In 5 Schritten zum erfolgreichen Marketing Automation Workflow

Es gibt drei simple Gründe, warum Sie Marketing Automation Workflows wollen: Sie machen die Prozesse, die Ihren Umsatz erzeugen, schneller, sicherer und besser. Und Sie sollten sich damit nicht zu viel Zeit lassen. Ihre Konkurrenz ist schon dabei.

Sie möchten die Automatisierung Ihrer Marketing-Workflows jetzt umsetzen und keine halben Sachen machen? Dann sind Sie hier richtig.

Mit einem Automation Workflow Ziele höher stecken

Laut der aktuellen Trendbefragung von Cloudbridge nutzen 2021 bereits 58 Prozent der Marketing-Expertinnen und -Experten Automation-Techniken für bessere Lead-Generierung und gezieltes und effizientes Lead-Nurturing. Wann die Anderen nachziehen, ist nur eine Frage der Zeit.

Die Automatisierung von Routineprozessen ist schließlich eine der Aufgaben, die Marketerinnen und Marketer in den nächsten Jahren intensiv beschäftigen werden. Laut einer Prognose von Forrester planen die meisten CMOs großer Unternehmen, die Budgets für die Automatisierung des Marketings in den kommenden Jahren weiter zu erhöhen. Und das, obwohl sich nach der Pandemie die Marketingausgaben insgesamt in die Gegenrichtung bewegen.

Ganz einfach gesagt sind Marketing Automation Workflows alle Instrumente, die für Sie preiswert gute Arbeit machen. Es gibt die verschiedensten Szenarios, in denen sich ein Marketing Automation Workflow lohnt.

Automatische Workflows übernehmen die Arbeitslast bei gleichförmigen, mechanischen Abläufen wie dem Einpflegen von Daten oder dem Versand tausender E-Mails. Damit können sich Ihre Marketing Teams den Aufgaben widmen, die Kunden und Umsatz bringen: Großartige Erlebnisse, relevanter und einzigartiger Content und die lebendige Beziehung zu Ihren Kundinnen und Kunden.

Die Ziele der Automatisierung sind in der industriellen Produktion und im Marketing letztendlich die gleichen:

• höhere Produktivität bei geringeren Kosten

• konstante, hohe Qualität

• Senkung der Fehlerquote

Automatisierte Workflows haben keine schlechten Tage. Sie tun immer genau das, was Sie von ihnen wollen. So sorgt Automatisierung in der Marketingkommunikation für konstant hohe, wiedererkennbare Qualität, die Ihr Branding unterstützt.

Fehler entstehen leicht, wenn von Hand die gleiche Tätigkeit nicht nur für hunderte, sondern für tausende oder zehntausende Kundinnen und Kunden wiederholt werden soll. Die stoische Zuverlässigkeit automatisierter Workflows vermeidet Fehler, die bei Menschen aus guten Gründen unvermeidbar sind.

Einmal eingerichtet brauchen gute Workflows nur überschaubare Pflege. Mit einem stimmigen Konzept erhalten Sie damit mehr Produktivität zu niedrigen Kosten.

E-Mail-Marketing als Automation Workflow

Am häufigsten nutzen Unternehmen Marketing Automation Workflows im E-Mail-Marketing. Die Gründe sind klar: E-Mails sind ein starker Marketingkanal, der in so gut wie jeder Strategie eine Rolle spielt. Dazu bestehen E-Mails aus statischem Content, den Ihr Team einmal vorbereiten und automatisiert ausspielen lassen kann. Selbst, wenn Sie E-Mails mit dynamischem Content personalisieren und individuell an den Empfänger oder die Empfängerin anpassen, greift das System dafür auf eine Bibliothek mit vorbereiteten Elementen zu.

Natürlich lassen sich E-Mails auch hervorragend in andere Kanäle integrieren und kombinieren. Damit ist E-Mail-Marketing für Automation Workflows geradezu prädestiniert. Denn Ihre hochausgebildeten Marketing-Expertinnen und -Experten müssen heutzutage wirklich nicht mehr manuell auf Senden drücken.

Voraussetzung: Die Black Box muss transparent werden

Trotzdem implementieren einige Unternehmen Marketing Automation Workflows nur zögerlich. Ein Grund dafür ist Unsicherheit im Umgang mit neuen Tools und Technologien. Ausgelöst wird sie häufig durch Unklarheit über die eigenen Prozesse.

