Onboarding: So gelingt das Einarbeiten neuer Mitarbeitender

Je nach ihrer Branche haben Unternehmen mit einer enormen Mitarbeiterfluktuation zu kämpfen. Liegt es an der Unternehmenskultur? An nicht erfüllten Gehaltserwartungen? Oder an der allgemeinen, so wichtigen Kommunikation? Der letzte Punkt ist oft entscheidend und beginnt bereits beim Onboarding. Wie das aufgebaut ist und wie gutes Onboarding gelingt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist Onboarding?

Onboarding umfasst alles rund um den Start neuer Mitarbeitender. Schon vor dem ersten Arbeitstag können Sie mit ihrer Integration in das Unternehmen beginnen –inhaltlich und kulturell. Sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, können Sie den Onboarding-Prozess starten.

Warum ist Onboarding wichtig?

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind häufig wegen unzureichender Kommunikation unzufrieden. Diese beginnt oft schon vor dem ersten Arbeitstag in der neuen Firma. Ein offizielles Onboarding-Programm ist ganz oft der wichtigste Schritt. Damit zeigen Unternehmen schon vor dem ersten Tag Wertschätzung und sorgen dafür, dass sich Neuankömmlinge sofort wohlfühlen.

Eine Studie zeigt, dass knapp 20 Prozent aller Angestellten ihr Arbeitsverhältnis in den ersten 100 Tagen wieder kündigen. Die Gründe sind vielfältig – es liegt jedoch nahe, dass schlechtes oder gänzlich fehlendes Onboarding seinen Teil dazu beiträgt. Wer nicht gut einsteigt und startet, will schließlich nicht bleiben.

Welche Ziele verfolgt das Onboarding?

Das übergeordnete Ziel eines strukturierten Onboardings ist es, neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen so ins Unternehmen, seine Kultur und ihr Team einzuführen, dass sie sich vom ersten Tag an wohlfühlen und so produktiv wie nur möglich arbeiten können. Untergeordnet und parallel dazu verfolgt das Onboarding folgende Ziele:

• Kontaktaufbau innerhalb des Unternehmens mit Kolleginnen und Kollegen, aber auch außerhalb zu Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern unterstützen
• Integration in die Unternehmensabläufe und -strukturen
• Vermittlung der Unternehmenskultur und soziale Integration

Ein weiteres Ziel ist die Bereitstellung aller notwendigen Arbeitsmittel für den neuen Kollegen. Dazu zählen Lizenzen für Software und Tools, Laptop, Smartphone, Firmenauto, Unterlagen, Schlüssel oder Chip für den Bürozugang und so weiter – eben alles, was neue Mitarbeitende für ihren Start benötigen. Das gilt auch, wenn neue Angestellte primär oder ausschließlich im Homeoffice arbeiten. Remote Onboarding und digitales Onboarding verfolgen die gleichen Ziele.

Was macht gutes Onboarding aus?

Ihr Onboarding ist dann erfolgreich, wenn sich das neue Teammitglied bereits vom ersten Tag an im Team gut aufgehoben fühlt. Dazu zählt nicht nur die Vermittlung der fachlichen Kenntnisse, auch der soziale Aspekt ist zentral und sollte jederzeit gefördert werden. Das Onboarding ist so ein wichtiger Bestandteil von erfolgreichem Employer Branding.

Wann beginnt das Onboarding?

Das Onboarding beginnt nicht erst mit dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin, sondern bereits mit dem Zeitpunkt der Zusage zum neuen Job. Dann werden schließlich bereits Daten ausgetauscht, Vorbereitungen getroffen und der neue Kollege auf sein neues berufliches Kapitel vorbereitet. Bedenken Sie das bei Ihrer Employee Experience!

Wie lange dauert das Onboarding?

Es gibt keine festgeschriebene Regel, wie lange ein Onboarding dauert. In den meisten Fällen sind es jedoch mindestens 90 Tage, oft auch sechs Monate – die Dauer der üblichen Probezeit. Die ersten 90 Tage ab Arbeitsbeginn sind jedoch entscheidend.

