Aufbau und Nutzen einer Machbarkeitsstudie

Einfach loszulaufen und eine Projektidee ohne vorherige Analyse umzusetzen, stößt im Unternehmenskontext häufig auf Widerstand. Kein Wunder, wenn finanzielle Verluste und der unternehmerische Erfolg auf dem Spiel stehen. Eine Möglichkeit, Projekte im Vorhinein abzuwägen und somit Risiken abzuschwächen, stellt die Machbarkeitsstudie dar.In diesem Beitrag erfahren Sie praxisnah, wie Sie eine Machbarkeitsstudie umsetzen und welche Vorteile sie Ihnen bietet.

Die Machbarkeitsstudie: Aufbau und Nutzen

Die Machbarkeitsstudie (englisch: Feasibility Study) ist für die Umsetzung von größeren Projekten essentiell. Bevor der Startschuss für das Projekt fällt, wird dabei überprüft, wie realistisch eine Idee ist. Gerade bei technischen Projekten geht es auch darum, zu klären, ob ein Business-Case überhaupt durchführbar ist.

Neben der technischen Umsetzung werden in der Feasibility Study auch finanzielle, materielle und wirtschaftliche Fragen beantwortet. Der folgende Fragenkatalog stellt eine Reihe von Herausforderungen vor, derer sich die Machbarkeitsstudie annimmt:

• Ist der geplante Projekt-Zeitraum realistisch?

• Sind genügend Ressourcen (finanzielle, personelle sowie materielle) für die Umsetzung vorhanden?

• Ist das Projekt technisch realisierbar?

• Welche rechtlichen Wegweiser müssen beachtet werden? Ist das Projekt rechtlich zulässig?

• Wird das Projekt von Stakeholdern akzeptiert?

Die Beantwortung der Fragen gibt bei mehreren Projekten einen Hinweis darauf, welche Geschäftsidee die vielversprechendste ist. Indem die Risiken bereits vor Projektbeginn eingeschätzt werden, können Fehlerquellen ausgelotet und das Unternehmensrisiko gesenkt werden.

Die Machbarkeitsstudie nimmt dabei die technische, wirtschaftliche, politische, juristische, organisatorische sowie ressourcenbezogene Realisierung ins Visier.

Als Ergebnis der Studie werden schließlich alle Chancen und Risiken ausgewertet. Dazu werden verschiedene Lösungswege in Betracht gezogen und auf Basis ihrer Realisierbarkeit bewertet, um schließlich zu einem Ergebnis zu kommen. Ist ein Projekt durchführbar, kann direkt in dessen Organisation übergegangen werden.

Ist dies nicht der Fall, wird die Projektidee fallen gelassen oder aber eine erneute Feasibility Study durchgeführt. Falls ein Projekt in verschiedene Phasen eingeteilt ist, kann und sollte die Machbarkeitsstudie an jedem Punkt erneut durchgeführt werden, um den aktuellen Stand des Projektes stets neu zu berücksichtigen.

Vor- und Nachteile der Projektstudie

Sich blindlings in ein Projekt zu stürzen, ist keine gute Idee. Stattdessen sollten Sie verschiedene Perspektiven einnehmen und unterschiedliche Projektideen miteinander vergleichen.

Mithilfe der Feasibility Study schätzen Sie ab, welche der Ideen am ehesten umsetzbar ist. Die Machbarkeitsanalyse hilft Ihnen außerdem dabei:

• Pro und Contra von Projekten herauszuarbeiten,

• Projektideen anhand von Chancen und Risiken zu bewerten,

• eine Entscheidungsgrundlage und Pitch-Argumente für Investoren zu erarbeiten,

• einen organisierten Start in das Projekt zu realisieren,

• neue Lösungswege zu entdecken und

• Ressourcen effizient zu planen.

Doch die Machbarkeitsstudie bringt neben den vielzähligen Vorteilen auch einige Nachteile mit sich. Hier sind vor allem die Zeit und Kosten zu nennen, die bei der Durchführung der Analyse anfallen. Kritisch betrachtet wird auch, dass die Machbarkeitsstudie der Risikoanalyse ähnelt.