Teams und Abläufe sind gut eingespielt, aber Marketing und Vertrieb scheinen wie eine Black Box zu funktionieren. Das macht eine klare Entscheidung, welche Prozesse auf welche Art automatisiert werden sollen, schwer bis unmöglich. Und letztlich lohnt sich Automatisierung nur, wenn sie mehr Zeit spart als sie kostet. Das ist oft der Fall, aber nicht immer.

Wenn es um Abläufe geht, für die beispielsweise eine einzige Mitarbeiterin verantwortlich ist, macht das die Sache einfacher. Sie kann passende Tools für die eigenen Aufgaben auswählen, das Budget dafür anfragen und dann ihre eigenen Workflows einrichten. Komplizierter wird es bei Prozessen, die mehrere Schritte in der Pipeline umfassen und von verschiedenen Mitarbeitenden, Teams und Abteilungen bearbeitet werden. Hier ist Transparenz oberstes Gebot.

Punktuell für einzelne Prozesse Workflows einzurichten, kann als Ziel jedoch ebenfalls zu kurz greifen. Das ganze Potenzial von Marketing Automation Workflows setzen Sie erst frei, wenn Sie verschiedene Workflows in einem strategisch durchdachten Konzept aufeinander abstimmen.

Für die strategische Phase sollten sich Unternehmen also ausreichend Zeit nehmen. Sie müssen die eigenen Prozesse hinterfragen, das Zusammenspiel der einzelnen Abteilungen beleuchten und das Ineinandergreifen der Schritte in der Sales-Pipeline maximal transparent machen. Dann ist das eigene Marketing keine Black Box mehr. Und Sie können zuverlässig entscheiden, für welche Abläufe Sie mit welchem Ziel automatisierte Workflows einrichten.

Daten für Segmentierung und Personalisierung

Wenn es einen entscheidenden Faktor für erfolgreiches Marketing gibt, dann ist das die Personalisierung. Damit ein Marketing Automation Workflow erfolgreich ist, muss er die Stärken des automatischen Prozesses mit dem Anspruch an echte, persönliche Erlebnisse zusammenbringen.

Der Schlüssel dafür ist die Segmentierung der Kundinnen und Kunden anhand ihrer Daten. Je nach Ziel und Anlass definieren Sie entscheidende Merkmale als Trigger. Sobald diese Merkmale bei einer Person zutreffen, startet der automatisierte Prozess.

Oft ist das eine konkrete Interaktion: Jemand hat ein E-Book heruntergeladen oder mehrmals eine bestimmte Webseite besucht. Aber letztlich kann jede Kombination von Merkmalen Grundlage für die Segmentierung und Auslöser für einen automatisierten Prozess sein. So lässt sich die Customer Journey jedes Kunden und jeder Kundin zu einem großen Teil automatisieren. Gleichzeitig erlebt eine Person Momente, die perfekt zu ihren Wünschen und ihrer aktuellen Situation passen. Das ist die Grundidee hinter automatisiertem Lead-Nurturing.

Die Crux dabei ist: Das geht nur, wenn die nötigen Daten auch getrackt werden und zuverlässig strukturiert zur Verfügung stehen. Ein gut gepflegter Datenbestand ist Grundvoraussetzung, damit Marketing Automation Workflows ihre Stärken wirklich ausspielen können.

Alle relevanten Daten zu den Kundinnen und Kunden und ihrem Verhalten sollten von allen Abteilungen zentral gesammelt, gepflegt und genutzt werden. Sie sollten erst Ihre Datensilos durch Datensynchronisierung abbauen, bevor Sie Marketing Workflows aufsetzen.

In fünf Schritten eigene Marketing Automation Workflows aufsetzen

Jetzt wird es praktisch. Mit automatisierten Workflows holen Sie das Beste aus Prozessen wie E-Mail-Marketing heraus, indem Sie ohne jedes manuelle Eingreifen E-Mails versenden, Kontaktinformationen aktualisieren, Kontakte hinzufügen oder entfernen und Benachrichtigungen übermitteln.

Wir zeigen Ihnen, welche Schritte das Setup eines Marketing Automation Workflows hat. Damit können Sie später zu verschiedensten Zwecken eigene Workflows aufsetzen.

Je nachdem, welches Tool Sie nutzen, kann der Ablauf variieren. Doch das Prinzip ist immer das gleiche und mit etwas Übung können Sie auch in verschiedenen Tools Workflows für ähnliche Aufgaben anlegen. Die Beispiele in diesem Guide basieren auf dem HubSpot Workflow Tool.

