Newsletter erstellen und optimieren – Eine Anleitung

4,5 Milliarden Menschen – mehr als die Hälfte der Weltbevölkerung. So viele Menschen nutzen E-Mails. Kein Wunder also, dass Newsletter-Marketing ein wertvolles Instrument im Content-Marketing ist. Sie können Ihre Leads direkt und persönlich ansprechen wie wohl auf keinem anderen Kanal, können außerdem segmentieren und skalieren und Ihren Umsatz kurzfristig steigern.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie mit Tools wie HubSpot einen Newsletter erstellen und optimieren. Denn: Voraussetzung für erfolgreiche Newsletter-Kampagnen ist natürlich, dass Ihre E-Mails gelesen werden.

Sind Newsletter noch sinnvoll?

Mit einem Newsletter bleiben Sie mit Ihren Kund:innen und Interessent:innen nicht nur in Kontakt, sondern vertiefen die Beziehung zu ihnen sogar. Meiner Meinung nach sind Newsletter daher absolut noch sinnvoll und eine Investition im Marketing wert. Zwei von drei Marketingexpert:innen sehen das ebenfalls so und E-Mails als Schlüsselfaktor, um ihre Ziele zu erreichen.

Wieso es wichtig für Sie ist, gute Newsletter zu erstellen

Im Gegensatz zu Social Media erreichen Sie alle Ihre Abonnent:innen – ganz unabhängig vom Algorithmus der jeweiligen Plattform. Außerdem senden Sie Ihre E-Mails nicht wahllos an alle Menschen auf Ihrer Liste, sondern können genau festlegen, welche Information für welche Person relevant sein könnte. Diese Segmentierung ist äußerst erfolgversprechend – Newsletter-Kampagnen mit segmentierten Zielgruppen erzielen einen um 760 Prozent höheren Umsatz.

Wenn die Empfänger:innen sich aktiv zu Ihrem Newsletter angemeldet haben, ist davon auszugehen, dass sie sich für Ihre Inhalte interessieren. Das macht es deutlich einfacher, ihnen Ihre Angebote zu verkaufen – vor allem im Vergleich mit einer „kalten“ Zielgruppe, die Ihr Unternehmen noch nicht kennt. All das resultiert in einem hohen Return on Investment (ROI) von laut Litmus durchschnittlich 36:1. Für einen Euro „Einsatz“ erhalten Sie im Newsletter-Marketing also 36 Euro Umsatz zurück.

Quelle: Screenshot aus HubSpot 

Was sind die besten Newsletter-Tools?

Neben dem Newsletter-Tool von HubSpot arbeite ich gerne mit den Systemen von Mailchimp, Mailjet, Cleverreach oder Brevo. Alle bieten ähnliche Dienste zum Newsletterversand an – vom Gestalten im Drag-and-drop-Editor über das Personalisieren der Nachrichten und Automation ganzer E-Mail-Strecken bis zum Tracking.

Wie kann ich einen Newsletter erstellen?

Einen Newsletter zu erstellen, ist einfach und nicht kostenintensiv. Sie können etwa mit einem KI-Tool wie Breeze von HubSpot Ihre Gedanken teilen, einen Newsletter formulieren und via Outlook versenden. Damit Sie allerdings hochwertige Newsletter erstellen, sämtliche Mails tracken, auswerten und auch Zielgruppen segmentieren können, empfehle ich Ihnen ein Newsletter-Tool. Ich nutze die E-Mail-Marketing-Software von HubSpot, um meine Newsletter nicht nur schnell, sondern auch noch kostenlos zu erstellen. Ich zeige Ihnen, wie das geht.

1. Newsletter im Drag-and-drop-Editor gestalten

Vielleicht geht es Ihnen ähnlich wie mir: Es hilft mir, basierend auf einer Vorlage meinen Newsletter zu gestalten. Genau dafür gibt es bei HubSpot verschiedene Vorlagen – von Willkommensmails über simple Text-Newsletter bis hin zu umfangreichen Mailings.