Onboarding-Checkliste für die ersten 90 Tage

Jedes Onboarding verläuft etwas anders. Führungskraft oder Auszubildende, Remote oder vor Ort, mit oder ohne Berufserfahrung – je nachdem, wie die Voraussetzungen sind, unterscheidet sich der Onboarding-Prozess im Detail. Immer lassen sich die Onboarding-Phasen jedoch in drei Stufen aufteilen:

1. Preboarding zur Vorbereitung
2. Orientierungsphase: Tag 1 bis 90
3. Integrationsphase

Preboarding zur Vorbereitung

Bereits bevor die neuen Mitarbeitenden mit ihrem eigentlichen Job loslegen, beginnt das Onboarding. Wer einen neuen Job antritt, ist oft aufgeregt und möglicherweise etwas unsicher aufgrund dessen, was kommt. Diese Unsicherheit zu nehmen und bereits vom Tag der Zusage zum neuen Job präsent zu sein, ist Aufgabe des Preboardings.

Dabei werden bereits vor dem ersten Arbeitstag viele Aufgaben erledigt. Dazu zählen unter anderem:

• Vertragsunterzeichnung
• Arbeitsmaterialien bereitstellen (Laptop, Smartphone, Lizenzen, Passwörter und Co.), auch im Homeoffice
• Regelmäßig in Kontakt bleiben bis zum ersten Arbeitstag

Zudem sollte bereits ein Einarbeitungsplan erstellt werden, damit neue Kollegen sofort auch in ihre Aufgaben integriert werden können. Ebenfalls wichtig: Informieren Sie das gesamte Team über anstehende Neuzugänge. Sie können auch einen Buddy oder eine Mentorin bzw. einen Mentor festlegen, der als Ansprechpartner oder Ansprechpartnerin für das neue Teammitglied fungiert.

Organisieren Sie für die ersten Tage ein Willkommensgeschenk, wie zum Beispiel für eine Einführungsveranstaltung, falls es mehrere Neuankömmlinge gibt.

Denken Sie auch an firmeninterne Dokumente, die neue Mitarbeitende möglicherweise unterschreiben oder ausfüllen müssen, zum Beispiel Verschwiegenheitserklärungen.

Vielleicht möchten Sie neuen Angestellten auch weitere Informationen an die Hand geben, damit sie sich mit der Geschichte Ihres Unternehmens vertraut machen können und ein Gefühl für die Unternehmenskultur und Ihre Wertvorstellungen bekommen. Viele Unternehmen stellen dafür ein Handbuch zusammen, aber eigentlich sind Ihrer Fantasie hier keine Grenzen gesetzt – bei HubSpot gibt es zum Beispiel einen Culture Code.

Checkliste Preboarding:

• Ist der Arbeitsvertrag unterzeichnet und intern abgelegt?
• Sind alle notwendigen Personaldokumente und NDAs ausgefüllt und unterschrieben?
• Haben die Ankömmlinge ein Unternehmenshandbuch erhalten, falls vorhanden?
• Haben Sie zwischendurch Kontakt gehalten, etwa um die Neuankömmlinge über den Prozess auf dem Laufenden zu halten?
• Haben Sie Schlüssel, Equipment und Co. parat?
• Ist der Arbeitsplatz fertig ausgestattet?
• Sind alle Zugänge, E-Mail-Adressen etc. eingerichtet?
• Sind die Neulinge in alle wichtigen Termine eingeladen worden?
• Sind alle nötigen Schulungen wie beispielsweise Sicherheitsunterweisungen organisiert?
• Sind alle Teammitglieder, die am Onboarding mitwirken werden, informiert und vorbereitet?
• Wurde ein Buddy oder Mentoren und Mentorinnen ernannt?
• Wurden alle Informationen wie Startuhrzeit und Ort an die Neuankömmlinge übermittelt?

Orientierungsphase

Die Orientierungsphase beginnt mit dem ersten Arbeitstag – wann sie endet, ist nicht in jedem Unternehmen gleich. Manche neuen Teammitglieder kommen schneller an, orientieren sich innerhalb weniger Wochen. Andere wiederum benötigen einige Monate dafür.