Schritt 1: Legen Sie Ihre Workflow-Ziele fest

Wir haben bereits gesehen, wie wichtig ein schlüssiges Konzept ist. Weil es so bedeutend ist, hier noch einmal in aller Kürze: Ein Workflow wird Ihnen nur helfen, wenn Sie genau wissen, was Sie damit erreichen wollen. Legen Sie ein eindeutiges Ziel fest, das Sie mit dem Workflow erreichen wollen. Nur dann können Sie entscheiden, welche Schritte und Aktionen Sie dorthin bringen.

Schritt 2: Wählen Sie eine Start-Bedingung

Um mit dem eigentlichen Workflow zu beginnen, brauchen Sie eine Start Bedingung. Das ist ein Kriterium oder ein Set von Kriterien, anhand derer der Workflow ausgelöst wird. Wenn später ein Kontakt diese Kriterien erfüllt, löst das den Workflow aus und alle definierten Schritte werden automatisch durchgeführt.

Diese Kriterien können ereignisbasiert oder verhaltensbasiert sein. Auch demografische und andere Merkmale können mit einfließen. So können Sie eine ganz genau definierte Situation filtern, in der ein Workflow die optimale Wirkung hat. Diese Startbedingungen segmentieren Ihre Kundinnen und Kunden. So sprechen Sie einzelne Gruppen so an, wie es deren persönlichen Bedürfnissen am besten entspricht.

Die Marketing Automation Software von HubSpot zum Beispiel lässt Sie dabei zwischen drei Optionen wählen:

• Formular wird ausgefüllt
• Smart List wird ausgelöst
• Keine spezifische Anfangsbedingung

Diese drei Optionen geben Ihnen großen Gestaltungsspielraum.

Marketing Automation Workflow Beispiel: Formular als Startbedingung

Formulare spielen vor allem eine zentrale Rolle bei der Lead-Gewinnung. Darum haben sie auch eine besondere Bedeutung für Ihre Marketing Automation Workflows.

Der typische Fall: Ein Interessent lädt wertvollen Content herunter und gibt Ihnen dafür seine E-Mailadresse. Damit wird er zum Lead. Sie möchten jetzt diesen Lead optimal behandeln und möglichst zum Kunden machen.

Der erste Schritt ist eine Follow-Up-E-Mail. In einer ausgefeilten Nurturing-Kampagne können danach viele weitere, gut getimte und abgestimmte Schritte folgen. Ausgelöst wird diese Schrittfolge durch das Absenden des Formulars als Startbedingung.

So könnte das Setup dafür im Hub Spot Workflow-Tool aussehen:

Marketing Automation Workflow Beispiel: Smart List als Startbedingung

Ein Workflow kann ausgelöst werden, sobald ein Lead zu einer bestimmten Liste hinzugefügt wird. Damit strukturieren Sie zugleich Ihre Leads. Das ist besonders praktisch, um weitere Prozesse für dieses Segment zu gestalten.

Bei HubSpot können Sie sogenannte Smart Lists erstellen, die sich anhand spezifischer Kriterien dynamisch aktualisieren und alle Leads aufnehmen, die das jeweilige Kriterium erfüllen. Das können Kontakteigenschaften oder Verhaltensmuster sein.

Sie können eine Smart List aufsetzen mit allen Leads, die Ihrer Webseite 15 bis 30 Besuche abgestattet haben. Oder eine mit Prospects, die eine kostenlose Testversion Ihres Produkts angefordert haben. Oder eine mit Leads im Großraum Stuttgart mit weniger als 50 Mitarbeitenden und einem Interesse an thailändischem Streetfood.

Sie haben bereits wichtige Fokusgruppen und Custom Audiences über konkrete Merkmale definiert? Großartig. Machen Sie diese Merkmale zu Smart Lists und setzen Sie für diese Gruppen gezielt automatische Workflows auf!

Grenzen setzen Ihnen nur die Daten, die Sie zu Ihren Kundinnen und Kunden haben. Das macht Smart Lists zu hervorragenden Instrumenten, um Segmentierung und Automatisierung zu verbinden.

Marketing Automation Workflow Beispiel: Es gibt keine Anfangsbedingung

Zuletzt können Sie auch einen Workflow aufsetzen, der keine bestimmte Start-Bedingung enthält. Das bedeutet einfach, dass Sie die Kontakte manuell dem Workflow hinzufügen möchten.

