So heißen Sie neue Abonnenten mit einer Nachricht willkommen

Gratulation! Sie haben neue Abonnenten für Ihren Newsletter gewonnen. Nun entscheidet der berühmte erste Eindruck darüber, ob diese Ihnen als Leser erhalten bleiben. Mit einer Willkommens-E-Mail stellen Sie die Weichen für diese Entscheidung – hier sollten Sie also Präzisionsarbeit leisten.

Wir zeigen Ihnen, worauf es bei der Willkommensmail im E-Mail-Marketing wirklich ankommt, was es mit dem Double-Opt-in auf sich hat und wie Sie für mehr Abonnements sorgen können.

Warum eine Willkommensmail unverzichtbar ist

Eine Willkommens-E-Mail legt das Fundament für eine langfristige Kundenbeziehung und sie ist aus mehreren Gründen unentbehrlich:

Zum einen können Sie die Entscheidung des Empfängers für das Abonnement in der E-Mail nochmals bekräftigen, indem Sie sich für sein Vertrauen und Interesse bedanken und so Ihre Wertschätzung ausdrücken.

Zum anderen ist diese erste Kontaktaufnahme nach dem Double-Opt-in eine gute Gelegenheit, um einen Ausblick auf zukünftige Inhalte zu geben und so zu unterstreichen, dass die Anmeldung dem Abonnenten einen echten Mehrwert bietet.

Liegen nur Name und E-Mail-Adresse der Abonnenten vor, können Sie das Format zudem nutzen, um weitere Informationen abzuklopfen:

Fragen Sie die Abonnenten dazu beispielsweise im Rahmen einer kleinen Umfrage nach ihren Bedürfnissen und Interessen oder bitten Sie sie, ihr Kunden-Profil (oder ein vergleichbares Formular) zu vervollständigen, damit Sie ihnen maßgeschneiderte Angebote unterbreiten können.

Bestandteile der Willkommensmail

Unter einer Willkommensmail wird eine E-Mail verstanden, die zur Begrüßung neuer Newsletter-Abonnenten versendet wird. Es ist also die erste inhaltliche E-Mail, die Kunden erhalten, nachdem sie sich (via Double-Opt-in) zum Newsletter angemeldet haben.

Sie setzt sich aus mehreren wichtigen Elementen zusammen:

1) Eine markante Betreffzeile

Mit einem einfachen „Herzlich Willkommen zum Newsletter“ in der Betreffzeile verschenken Sie Potenzial. Denn die Betreffzeile ist das Erste, was Ihrem Leser ins Auge fällt. Sie kann darüber entscheiden, ob Ihre E-Mail gelesen wird – oder aber im Papierkorb landet!

Seien Sie konkret und lassen Sie bereits in der Betreffzeile erkennen, um was es in der E-Mail geht und vermeiden Sie Spam-Wörter. Sie sollte so formuliert sein, dass sie die Leser neugierig macht und zum Klicken anregt.

Wie aus einer Studie von abtasty.com hervorgeht, haben personalisierte Betreffzeilen einen positiven Einfluss auf die Öffnungsrate von E-Mails. Begrüßen Sie Ihre neuen Abonnenten also am besten mit einem spannenden Betreff und einer persönlichen Ansprache:

„Hallo Herr Meier,

Sie wollen in 8 Schritten zu einer innovativen Content-Strategie?“

2) Die persönliche Begrüßung 

Ebenso wie in der Betreffzeile sollte auch in der Mail an sich Ihr neuer Abonnent persönlich begrüßt werden, um eine einladende Atmosphäre zu kreieren und zum Weiterlesen zu animieren:

„Lieber Herr Meier,

schön, dass Sie sich für unseren Newsletter angemeldet haben.“

3) Inhalt & Design

Die Willkommens-E-Mail sollte kurz und prägnant verfasst sein und sich nur mit einem Thema befassen. Der zugehörige Call-to-Action sollte passgenau auf dieses zugeschnitten sein und den Leser auf diese Weise zum Klicken anregen.

