Obwohl diverse Tools Lösungen für die Datenverwaltung bieten, ist und bleibt das Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Quellen eine Herausforderung. So ist die Auswertung von Tabellenblättern aus mehreren Arbeitsmappen oft mit manuellem Aufwand verbunden.
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Hier kann Ihnen das Excel-Tool Power Query helfen, indem es Daten aus verschiedenen Tabellen in einer integrierten Ansicht zusammenführt.
Sind Sie beispielsweise als Marketingberaterin bzw. Marketingberater tätig, dann arbeiten Sie wahrscheinlich häufig mit mehreren Teams in einem Kundenunternehmen zusammen. Um ein umfassendes Bild vom Umsatztrichter eines SaaS-Unternehmens zu erhalten, brauchen Sie zum Beispiel Daten aus den Bereichen Marketing, Vertrieb, Customer Success und Produktentwicklung.
Die dafür benötigten Daten werden jedoch in der Regel an mehreren Speicherorten und in unterschiedlichen Formaten gesammelt. Um diese Daten auszuwerten, müssen Sie alle einzelnen Informationen zentral und in einem einheitlichen Format speichern können sowie in der Lage dazu sein, sie Ihren Anforderungen entsprechend anzupassen.
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Microsoft Power Query hat sich für viele Marketingfachleute im Laufe der Jahre als nützliches Tool erwiesen – und ist gar nicht so kompliziert, wie Sie vielleicht denken.
Mithilfe von Power Query können Sie Datensätze aus mehreren Quellen importieren, bereinigen, transformieren und zusammenführen. Sobald Sie sich in das Tool eingearbeitet haben, wird das Sammeln und Auswerten von Datensätzen aus unterschiedlichen Quellen viel einfacher.
Was ist Power Query?
Power Query ist im Wesentlichen ein Tool, mit dem Sie Datensätze in einer Excel-Tabelle zusammenführen können. Sie können Power Query verwenden, um Daten aus verschiedensten Quellen abzurufen, darunter Webseiten, Datenbanken, Tabellenkalkulationen und diverse andere Dateitypen.
Sobald die Daten importiert sind, können Sie den Power Query-Editor verwenden, um die Daten zu bereinigen und zu transformieren. Anschließend können Sie die transformierten Daten in Ihre vorhandene Tabelle importieren.
Nach dem Importieren von Daten werden mit dem Power Query-Editor häufig die folgenden Aktionen ausgeführt: Filtern, Entfernen von Duplikaten, Spaltenaufteilung, Datenformatierung und Zusammenführen von Daten.
Der Hauptvorteil ist, dass Aufgaben, für die Sie manuell Stunden brauchen würden, mit Power Query in wenigen Minuten erledigt werden können. Außerdem können Sie dieselben Bereinigungs- oder Transformationsaktionen mit einem Mausklick wiederholen, wenn die Datenquellen aktualisiert werden.
Bei allen fortgeschrittenen Funktionen in Excel gibt es eine gewisse Lernkurve. So brauchen Sie vielleicht auch mit Power Query ein paar Anläufe, um sich in das Tool einzuarbeiten, aber wenn Sie sich mit allen Funktionen vertraut gemacht haben, ist die Oberfläche sehr benutzerfreundlich.
So verwenden Sie das Power Query-Tool in Excel
Wenn Sie ein Tool wie Power Query ausprobieren möchten, dann eignet sich ein anschauliches Beispiel optimal, um sich mit der Vorgehensweise vertraut zu machen.
Die unten stehenden Schritte können auf jede Art von Datensatz angewendet werden. Bei Bedarf können Sie die Funktionen, die ich Ihnen zeige, selbstverständlich durch andere Optionen für Ihre Abfragen ersetzen.
In diesem Beispiel führe ich Verkaufsdaten aus zwei verschiedenen geografischen Regionen zur Analyse zusammen. Die Daten stammen aus dem DACH-Raum und dem Vereinigten Königreich, weshalb sich die Schreibweisen, Formatierungen und Währungen in den beiden Tabellen unterscheiden.