Quelle: HubSpot

Sobald Sie sich für eine Vorlage entschieden haben, wechseln Sie in den Drag-and-Drop-Editor. Hier können Sie Ihre E-Mails designen. Sie haben eine sehr breite Auswahl:

• Bilder
• Texte
• CTAs (Call-to-Action-Buttons)
• Videos
• Social-Media-Buttons
• E-Commerce-Module wie Zahlungen und Produkte
  

Quelle: Screenshot aus HubSpot

2. Newsletter personalisieren

Im zweiten Schritt personalisiere ich meine Newsletter. Grundvoraussetzung dafür ist, dass Sie Ihre Kontakte aktiv im CRM pflegen. Mir hilft dabei das Outlook-Add-in von HubSpot. So kann ich im Mail-Programm neue Kontakte mit einem Klick im CRM anlegen und später meinen Newsletter-Zielgruppen hinzufügen.

Anhand der Informationen, die Sie Ihren Kontakten zugewiesen oder Ihre Abonnent:innen im Anmeldeformular zu Ihrem Newsletter angegeben haben, können Sie die E-Mails ganz einfach personalisieren.

Quelle: Screenshot HubSpot

In meinem Beispiel im Screenshot ist es etwa der Vorname. Es geht mit den Newsletter-Editor aber noch deutlich raffinierter:

• Grundsätzliche Segmentierung nach verschiedenen Zielgruppen
• Content-Blöcke nur nach bestimmten Kriterien ausspielen (etwa nach Art der Kundschaft – B2B oder B2C)
• Bestimmte Textfragmente basierend auf bisherigem Kaufverhalten platzieren

Das sind nur drei der vielen Möglichkeiten. Werfen Sie am besten selbst einen Blick ins die kostenlose E-Mail-Marketing-Software, um alle Möglichkeiten zu entdecken.

3. Ergebnisse auswerten

Sobald der Newsletter fertig ist, kann ich die Kontakte auswählen, an die ich ihn versenden möchte.

Nach dem Absenden finden Sie direkt im Tool Statistiken, wie häufig Ihre E-Mail-Newsletter geöffnet werden (Stichwort: Öffnungsrate), wie die Klickrate auf Links ausfällt, wie gut die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter-Kampagnen ist und wie interessiert sich Leads an Ihren Landing Pages zeigen.

Quelle: Screenshot HubSpot

Mit HTML Newsletter erstellen: Das sollten Sie beachten

Auch die Nutzung von eigenen HTML-Codes ist möglich, um Newsletter nach Ihren Ansprüchen zu erstellen. Dabei sind jedoch ein paar Sonderregeln zu beachten. Ganz besonders wichtig ist, die Optimierung für Mobilgeräte und gängige E-Mail-Clients zu bedenken.

Viele Menschen öffnen Mailings nicht mehr am Computer in Outlook, sondern auf dem Handy in den unterschiedlichsten E-Mail-Programmen. Wird die Nachricht dort nicht richtig dargestellt, ist die Schrift zu klein oder läuft der Text über den Bildschirmrand hinaus, schalten Ihre Leser:innen ab, bevor sie auch nur einen Satz Ihrer E-Mail erfasst haben.

Das schränkt Ihre Gestaltungsmöglichkeiten mit HTML im Vergleich zu denen auf Websites ein:

• Normaler Text, Überschriften und Tabellen lassen sich meist einfach mit HTML ausweisen.
• Auch Schriftfarben und -größen können Sie ohne Weiteres einstellen, insofern Sie nicht die CSS-Kurzschreibweisen nutzen.
• Verzichten sollten Sie beim E-Mail-Design besser auf Videos und Audios, Java Script und Formulare.

Der Hintergrund: Diese werden in E-Mail-Programmen oft nicht richtig ausgegeben.

Newsletter selbst erstellen: Mit diesen 8 Tipps werden Ihre E-Mails gelesen

Egal, ob Sie wie ich HubSpot oder eine andere Newsletter-Software nutzen: In der Regel ist die technische Umsetzung eines Newsletters recht simpel. Sie wählen einfach eine Newsletter-Vorlage aus, passen sie an Ihre Wünsche an, fügen Ihren Text ein und senden die E-Mail ab.