Themen könnten beispielsweise sein:

• Ausblick geben auf künftige Newsletter,
• kurze Vorstellung der Produktwelten,
• Service und Kontakte des Unternehmens darstellen,
• geführte Produkttour anbieten,
• Rabatt oder Angebot als Willkommensgeschenk.

4) Der Call-to-Action-Button

Unverzichtbarer Bestandteil einer Willkommensmail ist der Call-to-Action-Button. Die Handlungsaufforderung in der Willkommensmail könnte beispielsweise darauf abzielen, dass der neue Abonnent

• seine Anmeldedaten erweitert,
• sich über weitere Funktionen informiert,
• eine geführte Produkttor unternimmt,
• eine Benutzereinführung liest oder
• ein einführendes Webinar besucht.

5) Das Branding

Um Ihre Nachricht besonders hochwertig und professionell wirken zu lassen, sollte sie das Corporate Design Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Marke widerspiegeln:

Dies umfasst Ihre markentypische Farbpalette ebenso wie das Logo und die Typografie – sofern Sie in diesem Feld einen bestimmten Stil festgelegt haben.

Auch die verwendeten Bilder in der Willkommensmail sollten daraufhin überprüft werden, ob sie auf Ihr Branding einzahlen und zur bekannten Ästhetik Ihrer Marke passen.

Es wäre Unsinn, hier jedes Mal das Rad neu zu erfinden:

Gestalten Sie am besten eine entsprechende E-Mail-Vorlage und verwenden Sie diese für all Ihre Newsletter. Ihre neuen Abonnenten sind so in der Lage, die E-Mails auf den ersten Blick Ihrem Unternehmen zuzuordnen.

Mehr Anmeldungen zum Newsletter: So gewinnen Sie Abonnenten

Damit Sie natürlich überhaupt Willkommensmails versenden können, brauchen Sie regelmäßige Neuanmeldungen. Um Adressen für den Newsletter zu generieren, empfiehlt es sich, ein Anmeldeformular auf der eigenen Website einzubinden.

Dabei sollten Sie diese drei wichtigen Dinge beachten:

1) Anmeldeformular platzieren

Das Anmeldeformular kann auf mehrere Arten auf der Website positioniert werden:

• In eine Sidebar, die sich am rechten oder linken Textrand befindet,
• in den Footer, oder
• in den Text (zum Beispiel eines Blog-Artikels).

Am besten eignet sich für das Feld zur Newsletter-Anmeldung eine Position auf Ihrer Website, die stark besucht wird. Es ist sogar empfehlenswert, das Anmeldeformular an mehreren Positionen zu platzieren, damit potenzielle Interessenten nicht lange suchen müssen.

2) Nur notwendige Daten abfragen

Zu beachten ist, dass gemäß DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) nur die wirklich notwendigen Daten abgefragt werden dürfen!

Dies sind in der Regel der Name und die E-Mail-Adresse. Enthält Ihr Formular zu viele Felder, wirkt dies zusätzlich eher abschreckend auf den Ausfüllenden, da er schon am Anfang zu viele Informationen von sich preisgeben muss.

3) Anreize schaffen

Bewährt hat es sich, den Interessenten einen zusätzlichen Reiz, einen sogenannten Lead-Magneten, verpackt als ein kleines Dankeschön, zu bieten. Meldet sich der Abonnent für Ihren Newsletter an, erhält er im Gegenzug ein Freebie:

• Willkommensrabatt
• Whitepaper
• Checkliste
• E-Book
• etc.

Rechtliche Rahmenbedingungen: Double-Opt-in-Verfahren als Lösung

Im Mai 2018 haben sich die Spielregeln des E-Mail-Marketings nachhaltig geändert:

Mit dem Inkrafttreten der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sind Werbetreibende auf diesem Terrain nicht mehr so frei wie zuvor, denn das Newsletter-Abonnement unterliegt seitdem strikteren Beschränkungen.

