Digitales Onboarding: So gelingt es Ihnen

Remote-Leadership-Guide
Mia Srebrnjak
Mia Srebrnjak

Veröffentlicht:

Hybride und Remote-Modelle, bei denen Angestellte teilweise und vollständig von zu Hause aus arbeiten, gehören in der heutigen Arbeitswelt in vielen Branchen mittlerweile zum Standard. Das ortsunabhängige Arbeiten verlangt der Personalabteilung ein hohes Niveau digitaler Skills ab und stellt auch den Onboarding-Prozess vor neue Herausforderungen.

Frau vor Laptop mit Tasse in Hand führt digitales Onboarding durch

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen digitalen Onboarding-Prozess aufsetzen, der so effizient wie erfolgreich ist.

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Was bedeutet digitales Onboarding?

Digitales Onboarding (auch: Remote Onboarding) bezieht sich auf den Prozess, bei dem neue Mitarbeitende mithilfe von digitalen Tools und Technologien eingearbeitet werden. Das Ziel des digitalen Onboardings ist es, die Einarbeitungszeit für neue Angestellte zu verkürzen und ihnen eine schnellere und effizientere Integration in das Unternehmen zu ermöglichen.

Beliebte Praktiken für die Umsetzung des Remote Onboarding sind beispielsweise die Verwendung von Onlineformularen für die Personalakten, virtuelle Schulungen und Tutorials sowie die Nutzung von Kollaboratiostools für die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern.

Warum ein digitales Onboarding machen?

Seit der Pandemie kommt kein Unternehmen mehr am Thema Remote Work vorbei. Zwar arbeiten viele Angestellte wieder im Büro, doch bieten zahlreiche Unternehmen mittlerweile ganz selbstverständlich hybride Arbeitsmodelle an. Nicht zuletzt, weil sie ein wichtiger Benefit für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind. Dieser New Work Culture müssen HR-Mitarbeitende auch beim Einarbeitungsprozess gerecht werden. Dabei bietet digitales Onboarding viele Vorteile gegenüber traditionellen Methoden der Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden.

Dazu gehören:

  • Zeitersparnis: Mit digitalen Tools und Technologien können neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schneller und effizienter eingearbeitet werden, da viele Prozesse automatisiert sind.
  • Örtliche Unabhängigkeit: Ein weiterer Vorteil des digitalen Onboardings ist die Möglichkeit, die Einarbeitung von überall aus durchzuführen. Dies ist besonders nützlich, wenn das Unternehmen Mitarbeitende in verschiedenen geografischen Standorten hat.
  • Zugang zu Informationen: Mit Collaboration-Tools können neue Kollegen und Kolleginnen schnell und einfach Zugang zu wichtigen Informationen und Ressourcen erhalten und sich mit anderen Teammitgliedern vernetzen.

Die Phasen des digitalen Onboardings

Wer glaubt, das Onboarding beginnt erst mit dem ersten Arbeitstag neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, liegt falsch. Der Prozess gliedert sich in die folgenden Phasen:

Preboarding: Der Grundstein für eine gute Zusammenarbeit

Bereits nach der Vertragsunterzeichnung beginnt das Preboarding. Studien belegen, dass gerade das Preboarding einer frühen Fluktuation entgegenwirken kann – und dennoch nutzen 26 Prozent der Unternehmen dieses Potenzial noch nicht.

Ein wichtiger Bestandteil des Preboardings ist die Kommunikation mit neuen Mitarbeitenden. Dies kann in Form von E-Mails, Telefonaten oder sogar virtuellen Meetings erfolgen. Ziel ist es, neue Kolleginnen willkommen zu heißen und ihnen wichtige Informationen über das Unternehmen und seine Abläufe im Vorab zu geben.

Orientierung: Der erste Arbeitstag

Mit dem ersten Arbeitstag beginnt das eigentliche Onboarding. Statt Neulinge jedoch direkt an ihren Arbeitsplatz zu setzen und ihnen sofort Kundentermine aufzubrummen, sollten sie erst einmal willkommen geheißen werden. Die Orientierungsphase hat einen entscheidenden Einfluss auf das spätere Verhältnis zum Unternehmen.

