: KI-Assistenten sind nicht mehr nur etwas für Führungskräfte. Sie sind die Geheimwaffe, mit der jeder 10-mal produktiver sein kann.

Ich habe in den letzten Monaten unzählige KI-Assistenten getestet und festgestellt, dass sie mit dem richtigen Setup die eigene Arbeitsweise tatsächlich verändern können.

Während dieses Prozesses habe ich zwei hervorragende KI-Assistenten entwickelt, von denen sich einer auf die strategische Projektarbeit und der andere auf Assistenzaufgaben der Geschäftsführung konzentriert.

⚠️ Dieser Text wurde aus dem Englischen übersetzt, da er für unsere deutsche Leserschaft relevant ist. 

Im Folgenden gehe ich Näher auf meine Prompts ein und vergleiche dann die wichtigsten Anbieter (Google Gemini, Claude und ChatGPT), damit Sie den perfekten KI-Assistenten für Ihre speziellen Anforderungen auswählen können. Los geht's.

Nichts geht ohne Ordner

Beginnen wir mit etwas, über das niemand spricht, das aber absolut entscheidend ist: Ihre Ordnerstruktur. Das ist nichts Aufsehenerregendes, doch spart Ihnen diese eher banale Angelegenheit Zeit bei der Einrichtung von KI-Assistenten.

In meiner Funktion bei HubSpot verwalte ich drei Projekte. Für jedes Projekt habe ich nicht mehr als zwei Ordner. Einer davon enthält meine Strategiedokumente, wie Roadmaps und Memos, der andere alle Transkripte meiner Meetings – von jedem Zoom-Anruf, Brainstorming und Check-in. Um dies zu automatisieren, verwende ich Zaps Automatisierungen von Zapier. Jedes Mal, wenn ein Meeting endet, wird das Transkript einfach in den richtigen Ordner verschoben.

Doch bei diesem Sortiersystem geht es nicht nur darum, aufzuräumen und organisiert zu bleiben. Damit schaffe ich nämlich die Grundlage für den Erfolg meiner KI-Assistenten, da mein Strategieordner dazu dient, einen von ihnen zu schulen. Meine Meetingprotokolle werden so zu meinem Executive Assistant.

Das Wissen Ihrer KI basiert auf all Ihren strukturierten und unstrukturierten Daten. Wenn Sie also alles in Bezug auf Ihre Ordner richtig machen, ergibt sich der Rest wie von selbst.

Erstellen eines KI-gestützten Executive Assistant

Machen wir uns also daran, unseren ersten KI-Assistenten zu schaffen. Dieser soll mir helfen, mich auf Meetings vorzubereiten und Anrufe zusammenzufassen, damit ich nicht den Überblick verliere. Zum Erstellen meines Assistenten werde ich Google Gemini verwenden.

Gemini verfügt sowohl über eine Chat-Funktion als auch über „Gems“, Googles Äquivalent zu benutzerdefinierten GPTs und Projekten. Ich beginne mit einem neuen Gem, um einen Executive Assistant für mein „Scaled Selling“-Projekt zu entwickeln.

Als Nächstes gebe ich meinen Prompt im Anweisungsbereich ein. Ich möchte, dass dieser GPT meine Meetings analysiert, damit ich weiß, welche Aufgaben nach meinen Anrufen zu erledigen sind. Dazu habe ich Folgendes eingegeben:

• Du bist mein Executive Assistant für ein Projekt namens „Scaled Selling“. Ich möchte, dass du diese Tätigkeiten ausführst:

• Analysiere Meeting-Transkripte.
• Erkenne wichtige Entscheidungen und Aktionspunkte.
• Behalte Fristen und Zuständigkeiten im Blick.
• Markiere Elemente mit hoher Priorität.

Außerdem mache ich genaue Angaben zum gewünschte Ausgabeformat. Für die Meeting-Analyse umfasst das:

• Eine Zusammenfassung des Meetings (2–3 Sätze)
• Wichtige Entscheidungen.
• Aktionspunkte (mit zuständiger Person und Frist).
• Flags mit hoher Priorität
• Vorgeschlagene Follow-ups

Nach dem Einrichten meiner Prompts kann ich zusätzlichen Wissens-Content hochladen, um meinen GPT zu trainieren. Das ist der Punkt, an dem meine Ordnerstruktur ins Spiel kommt. Ich gehe einfach zu Google Drive und schnappe mir meinen Ordner mit den Meeting-Transkripten für dieses Projekt.

Sobald mein Assistent Zugriff auf alle meine Transkripte hat, ist mein KI-gestützter Executive Assistant einsatzbereit. Kommt ein weiteres Meeting hinzu lade ich einfach das neue Transkript hoch. Anschließend liefert mir mein Gem eine Zusammenfassung des Meetings mit Aktionspunkten und Fristen.

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Erstellen eines KI-gestützten Projektassistenten

Als Nächstes erstelle ich einen Projektassistenten anhand der Informationen, die sich in meinem „Strategische Dokumente“-Ordner befinden.

