Meilensteintrendanalyse: So überwachen Sie Ihren Projektfortschritt

Große Projekte müssen Sie gut planen. Nur dann ist es möglich, alle Aufgaben pünktlich fertig- und die Kundschaft zufriedenzustellen. Eine wichtige Aufgabe im Projektmanagement ist die Terminplanung. Denn eine unrealistische Zeitplanung führt zu Stress und Frust auf allen Seiten.

Mit Zwischenzielen ist es leicht möglich, den Projektablauf realistisch einzuschätzen und einen sinnvollen Termin für die Fertigstellung auszuwählen. Eine Meilensteintrendanalyse ist in diesem Zusammenhang eine große Hilfe.

Was ist ein Meilenstein im Projekt?

Meilensteine sind fest definierte Zeitpunkte während eines Projekts, bis zu denen Sie konkrete Ergebnisse erzielt haben müssen. Die am weitesten auseinanderliegenden Meilensteine sind stets der Projektstart und das Projektende.

Dazwischen definieren Sie konkrete Ereignisse wie die Fertigstellung von Aufgabenpaketen innerhalb des Projekts als Meilensteine. Beispiele für Meilensteintermine können sein, bis zu welchem Zeitpunkt ein Pilot entwickelt wurde, wann eine Software online geht oder bis zu welchem Zeitpunkt Sie oder Ihr Kunde beziehungsweise Ihre Kundin sich für ein bestimmtes Produkt entschieden haben müssen.

Wie funktioniert eine Meilensteintrendanalyse?

Die MTA läuft in verschiedenen Phasen ab, die Sie im Rahmen des Projektmanagements definieren und schriftlich festhalten sollten:

1. Definition von Meilensteinen

Im ersten Schritt der Meilensteintrendanalyse definieren Sie konkrete Meilensteine, die für Ihr Projekt von Bedeutung sind. Abhängig von der Art und Größe des Projekts unterscheiden sich die Anzahl und die Art der Meilensteine.

Achten Sie darauf, lediglich wichtige Zwischenergebnisse als Meilensteine zu wählen, um Ihr Diagramm nicht durch unnötige Ergebnisse aufzublähen.

2. Definition von Berichtszeitpunkten

Bei diesem Schritt legen Sie konkrete Meilensteintermine fest, zu denen Sie Berichte zum Stand des Projekts einfordern. Hier teilen Ihnen die Projektbeteiligten mit, bis zu welchem Zeitpunkt sie einen Meilenstein realistisch erreichen.

Anhand der Abweichungen vom ursprünglichen Meilenstein erkennen Sie zu den Berichtszeitpunkten, ob Sie Termintreue bieten können oder ob es zu Verzögerungen kommt.

3. Ein Diagramm erstellen und ausfüllen

In einem dritten Schritt erstellen Sie ein Diagramm. Auf der x-Achse tragen Sie die Termine ein, zu denen Berichte abgegeben werden müssen. Auf der y-Achse sind die geplanten Zeitpunkte für das Erreichen von Meilensteinen zu finden.

Zu Projektbeginn tragen Sie die Meilensteintermine ein, die Sie im Rahmen Ihres Projektplans definiert haben.

4. Interpretation der Ergebnisse

Zu jedem Berichtszeitpunkt trägt der Projektleiter oder die Projektleiterin in das Diagramm ein, bis zu welchem Termin die Projektteams Meilensteine realistisch erreichen können. Diese Termine weichen in der Regel etwas vom ursprünglich anvisierten Termin (y-Achse) ab.

Anhand einer Trendanalyse im Projektcontrolling sehen Sie, ob Sie schneller fertig werden, ob Sie im Zeitplan liegen oder ob es zu Verzögerungen kommt – so können Sie den Projektfortschritt einschätzen.

Interpretation des Diagramms

Es gibt drei mögliche Richtungen, in denen sich die Graphen in Ihrem Diagramm entwickeln können. Im Folgenden erfahren Sie, welche das sind und wie Sie eine Trendanalyse durchführen:

1. Ein waagerechter Verlauf

Ein waagerechter Verlauf zeigt an, dass Ihre Terminplanung sehr gut war. Die Projektteams gehen davon aus, dass sie die zu Projektbeginn vereinbarten Meilensteine zu den festgelegten Zeitpunkten einhalten können.