Meistens dauert diese Phase bis zu drei Monate, bevor die nächste startet. Gemeinsam mit der richtigen Vorbereitung im Preboarding ist diese Zeit entscheidend für ein erfolgreiches Onboarding.

Tag 1 bis 30

In den ersten 30 Tagen an einem neuen Arbeitsplatz sind Mitarbeitende vor allem damit beschäftigt, sich zurechtzufinden und ihr neues Aufgabenfeld kennenzulernen. Während dieses Zeitraums sollten Sie keinesfalls darauf drängen, dass diese schon zu hochrangigen Geschäftszielen beitragen. Geben Sie ihnen genug Zeit zum Lernen, denn diese ersten Tage sind kritisch für die Mitarbeiterbindung.

Planen Sie schon am ersten Tag oder kurz darauf beispielsweise ein Treffen mit Vorgesetzten und / oder dem Buddy ein. Bei dieser Gelegenheit ist Platz für alle Fragen zum Unternehmen, zu den Produkten und Dienstleistungen, zur Unternehmenskultur, zur Kundenbasis und zu organisatorischen Angelegenheiten. Bei diesem Treffen kann auch gemeinsam ein 90-Tage-Plan für das neue Teammitglied entwickelt werden.

So ein Plan kann Meilensteine enthalten, die neue Kollegen und Kolleginnen in bestimmten Abständen innerhalb dieser 90 Tage erreichen sollten. So wissen neue Mitarbeiter, was von ihnen erwartet wird, und können gezielt um Rat fragen, wenn sie Unterstützung brauchen.

Einführungsmaterialien mit Kontext untermauern

Im Laufe des ersten Monats am neuen Arbeitsplatz ergeben die Informationen aus dem Einführungshandbuch oder Culture Code mehr und mehr Sinn für die neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen – sie erleben nun den entsprechenden Kontext. Das ist der richtige Zeitpunkt für neue Angestellte, um Kundenpräsentationen, Brainstormings und andere Teammeetings zu beobachten. So finden sie sich schnell in bestimmten Projekten zurecht, die mit den Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens zu tun haben.

Noch wichtiger ist es jedoch, dass die neuen Kollegen nicht nur die Ziele des Unternehmens kennenlernen, sondern auch verinnerlichen, welche Rolle ihr Team beim Erreichen dieser Ziele spielt. Diskussionen über die Parameter, die mit den Unternehmenszielen im Zusammenhang stehen, verschaffen Ihnen Klarheit über Ihre Verantwortlichkeiten und über den Einfluss Ihrer Arbeit auf den Wert des Unternehmens.

Wichtige Tools kennenlernen

Die ersten 30 Tage sind auch wichtig, um den Umgang mit den Tools und Softwareprogrammen zu erlernen, die neue Kollegen bei ihrer Arbeit verwenden sollen. Legen Sie Schulungstermine zur Nutzung von internen Datenbanken, Projektmanagementtools, Content-Management-Systemen und anderen lernintensiven Ressourcen fest.

Checkliste Tag 1 bis 30:

• Ist eine offizielle Begrüßung erfolgt?
• Gab es einen Rundgang?
• Haben sich Neulinge und Buddys zusammengefunden?
• Wurden alle wichtigen Teams und Abteilungen vorgestellt?
• Haben die neuen Angestellten sämtliche Schlüssel und Zugänge?
• Gab es ein allgemeines Abteilungs-Onboarding?
• Gab es ein spezifisches Team-Onboarding?
• Sind Interna wie Urlaubsregelungen, Arbeitszeiten und Co. bekannt?
• Sind alle wichtigen Produkte und Dienstleistungen bekannt?
• Kennen die Neulinge die wichtigsten Tools?
• Wurden schon erste Aufgaben übernommen?
• Sind allen Beteiligten die Erwartungen an die Anfangszeit klar?

