Presseverteiler erstellen und pflegen: So geht's

Sie möchten Neuigkeiten über Produkte, Events oder Ihr Team zielgerichtet an Medien versenden? Dann empfehlen wir Ihnen, einen eigenen Presseverteiler anzulegen. So können Sie Ihre Botschaften effektiv in den passenden Medien platzieren. Hier lesen Sie, wie Sie einen individuellen Presseverteiler erstellen, der das richtige Publikum erreicht und Interesse für Ihre News weckt.

Was ist ein Presseverteiler?

Ein systematisch aufgebauter Presseverteiler bildet die Grundlage für erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations, PR). Der Verteiler enthält alle wichtigen Daten von Redaktionen, Personen und Institutionen, die an den Pressemeldungen Ihres Unternehmens interessiert sind. Es ist möglich, einen Presseverteiler mit Excel oder einem CRM-System aufzubauen.

Individuellen Presseverteiler erstellen in fünf Schritten

Mit einem gepflegten Presseverteiler erhöhen Sie die Chance, dass Ihre Unternehmensinformationen in branchenspezifischen Fachmagazinen veröffentlicht werden. Ziel dieser Öffentlichkeitsarbeit ist es, beim (Fach-) Publikum eine bestimmte Reputation zu erreichen und das eigene Unternehmen ins Gespräch zu bringen.

Insbesondere in Krisenzeiten lohnen sich aktuelle Listen, um zeitnah als Unternehmen auf Entwicklungen am Markt und in den Medien reagieren zu können und durch schlaue PR ein positives Markenbild zu schaffen. Der Aufbau eines Presseverteilers ist keine einmalige Aufgabe. Je nach strategischer Ausrichtung der Öffentlichkeitsarbeit können wiederholte Anpassungen notwendig werden.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie einen Presseverteiler in fünf Schritten aufbauen:

1. Recherchieren Sie relevante Medien und Themen

Mit Ihren Pressetexten möchten Sie die Aufmerksamkeit von Redaktionen und potenzieller Kundschaft wecken. Umso wichtiger ist es zu wissen, welchen Blog Ihre Kundinnen und Kunden lesen oder welche Fachzeitschrift sie abonnieren.

Eine Umfrage hilft Ihnen herauszufinden, für welche Themen und Medien Ihre Kundschaft sich interessiert. Je nach Thema kann auch für B2B-Unternehmen eine Veröffentlichung in der Lokalpresse passend sein, um etwa das Employer Branding zu stärken.

2. Erfassen Sie die Pressekontakte mit System

An ausführlicher Recherchearbeit kommen Sie nicht vorbei. Notieren Sie sich die Namen von Medienvertretern und Journalistinnen, mit denen Sie bereits Kontakt hatten. Nutzen Sie kostenfreie Recherchequellen, beispielsweise vom Bundesverband Digitalpublisher und Zeitungsverleger (BDZV), dem Deutschen Journalisten-Verband (DJV) oder bekannten Verlagshäusern. Auf den hauseigenen Websites finden Sie meist die Namen der zuständigen Redaktionsteams.

Schreiben Sie den Journalistinnen und Journalisten eine E-Mail oder rufen Sie an. Fragen Sie nach, ob sie mit der Datenspeicherung und Zusendung von Pressemeldungen aus Ihrem Unternehmen einverstanden sind.

Sie können die Empfangenden von Pressemitteilungen in Ihr CRM-System oder in eine Excel-Tabelle einfügen. Hierfür empfehlen sich die folgenden Spalten im Presseverteiler:

• Anrede
• Vorname
• Nachname
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Jobbezeichnung
• Name des Mediums
• Art des Mediums
• Ressort/Thema (z. B. Wirtschaftsnachrichten, Branchenthema, Lokales)
• Titel und Reichweite des Mediums
• Region (lokal, regional, überregional, Deutschland, DACH, international)
• Erscheinungsturnus und Redaktionsschluss
• Link zum Profil auf Twitter, LinkedIn oder einer eigenen Website
• Datum der letzten Aktualisierung und weitere Notizen zum Kontakt

Richten Sie diese Liste an Ihren Bedürfnissen aus – schließlich soll Ihr Presseverteiler zu Ihnen passen.

3. Inhalte passend zu Zielgruppen festlegen

Jetzt, da Sie Ihre Adressatinnen und Adressaten beisammen haben und auch die generellen Themen Ihrer Pressemitteilungen definiert haben, geht es darum, die passenden E-Mail-Inhalte zu kreieren.