Mein Ziel ist es, diese Datensätze in einer Arbeitsmappe zusammenzufassen, damit die Daten an einem zentralen Ort bereinigt sowie leicht interpretiert und analysiert werden können.
Hinweis: Die folgenden Anleitungen basieren auf der MacOS-Version von Excel. Die Schritte unter Windows sind aber die gleichen.
Schritt 1: Power Query in Excel öffnen
Als Erstes öffnen wir die Arbeitsmappe, die wir für unser Projekt primär nutzen möchten. Ich nehme in diesem Beispiel meine DACH-Verkaufstabelle, um hier alle Daten zu bereinigen und zusammenzuführen.
Dann klicken wir im Menüband auf die Registerkarte „Daten“. Dort wird direkt als erste Option „Daten abrufen“ angezeigt.
Schritt 2: Daten importieren
Wir klicken nun auf das Drop-down-Menü, um die Optionen für unsere Power-Query-Abfrage aufzurufen.
In diesem ersten Schritt klicken wir zuerst auf „Daten abrufen“, damit wir die Daten aus der Verkaufstabelle für das Vereinigte Königreich laden können.
Im Anschluss öffnet sich ein Fenster, in dem wir die Excel-Tabelle auswählen können. Generell ist es möglich, Daten aus einer Vielzahl von Quellen zu beziehen, einschließlich gemeinsam genutzter SharePoint-Dateien.
In diesem Fall wählen wir die Excel-Arbeitsmappe aus, die lokal auf meinem Computer gespeichert ist.
Im Anschluss klicken wir auf „Weiter“. Jetzt können wir die Tabellenblätter auswählen, die wir importieren möchten. Dabei können wir uns eine Vorschau der Daten ansehen, bevor wir auf „Laden“ klicken, um den Import abzuschließen.
Power Query fügt nun die Daten als neues Tabellenblatt zu unserer bestehenden Arbeitsmappe hinzu.
Von dort aus wählen wir im Menüband erneut „Daten“ > „Daten abrufen“ aus und klicken anschließend auf die Option „Power Query-Editor starten“, um eine Massenbereinigung oder -aktualisierung der importierten Daten durchzuführen.
Schritt 3: Importierte Daten bereinigen
Wenn wir unsere Daten bereinigen möchten, bevor wie sie zu unserer Arbeitsmappe hinzufügen, können wir dies während des Importvorgangs tun. Anstatt direkt auf „Laden“ zu klicken, verwenden wir dafür den Befehl „Daten transformieren“, wodurch der Power Query-Editor geöffnet wird.
Das Tabellenblatt mit den Verkaufsdaten für das Vereinigte Königreich enthält beispielsweise die gleichen Daten wie das DACH-Tabellenblatt, ist aber nicht korrekt formatiert. Das richtige Währungsformat wird nicht auf die entsprechende Zelle angewendet.
Wir können über die Registerkarte „Transformieren“ also entweder vor dem Import die Daten bearbeiten oder die Daten zuerst importieren und dann den Power Query-Editor öffnen.
Wie Sie sehen können, sind hier diverse Optionen verfügbar. In diesem Fall wählen wir die Spalte mit dem inkorrekten Währungsformat aus und klicken dann im Menüband auf die Einstellungen für den Datentyp.
Dort können wir die Option „Währung“ auswählen, um die Beträge in Euro zu ändern.
Schritt 4: Transformierte Daten laden
Der letzte Schritt besteht darin, diese bereinigten und transformierten Daten in die bestehende Arbeitsmappe einzufügen. Dafür gehen wir im Power Query-Editor zurück zur Registerkarte „Start“ und klicken auf „Schließen & Laden“.
Excel fügt diese Abfrage nun als neues Tabellenblatt in die Arbeitsmappe ein.