Stellen Sie Ihren neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zunächst das Team vor. Machen Sie sie mit Hard- und Software vertraut und führen Sie sie in die Unternehmenskultur ein. Die ersten Wochen oder Monate dienen der Orientierung, in denen Sie für neue Kollegen stets mit Rat und Tat zur Seite stehen müssen.

Integration: Die fachliche Einarbeitung

Schließlich gilt es, neue Angestellte ins Unternehmen zu integrieren. Binden Sie sie in den fachlichen Arbeitsbereich ein und übertragen Sie Ihnen klare Aufgaben. Dieser Abschnitt erstreckt sich in aller Regel über die Probezeit. Obwohl die fachliche Integration im Fokus steht, sollten soziale Aspekte nicht vernachlässigt werden. Tauschen Sie sich immer wieder aus und holen Sie Feedback Ihrer Angestellten ein.

Remote Onboarding: Best Practices für Unternehmen

Die Möglichkeiten fürs Remote Onboarding steigen mit der Zunahme an digitalen Tools. Dennoch halten laut Haufe 68 Prozent der Unternehmen ihren Onboarding-Prozess für ausbaufähig. Mit den nachfolgenden Tipps zeigen wir Ihnen, wie Sie neue Mitarbeitende auch im Homeoffice schnell und effizient ins Unternehmen einbinden.

1. Veranstalten Sie eine digitale Remote-Office-Tour

Laden Sie Mitarbeitende dazu ein, eine digitale Führung durch ihre Homeoffice-Situation zu geben – wenn sie das möchten. Wenn Sie neuen Remote-Angestellten die Möglichkeit geben, Details über ihr Leben außerhalb der Arbeit mitzuteilen, hilft es dabei, eine zwischenmenschliche Bindung trotz räumlicher Distanz aufzubauen. Respektieren Sie dabei jedoch, dass nicht alle derartige Einblicke ins Privatleben geben möchten.

2. Interagieren Sie bewusst mit Ihren Neulingen

Beziehen Sie neue Mitarbeitende während des Onboarding-Prozesses mit ein – beispielsweise über Chat, Umfragen, Kommentare oder andere Funktionen. Sprechen Sie während Onlinepräsentationen mit Begeisterung, um das Energieniveau hochzuhalten.

Besonders bewährt haben sich auch Buddy-Programme, bei denen Neulingen einen direkten Ansprechpartner zur Seite gestellt bekommen. Diese festen Ansprechpersonen sind Gold wert, denn sie senken die Hemmschwelle bei etwaigen Fragen und reduzieren die Überforderung. Dieses erste Mentoring stellt die Weichen für die weitere Zusammenarbeit.

3. Fokussieren Sie sich auf Ergebnisse anstatt Micromanagement

Bei HubSpot ermutigen wir Managerinnen und Manager, ein Dokument mit dem Team zu teilen, das die eigene Arbeitsweise darstellt und um Persönlichkeitsmerkmale, Stressfaktoren und Lernstile offen zu besprechen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit ungemein, denn es arbeitet sich wesentlich einfacher, wenn jeder aufeinander Rücksicht nimmt und gleichzeitig man selbst auf der Arbeit sein kann.

Im Remote Office ist es wichtig, sich auf die Ergebnisse zu konzentrieren, anstatt Micromanagement zu betreiben. Setzen Sie klare Zielvereinbarungen und gehen Sie größere Vorhaben nach dem SMART-Prinzip an. Nutzen Sie das gemeinsame Dokument, um im 1:1-Gespräch Fortschritte sowie Feedback zu besprechen. Ein weiterer Hinweis in dem Zusammenhang: Planen Sie mehr Zeit fürs digitale Onboarding ein. Organisation und Planung sind wichtiger denn je.

4. Schaffen Sie eine Teamkultur

Bringen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen trotz Entfernung virtuell zusammen. Einige Software-Systeme bieten beispielsweise die Möglichkeit des Peer Learnings. Hierbei geben Sie Angestellten, die ähnlichen Herausforderungen begegnen, digitale Möglichkeiten des Austauschs. Neben fachlichen Lösungen sollten auch Remote-Team-Events nicht zu kurz kommen.

5. Führen Sie Video-Feedback-Gespräche

Trotz Remote-Arbeit sollten regelmäßige Face-to-Face-Gespräche zur Kommunikationsstrategie und vor allem zum Onboarding gehören. Videokonferenz-Tools wie beispielsweise Microsoft Teams, Zoom oder Skype sind hierbei eine tolle Alternative zum persönlichen Gespräch.