Verfahren wie Double-Opt-in haben sich als Antwort auf die veränderte Gesetzeslage zum neuen Standard entwickelt. Hier wird die Einwilligung der Empfänger in das Newsletter-Abonnement gleich zweifach eingeholt – frei nach dem Motto „Doppelt hält besser“.

Beispiele für gelungene Willkommenstexte

Sie sind auf der Suche nach gelungenen Texten für Ihre Willkommensmail? Wir haben zwei Beispiele gefunden, die zeigen, was eine gut durchdachte E-Mail zum Beginn eines Newsletter-Abonnements ausmacht :

1) Makerist

Das Handarbeits- und DIY-Portal Makerist begrüßt seine Newsletter-Abonnenten mit einem freudigen

„Hurra, das hat geklappt!“

und betont im nächsten Satz, dass die Empfänger nun direkt an der Quelle sind, was neue Ware und Verkaufsaktionen angeht. Der Mehrwert für den Abonnenten wird also unmittelbar kommuniziert.

Darunter findet sich ein weiteres Element, das positiv verstärkend wirkt:

Ein Gutscheincode als Willkommensgeschenk.

Für Unentschlossene bietet Makerist direkt eine Möglichkeit zur Bearbeitung des vollumfassenden Newsletter-Abonnements an:

Der pinke CTA-Button „Newsletter-Einstellungen“ zeigt an, wo die Leser ihre Newsletter-Einstellungen personalisieren und verschlanken können.

Die digitale Willkommensbotschaft wird visuell attraktiv von Makerists Logo zu Beginn und zum Ende der E-Mail eingerahmt.

Bild: Privates Postfach

2) OMR

Die Online-Marketing-Rockstars aus Hamburg grüßen die neuen Abonnenten stilecht mit einer lockeren Ansprache:

„Moin aus dem OMR Headquarter ...“

Und leiten über zu einem witzigen Einstieg, der die Ängste von Datenschutz-Skeptikern aufs Korn nimmt. Ein etwas unüblicher Auftakt, der jedoch das Interesse der Leser sicherlich eher fesselt, als ein standardisiertes

„Danke für deine Anmeldung zu unserem Newsletter“.

Ein Verweis darauf, dass Datenschutz dennoch ein wichtiges Anliegen für OMR ist, folgt darunter:

Hier wird eine Service-Adresse von OMR verlinkt, die von tatsächlich besorgten Abonnenten kontaktiert werden kann. Ein transparentes Vorgehen, das eindeutig auf das Leser- bzw. Kundenvertrauen einzahlt.

Und für den Fall, dass sich die frisch gebackenen Abonnenten doch nicht mit dem Newsletter anfreunden können oder wollen, ist der pinke CTA-Button

„Ich möchte mich von OMR Daily abmelden.“

weiter unten in der E-Mail angesiedelt.

Auch in Sachen Nutzenversprechen hält sich der Newsletter nicht zurück: Neben den „heißesten Online Marketing Trends" werden auch „Secrets und Insights der Branche" angekündigt. 

Den neuen Abonnenten wird in der Willkommensmail außerdem ein erster Content-Aperitif gereicht: 

OMR verlinkt in einem Überblick die drei meistgelesenen Artikel der letzten Monate. Auf diese Art werden die Leser direkt dazu angestiftet, auf den Blog von Online-Marketing-Rockstars weiterzuziehen. 

Bilder: Privates Postfach

Willkommensmails sind eine exzellente Gelegenheit, um die Beziehung zu Ihren neugewonnenen Lesern zu intensivieren:

Sie können Ihren neuen Abonnenten danken und Ihre Wertschätzung ausdrücken, sie durch ein Willkommensgeschenk direkt aktivieren und ihnen mit einem Ausblick auf zukünftige Newsletter-Inhalte bereits Lust auf mehr machen.

Titelbild: VPanteon / iStock / Getty Images Plus