Sinnvoll ist das bei Anlässen, die relativ selten stattfinden und diverse Merkmale haben. Wenn Sie zum Beispiel eine Konferenz oder ein anderes Marketing-Event leiten, können Sie einen Workflow für die Kontakte einrichten, die Sie auf diesem Event gewinnen. Da die Kontaktpunkte sehr unterschiedlich und die Anzahl recht überschaubar ist, dürfte es einfacher sein, dem Workflow diese Kontaktliste manuell zuzuweisen.

Schritt 3: Triggern Sie die gewünschten Handlungen

Jetzt geht es ans Eigentliche: Sie definieren die Abfolge der Handlungen, die der Workflow auslöst.

Ähnlich wie bei den Start-Bedingungen gibt es verschiedene Arten von Handlungen, die Sie in Ihrem Workflow auslösen können:

• Automatische E-Mail senden
• Den Wert eines Kontaktes bestimmen
• Kontakte Listen hinzufügen oder entfernen
• E-Mail-Benachrichtigungen versenden

1. Werte von Kontakten im CRM bearbeiten

Sie können Workflows nutzen, um den Datensatz Ihrer Leads zu bearbeiten oder zu aktualisieren. Dadurch werden Massenupdates Ihrer Datenbank bedeutend erleichtert. Gleichzeitig vermeiden Sie Flüchtigkeitsfehler und falsch eingestellte Werte, durch die Leads leicht verlorengehen.

Sagen wir, Sie haben etwa 100 neue Kontakte, denen Sie den Status „Abonnent“ zuweisen möchten. Per Hand dauert das über eine Stunde. Stattdessen können Sie einfach eine Liste mit diesen Kontakten erstellen und sie zu dem Workflow hinzufügen, der im Kunden-Lebenszyklus, auch Customer Lifetime Value oder CLV genannt, den Wert „Abonnent“ einstellt.

Oder es gibt eine Markierung, ob ein Lead eine Demoversion eines Produkts angefragt hat. Sie können damit diese Kontakte automatisch als hochqualifizierte Leads kennzeichnen lassen und sichergehen, dass sie in der Pipeline entsprechend behandelt werden.

Die Logik des Workflows könnte so aussehen: Wenn das Feld „Demoversion angefragt“ eines Leads den Wert „wahr“ hat, wird der CLV zu „Qualifizierter Marketing Lead“ geändert.

Ihre Startbedingung wäre eine Smart List mit allen Leads, die eine Demoversion angefragt haben. Die getriggerte Handlunge ist die Einstellung des CLV.

Auf diese Art lassen sich viele Routineaufgaben rund um die Pflege der Daten im CRM-System automatisieren. Das kann die Datenqualität erheblich verbessern.

2. Automatische E-Mails senden

Die zweite, wichtige Handlung, die ein Workflow auslösen kann, ist eine automatische E-Mail. Sie haben bereits gesehen, warum E-Mails für Marketing Automation Workflows so interessant wind. Jetzt erfahren Sie, wie das praktisch funktioniert.

Mit HubSpot können Sie E-Mails, die Sie schon erstellt haben, als Ressource für die Marketing Automation nutzen. Sie setzen E-Mails im Voraus auf und senden sie mit genau abgestimmten Workflows bei Eintreten der Startbedingung nach einem bestimmten Zeitplan und in einer bestimmten Reihenfolge.

Natürlich können solche E-Mail-Workflows aus beliebig vielen Schritten bestehen. Eine kleine Welcome-Kampagne aus zwei Follow-Up-Mails ist ebenso möglich wie eine komplexe Nurturing-Kampagne aus sechs Follow-Up-Mails oder mehr. Die Kampagne kann sich über Tage, Wochen oder Monate erstrecken. Der Workflow übernimmt die gesamte Umsetzung streng nach Plan und mit individuellen Kriterien.

Diese Aufgabe wäre von Hand selbst für nur 20 Leads ein erheblicher organisatorischer Aufwand. Der automatische Workflow macht das mit links. So gewinnt Ihr Lead-Nurturing-Prozess massiv durch die Automatisierung und erleichtert Ihnen und Ihrem Marketing-Team enorm das Leben.

3. Einen Kontakt zu einer Liste hinzufügen oder entfernen

Als dritte Möglichkeit können Sie einen Workflow darauf ausrichten, dass er einen Kontakt zu einer Liste hinzufügt oder ihn davon entfernt. Auf diese Art können Sie die Handhabung Ihrer Lead-Listen deutlich vereinfachen. Gleichzeitig können diese Listen selbst wieder Basis für weitere Automatisierungen sein.

