Excel-Pivot-Tabelle: Schritt für Schritt

Die Pivot-Tabelle ist eine der nützlichsten Funktionen von Excel. Mit ihr lassen sich auch sehr große Datensätze auf verschiedene Weise sinnvoll organisieren. Trotzdem halten viele Nutzer einen respektvollen Abstand zu der Funktion. Warum? Ganz einfach: Den Pivot-Tabellen haftet der Ruf an, ziemlich kompliziert zu sein. Doch es ist viel leichter, eine solche Tabelle zu erstellen, als Sie vielleicht denken.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt Ihre erste Pivot-Tabelle erstellen.

Pivot-Tabellen sind besonders nützlich, wenn Sie lange Zeilen oder Spalten haben, deren Werte Sie aufsummieren oder miteinander vergleichen möchten.

Pivot-Tabelle erstellen: Eine hilfreiche Excel-Funktion

In einer Pivot-Tabelle lassen sich Ihre Daten in Excel zusammengefasst darstellen. „Pivot“ bedeutet „Drehpunkt“ oder „drehen“ und der Name ist Programm. Denn in einer solchen Tabelle lassen sich Ihre Daten schnell und flexibel untereinander austauschen sowie anders miteinander in Verbindung setzen.

Das bedeutet also, dass es bei Pivot-Tabellen weder darum geht, etwas zu Ihren Daten hinzuzufügen, noch etwas zu entfernen oder zu verändern. Vielmehr organisieren Sie Ihre Daten anders, um neue Zusammenhänge aufzeigen und feststellen zu können.

Mit anderen Worten: Pivot-Tabellen bringen Licht ins Dunkel der endlosen Werte und Felder auf Ihrem Bildschirm, indem sie es einfacher machen, deren Bedeutung zu erkennen. So lassen sich schneller und einfacher Erkenntnisse aus diesen ziehen.

Daten mit der Pivot-Tabelle auswerten: So geht‘s

Vielleicht haben Sie trotzdem das Gefühl, den Nutzen von Pivot-Tabellen noch nicht so richtig zu verstehen. Falls ja, keine Sorge, denn sobald Sie einmal gesehen haben, wie die Funktion funktioniert, wird alles gleich viel mehr Sinn ergeben. Im Folgenden zeigen wir Ihnen deshalb zwei Szenarien, bei denen die Nutzung einer Pivot-Tabelle einfach und hilfreich wäre.

Pivot Tabelle erstellen, um Gesamtumsätze verschiedener Produkte vergleichen

Gehen wir davon aus, Sie haben eine Tabelle, die die Daten zu den Monatsumsätzen dreier Produkte enthält – Produkt 1, Produkt 2 und Produkt 3 – und Sie möchten herausfinden, welches der drei Produkte den größten Gewinn abwirft. Natürlich könnten Sie jetzt jede Zeile Ihrer Tabelle einzeln durcharbeiten und bei jeder Instanz von „Produkt 1“ manuell den entsprechenden Umsatz zu einer laufenden Summe hinzufügen. Das Gleiche könnten Sie dann für Produkt 2 und Produkt 3 machen, bis Sie schließlich für alle drei Produkte den Gesamtumsatz ermittelt haben. Das ist bei kleineren Tabellen durchaus machbar.

Anders liegt der Fall jedoch, wenn Sie eine Tabelle mit Tausenden und Abertausenden von Zeilen vorliegen haben – diese alle manuell zu bearbeiten, würde eine Ewigkeit dauern. Eine Pivot-Tabelle kann an dieser Stelle für Ordnung sorgen: In weniger als einer Minute lassen sich automatisch alle Umsatzzahlen von Produkt 1, Produkt 2 und Produkt 3 zusammenfassen und die entsprechenden Summen schnell ermitteln.

Pivot Tabelle nutzen, um Doppelt vorhandene Daten zusammenführen

Für dieses Szenario gehen wir davon aus, dass Sie gerade einen Blog neugestaltet haben und dafür eine Reihe URLs aktualisieren mussten. Leider sind bei der Berichterstattung einige Fehler aufgetreten, sodass die Daten der „Aufrufe“ für einen einzelnen Beitrag auf zwei verschiedene URLs aufgeteilt wurden. In Ihrer Tabelle haben Sie jetzt also für jeden einzelnen Blog-Beitrag zwei unterschiedliche Positionen. Um korrekte Daten zu erhalten, müssten Sie nun für jedes dieser Duplikate die Gesamtsumme der Anzahl der Aufrufe ermitteln.

Und hier kommt die Pivot-Tabelle ins Spiel: Anstatt mühsam alle Kennzahlen der Duplikate manuell rauszusuchen und zusammenzuführen, können Sie Ihre Daten ganz leicht mittels einer Pivot-Tabelle anhand der Beitragstitel zusammenfassen. Die Kennzahlen der doppelt vorhandenen Beiträge werden dann automatisch zusammengeführt.

Pivot-Tabelle in Excel erstellen

Nachdem wir uns nun angesehen haben, wofür Pivot-Tabellen verwendet werden können, lassen Sie uns einen Schritt weiter gehen und im Detail herausfinden, wie Sie eine solche Tabelle in Excel erstellen können. 

1) Markieren Sie Zellen, um eine Pivot-Tabelle zu erstellen

Falls Sie bereits Daten in Ihre Excel-Tabelle eingegeben haben, markieren Sie die Zellen, die Sie gerne mittels einer Pivot-Tabelle zusammenfassen würden. Klicken Sie anschließend in der oberen Navigationsleiste unter „Einfügen“ auf das „PivotTable“-Symbol.