Anspruchsvoller ist es, gute Newsletter zu erstellen, die auch tatsächlich geöffnet und gelesen werden. Mit den folgenden Tipps werden Ihre Newsletter zum Erfolg:

1. Werden Sie sich über Ihre Zielgruppe klar. An wen genau richten Sie sich mit Ihren E-Mails? Auf welcher Stufe der Customer Journey stehen diese Personen? Was beschäftigt sie aktuell? Was brauchen sie?
2. Senden Sie nur relevante Newsletter. Segmentieren Sie Ihre Empfängerliste nach Interessen oder Stadium der Kundenreise und senden Sie ihnen nur die Informationen, die für sie wirklich nützlich sind. Schließlich möchten Sie nicht, dass Ihre Newsletter zu den 45,6 Prozent aller E-Mails gehören, die als Spam eingestuft werden.
3. Senden Sie Ihre Newsletter regelmäßig. Mit jeder E-Mail vertiefen Sie Ihre Beziehung zu den Leser:innen. Wenn Ihre Inhalte Mehrwert bieten und hilfreich sind, werden sich Ihre Abonnent:innen schon auf die nächste Nachricht von Ihnen freuen. Nutzen Sie dafür am besten ein Newsletter-Template, das Sie immer wieder verwenden können.
4. Nutzen Sie für Ihre Newsletter-Texte die AIDA-Formel. AIDA steht für Attention, Interest, Desire und Action. Erregen Sie also mit einer knackigen, aussagekräftigen Betreffzeile zunächst die Aufmerksamkeit Ihrer Abonnent:innen. Im ersten Absatz erzeugen Sie Interesse, danach machen Sie Ihr Angebot schmackhaft, indem Sie die Vorteile und Gewinne für die Kund:innen hervorheben, und erst dann laden Sie über einen Call-to-Action zu einer Handlung ein.
5. Nutzen Sie Storytelling. Menschen lieben Geschichten. Deshalb ist es viel wahrscheinlicher, dass Abonnent:innen Ihre E-Mails lesen und darauf reagieren, wenn Sie Ihre Informationen und Angebote in einer kleinen Geschichte verpacken.
6. Halten Sie Ihre Newsletter kurz. Gehen Sie davon aus, dass Ihre Leser:innen sehr beschäftigt sind und wenig Zeit haben. Auch beim Storytelling gilt daher die Faustregel: So lang wie nötig, so kurz wie möglich.
7. Verwenden Sie eine vertrauenswürdige Absenderadresse. Vermeiden Sie „Noreply“-Absender. Am besten funktionieren in der Regel Ihr eigener Name oder der Ihres Unternehmens. Auch eine Kombination dieser beiden ist denkbar.
8. Versenden Sie E-Mails zur rechten Zeit. Wann der richtige Versandzeitpunkt ist, hängt von Ihrer Zielgruppe ab. Sind Sie im B2B-Bereich aktiv, öffnen Ihre Abonnent:innen die E-Mail vermutlich am ehesten während der klassischen Bürozeiten. Besteht Ihr Verteiler aus Eltern mit Kleinkindern, könnte hingegen der späte Abend (nachdem die Kinder im Bett sind) besser geeignet sein. Mein Tipp, unabhängig von diversen Empfehlungen: Probieren Sie am besten verschiedene Versandzeiten aus und ermitteln Sie über die Analytics, welche die für Sie beste Zeit ist.
   
   

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Rechtliche Sicherheit und DSGVO-Konformität Ihrer Newsletter

Ein weiterer Tipp, der Sie vor hohen Strafen mit ihren E-Mail-Kampagnen bewahren kann: Senden Sie keine Newsletter an Empfänger:innen, die Ihnen dazu kein Einverständnis gegeben haben. Der Versand von werblichen Newslettern an Ihre Kontaktliste wird im DACH-Raum und im Speziellen in Deutschland durch zahlreiche Gesetze geregelt, darunter:

• das Telemediengesetz (TMG)
• das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geregelt.

Um Abmahnungen zu vermeiden, sollten Sie sich daher unbedingt mit den rechtlichen Rahmenvorgaben zum E-Mail-Versand beschäftigen. Double-Opt-in sowie ein Abmeldelink in jeder E-Mail etwa sind Pflicht bei werblichen Newsletter.