Wenn Sie beispielsweise ein Webinar durchführen möchten und eine Landing Page erstellt haben, auf der sich Interessentinnen und Interessenten mittels Formular dafür anmelden können, könnte ein Workflow alle Leads, die das Formular ausfüllen, zu einer Liste mit Webinar-Anmeldungen hinzufügen sowie zu einer allgemeinen Liste der Interessentinnen und Interessenten an dem speziellen Thema.

Sie haben also eine einfache Anfangsbedingung „Formular ausfüllen“ und eine Handlung „zu einer Liste hinzufügen“.

4. E-Mail-Benachrichtigungen versenden

Die letzte Handlung ist das Versenden einer E-Mail-Benachrichtigung. Damit können Sie eine Benachrichtigung an eine E-Mail-Adresse schicken, sobald bei einem Kontakt ein bestimmtes Ereignis eintritt.

Zum Beispiel kann der Vertrieb sofort eine E-Mail erhalten, wenn ein Lead ein Formular ausgefüllt hat, das sich als Kaufsignal werten lässt. Oder Sie können die zuständige Mitarbeiterin im Vertrieb automatisch informieren, wann immer ein Lead eine gewisse Lead-Score-Schwelle überschreitet. Mit der gleichen Funktion kann Ihr Social-Media-Manager eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein Lead ins System kommt, der anhand seiner Zahl von Followern und Abonnentinnen als Influencer zu werten ist.

Workflows können Ihnen erheblich dabei helfen, wichtige Veränderungen im Blick zu behalten. So wissen die Verantwortlichen immer, welche Leads bereit sind, kontaktiert zu werden. Sie können anhand Ihrer Zielkundinnen und -kunden und Prozesse frei entscheiden, welche Kriterien für Sie relevant sind, und diese zur Bedingung für automatisierte Workflows machen.

5. Aktionsarten kombinieren

Die Flexibilität ist noch wesentlich größer als die bisherigen Beispiele andeuten, weil Sie unterschiedliche Handlungen in Ihren Workflows beliebig kombinieren können.

Sie können einen Workflow erstellen, dessen Start-Bedingung „Füllt ein Formular aus“ ist, wodurch mehrere Handlungen getriggert werden:

1. Hinzufügen zur Liste für Webinar-Anmeldungen
2. Aktualisierung des CLV zu Lead
3. Test-Angebot an die E-Mailadresse des Teilnehmenden schicken

Mit dieser Automatisierung haben Sie sichergestellt, dass jedes Mal, wenn ein Lead das Formular ausfüllt, diese drei Handlungen erfolgen, ohne dass Sie auch nur einen Mausklick machen.

Schritt 4: Wartezeit festlegen

Timing ist für viele Prozesse entscheidend. In Ihren Workflows mit dem HubSpot-Tool können Sie den Zeitpunkt der geplanten Handlungen genau festlegen.

Wollen Sie, dass Kontaktdaten sofort aktualisiert oder Leads direkt zu einer Liste hinzugefügt werden, wenn diese in den Workflow eintreten, dann setzen Sie die Wartezeit auf Null. Sie können den Ablauf der einzelnen Handlungsschritte auf eine beliebig lange Zeit ausdehnen und zugleich das Timing bis auf Tage, Stunden oder sogar Minuten genauestens planen.

Für jeden Schritt können Sie Einstellungen treffen wie: „Der Lead erhält diese E-Mail zwei Tage, nachdem er dieses Formular ausgefüllt hat. Die nächste E-Mail kommt fünf Tage danach. Aber E-Mails sollen nicht an einem Sonntag und nicht nach 17:00 Uhr versendet werden.“

Die Wartedauer ist für jeden Lead individuell angepasst. Wenn Max Mustermann am Montag in Ihren Workflow eintritt, bekommt er die Folgemail zwei Tage später, nämlich am Mittwoch. Erika Musterfrau ist am Freitag in den Workflow gekommen. Sie erhält die E-Mail zum passenden Zeitpunkt am Montag.

Wenn Sie alles manuell machen müssten, würden Sie wahrscheinlich einfach an einem Tag die Folgemail an die gesamten neuen Leads auf Ihrer Liste schicken. Dabei würden Sie Abstriche bei der Effektivität machen, weil Sie das Timing Ihres Marketings nicht auf die Bedürfnisse Ihrer Leads anpassen können. Der Workflow übernimmt das für Sie bis ins letzte Detail und ohne jede Mühe.