2. Ein steigender Verlauf

Eine steigende Linie signalisiert, dass Ihre Terminplanung zu optimistisch war. Die Projektteams verschieben die Erreichung von Meilensteinen immer weiter nach hinten, wodurch es zu Verzögerungen kommt.

Hier sollten Sie gegensteuern, um Ihre Termintreue nicht ganz über Bord werfen und Ihre Kundschaft nicht zu sehr enttäuschen zu müssen.

3. Ein fallender Verlauf

Ein fallender Verlauf spricht dafür, dass Sie bei Ihrer Terminplanung zu vorsichtig waren. Offenbar haben Sie zu viele zeitliche Puffer für die Erreichung von Meilensteinen eingeplant. Ihre Projektteams erreichen Meilensteine deutlich früher als geplant.

Das ist grundsätzlich nichts Schlechtes. Allerdings sollten Sie bei zukünftigen Projekten realistischer planen, um Ihre Ressourcen passgenau eintakten zu können. Ansonsten passiert es, dass Sie ein weiteres Projekt nicht annehmen können, weil Sie denken, dass Ihre Belegschaft eingespannt ist, obwohl diese eigentlich Zeit hätte.

Meilensteintrendanalyse erstellen: Ein Beispiel

Zum 01.01. schließen Sie die Projektplanung ab. Zu diesem Zeitpunkt definieren Sie als konkrete Meilensteine die Erstellung eines Prototyps, den Testlauf einer Software, die Auswahl eines Produkts und das Projektende.

Zudem legen Sie monatliche Berichtszeitpunkte fest, sodass die erste Kontrolle des Projektfortschritts am 01.02. erfolgt. Zu diesem Zeitpunkt fragen Sie Ihr Team, bis zu welchem Zeitpunkt es den Prototyp realistisch fertigstellen kann. Aufgrund von Lieferengpässen konnten bestimmte Materialien, die für den Bau des Prototyps notwendig sind, nicht geliefert werden. Hierdurch verzögert sich die Fertigstellung und Sie müssen den Termin nach hinten verschieben. Sie tragen den neuen Termin in das Diagramm ein und der Graph steigt an.

Am 01.03. sind alle Materialien geliefert worden. Nun stellt Ihr Team fest, dass die Entwicklung des Prototyps schneller geht als geplant. Der Projektleiter oder die Projektleiterin trägt den neuen, früheren Termin ein und die Linie des Graphen hat einen fallenden Verlauf.

Nach Fertigstellung des Prototyps läuft die Entwicklung der Software wie geplant. Am 01.04. zeigt sich, dass Sie den Termin für den Meilenstein einhalten können. Ihr Graph zeigt nun einen waagerechten Verlauf.

Krankheitsbedingt fällt der Kunde oder die Kundin allerdings am 01.05. aus und kann kein Produkt auswählen. Der Fertigstellungstermin verzögert sich hierdurch und die Linien im Diagramm steigen an.

Nach der Auswahl arbeitet Ihr Team wieder nach Plan und hält den neuen Fertigstellungstermin ein. Der Graph ist erneut waagerecht.

Meilensteintrendanalyse als Instrument der Projektsteuerung

Die Meilensteintrendanalyse ist eine einfache, aber sehr wirksame Methode im Projektmanagement und findet sowohl bei umfangreichen als auch kleineren Projekten Anwendung.

Mithilfe dieser einfachen Methode können Terminengpässe bzw. Verzögerungen im Projekt früh erkannt werden. Dadurch kann die Projektleitung rechtzeitig geeignete Maßnahmen einleiten, um den Projekterfolg zu gewährleisten.

Die visuelle Darstellung ermöglicht eine klare und transparente Übersicht zum Stand des Projektes, weswegen sich die Meilensteintrendanalyse bestens für die Berichterstattung an die Stakeholder eignet.

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