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In dieser einfachen Anleitung habe ich Ihnen nun Schritt für Schritt gezeigt, wie Sie auf den Power Query-Editor zugreifen und die grundlegenden Funktionen nutzen können.
Die Anwendungsfälle für Power Query sind jedoch nahezu endlos, weil Sie ganz unterschiedliche Arten von Daten importieren und bereinigen können sowie eine breite Palette von Datentransformationen und -manipulationen durchführen können.
Anwendungsbeispiele für Power Query
Werfen wir nun einen Blick auf einige konkrete Beispiele, wie Sie Power Query effektiv einsetzen können.
Beispiel 1: Zusammenführen von Daten aus mehreren Tabellen
Ganz gleich, ob Sie mit mehreren selbst erstellten Tabellen arbeiten oder ob andere Personen Ihnen Dateien zusenden – es kommt häufig vor, dass Sie Daten in einer Arbeitsmappe kombinieren müssen. Mit Power Query können Sie dies ganz unkompliziert erledigen.
Vergewissern Sie sich zunächst, dass alle Arbeitsmappen, die Sie zusammenführen möchten, im selben Ordner gespeichert sind. Achten Sie außerdem darauf, dass idealerweise in allen Tabellen dieselben Spaltenüberschriften verwendet werden.
Öffnen Sie in Excel eine leere Arbeitsmappe. Navigieren Sie zu „Daten“ und wählen Sie über die Option „Daten abrufen“ > „Excel-Arbeitsmappe“ Ihre erste Datei aus.
Wenn Ihre Tabellenblätter alle demselben Format folgen, brauchen Sie hier nichts weiter zu tun. Klicken Sie einfach auf „Laden“.
Als Nächstes importieren Sie alle weiteren Tabellen. Aber anstatt den ersten Schritt erneut auszuführen, fügen Sie die anderen Tabellenblätter zur soeben erstellten Abfrage hinzu.
Klicken Sie also erneut im Menüband auf die Registerkarte „Daten“ und anschließend auf „Daten abrufen“ > „Excel-Arbeitsmappe“.
Wählen Sie dort die zweite Arbeitsmappe aus Ihrer Liste aus. Anstatt im nächsten Menü direkt auf „Laden“ zu klicken, wählen Sie jedoch die Option „Daten transformieren“.
Jetzt sollten beide Abfragen links im Power Query-Editor angezeigt werden.
Auf der rechten Seite des Hauptmenüs im Power Query-Editor finden Sie unter „Kombinieren“ die verschiedenen Optionen zum Zusammenführen oder Anfügen von Abfragen.
Klicken Sie im Drop-down-Menü auf „Abfragen anfügen“ > „Abfragen als neu anfügen“. Wählen Sie die Tabellen in der Reihenfolge aus, in der Sie sie aneinander anhängen möchten, und klicken Sie anschließend auf „OK“.
Power Query führt die Daten aus beiden Tabellen in einem Blatt auf Ihrer Arbeitsmappe zusammen. Diesen Schritt können Sie je nach Bedarf mit zwei oder mehreren Tabellen durchführen.
Beispiel 2: Bereinigung der Daten vor dem Importieren
Ab und zu kann es vorkommen, dass Sie mit einer Tabelle arbeiten, in der Chaos herrscht. So ist zum Beispiel die Formatierung nicht einheitlich, weshalb Sie vor dem Import die Daten bereinigen müssen.
Power Query macht dies während des Datenimports zu einem ganz einfachen Schritt, was Ihnen das manuelle Bereinigen Ihrer Daten im Nachhinein erspart.
Ein gutes Beispiel ist eine Tabelle, in der manche Wörter komplett in Großbuchstaben geschrieben werden und andere nicht. Das Ziel besteht also darin, eine einheitliche Schreibweise zu verwenden, bevor Sie diese Tabelle zu Ihrer bestehenden Arbeitsmappe hinzufügen.