Genau wie beim Executive Assistant klicke ich auf „Bearbeiten“, gebe ihm einen Namen und nehme Prompts in die Anweisungen auf. Dafür benötige ich jedoch eine ausführlichere Anleitung, da dieses GPT übergeordnete Strategiearbeit übernehmen soll. Mein Prompt ist also viel länger.

Ich möchte, dass mein Assistent auch eine Reihe von Funktionen ausführt. Zuerst muss ich dazu ein neues Dokument hochladen, das sich auf mein Projekt bezieht. Wenn mein Assistent diese Informationen erhält, soll er die Informationen im Dokument überprüfen, die wichtigsten Punkte zusammenfassen, die Zuständigkeiten der Stakeholder notieren und nachverfolgen, wie Ressourcen zugewiesen werden.

Danach soll er mir ein Angebot an Dienstleistungen zur Auswahl stellen, so dass ich nur eine Zahl eingeben muss und mein GPT mir die erforderliche Angaben liefert. Zu meinen wichtigsten Dienstleistungen gehören:

• Eine Statusanalyse, die mir sagt, wie weit wir im Projekt sind
• Risikobewertungen, die mir helfen, mögliche Hindernisse zu erkennen
• Taktikvorschläge, in denen verschiedene Komponenten meines Projekts hervorgehoben und Tipps gegeben werden, wie jede einzelne Komponente zu einem Erfolg wird
• Strategische Empfehlungen, damit ich Prioritäten setzen und meine Herangehensweise an das Projekt verbessern kann
• Generierung von Dokumentationen, die mich bei der Erstellung von Statusberichten und Fortschrittsübersichten unterstützen

Ich stelle Ihnen hier meinen Prompt zur Verfügung, aber ich empfehle Ihnen, diese Anweisungen so anzupassen, dass sie Ihren eigenen Bedürfnissen entsprechen.

Der Prompt

Du bist ein KI-Projektassistent mit Kenntnissen in den Bereichen Projektmanagement, Risikoanalyse und Organisationsdynamik. Nach der Analyse der bereitgestellten Projektdokumentation präsentiere ein Menü verfügbarer Dienstleistungen und führe die ausgewählte umgehend aus.

Überprüfen der ersten Dokumentation

Analysiere die gesamte bereitgestellte Projektdokumentation, darunter:

• Projektcharta und Ziele
• Dokumente für die strategische Planung
• Teamstruktur und Zuständigkeiten
• Zeitplan und Meilensteinverfolgung
• Budget- und Ressourcenzuweisung
• Risikobewertungen
• Technische Daten
• Protokolle der Stakeholder-Kommunikation

Menü der verfügbaren Dienstleistungen

1. Analyse des Projektstatus

• Umfassende Überprüfung des aktuellen Projektstatus
• Bewertung des Fortschritts anhand der Ziele
• Identifizierung kritischer Engpässe
• Analyse der erreichten Meilensteine
• Überprüfung der Ressourcennutzung

2. Risikobewertungen

• Identifizierung aktueller und potenzieller Risiken
• Auswirkungs- und Wahrscheinlichkeitsanalyse
• Detaillierte Empfehlungen zur Risikominderung
• Frühwarnindikatoren
• Vorschläge für die Notfallplanung

3. Taktikgenerierung

• Identifizierung der Schlüsselkomponenten für den Projekterfolg
• Gründliche Analyse und durchdachte Strategie, um diese Komponente zu einem Erfolg zu machen
• Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsetzung von Taktiken
• Angabe der wichtigsten Hindernisse, die es zu überwinden gilt, damit die Taktik ein Erfolg wird

4. Strategische Empfehlungen

• Aktionen mit hoher Wirkung
• Identifizierung prioritärer Initiativen
• Spezifische Verbesserungsstrategien
• Definition von Erfolgskennzahlen
• Umsetzungsansätze

5. Generieren von Dokumentation

• Erstellung eines Statusberichts
• Verfolgen von Aktionspunkten
• Pflege des Entscheidungsprotokolls
• Zusammenfassung des Fortschritts

Jetzt muss ich nur noch meinen Ordner mit den strategischen Dokumenten von Google Drive in den Wissensbereich meines Gem hochladen. Sobald das erledigt ist, analysiert der Projektassistent meine Dokumente und erstellt die Ergebnisse auf der Grundlage der obigen Prompts.

Der neue Projektassistent im Einsatz

Jetzt ist es an der Zeit, meinen Projektassistenten auf die Probe zu stellen. Zuerst bitte ich ihn, mir eine Zusammenfassung über den Projektstatus zu geben. Dann liefert mein GPT die wichtigsten Erkenntnisse und vermittelt mir ein Gesamtbild.

Anschließend kann ich um strategische Empfehlungen oder eine einseitige Zusammenfassung für mein Führungsteam bitten. Mein Assistent gibt mir strategische Tipps, an die ich selbst nicht gedacht hätte, oder findet wichtige Erfolge im Zusammenhang mit früheren Präsentationen.

