Microsoft Teams Meeting erstellen und planen: So geht's

Immer mehr Unternehmen nutzen die Anwendungen von Microsoft 365, um produktiv, leistungsfähig, kreativ und organisiert zu bleiben. Für viele Arbeitnehmer ist das Wissen darüber, wie sie ein Microsoft Teams Meeting erstellen, daher essenziell. Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit Microsoft Teams umgehen und Ihr Meeting am Desktop sowie am Smartphone erstellen und planen.

Sofortbesprechung mit Microsoft Teams erstellen

Bevor wir Ihnen erklären, wie Sie mit Microsoft Teams eine Besprechung erstellen, wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie im Nu eine Sofortbesprechung einrichten. Dies ist sowohl über den Chat als auch über den Kalender möglich.

Sofortbesprechung im Chat erstellen

1. Öffnen Sie Microsoft Teams und gehen Sie in der Registerkarte „Chat“ auf „Jetzt besprechen“.
   

   

   Quelle: Screenshot Microsoft Teams

2. Ändern Sie bei Bedarf den Namen der Besprechung und klicken Sie auf „Besprechung beginnen“. Sie können für jedes Teams Meeting einen Link erstellen beziehungsweise abrufen, um Meetings für andere Personen freizugeben.

Quelle: Screenshot Microsoft Teams

Sofortmeeting im Microsoft Kalender erstellen

1. Öffnen Sie Microsoft Teams und gehen Sie in der Registerkarte „Kalender“ auf „Sofortmeeting“.
   

   

   Quelle: Screenshot Microsoft Teams

2. Ändern Sie bei Bedarf den Namen der Besprechung und klicken Sie auf „Besprechung beginnen“. Sie können für jede Teams-Besprechung einen Link erstellen beziehungsweise abrufen, um das Meeting für andere Personen freizugeben.

Quelle: Screenshot Microsoft Teams

Microsoft Teams Meeting erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Anders als eine Sofortbesprechung können Sie ein reguläres Teams Meeting planen. Wie das geht, erfahren Sie hier:

1. Öffnen Sie Microsoft Teams.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Kalender und dann auf „Neue Besprechung“.
3. Fügen Sie zunächst einen Titel hinzu, sodass Sie die Besprechung im Anschluss klar zuweisen können.
4. Tragen Sie Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer von allen Teilnehmenden ein, um diese zur Besprechung einzuladen.
   

   

   Quelle: Screenshot Microsoft Teams

5. Geben Sie Ort und Datum der Microsoft-Teams-Besprechung an.
   
   • Aktivieren Sie „ganztägig“, wenn der Termin sich über den gesamten Tag erstreckt.
   • Wiederholt sich der Termin, wählen Sie die gewünschte Frequenz aus, damit alle Teilnehmenden automatisch informiert werden.
     

     

     Quelle: Screenshot Microsoft Teams

6. Geben Sie den Ort der Besprechung ein.
7. Fügen Sie bei Bedarf weitere Informationen zum Teams Meeting in das freie Feld ein.
8. Klicken Sie auf „Speichern” und wählen Sie zwischen zwei Optionen, um den Termin zu teilen:
   • Kopieren Sie den Link, um ihn weiterzugeben. Teilnehmer und Teilnehmerinnen, die einen Link erhalten, müssen in einem Wartebereich warten, bis das Meeting beginnt.
   • Geben Sie die Besprechung über den Google Kalender frei. In diesem Fall können sich alle Teilnehmenden, die die Einladung angenommen haben, vor der Besprechung in einem digitalen Wartebereich aufhalten.

Quelle: Screenshot Microsoft Teams

Teams Meeting in Outlook erstellen

Nutzen Sie bereits Outlook für Ihre Terminplanung, können Sie ein Microsoft Teams Meeting auch in Outlook erstellen. So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie Microsoft Outlook und klicken Sie auf die Registerkarte „Kalender“.
   

   

   Quelle: Screenshot Microsoft Teams

2. Klicken Sie auf „Neue Besprechung“ und im Anschluss auf „Besprechung“. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass sie keine weiteren Teilnehmerinnen und Teilnehmer hinzufügen können, wenn sie zuvor anstatt einer Besprechung einen Termin erstellt haben.
   

   

   Quelle: Screenshot Microsoft Teams

3. Geben Sie den Titel sowie die erforderlichen und optionalen Personen an, die an der Besprechung teilnehmen sollen.
4. Um das Teams Meeting zu planen, bestimmen Sie Datum und Uhrzeit. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ganztägig“, wenn der Termin den ganzen Tag stattfindet.
   

   

   Quelle: Screenshot Microsoft Teams

5. Klicken Sie auf „In Serie umwandeln“, wenn der Termin regelmäßig stattfindet.

Quelle: Screenshot Microsoft Teams

Microsoft Teams Besprechung am Smartphone planen

Natürlich können Sie eine Microsoft-Teams-Besprechung auch über die App auf Ihrem Smartphone planen und erstellen. Wie das geht, erfahren Sie kurz und knapp hier:

1. Öffnen Sie die Teams-App auf Ihrem Smartphone.
2. Tippen Sie auf die Registerkarte „Kalender“.
3. Füllen Sie alle Informationen aus.
4. Tippen Sie auf den Haken, um die Videokonferenz zu planen.

Natürlich können Sie den Besprechungslink auch teilen, wenn Sie das Meeting mit Outlook erstellt haben. Kicken Sie hierfür auf „Besprechungseinladung teilen“. Auf diese Weise können Sie Personen einladen, die nicht über ein Teams-Konto verfügen.

Fazit: Effizient und kollaborativ arbeiten mit Microsoft Teams Meetings

Die Benutzeroberfläche von Microsoft Teams ist intuitiv und übersichtlich, wodurch Sie schnell und einfach ein neues Teams Meeting erstellen können. Besonders für Teammitglieder im Homeoffice ist die Sofortbesprechung über Teams eine gute Lösung, um spontane Absprachen zu halten oder sogar virtuelle Team-Events zu organisieren.

Unternehmen, die bereits mit der Microsoft-365-Produktfamilie arbeiten, profitieren durch den einfachen Workflow und die Integrierbarkeit. Neben der Videofunktion gibt es zudem etliche Möglichkeiten zur Interaktion und Präsentation, darunter unter anderem: Bildschirme teilen, Reaktionen verschicken, Live-Untertitel erstellen, Videohintergrund ändern, virtuelle Nebenräume einrichten oder Chat-Möglichkeiten.

Titelbild: Luis Alvarez / iStock / Getty Images Plus