Schritt 5: Personalisieren Sie Ihre Einstellungen

Der letzte wichtige Aspekt eines Workflows sind seine Einstellungen. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie den Ablauf Ihrer Workflows verfeinern und effektiver machen können.

Im HubSpot Workflow Tool können Sie auswählen, dass Workflows nur unter der Woche ablaufen. Wenn Sie Ihren Leads am Wochenende keine E-Mails schicken wollen, würde diese Einstellung die voreingestellten Wartezeiten, wie bereits erwähnt, überschreiben.

Vielleicht ist es Ihnen aufgefallen: Erika Musterfrau hat ihre Follow-Up-Mail aufgrund dieser Einstellung erst am Montag erhalten und nicht am Sonntag, wenn geschäftliche Nachrichten meist ungelesen bleiben. Auf die gleiche Weise können Sie dafür sorgen, dass Aktionen zur optimalen Tageszeit ausgeführt werden oder ungünstige Zeiten ausschließen.

Bestehende Workflows optimieren

Wenn Sie bereits Workflows nutzen, haben Sie viel geschafft und dürfen stolz darauf sein. Gleichzeitig kann fast alles, was funktioniert, auch noch besser funktionieren. Jetzt geht es also darum, mit welchen Techniken und Prinzipien sich bestehende Marketing Automation Workflows optimieren lassen.

Das ist übrigens nicht nur ein Bonus für alle, die ihrem Perfektionismus freien Lauf lassen wollen. Häufig überprüfen Marketerinnen und Marketer nicht oft genug, ob die einmal eingestellten Workflows wirklich funktionieren und effizient ihr Ziel erreichen. Damit würden Sie viel Potenzial verschenken und sich im schlimmsten Fall auf fehlerhafte Prozesse verlassen. Beachten Sie daher diese fünf Punkte.

1. Zählen Sie die aktiven Kontakte in jedem Workflow

Der erste Blick sollte prüfen, wie relevant der Workflow ist. Oft setzen Marketerinnen und Marketer in der Begeisterung für Automation einige Workflows auch für Vorgänge auf, die vielleicht gar keine Automatisierung brauchen.

Wenn Sie nachzählen, wie viele aktive Kontakte sich in einem Workflow befinden, können Sie schnell feststellen, für welche Prozesse sich Workflows lohnen und wo Sie getrost darauf verzichten können.

2. Kontrollieren Sie Ihre Start-Bedingungen

Die Start-Bedingungen beeinflussen entscheidend den Erfolg Ihres Marketings. Je nachdem, auf welchem Weg und aus welcher Situation die Kontakte kommen, können Sie Ihren Content auf unterschiedlichen Informationsebenen aufbauen.

Sagen wir, Ihr Workflow wird durch ein Formular als Start-Bedingung getriggert. Vielleicht bemerken Sie, dass Sie nicht genügend Einblick in die Buyer Persona des Kontaktes haben. Die meisten Menschen wollen schließlich nicht viel Zeit damit verbringen, ein langes Formular auszufüllen, nur um ein Freebie downloaden zu können.

Auf der anderen Seite erhalten Sie durch den Download Hinweise darauf, welche Art von Content der Kontakt bevorzugt. Wenn Sie sich dieser Schwäche bewusst werden, können Sie Ihr Marketing und den Content, den Sie mittels des Workflows versenden, besser darauf ausrichten, relevante Daten über die Persona der Kontakte zu erhalten.

3. Richten Sie Ihre Workflows nach einem Ziel aus

Wenn Sie HubSpot Workflows benutzen, kennen Sie die Funktion, mit der Sie Ihre Workflows nach einem bestimmten Ziel ausrichten. Das klare Ziel ist essenziell, weil Sie damit Ihren Workflow zielgerichtet und datengetrieben gestalten. Workflows sind nichts anderes als automatisierte Marketing-Kampagnen. Keine Kampagne funktioniert ohne klar definiertes Ziel.

Im Fall eines automatisierten Workflows ist das Ziel eine Art Endbedingung. Sobald Sie ein vorher festgelegtes Ziel erreichen, wird die Kampagne für den jeweiligen Lead gestoppt. Solche zielgerichteten Workflows sind wichtig, weil Sie damit sicherstellen, dass Sie keinen irrelevanten Content an Ihre Leads ausspielen. Sie wollen schließlich nicht immer wieder CTAs an einen Lead senden, wenn der bereits auf den Content reagiert hat und in eine neue Phase eingetreten ist.