Achten Sie darauf, dass Ihre Mitteilungen wirklich relevant sind und zur jeweiligen Zielgruppe passen. Halten Sie sich bei den Inhalten immer wieder Ihre Zielsetzungen vor Augen, um sicherzugehen, dass Ihre Mailings den gewünschten Effekt haben.

4. Bauen Sie nachhaltige Beziehungen zu Pressevertretern auf

Das Sammeln von Visitenkarten, etwa auf Fachmessen, erweitert Ihren Presseverteiler mit der Zeit um wertvolle Kontakte. Nutzen Sie jedoch lieber die Gelegenheit für ein persönliches Gespräch und schaffen Sie mehr Nähe zu Ihrem Unternehmen.

Einige Tage nach dem Versand Ihrer Pressemitteilung lohnt es sich, noch einmal telefonisch nachzuhaken. Häufig werden E-Mails mit Firmeninformationen einfach übersehen. Außerdem besteht so die Möglichkeit, auf weitere spannende Themen hinzuweisen oder einen Fototermin vor Ort zu vereinbaren.

5. Halten Sie Ihren Presseverteiler auf einem aktuellen Stand

Sie haben auf einem Event einen neuen Pressekontakt kennengelernt? Dann sollten Sie die Daten am besten direkt in Ihrer Tabelle ergänzen und gegebenenfalls veraltete Informationen aktualisieren. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Pressemeldungen bei der richtigen Person ankommen. Prüfen Sie zudem regelmäßig, ob neue interessante Medien und News veröffentlicht werden. So wird Ihre PR erfolgreicher.

Tipps für einen erfolgreichen Presseverteiler

Früher wurden Presseverteiler ausschließlich über Excel erstellt und manuell gepflegt. Das geht heute deutlich komfortabler. Mit einer CRM-Software halten Sie Ihren Presseverteiler einfach auf einem aktuellen Stand: Erwähnungen können hinterlegt, positives wie negatives Feedback aus Redaktionen ergänzt werden.

Auf Knopfdruck werden Pressekontakte entfernt, sodass sie bei der nächsten Aussendung nicht wieder angeschrieben werden. Generell sollten Sie Verständnis zeigen, wenn Journalistinnen und Journalisten kein Interesse an Ihren Pressemeldungen haben.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen beim Aufbau eines wirkungsvollen Presseverteilers:

1. Löschen Sie Pressekontakte aus Ihrer Liste, die keine Informationen erhalten wollen.
2. Versenden Sie Pressemitteilungen nicht zu oft, sondern nur, wenn wirklich relevante Events und Entwicklungen zu besprechen sind.
3. Legen Sie für verschiedene Themen separate Presseverteiler an.
4. Versenden Sie an ausgewählte Kontakte nur Informationen, die für sie von Interesse sind.
5. Personalisieren Sie E-Mails für die Empfängerinnen und Empfänger.
6. Reichern Sie Ihre Unternehmensinformationen mit ausgewählten Grafiken, Statistiken und Fotos an.
7. Wecken Sie mit einer aufmerksamkeitsstarken Betreffzeile und Überschrift Neugierde.
8. Verfassen Sie Ihre Pressemeldungen kurz und zielgruppenorientiert. Diese Nachrichten folgen einer anderen Kommunikationsstrategie als etwa Werbe-E-Mails oder Social-Media-Postings.
9. Analysieren Sie den Erfolg Ihrer Pressearbeit mithilfe der KPIs Öffnungsrate, Erwähnungen in relevanten Medien und Klickrate.
10. Erweitern Sie Ihren Presseverteiler um die Social-Media-Profile der Pressekontakte.
11. Fragen Sie auch Blogger und Influencerinnen an und erfassen Sie ihre Daten im Verteiler.

Fazit: Ein Presseverteiler gehört in jeden kommunikativen Werkzeugkasten

Wer einen Presseverteiler aufbauen will, sollte ihn von Anfang an klug aufsetzen, idealerweise in einem CRM. Wichtiger als die Erwähnung in Zeitungen und Themenblogs mit hoher Reichweite sind Veröffentlichungen in On- und Offline-Medien, die für Ihre Interessenten, Followerinnen und Ihre Kundschaft relevant sind – und hier hilft der Presseverteiler Ihrer PR entscheidend.

Umfragen helfen Ihnen, diese zu identifizieren, damit Sie die exakt passende Pressemitteilung schreiben können, die wirklich relevant ist. Ein individueller Presseverteiler stärkt Ihr Markenimage und fördert gleichermaßen den Dialog mit Ihren Stakeholdern – eine lohnende Investition in die Zukunft!

Titelbild: Klaus Vedfelt / iStock / Getty Images Plus