Sie können die Option auch anwählen, ohne zuvor Zellen markiert zu haben und dann manuell angeben, welchen Zellenbereich Sie in Ihre Pivot-Tabelle einbeziehen möchten.

In diesem Fall öffnet sich ein Optionsfenster, in dem Sie den gewünschten Zellenbereich festlegen und bestimmen können, ob die Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt oder dem bereits vorhandenen erstellt werden soll. 

Wenn Sie ein neues Arbeitsblatt öffnen, können Sie dieses unten auf der Seite über die Reiter Ihrer Excel-Arbeitsmappe aufrufen. Sobald Sie alle Angaben für die Tabelle gemacht haben, klicken Sie auf „OK“, um die Tabelle zu erstellen.

Alternativ können Sie auch die gewünschten Zellen markieren und rechts neben dem PivotTable-Symbol auf „Empfohlene PivotTables“ klicken, um eine Pivot-Tabelle mit voreingestellten Empfehlungen zur Darstellung Ihrer Zeilen und Spalten zu öffnen.

Bild: Pivot Tabelle in Microsoft Excel erstellen

Hinweis: Sollten Sie eine ältere Version als Excel 2016 verwenden, kann es sein, dass die Option „PivotTables“ unter „Tabellen“ oder „Daten“ in der oberen Navigationsleiste zu finden ist und nicht unter „Einfügen“. In Google Tabellen finden Sie die Option zum Erstellen von Pivot-Tabellen über die obere Navigationsleiste in dem Drop-down-Menü „Daten“.

2) Ziehen Sie Felder per Drag-&-Drop in den „Zeilen“-Bereich

Sobald Sie Schritt 1 erledigt haben, erstellt Excel für Sie eine leere Pivot-Tabelle. Im nächsten Schritt können Sie dann ein Feld, das entsprechend der Spaltenbezeichnungen Ihres Arbeitsblatts benannt ist, in den „Zeilen“-Bereich ziehen. Auf diese Weise bestimmen Sie, anhand welcher Kennzeichen – Beitragstitel, Produktname usw. – Ihre Daten in der Pivot-Tabelle organisiert werden.

Gehen wir zum Beispiel davon aus, Sie möchten eine Reihe von Blog-Daten nach Beitragstitel sortieren. Dafür müssen Sie lediglich das Feld „Titel“ anklicken und in den „Zeilen“-Bereich ziehen.

Bild: Zeilen für die Pivot Tabelle in Excel auswählen

Hinweis: Je nachdem, mit welcher Excel-Version Sie arbeiten, kann Ihre Pivot-Tabelle anders aussehen als die hier dargestellte. Die Grundprinzipien bleiben jedoch gleich.

3) Ziehen Sie Felder in den „Werte“-Bereich

Sobald Sie festgelegt haben, nach welchen Kriterien Sie Ihre Daten einteilen möchten, können Sie im nächsten Schritt Werte hinzufügen, indem Sie ein Feld in den „Werte“-Bereich ziehen.

Greifen wir noch einmal das obige Beispiel der Blog-Beiträge auf und gehen davon aus, Sie möchten die Gesamtanzahl der Aufrufe Ihrer Blog-Beiträge nach deren Titeln sortiert darstellen. Dafür ziehen Sie ganz einfach das Feld „Aufrufe“ in den Bereich „Werte“.

Bild: Wertebereich der Pivot-Tabelle auswählen

4) Passen Sie Berechnungen in der Pivot-Tabelle gegebenenfalls an

Tabellenwerte im Bereich „Werte“ werden standardmäßig als Summen angezeigt. Sie können diese Einstellung aber ganz einfach und je nachdem, was Sie berechnen möchten, ändern, z. B. in Mittelwert, Maximum oder Minimum.

Für Mac-Nutzer: Klicken Sie auf das kleine „i“ neben einem Wert im „Werte“-Bereich, wählen Sie die gewünschte Option aus und bestätigen Sie über „OK“. Sobald Sie Ihre Auswahl bestätigt haben, wird Ihre Pivot-Tabelle automatisch aktualisiert.

Für Windows-Nutzer: Klicken Sie auf das kleine, nach unten zeigende Dreieck neben dem Wert und wählen Sie „Wertfeldeinstellungen“, um auf das Menü zuzugreifen.

Bild: Berechnungen der Pivot-Tabelle anpassen

Fortgeschrittene Funktionen von Pivot-Tabellen

Soweit zu den Grundlagen der Erstellung einer Pivot-Tabelle in Excel. Allerdings kann es sein, dass Sie je nachdem, wofür Sie die Tabelle benötigen, noch ein bisschen tiefer in die Welt der Pivot-Tabellen eintauchen müssen.

Zum Beispiel, wenn Sie feststellen, dass die Daten in Ihrer Pivot-Tabelle nicht so angeordnet sind, wie es für Ihre Zwecke erforderlich ist. In diesem Fall kann Ihnen die Sortierungsfunktion von Excel weiterhelfen. Womöglich haben Sie aber auch die Aufgabe, Daten von einer anderen Quelle in einen Bericht zu integrieren. Hier könnte sich wiederum die „SVERWEIS“-Funktion als hilfreich erweisen.

Um mehr über Excel und die verschiedenen Funktionen, Tipps und Tricks zu erfahren, laden Sie unseren umfassenden Leitfaden So nutzen Sie Excel herunter.

Titelbild: Mika Baumeister / Unsplash