Risiko- und Machbarkeitsanalyse gehen oftmals Hand in Hand. Sie sind jedoch keinesfalls identisch, sondern ergänzen sich gegenseitig. Entgegen kritischer Stimmen ist die Machbarkeitsanalyse also nicht doppelte Arbeit, sondern wird durch die Risikoanalyse gewinnbringend unterstützt – und umgekehrt.

Fallbeispiel: Feasibility Study schützt vor Fehlinvestitionen

Die Anwendungsgebiete einer Machbarkeitsstudie sind vielfältig. Die Analyse kann in der Produktfertigung, im Vertrieb, im Projektmanagement und auch im Online Marketing Anwendung finden.

Bevor Sie eine Feasibility Studie durchführen, müssen Sie im Vorfeld immer die Ziele definieren, die Sie mit den einzelnen Projekten erreichen möchten. Nur so haben Sie ein Kriterium, anhand dessen Sie die Machbarkeit bewerten können. 

Praxisbeispiel:

Online-Shops stehen oftmals vor der Herausforderung, Drittanbieter in Ihr Shopsystem integrieren zu müssen. Der Markt ist hier in vielen Bereichen übervoll mit vergleichbaren Anbietern, weshalb die Auswahl des richtigen Tools schnell zur Mammutaufgabe werden kann. Bevor das Projekt zur Integration einer Drittanbieter-Software, etwa im Bereich E-Mail-Marketing, gestartet wird, kann eine Machbarkeitsstudie helfen, eine Entscheidung zu treffen.

Und so gehen Sie vor:

Um Ihr E-Mail-Marketing auf die nächste Stufe zu heben und die Schnittstelle zwischen Vertrieb und Online Marketing zu stärken, sind Sie auf der Suche nach einem CRM-Tool. Dazu recherchieren Sie zunächst, welche Anbieter sich auf dem Markt tummeln. Für jedes der recherchierten Tools definieren Sie nun ein klares Ziel.

Nachdem Sie nun alle Ideen gesammelt haben, führen Sie eine Feasibility Study durch und bewerten für jedes Tool einzeln, ob es zu Ihrem Unternehmen passt und ob eine Implementation durchführbar ist. Dimensionen, die Sie an dieser Stelle prüfen sollten, sind die:

• technische,
• wirtschaftliche,
• politische,
• juristische,
• organisatorische sowie die
• ressourcenbezogene Dimension.

Dabei ist technisch zu klären, ob ein Tool sich überhaupt in Ihr System integrieren lässt und ob die notwendigen Schnittstellen vorhanden sind. Weiterhin gilt es herauszufinden, welches Preismodell des jeweiligen Anbieters in Ihr Budget passt. Politisch gesehen sollten Sie darauf achten, ob das Tool zu Ihrem Unternehmen passt. 

Analysieren Sie dazu, wie Ihre Teams auf die Software reagieren und ob es schnell adaptiert werden kann. In der juristischen Dimension sollten Sie darauf achten, ob das Tool datenschutzkonform ist. Auch hier ist politisch zu bewerten, wie Kunden auf den Umgang mit ihren Daten durch das Tool reagieren könnten.

Jede neue Software sollte sich auch organisatorisch in den Workflow integrieren lassen, ohne einen allzu großen Aufwand zu verursachen. Zuletzt muss natürlich geklärt werden, ob die notwendigen Ressourcen vorhanden sind, um ein neues Tool einzuführen – einmal, um das Tool technisch zu implementieren und einmal, um es in den Unternehmensalltag aufzunehmen. Denn schließlich müssen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hinreichend geschult sein.

Nachdem Sie alle Punkte herausgestellt und bewertet haben, sollte Ihre Wahl auf eines der von Ihnen recherchierten Tools fallen. Ist dies nicht der Fall, weil Sie feststellen, dass keines der Tools Ihrem Test standhält, müssen Sie sich gegebenenfalls erneut auf die Suche machen und eine erneute Machbarkeitsstudie mit weiteren Anbietern durchführen.

Fazit: Entscheidungshilfe zur Risikoabschwächung

Die Machbarkeitsstudie oder Feasibility Study ist eine Entscheidungshilfe, um unter mehreren Projekten oder Optionen die oder das Beste auszuwählen. Sie hilft Ihnen dabei, das Für und Wider eines Projektes abzuwägen und somit mögliche Risiken sowie Fehlinvestitionen zu vermeiden.

Titelbild: hanieriani / iStock / Getty Images Plus