Nur durch regelmäßiges Feedback können Unternehmen ihren Onboarding-Prozess optimieren. Die Studie von Haufe zeigt, dass es hier nach wie vor Aufholbedarf gibt, denn mehr als zwei Drittel nutzen noch immer keine Feedbackgespräche während der Einarbeitung.

6. Schnüren Sie ein digitales Willkommenspaket

Ein geschmückter Tisch am ersten Arbeitstag legt den Grundstein für eine feste Mitarbeiterbindung. Doch auch aus der Entfernung können Sie Ihren Mitarbeitenden zeigen, dass Sie sie zu schätzen wissen. Schnüren Sie ein digitales Willkommenspaket, beispielsweise mit Gutscheinen, Links zu Weiterbildungsangeboten und weiteren Überraschungen.

7. Stellen Sie ein Handbuch zur Verfügung

Erstellen Sie einen digitalen Leitfaden mit den wichtigsten Informationen für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Hierin können Sie beispielsweise Ihre Unternehmenswerte, Unternehmensgeschichte oder Fun Facts erläutern. Auch ein Organigramm hilft Neulingen dabei, sich zu orientieren. Nutzen Sie außerdem Checklisten, um Inhalte Schritt für Schritt zu erklären. Ansonsten droht eine Informationsflut und Überforderung aufseiten der Neulinge.

8. Richten Sie Coffee Dates ein

Eine Komponente, die im Homeoffice definitiv fehlt, ist der gemeinsame Kaffeeklatsch in der Büroküche. Mit Tools wie Workdate lassen sich jedoch Roulette-Lunches oder Kaffee-Dates als Alternative einführen. Das fördert den gemeinsamen Austausch und hilft, Silos abzubauen.

9. Stützen Sie Ihren Prozess mit der richtigen Software

Ein digitaler Onboarding-Prozess ist nur so gut wie seine Software. Automatisieren Sie Ihr Remote Onboarding mit den richtigen Tools und Funktionen. Nachfolgend finden Sie eine grobe Übersicht möglicher Lösungen:

Setzen Sie dabei immer auf moderne und kreative Lösungen, um durch einen interaktiven Onboarding-Prozess zu punkten.

10. Stellen Sie neuen Mitarbeitenden hochwertiges Equipment bereit

Obwohl Unternehmen, die vollständig auf Remote Work setzen, enorme Kosten sparen können, sollte bei der Ausstattung neuer Kolleginnen und Kollegen nicht gegeizt werden. Sorgen Sie dafür, dass Ihren Angestellten ergonomische Bürostühle, höhenverstellbare Arbeitstische und leistungsstarke Technik zur Verfügung stehen, denn das gesundheitliche Wohlbefinden Ihres Personals liegt ebenfalls in Ihrer Verantwortung.

Klassisches Onboarding vs. digitales Onboarding: Definition

Der Definition nach geht es sowohl im klassischen als auch im digitalen Onboarding darum, neue Mitarbeiter effizient ins Unternehmen zu integrieren. Der grundlegende Unterschied besteht jedoch darin, dass die Einarbeitung im digitalen Onboarding zu 100 Prozent Remote stattfindet. Personaler müssen bei dem Prozess deshalb auf digitale Tools zurückgreifen. Materialien zur Einarbeitung können nicht mehr in ausgedruckter Form präsentiert werden, sondern müssen online zugänglich sein.

Fazit: Remote Onboarding braucht vor allem eins – Organisation

Beim Remote Onboarding müssen neue Mitarbeitende mehr denn je an die Hand genommen und effizient ins Unternehmen integriert werden. Videokonferenzen, Roulette-Coffee-Dates oder Mitarbeiterleitfäden im E-Book-Format sind für die organisierte Einarbeitung wichtige Schlüsselmomente, die das spätere Arbeitsklima entscheidend mit beeinflussen können.

Holen Sie sich jedoch immer direktes Feedback vom Team ein, um den Prozess stetig zu optimieren. So sorgen Sie für schöne erste Arbeitstage und einen erfolgreichen Start in die neue Anstellung.

Laden Sie sich den Leitfaden für Remote Leadership herunter

Titelbild: Andrew Neel / Unsplash

Themen: Karriere

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