Anstatt Stunden damit zu verbringen, Besprechungsnotizen manuell zu sortieren und Aktionspunkte zu verfolgen, erledigt mein Assistent all das automatisch. Er analysiert in Sekundenschnelle ganze Dokumentenordner, erkennt Muster in Konversationen, wofür ich Tage brauchen würde, und erstellt perfekt formatierte Berichte mit exakten Vorlagen.

Die wirkliche Veränderung liegt aber nicht nur in der Zeitersparnis bei administrativen Aufgaben, sondern auch darin, dass die KI proaktiv Risiken erkennt, blinde Flecken aufdeckt und Punkte zwischen nicht miteinander verbundenen Teams verknüpfen kann. Dabei handelt es sich nicht nur um eine schrittweise Optimierung, sondern um eine verbesserte Produktivität, mit der Sie Ihrer Konkurrenz weit voraus sind.

Google Gemini, Claude und ChatGPT im Vergleich

Nachdem ich Ihnen nun die Schritte in Gemini gezeigt habe, möchte ich Sie durch den gleichen Prozess in Claude und ChatGPT führen, damit Sie die Stärken der beiden erkennen.

In ChatGPT habe ich benutzerdefinierte GPTs erstellt, die mit denselben Daten trainiert wurden wie meine Gems. Der Import von Meetingprotokollen und strategischen Dokumenten in die Plattform ist genauso manuell wie bei Gemini. Sie müssen im Feld „Message GPT Builder“ auf das Symbol „Anhang hinzufügen“ klicken. Ein automatischer Import ist nicht möglich.

Mir gefällt, wie ChatGPT mit meinen Prompts ein anklickbares Menü erstellt. Nachdem ich ein Dokument hochgeladen habe, kann ich so dem Assistenten mit einem Klick mitteilen, was zu tun ist. Ich finde jedoch, dass es hinsichtlich der Executive-Assistantnt-Funktion zwischen Gemini und ChatGPT kaum einen Unterschied gibt.

Bemerkenswert ist jedoch der Projektassistent. Ich habe nämlich die Möglichkeit, mehrere strategische Dokumente hinzuzufügen und eine Analyse durchzuführen. Außerdem war ich überrascht, wie gut der GPT darin war, Empfehlungen abzugeben. Ich hatte das Gefühl, mit einem strategischen Partner zusammenzuarbeiten, der mir helfen konnte, meinen Ansatz zu optimieren. Gemini war in der Lage, ähnlich detaillierte Ergebnisse zu liefern, doch musste ich dazu mehr Folgefragen stellen.

Außerdem habe ich Claude getestet, um zu sehen, wie dessen KI-Assistenten funktionieren. Allerdings fand ich es schwieriger, damit klarzukommen. Beispielsweise ist das Kontextfenster im Vergleich zu Gemini und ChatGPT sehr klein.

Zwar ließ mich Claude – so wie die anderen – Prompts hinzufügen und Ordner verknüpfen, doch muss das für alle Dateien einzeln erfolgen, was sich weniger intuitiv anfühlt. Claude hat auch Einschränkungen bei der Eingabeformatierung. Es ist z. B. nicht möglich, PowerPoint-Folien zu importieren. Bei den beiden anderen Plattformen ist das jedoch kein Problem.

Die Empfehlungen des Projektassistenten sind allerdings großartig. Ich fand die Textqualität sogar besser als die von Gemini. Bei Claude erfordert lediglich das Erstellen des Assistenten etwas mehr Aufwand.

Aufgrund seiner Projektassistenten und der intuitiven Benutzeroberfläche ist ChatGPT daher die beste Lösung. Trotzdem benutze ich Gemini immer noch regelmäßig, weil es mit der Google-Produktsuite verbunden ist, die ich tagtäglich verwende.

Mehr Produktivität mit KI-gestützten Assistenten 

Das Wichtigste ist hier nicht der Output, sondern der Prozess, wie ich dorthin gekommen bin: Zuerst habe ich meine Dokumente auf zwei Ordner strukturiert aufgeteil, dann zwei KI-Assistenten für jedes Projekt und ein Menü mit Optionen erstellt, um die gewünschten Ergebnisse zu erlangen. Der Einsatz von KI-Assistenten hat sich enorm auf meine alltägliche Arbeit ausgewirkt.

Ich empfehle Ihnen, für die Erstellung Ihrer eigenen KI-Assistenten die von Ihnen bevorzugte Plattform  zu verwenden. Ist das erstmal geschehen, können Sie dann andere begleitende KI-Tools nutzen, um Ihre Resultate weiter zu verbessern. Manchmal nehme ich die Ergebnisse von Gemini und gebe sie bei Claude mit der Bitte ein, sie für ein anderes Publikum – wie etwa mein Führungsteam – umzuformulieren. Nehmen Sie sich die Zeit, zu experimentieren und Ihre KI-Tools auf verschiedene Weise zu kombinieren, bis Sie einen funktionierenden Ablauf haben.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die Produktivität durch KI-Assistenten steigern können, sehen Sie sich doch die vollständige Folge von Marketing Against the Grain an: