Pivot-Tabelle in Excel erstellen: Anleitung (inkl. Beispiele & Tipps)

Die Pivot-Tabelle ist eine der nützlichsten Funktionen von Excel. Mit ihr lassen sich auch sehr große Datensätze auf verschiedene Weise sinnvoll organisieren.

Trotzdem halten viele einen respektvollen Abstand zu der Funktion. Warum? Ganz einfach: Pivot-Tabellen haftet der Ruf an, ziemlich kompliziert zu sein. Doch es ist viel leichter, eine solche Tabelle zu erstellen, als Sie vielleicht denken.

Ich zeige Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt Ihre erste Pivot-Tabelle erstellen.

Nutzen und Vorteile von Pivot-Tabellen

In einer Pivot-Tabelle lassen sich Ihre Daten in Excel – Teil von Microsoft Office oder Microsoft 365 – zusammenfassend darstellen. „Pivot“ bedeutet „Drehpunkt“ oder „drehen“ – und der Name ist Programm.

In einer solchen Tabelle lassen sich Ihre Daten schnell und flexibel untereinander austauschen sowie anders miteinander in Verbindung setzen.

Das bedeutet also, dass der Nutzen von Pivot-Tabellen weder darin liegt, etwas zu Ihren Daten hinzuzufügen, noch etwas zu entfernen oder zu verändern. Vielmehr organisieren Sie Ihre Daten anders, um neue Zusammenhänge aufzuzeigen und festzustellen.

Mit anderen Worten: Der große Vorteil von Pivot-Tabellen ist, dass sie Licht ins Dunkel der endlosen Werte und Felder auf Ihrem Bildschirm bringen, indem sie es einfacher machen, deren Bedeutung zu erkennen. So ziehen Sie schneller und einfacher Erkenntnisse aus diesen.

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Beispiele: Wofür werden Pivot-Tabellen in Microsoft Excel verwendet?

Haben Sie immer noch nicht so genau verstanden, was Pivot-Tabellen eigentlich sind? Keine Sorge: Sobald Sie einmal gesehen haben, wie sie funktionieren, wird Ihnen schnell alles klar. Ich zeige Ihnen anhand vier fiktiver Beispiele, wie und wofür Pivot-Tabellen verwendet werden.

1. Vergleich der Umsatzsummen verschiedener Produkte

Gehen wir davon aus, Sie haben eine Tabelle, die große Datenmengen zu den Monatsumsätzen dreier Produkte enthält – Produkt 1, Produkt 2 und Produkt 3 – und Sie möchten herausfinden, welches der drei Produkte den größten Gewinn abwirft.

Natürlich könnten Sie jetzt jede Zeile Ihrer Tabelle einzeln durcharbeiten und bei jeder Instanz von „Produkt 1“ manuell den entsprechenden Umsatz zu einer laufenden Summe hinzufügen. Das Gleiche könnten Sie dann für Produkt 2 und Produkt 3 machen, bis Sie schließlich für alle drei Produkte den Gesamtumsatz ermittelt haben. Das ist bei kleineren Tabellen durchaus machbar.

Anders liegt der Fall jedoch, wenn Sie eine Tabelle mit Tausenden und Abertausenden von Zeilen vorliegen haben – diese alle manuell zu bearbeiten, würde eine Ewigkeit dauern.

Eine Pivot-Tabelle kann an dieser Stelle für Ordnung sorgen: In weniger als einer Minute lassen sich automatisch alle Umsatzzahlen von Produkt 1, Produkt 2 und Produkt 3 zusammenfassen und die entsprechenden Summen schnell ermitteln.

2. Anzeige der Produktverkäufe als Prozentsatz des Gesamtumsatzes

Bei der Erstellung von Excel-Pivot-Tabellen werden automatisch die Gesamtsummen der einzelnen Zeilen oder Spalten angezeigt. Das ist jedoch nicht die einzige Zahl, die Sie automatisch erzeugen können.

Angenommen, Sie haben Quartals-Verkaufszahlen für drei verschiedene Produkte in ein Excel-Blatt eingegeben und diese Daten in eine Pivot-Tabelle umgewandelt – quasi das erste Beispiel umgesetzt. Die Pivot-Tabelle liefert Ihnen automatisch drei Gesamtsummen am unteren Ende jeder Spalte, nachdem Sie die vierteljährlichen Umsätze der einzelnen Produkte addiert haben.

Aber was wäre, wenn Sie den prozentualen Anteil dieser Produktverkäufe am Gesamtumsatz des Unternehmens ermitteln wollten und nicht nur die Umsatzsummen der einzelnen Produkte?

Mit einer Pivot-Tabelle können Sie jede Spalte so konfigurieren, dass Sie anstelle der Spaltensumme den prozentualen Anteil der Spalte an allen drei Spaltensummen erhalten.

3. Zusammenführen doppelter Daten

Für dieses Beispiel gehe ich davon aus, dass Sie gerade einen Blog neugestaltet haben und dafür eine Reihe URLs aktualisieren mussten. Leider sind bei der Berichterstattung einige Fehler aufgetreten, sodass die Daten der „Aufrufe“ für einen einzelnen Beitrag auf zwei verschiedene URLs aufgeteilt wurden.

In Ihrer Tabelle haben Sie jetzt also für jeden einzelnen Blog-Beitrag zwei unterschiedliche Positionen. Um korrekte Daten zu erhalten, müssten Sie nun für jedes dieser Duplikate die Gesamtsumme der Anzahl der Aufrufe ermitteln.

Und hier kommt die Pivot-Tabelle ins Spiel: Anstatt mühsam alle Kennzahlen der Duplikate manuell rauszusuchen und zusammenzuführen, können Sie Ihre Daten ganz leicht mittels einer Pivot-Tabelle anhand der Beitragstitel zusammenfassen. Die Kennzahlen der doppelt vorhandenen Beiträge werden dann automatisch zusammengeführt.

4. Ermittlung der Mitarbeiterzahl für einzelne Abteilungen

Pivot-Tabellen sind hilfreich, um automatisch Dinge zu berechnen, die Sie in einer einfachen Excel-Tabelle nicht so leicht finden würden. Dazu zählt etwa das Zählen von Zeilen, die etwas gemeinsam haben.

Ich nehme zum Beispiel an, Sie haben eine Liste von Mitarbeitenden in einem Excel-Blatt. Neben den Namen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen die jeweiligen Abteilungen, zu denen sie gehören.

Aus diesen Daten können Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, die Ihnen den Namen jeder Abteilung und die Anzahl der Mitarbeitenden anzeigt, die zu dieser Abteilung gehören.

Nachdem ich Ihnen nun gezeigt habe, wofür Pivot-Tabellen verwendet werden können, lassen Sie uns einen Schritt weiter gehen und im Detail herausfinden, wie Sie eine solche Tabelle in Excel erstellen können.

1. Daten eingeben

Jede Pivot-Tabelle in Excel beginnt mit einer normalen Tabelle, in der Sie alle erforderlichen Rohdaten in die Spaltenfelder inklusive Spaltenüberschrift eintragen. Um diese Tabelle zu erstellen, geben Sie zunächst einfach die Werte in eine Reihe von Zeilen und Spalten ein, wie der folgende Screenshot zeigt.

Quelle: Screenshot Excel

In unserem Beispiel verwende ich eine Liste mit Personen, ihrem Bildungsgrad und ihrem Familienstand. Mit einer Pivot-Tabelle können Sie jetzt mehrere Informationen herausfinden – etwa, wie viele Personen mit einem Master verheiratet sind.

An dieser Stelle sollten Sie sich ein Ziel für Ihre Pivot-Tabelle überlegen: Welche Art von Informationen möchten Sie durch die Bearbeitung der Daten herausfinden? Das hilft Ihnen bei der detaillierten Gestaltung Ihrer Pivot-Tabelle in den nächsten Schritten.

2. Markieren Sie Zellen, um eine Pivot-Tabelle zu erstellen

Das Einfügen der Pivot-Tabelle an sich ist eigentlich der einfachste Teil der Tabellenkalkulation. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die eingegebenen Zellen, die Sie gerne mittels einer Pivot-Tabelle zusammenfassen würden.
2. Navigieren Sie zur oberen Navigationsleiste und klicken Sie auf „Einfügen“.
3. Klicken Sie anschließend auf das „PivotTable“-Symbol. Sie können die Pivot-Option auch anwählen, ohne zuvor Zellen markiert zu haben und dann manuell angeben, welchen Zellenbereich Sie in Ihre Pivot-Tabelle einbeziehen möchten und ob die Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt oder dem bereits vorhandenen erstellt werden soll.

Quelle: Screenshot Excel

Ein Tipp: Sollten Sie eine ältere Version als Excel 2016 verwenden, kann es sein, dass die Option „PivotTables“ unter „Tabellen“ oder „Daten“ in der oberen Navigationsleiste zu finden ist und nicht unter „Einfügen“. In Google Tabellen finden Sie die Option zum Erstellen von Pivot-Tabellen über die obere Navigationsleiste in dem Drop-down-Menü „Daten“.

Sobald Sie auf das „PivotTable“-Symbol geklickt haben, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem der ausgewählte Datensatz bestätigt wird und Sie die Möglichkeit haben, Daten aus einer externen Quelle zu importieren – das können Sie vorerst ignorieren.

Außerdem werden Sie gefragt, wo Sie Ihre Pivot-Tabelle platzieren möchten. Ich empfehle Ihnen, ein neues Arbeitsblatt zu verwenden.

Quelle: Screenshot Excel

In der Regel müssen Sie die weiteren Optionen nicht bearbeiten, es sei denn, Sie möchten die ausgewählte Tabelle und den Ort der Pivot-Tabelle ändern. Wenn Sie alles überprüft haben, klicken Sie auf OK. Sie erhalten dann ein leeres Ergebnis wie dieses:

Quelle: Screenshot Excel

3. Ziehen Sie Felder per Drag & Drop in Ihre Pivot-Tabelle

Sie haben nun das „Skelett“ Ihrer Pivot-Tabelle, das Sie im nächsten Schritt vervollständigen. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, sehen Sie rechts ein Fenster, in dem Sie die Felder Ihrer Pivot-Tabelle bearbeiten können.

Quelle: Screenshot Excel

Das kann etwas verwirrend sein, wenn Sie zum ersten Mal eine Pivot-Tabelle erstellen. In diesem Bereich können Sie jedes Ihrer vorhandenen Tabellenfelder (in unserem Beispiel wären das Vorname, Nachname, Bildungsabschluss und Familienstand) in eines von vier Feldern umwandeln.

Filter

Dadurch wird das von Ihnen gewählte Feld oben in einen Filter verwandelt, mit dem Sie die Daten segmentieren können. In der folgenden Abbildung habe ich meine Pivot-Tabelle beispielsweise nach dem Bildungsabschluss gefiltert. Das funktioniert wie ein normaler Filter oder eine Datenaufteilung.

Quelle: Screenshot Excel

Spalten

Damit wird das von Ihnen gewählte Feld in vertikale Spalten in Ihrer Pivot-Tabelle umgewandelt. Im folgenden Beispiel habe ich etwa die Spalte Familienstand – angezeigt werden nur „ledig“ und „verheiratet“ – erstellt.

Quelle: Screenshot Excel

Zeilen

Damit wird das ausgewählte Feld in horizontale Zeilen in der Pivot-Tabelle umgewandelt. Im folgenden Screenshot – gleiche Ausgangslage wie beim Spalten-Beispiel – sehen Sie etwa, wie es aussieht, wenn das Feld Bildungsabschluss als Zeile eingestellt ist.

Quelle: Screenshot Excel

Wert

Damit wird das von Ihnen gewählte Feld in Werte umgewandelt, die die Tabelle auffüllen und Ihnen Daten zur Zusammenfassung oder Analyse liefern.

Quelle: Screenshot Excel

Tabellenwerte im Bereich „Werte“ werden standardmäßig als Summen angezeigt. Sie können diese Einstellung aber ganz einfach und je nachdem, was Sie berechnen möchten, ändern, etwa in Mittelwert, Maximum oder Minimum.

Im obigen Screenshot sind die Werte als Gesamtergebnis eine Zählung des Feldes Nachname, die Aufschluss darüber gibt, welche Personen in welchen Bildungsstufen entweder verheiratet oder ledig sind.

Möchten Sie die Anzeigeart ändern, dann gehen Sie wie folgt vor:

• Für Mac-Nutzerinnen und -Nutzer: Klicken Sie auf das kleine „i“ neben einem Wert im „Werte“-Bereich, wählen Sie die gewünschte Option aus und bestätigen Sie über „OK“. Sobald Sie Ihre Auswahl bestätigt haben, wird Ihre Pivot-Tabelle automatisch aktualisiert.
• Für Windows-Nutzerinnen und -Nutzer: Klicken Sie auf das kleine, nach unten zeigende Dreieck neben dem Wert und wählen Sie „Wertfeldeinstellungen“, um auf das Menü zuzugreifen.

Quelle: Screenshot Excel

4. Analysieren Sie die Daten in Ihrer Pivot-Tabelle

Sobald Sie Ihre Pivot-Tabelle haben, können Sie die entsprechenden Werte analysieren: Welche Informationen möchten Sie durch die Auswertung der Daten in Erfahrung bringen?

Im obigen Beispiel möchte ich wissen, wie viele Personen in den verschiedenen Bildungsstufen verheiratet oder ledig sind. Dafür verwende ich:

• Spalten: Familienstand
• Zeilen: Bildung
• Werte: Nachname (Vorname würde genauso funktionieren)

Die Werte können Sie summieren, mitteln oder anderweitig berechnen. Da das Feld Nachname allerdings Tex ist, setzt es die Tabelle automatisch auf Anzahl. Es wird also die Anzahl der Nachnamen ermittelt, die auf jede Kategorie zutreffen. Das Ergebnis sehen Sie in den oben verwendeten Screenshots.

Hinweis: Je nachdem, mit welcher Excel-Version Sie arbeiten, können Ihre Pivot-Tabellen anders aussehen als die hier dargestellten. Die Grundprinzipien bleiben jedoch gleich.

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Hilfreiche Funktionen für die Arbeit mit Pivot-Tabellen

Soweit zu den Grundlagen der Erstellung einer Pivot-Tabelle in Excel. Allerdings kann es sein, dass Sie je nachdem, wofür Sie die Tabelle benötigen, noch ein bisschen tiefer in die Welt der Pivot-Tabellen eintauchen müssen – etwa mit PivotCharts.

Oder wenn Sie feststellen, dass die Daten in Ihrer Pivot-Tabelle nicht so angeordnet sind, wie es für Ihre Zwecke erforderlich ist. In diesem Fall kann Ihnen die Sortierungsfunktion von Excel weiterhelfen.

Womöglich haben Sie aber auch die Aufgabe, Daten von einer anderen Quelle in einen Bericht zu integrieren. Hier könnte sich wiederum die „SVERWEIS“-Funktion als hilfreich erweisen.

Um mehr über das Programm und die verschiedenen Funktionen sowie hilfreiche Excel-Tipps und Tricks zu erfahren, laden Sie unseren umfassenden Leitfaden „So nutzen Sie Excel“ herunter.

Zurück zu den Pivot-Tabellen: Wie Sie bestimmte Aktionen ausführen, erkläre ich Ihnen jeweils ausführlich im Folgenden.

Pivot-Tabelle aktualisieren

Haben sich die Ursprungsdaten verändert, Ihre Pivot-Tabelle aber nicht? Das lässt sich schnell beheben. Um Ihre Pivot-Tabelle zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Pivot-Tabelle mit einem Mausklick.
2. Rechtsklick auf diese Zelle.
3. Klicken Sie auf „Aktualisieren“ im Dropdown-Menü. Alternativ können Sie nach dem Markieren Alt+F5 drücken.

Quelle: Screenshot Excel

Alternativ können Sie auch zur Registerkarte „PivotTable-Analyse“ navigieren und hier auf „Aktualisieren“ klicken.

Nach dem Aktualisieren wird die Pivot-Tabelle mit den neuesten Daten aus dem Quellbereich oder der Datenverbindung aktualisiert. Ich empfehle Ihnen, die aktualisierten Daten jedoch nochmal zu überprüfen, um sicherzustellen, dass keine Daten verloren gegangen sind.

Pivot-Tabelle löschen

Um eine Pivot-Tabelle in Excel zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Pivot-Tabelle aus, die Sie löschen möchten. Klicken Sie auf dafür auf eine beliebige Stelle innerhalb der Pivot-Tabelle, die Sie entfernen möchten.
2. Öffnen Sie das Menü per Rechtsklick.
3. Wählen Sie „PivotTable löschen“ aus.

Quelle: Screenshot Excel

Wichtig zu wissen: Beim Löschen der Pivot-Tabelle entfernen Sie nicht die ursprüngliche Datenquelle in der Ursprungstabelle oder andere Daten in der Arbeitsmappe. Es wird lediglich die Visualisierung der Pivot-Tabelle aus dem Tabellenblatt entfernt.

Pivot-Tabelle sortieren

Um eine Pivot-Tabelle zu sortieren, wenden Sie die folgenden Schritte an:

1. Wählen Sie die Spalte oder Zeile aus, die Sie sortieren möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Spalte oder Zeile und wählen Sie im Menü „Sortieren“. (Hinweis: Wenn Sie eine Spalte sortieren möchten, klicken Sie auf eine beliebige Zelle innerhalb dieser Spalte in der Pivot-Tabelle. Wenn Sie eine Zeile sortieren möchten, klicken Sie auf eine beliebige Zelle innerhalb dieser Zeile in der Pivot-Tabelle.)
3. Wählen Sie im Untermenü „Sortieren“ entweder „A nach Z sortieren“ (aufsteigende Reihenfolge) oder „Z nach A sortieren“ (absteigende Reihenfolge).

Quelle: Screenshot Excel

Mit diesen Anweisungen sortieren Sie die Daten innerhalb einer Spalte oder Zeile in Ihrer Pivot-Tabelle. Denken Sie daran, dass das Sortieren einer Pivot-Tabelle die Daten innerhalb dieses speziellen Feldes neu anordnet und die Gesamtstruktur der Pivot-Tabelle nicht beeinflusst.

Pivot-Tabelle kopieren

Um eine Pivot-Tabelle in Excel zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die gesamte Pivot-Tabelle.
2. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Kopieren“ aus dem Kontextmenü oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg+C.
3. Wechseln Sie zu dem Arbeitsblatt, in das Sie die kopierte Pivot-Tabelle einfügen möchten.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, in die Sie die Pivot-Tabelle einfügen möchten, und wählen Sie im Kontextmenü „Einfügen“, oder verwenden Sie die Excel-Tastenkombination Strg+V.
5. Wenn sich die kopierte Pivot-Tabelle mit vorhandenen Daten überschneidet, müssen Sie möglicherweise den Bereich anpassen, um ein Überschreiben der vorhandenen Daten zu vermeiden. Klicken Sie einfach auf die Eckgriffe der eingefügten Pivot-Tabelle und verändern Sie sie, um die Größe entsprechend anzupassen.

7 Tipps, wie Sie mehr aus Ihren Pivot-Tabellen holen

Pivot-Tabellen bieten noch viel mehr Möglichkeiten als die, die ich Ihnen vorgestellt habe. Damit Sie nicht vor Excel verzweifeln, habe ich ein paar Tipps für Sie zusammengestellt.

1. Verwenden Sie den richtigen Datenbereich

Bevor Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, stellen Sie sicher, dass Ihr Datenbereich richtig ausgewählt ist. Inkludieren Sie alle erforderlichen Spalten und Zeilen und achten Sie darauf, dass der Datenbereich keine leeren Zellen enthält.

2. Formatieren Sie Ihre Daten

Um mögliche Probleme bei der Dateninterpretation zu vermeiden, formatieren Sie Ihre Daten richtig. Achten Sie auf eine einheitliche Formatierung für Datumsfelder, numerische Werte und Textfelder.

Ein Tipp aus persönlicher Erfahrung: Entfernen Sie alle unnötigen Leerzeichen und stellen Sie sicher, dass alle Werte den richtigen Datentyp haben. Achten Sie auch darauf, dass Sie keine zusammengeführten Zeilen haben oder Spalten mit gleichen Überschriften.

Wenn Sie mit komplexen oder verschachtelten Daten arbeiten, können Sie Power Query verwenden, um sie in eine einzige Zeile zu verwandeln, die in Spalten organisiert ist.

3. Wählen Sie konkrete Feldnamen

Verwenden Sie beim Erstellen einer Pivot-Tabelle eindeutige und beschreibende Namen für Ihre Felder. So lassen sich die Daten in der Pivot-Tabelle leichter verstehen und analysieren.

4. Wenden Sie den Pivot-Tabellenfilter an

Nutzen Sie die Filtermöglichkeiten in Pivot-Tabellen, um sich auf bestimmte Untergruppen von Daten zu konzentrieren. Sie können Filter auf einzelne Felder anwenden, um visuell mit Ihrer Pivot-Tabelle zu interagieren.

5. Klassifizieren Sie Ihre Daten

Wenn Sie eine große Menge an Daten haben, sollten Sie diese gruppieren, um die Analyse zu vereinfachen. Sie können die Daten nach Datum, numerischen Bereichen oder nach einer speziellen Art der Klassifizierung gruppieren.

Auf diese Weise können Sie die Daten in der Pivot-Tabelle sinnvoller zusammenfassen und organisieren. Außerdem können Sie die Feldlistenelemente alphabetisch oder in der Reihenfolge der Datenquelle sortieren – also in der Reihenfolge, die in der Quelltabelle angegeben ist.

6. Passen Sie das Layout Ihrer Pivot-Tabelle an

Excel ermöglicht es Ihnen, das Layout Ihrer Pivot-Tabelle anzupassen. Durch Ziehen und Ablegen von Feldern zwischen verschiedenen Bereichen der Pivot-Tabelle (etwa Zeilen, Spalten, Werte) können Sie das Layout neu anordnen und die Daten so ausgeben, wie Sie sie für Ihre Analyse benötigen.

Pro-Tipp: Zusätzlich zum Standardlayout können Sie ein Layout-Design aus der Liste auswählen, indem Sie auf „Berichtslayout“ klicken.

7. Aktualisieren Sie Ihre Daten

Wenn sich Ihre Datenquelle ändert oder Sie neue Daten hinzufügen, denken Sie daran, die Pivot-Tabelle zu aktualisieren – wie das geht, haben wir Ihnen weiter oben gezeigt.

Fazit: Pivot-Tabellen sind auch für Anfängerinnen und Anfänger spannend

Wenn Sie größere Datensätze analysieren müssen, um Trends und Muster zu erkennen, hilft Ihnen (auch als Excel-Anfängerin und -Anfänger) eine Pivot-Tabelle. Was auf den ersten Blick kompliziert erscheint, ist aus meiner Sicht gar nicht so komplex. Nach einiger Zeit gehen Ihnen die notwendigen Prozessschritte leichter von der Hand – und Sie werden schnell zum Pivot-Profi.

Titelbild: HubSpot