4. Nutzen Sie Workflows nicht nur für E-Mails

Die Stärken automatisierter E-Mail-Kampagnen sind so augenscheinlich, dass hier noch einmal betont werden soll: Marketing Automation Workflows können noch sehr viel mehr! Wenn Sie sich in Ihrem Mindset zu sehr auf den automatisierten E-Mail-Versand fixieren, schöpfen Sie nur einen Bruchteil des Werts aus, den diese Instrumente für Ihr Geschäft beisteuern könnten.

Ein großartiger Nutzen ist zum Beispiel die engere Verzahnung von Marketing und Vertrieb über die gesamte Pipeline hinweg. Dafür sind smarte Listen und automatisierte Benachrichtigungen über wichtige Statusänderungen bei Leads ein hervorragendes Werkzeug.

Workflows können Ihnen auch viel Mühe sparen, wenn Sie Ihr ein CRM-System auf Vordermann bringen. Firmen erhalten oft Formulare mit falschen Informationen. Ein solcher vermeintlicher Lead verfälscht außerdem Ihre Statistik.

Manuell durch die Datenbank zu gehen und alle Einträge zu überprüfen, ist mehr als mühsam und wird entsprechend allzu oft unterlassen. Sie können aber mit geeigneten Workflows leicht in regelmäßigen Abständen die Datenbank säubern und eingehende Kontakte kontrollieren. So können Sie Doubletten, fehlende und inkonsistente Einträge markieren und diese dann zielgerichtet bearbeiten oder entfernen. Das macht Vertrieb und Marketing glücklich und steigert die Effizienz aller Prozesse, die auf das CRM zugreifen.

5. Achtung vor „Aus den Augen, aus dem Sinn“

Ein großer Teil des Reizes von Workflows ist die Automatisierung. Sie setzen einfach einen auf und er vollzieht sein Wunderwerk. Aber Sie sind an diesem Punkt nicht ganz fertig, sondern sollten in regelmäßigen Abständen zurückkommen und den Fortschritt des Workflows kontrollieren.

Von einigen Seiten werden Sie hören, dass Sie Ihre Workflows täglich konsequent optimieren sollen. Das lohnt sich allerdings nur, wenn Sie genügend Leads versorgen, einige Millionen zum Beispiel. Für die meisten Nutzerinnen und Nutzer ist es sinnvoll, wenn sie im Abstand einiger Wochen eine Kontrolle durchführen.

Darüber hinaus können Sie auf wichtige Warnzeichen achten und dann den Workflow genauer unter die Lupe nehmen. Was die sind, hängt vom Ziel Ihres Workflows ab. Warnzeichen sind alle Signale, die anzeigen, dass die Automatisierung keine oder unterdurchschnittliche Ergebnisse bringt.

Meist eignen sich KPIs wie die Öffnungsrate oder die Click-Through-Rate, die sich auch tracken und in Reports anzeigen lassen. Je nachdem, wie gut die Abstimmung entlang der Pipeline funktioniert, können Sie auch detailliert nach Anzeichen suchen, an welcher Stelle ein Workflow nicht performt und welche Einstellung oder welches Content-Element Sie überarbeiten sollten.

A/B-Testing ist ebenfalls eine gute Methode, um Elemente, die Sie im Verdacht haben, anhand ihrer Performance zu überprüfen und den Workflow stetig besser zu machen. In solchen Split-Tests können Sie auch mit alternativen Startbedingungen experimentieren.

Die wichtigsten Marketing Automation Workflow Beispiele

Es gibt viele Routineaufgaben und Prozesse für Marketing, Sales und Service, die von Marketing Automation Workflows profitieren können. Wir haben Ihnen zum Abschluss eine große Auswahl typischer Anwendungsfälle zusammengestellt.

Sie können diese Liste nutzen, um zu überprüfen, ob es sich auch für Sie lohnt, einige dieser Prozesse zu automatisieren. Oder Sie nutzen sie als Inspiration, wenn Sie die eigenen Abläufe in Marketing und Vertrieb analysieren, um die besten Ansatzpunkte für effiziente, automatisierte Workflows zu ermitteln.

Gated Content

Der Tausch von Gated Content gegen Kontaktdaten ist Mittel der Lead-Gewinnung, das sich unzählige Male als effektiv erwiesen hat. Besonders einfach wird die Generierung neuer Leads, wenn Sie die ersten Schritte mit perfektem Timing automatisieren.