Tag 31 bis 60

In den ersten 30 Tagen sollten sich neue Teammitglieder mehr oder weniger vollständig auf die Informationsaufnahme konzentrieren. Sie lernen den Kontext ihrer Arbeit kennen und erfahren, wie ihre Arbeit die Ziele, Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens unterstützt. Danach ist es Zeit, aktiver zu werden und ihre Expertise für die Aufgaben zu entwickeln, die einen echten Beitrag zum Unternehmen leisten.

Prozesse durch Zusammenarbeit und Kontext begleiten

In diesem Zeitraum sollten sich neue Mitarbeitende an Arbeitsroutinen gewöhnen und etwas zu den Projekten des Teams beitragen. Wahrscheinlich ist es noch zu früh, ihnen eine wichtige Rolle in unternehmenskritischen Projekten zu geben. Sie können jedoch die Aufgaben beobachten, die dabei ausgeführt werden, und in kleinerem Rahmen Beiträge leisten.

Angenommen, in Ihrem Unternehmen hat ein neuer Texter angefangen. Damit er effizient auf den Punkt hinarbeiten kann, an dem er Texte für Produktseiten oder Downloadinhalte schreiben kann, bei denen viel auf dem Spiel steht, könnten Sie ihm zunächst ein paar anspruchsvolle Blogbeiträge zuweisen. Hierfür sind ähnliche Recherche und teamübergreifende Zusammenarbeit erforderlich wie bei bedeutenderen Aufgaben, allerdings in kleinerem Maßstab.

In dieser Phase kommt es bei allen Aufgaben auf konstruktives Feedback an. Loben Sie kleine Erfolge und weisen Sie auf Bereiche mit Verbesserungsbedarf hin, damit er sich weiterentwickeln kann. Solche Feedbackgespräche sind wichtig – nicht nur aus fachlicher Sicht, sondern auch, um zu erfahren, wie die soziale Integration voranschreitet und wie die Person generell auf Feedback und Kritik reagiert.

In dieser Zeit erfolgt die Einführung in die teamübergreifende Zusammenarbeit. Jetzt sollten Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Teams stattfinden, mit denen häufiger zusammengearbeitet wird, zum Beispiel Vertrieb und PR. Ermöglichen Sie Ihren neuen Teammitgliedern informelle Treffen mit diesen Kollegen und Kolleginnen beim Mittagessen oder Kaffee. So fällt es ihnen leichter, zu verstehen, wie die verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten.

Kontinuierliches Feedback

Im Verlauf ihrer ersten Wochen im Unternehmen können sich Meilensteine und Benchmarks für die neuen Mitarbeitenden ändern. Setzen Sie die regelmäßigen Treffen von Neuankömmlingen und Vorgesetzten in dieser Phase fort, um den 90-Tage-Plan gegebenenfalls anzupassen und endgültig festzulegen. Dabei sollten konkrete Performanceziele gesetzt werden.

Checkliste Tag 31 bis 60:

• Gab es Feedbackgespräche, in denen die neuen Angestellten ihre ersten Eindrücke teilen und erste Rückmeldungen zu ihren Ergebnissen einholen konnten?
• Wurden erste Ziele gesetzt?
• Hat die neue Person bereits Anschluss gefunden?

Bis Tag 90

In den letzten 30 Tagen der intensiven Onboarding-Phase sollte es vor allem darum gehen, die Selbstständigkeit der neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu fördern. Mit einem tieferen Verständnis des Unternehmens, seiner Angebote, der Beziehungen zwischen den Abteilungen sowie der Prozesse sollten neue Mitarbeitende jetzt bereit sein, mehr Verantwortung zu übernehmen und bei wichtigen Projekten eine größere Rolle zu spielen.

Beurteilung und Weiterentwicklung

Nicht nur, aber vor allem nach Ablauf der ersten 90 Tage sollte ein erstes Fazit des Onboardings gezogen werden. Identifizieren Sie Bereiche mit positiven Ergebnissen und mit noch auszubauenden Fähigkeiten. Es ist besonders wichtig, dass die Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten hier nicht endet: Halten Sie weiterhin regelmäßige, vielleicht wöchentliche, Treffen ab, um die Fähigkeiten und Interessen der neuen Teammitglieder auch im weiteren Verlauf ihres Arbeitsverhältnisses einschätzen zu können.