Nehmen wir an, das Vertriebsteam in Frankreich hat uns den aktuellen Vertriebsbericht geschickt.
Die Tabelle sieht zwar insgesamt gut aus, aber in der Spalte mit der Länderkennung werden in manchen Zellen nur Großbuchstaben verwendet und in anderen nicht.
Außerdem sind in den Ländernamen teilweise merkwürdige Leerzeichen aufgetaucht, die ebenfalls korrigiert werden müssen, da wir sonst die Daten nur schwer in Pivot-Tabellen und andere Berichte übernehmen können.
Importieren Sie in Ihrer Arbeitsmappe also die Datei mit den fehlerhaften Daten. Klicken Sie auf „Daten transformieren“, anstatt die Tabelle gleich zu importieren.
Suchen Sie zunächst die Spalte mit der uneinheitlichen Großschreibung und den zusätzlichen Leerzeichen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte und anschließend auf „Transformieren“.
Wählen Sie dann „Kürzen“ aus. Dadurch werden alle zusätzlichen Leerzeichen entfernt, die bei der Bearbeitung der Daten stören könnten.
Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf die Spalte und dann auf „Transformieren“, wählen allerdings im nächsten Schritt „Ersten Buchstaben im Wort großschreiben“ aus.
Möglicherweise müssen Sie zunächst auf „Kleinbuchstaben“ klicken, um alle komplett großgeschriebenen Wörter zu korrigieren, und können dann die Option „Ersten Buchstaben im Wort großschreiben“ verwenden.
Jetzt können Sie wie gehabt auf „Schließen & Laden“ klicken, um Ihre bereinigten Daten in Ihre Excel-Arbeitsmappe zu importieren.
Beispiel 3: Entpivotieren/Pivotieren von Daten für eine einfachere Analyse
Es kommt häufig vor, dass Sie in Excel mit Daten arbeiten, die Sie nicht auf Anhieb wie gewünscht analysieren können, insbesondere wenn Sie Spalten und Zeilen vertauschen bzw. die Daten „pivotieren“ möchten.
In diesem Beispiel handelt es sich um eine Umfrage, deren Spalten anhand der Befragten sortiert werden. Im Idealfall sollten die Spalten jedoch den verschiedenen Fragen und Antworten entsprechend gegliedert werden.
Öffnen Sie zunächst eine leere Excel-Arbeitsmappe und importieren Sie Ihr Tabellenblatt.
Wie im vorangegangenen Beispiel klicken Sie allerdings nicht auf „Laden“, sondern auf „Daten transformieren“.
Im Anschluss öffnet sich der Power Query-Editor. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte „Transformieren“. Wählen Sie alle Spalten mit den Umfragefragen gleichzeitig aus, klicken Sie auf „Spalten entpivotieren“ und wählen Sie dann „Nur ausgewählte Spalten entpivotieren“ aus.
Power Query analysiert die ausgewählten Spalten dann anhand der Attribute und Werte. Wechseln Sie zurück zur Registerkarte „Start“ und klicken Sie auf „Schließen & Laden“, um die entpivotierten Daten in Ihre Tabelle zu übernehmen.
Probieren Sie die verschiedenen Funktionen im Power Query-Editor aus
Microsoft Excel gehört zu den leistungsstärksten Programmen, wenn es um das Sortieren, Bereinigen und Transformieren der Daten geht, die von verschiedenen Abteilungen und Teams im täglichen Geschäftsbetrieb verwendet werden.
Es kann zwar eine Weile dauern, bis Sie sich mit allen Eigenschaften und Funktionen eines Tools wie Power Query vertraut gemacht haben, aber die Mühe lohnt sich.
Selbst bei relativ simplen Tabellen, die einfach nur viele Daten enthalten, kann Power Query den Zeitaufwand für die Datenbereinigung und -transformation erheblich minimieren, sodass Sie viel schneller zu wichtigen Analysen und Entscheidungen übergehen können.
Titelbild: HubSpot