Welcome-Journey

Wer seine Leads liebt, begrüßt sie und holt sie dabei bei ihren spezifischen Bedürfnissen ab. Das lässt sich mit geschickter Segmentierung hervorragend automatisieren, ohne an Personalisierung einzubüßen.

Lead-Nurturing

Die Begleitung eines Leads durch das Flywheel ist eine der interessantesten Aufgaben für Marketing Automation Workflows. Komplexe Abfolgen von Aktionen lassen sich dabei optimal an die Kundenbedürfnisse anpassen.

Lead-Scoring

Die Bewertung eines Leads ist entscheidend dafür, wieviel Vertrieb und Marketing in diesen Kontakt investieren. Das Scoring lässt sich hervorragend automatisieren, damit möglichst immer aussagekräftige Werte zur Verfügung stehen.

Lead-to-Opportunity

Der Schritt vom Lead zur Verkaufschance ist ein kritischer Moment für Ihr Sales Team. Mit automatisierter Sales-Notification verpassen Ihre Verkaufsprofis das perfekte Zeitfenster nie wieder.

Cross-Selling und Up-Selling

Cross-Selling und Up-Selling sind die wichtigsten Methoden, um den CLV zu steigern. Die optimale Kommunikation dafür lässt sich triggerbasiert automatisieren.

Eventbegleitung

Vor, während und nach Events, Messen oder Seminaren gibt es viele Möglichkeiten, aus Einmalteilnehmern Leads sowie Kundinnen und Kunden zu machen. Mit gut gebauten Workflows kostet Sie das keine zusätzliche Minute.

Geburtstag und persönliche Höhepunkte

Ein Geburtstagsgruß ist eine schöne Gelegenheit für freundliche und personalisierte Kundenbindung. Das lässt sich automatisieren, ohne an Persönlichkeit einzubüßen.

After-Buy

Nach dem Kauf ist vor dem Kauf. Erhöhen Sie die Wiederverkaufschancen durch optimale, automatisierte Ansprache nach Kaufabschluss.

Onboarding

Onboarding für komplexe Produkte ist immer mit hohem Kommunikationsaufwand verbunden. Gute Workflows sorgen dafür, dass alles im richtigen Moment ankommt und keine Information verlorengeht – weder für Ihre Kundschaft noch für Ihre Datenbank.

Feedback einholen

Kundenfeedback ist eine kostbare Ressource. Aber es ist nicht leicht zu bekommen. Maximieren Sie Ihre Chancen durch perfekt getimte, automatische Ansprache.

Warenkorb-Abbruch

Ein klassisches Einsatzgebiet für Automation Workflows ist der abgebrochene Warenkorb. Mit den passenden Einstellungen können Sie nach Anlässen und vermeintlichen Gründen segmentieren und damit die Erfolgsrate deutlich steigern.

Re-Engagement

Bringen Sie Kundinnen und Kunden, von denen Sie lang nichts mehr gehört haben, mit geschickt gestaltetem Content wieder ins Spiel. Der richtige Workflow tut das von allein und Sie ernten die Ergebnisse.

Zyklische Käufe

Viele Kundinnen und Kunden interessieren sich für bestimmte Produkte in regelmäßigen Abständen. Das können Sie nutzen und automatisch im perfekten Moment das passende Angebot servieren.

App-Download

Eine eigene App kann viel wert sein, wenn sie genutzt wird. Mit einem abgestimmten Workflow können Sie passende Gelegenheiten nutzen und die App-Downloads in die Höhe treiben.

CRM aufräumen

Schließlich ist da die Daueraufgabe der Datenpflege, die immer wieder zurückgestellt wird, weil andere Dinge dringender sind. Mit gut gebauten Workflows können Sie häufige Standardprobleme automatisiert finden, kennzeichnen und in einigen Fällen, wie zum Beispiel bei Doubletten, gleich direkt lösen, ohne dafür die Arbeitszeit Ihres Teams zu strapazieren.

Fazit: Automatisierung ist das Gebot der Stunde

Ihre Konkurrenz tut es und Sie sollten es auch tun: Mit gut konzipierten Marketing Automation Workflows lassen sich kritische Prozesse entlang der Pipeline wesentlich sparsamer, hochwertiger und sicherer gestalten. Die Investition lohnt sich, wenn Sie Ihre Prozesse gut genug kennen und über eine hochwertige Datenbasis verfügen. Denken Sie auch daran, dass automatisierte Workflows im Marketing wesentlich mehr können, als E-Mails zu versenden.

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