Onboarding von Freiberuflern und Freelancerinnen

Je nach Branche und Anforderung müssen Sie ab und an auch Freelancer an Bord nehmen. Da diese häufig zu Hause oder in ihrem eigenen Büro arbeiten, ist es besonders wichtig, Aufgaben gut zu dokumentieren und häufig zu kommunizieren.

Wenn Sie viele Freischaffende beschäftigen, sollten Sie vielleicht entsprechendes Einführungsmaterial vorbereiten, zum Beispiel Videos, in denen Richtlinien und Prozesse beschrieben werden, die eingehalten werden müssen. So sparen Sie sich wiederholte Erklärungen derselben Vorgehensweise und alle Neuzugänge bekommen dieselben Informationen, wenn sie in das Team kommen.

Auf die Kommunikation kommt es an

Halten Sie die Kommunikation auch nach Ablauf der ersten 90 Tage aufrecht. So zeigen Sie, dass Sie ernsthaft an der Zukunft Ihrer neuen Mitarbeitenden interessiert sind. Hören Sie ihnen zu und erkennen Sie Handlungsbedarf. Wenn neue Interessen geäußert werden, überlegen Sie, wie sie sich in die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen integrieren lassen – und zwar so, dass auch das Unternehmen davon profitiert.

Checkliste Tag 61 bis 90:

• Gab es regelmäßige Feedbackgespräche?
• Sind Entwicklungsmöglichkeiten klar?
• Ist das fachliche Wissen nicht nur abgeklopft, sondern schon vertieft worden?
• Sind die neuen Angestellten fest in die Routinen integriert?
• Haben Teamevents stattgefunden, um die Integration zu fördern?
• Sind Erwartungen getroffen, übererfüllt oder enttäuscht worden?
• Ist der 90-Tage-Plan generell eingehalten worden?

3. Integrationsphase

Der letzte Schritt im Onboarding-Prozess ist die Integrationsphase. Diese dauert meist bis zum Ende der Probezeit, die in vielen Vollzeitjobs bei sechs Monaten liegt. Wichtig ist in dieser Phase weiterhin, dass regelmäßig Feedbackgespräche mit neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen geführt werden. So stellen Sie sicher, dass alles so verläuft, wie Sie es sich wünschen – und können eingreifen, falls dem nicht so ist.

Während der Integrationsphase erhalten neue Teammitglieder mehr Verantwortung, arbeiten immer eigenständiger und werden bestenfalls sozial voll integriert. Spätestens nach dieser Phase sollten sie vollwertige Mitglieder des Teams sein – sowohl was die fachliche Einarbeitung als auch die soziale angeht.

Onboarding Best Practice

Ein Blick auf Unternehmen, die laut aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern ein gelungenes Onboarding durchführen, wird eines ersichtlich: Viele arbeiten mit dezidierten Apps und Websites wie einem internen Wiki mit allen wichtigen Informationen zum Start, die das Onboarding organisieren und die Neulinge in eigenem Tempo durcharbeiten können. Überlegen Sie daher, ob dies auch für Ihr Onboarding infrage kommt.

Ein Best Practice sind Buddy-Systeme – nicht umsonst setzt beispielsweise Apple darauf: Ein Buddy oder mehrere Onboarding-Buddys werden benannt, die den neuen Kollegen und Kolleginnen zur Seite stehen, Unsicherheiten nehmen und jederzeit bei Problemen, Fragen und Herausforderungen ansprechbar sind.

Fazit: Onboarding neuer Mitarbeitender klug planen – und profitieren

Um neuen Mitarbeitenden den Start in einem neuen beruflichen Umfeld so einfach wie möglich zu machen, ist ein konsequentes Onboarding erforderlich. Das beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag und hört nicht bereits nach wenigen Tagen oder Wochen im Unternehmen auf. Nach dem Preboarding folgt die Orientierungsphase, bevor sich neue Teammitglieder in der Integrationsphase in ihrem neuen Umfeld zurechtgefunden haben. Effektives Onboarding ist für alle Seiten wichtig – investieren Sie deshalb hier besonders.

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