„Da Sie beim Single-Opt-In nicht wissen und nachweisen können, ob die Einwilligung wirklich von der Verbraucher:in stammt oder ob ein:e Dritte:r die Daten eingegeben hat, ist das Double-Opt-In-Verfahren im E-Mail-Marketing für Sie Pflicht”, erklärt Rechtsanwalt Sören Siebert.

Tipp: Achten Sie bei der Auswahl Ihres E-Mail-Marketing-Tools darauf, dass es DSGVO-konform ist. Das schafft schon einmal den großen Fehler beim Newsletter erstellen aus dem Weg: Datensicherheit nicht einzuhalten.

3 Beispiele für gute Newsletter

Obwohl ich mich bei vielen Newslettern auch wieder abmelde, schaffen es einige auf Dauer in mein Postfach. Von dreien zeige ich Ihnen Beispiele mit aus meiner Sicht besonders gelungenen Headlines, Designs und weiteren Elementen.

1. Duschbrocken: Klarer Betreff

Quelle: Screenshot Posteingang  – E-Mail von Duschbrocken

Der Betreff dieses Newsletters von Duschbrocken macht klar: Es gibt 10 Prozent Rabatt, für 48 Stunden – nicht mehr, nicht weniger. Mir gefällt die einfache Klarheit im Betreff. In Kombination mit dem Preheader („Osternest jetzt füllen!“) und dem Emoji wirkt der Newsletter so rund und hat auch einen Bezug zum Zeitpunkt des Versands – kurz vor Ostern.

2. JustSpices: Ohne viel Text und mit überzeugendem Newsletter-Design

Quelle: Screenshot – E-Mail von Just Spices

Das nächste Newsletter-Beispiel ist vom Gewürzhersteller JustSpices. Der gesamte Newsletter, auch, was Sie nicht auf dem Screenshot stehen, besteht aus ganz viel buntem Hintergrund, auffälligen Visuals und sehr wenig Text. Die Headline „Appetit auf Rabatt?“ ist sehr kurz und knackig, der CTA „Jetzt sparen“ zeigt mir direkt meinen Vorteil.

3. Geile Weine: Mutig und direkt

Der Weinversandhändler Geile Weine zeigt schon beim Unternehmensnamen Mut. Und der zieht sich auch durch die Newsletter. Eine etwas provokante Headline im E-Mail-Header („Für echte Stecher“), hervorstechende CTAs und kurze, knackige Texte: Hier passt der Newsletter perfekt zur Marke – aus meiner Sicht ebenfalls ein wichtiger Punkt in einem stimmigen Marketing-Mix.

Quelle: Screenshots

Fazit: Newsletter haben nach wie vor ihre Relevanz

Auf kaum einem anderen Weg können Sie Ihre Kund:innen so direkt, persönlich und individualisiert erreichen wie mit einem eigenen Newsletter. Mit der passenden Software erstellen Sie Ihren Newsletter einfach, schnell und kostengünstig – mithilfe von KI-Integrationen wie Breeze etwa holen Sie das Maximum aus Ihren Headlines und Betreffzeilen heraus.

Grundsätzlich gilt: Verpacken Sie hochwertige, relevante Inhalte nach der AIDA-Formel oder in einer Geschichte und verschicken Sie sie an die richtige Zielgruppe. Dann steht fantastischen Klickraten nichts mehr im Wege.

Hier rate ich Ihnen jedoch, sich nicht zu sehr an Durchschnittszahlen aufzuhalten. Eine Inxmail-Studie etwa ermittelt eine durchschnittliche Öffnungsrate von 23,3 Prozent. Wichtig zu wissen: Diese variiert je nach Branche und Zielgruppe. Vergleichen Sie sich also im Rahmen Ihrer Marketing-Strategie nur mit Ihrer Branche und Wettbewerbern, die ähnlich wie Sie agieren. Das oberste Ziel sollte immer sein, Ihre persönlichen Öffnungsraten und Click-Through-Rates zu erhöhen sowie die Bounce Rate zu senken. Viel Erfolg dabei!