Pressemitteilung schreiben: Aufbau und Beispiele

Pressemitteilungen sind in der Medienwelt auch heute noch ein wichtiges Instrument der Unternehmenskommunikation und der Public Relations. Sie dienen als Brücke zu Online- und Print-Redaktionen und liefern Journalisten und Journalistinnen wichtige Informationen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen die Merkmale einer effektiven Pressemitteilung und zeigen Ihnen, wie Sie damit Aufmerksamkeit erregen.

Wofür werden Pressemitteilungen genutzt?

Neue Partner, große Investitionen, Auszeichnungen oder umfassende Umstrukturierungen sind potenzielle Anlässe für Unternehmen, Pressemitteilungen herauszugeben. Auch Produkt- und Veranstaltungsankündigungen oder aber Neueröffnungen werden mithilfe einer Pressemitteilung in der Öffentlichkeit publik gemacht.

Weitere mögliche Einsatzmöglichkeiten einer Pressemeldung:

• Bietet Ihr Unternehmen etwas Ungewöhnliches oder Einzigartiges an? Dann kann eine Pressemitteilung die Aufmerksamkeit auf diesen Unique-Selling-Proposition lenken.
• Kann Ihr Unternehmen einen wichtigen Beitrag zu einer aktuellen Diskussion leisten? In diesem Fall ist eine gezielte Pressemitteilung nützlich, um Ihre Position zu verbreiten.
• Auch auf lokaler und regionaler Ebene spielen Pressemitteilungen eine wichtige Rolle, insbesondere wenn Ihr Unternehmen im lokalen Umfeld tätig ist. Der Lokaljournalismus greift diese Pressemitteilungen häufig für ihre Berichterstattung auf.

Wichtig bei der Auswahl des Themas ist, dass die Information für Presse und Öffentlichkeit Relevanz hat und dass Sie die Pressemitteilung auch für Ihr Marketing nutzen können.

Was gehört in eine Pressemitteilung?

Die Mitteilung beginnt mit einer prägnanten Überschrift, die die Lesenden neugierig macht. Danach folgen Ort und Datum der Meldung, um Kontext und Aktualität zu gewährleisten. Bilder helfen, den Inhalt zu veranschaulichen und die Aufmerksamkeit zu erhöhen.

Ein Vorspann, der die W-Fragen (Wer? Was? Wo? Wann? Warum? Wie?) beantwortet, gibt einen schnellen Überblick über das Thema. Der Hauptteil enthält dann die Details und Hintergrundinformationen zur vertiefenden Erläuterung. Die wichtigsten Elemente einer guten Pressemitteilung sind:

• Einleitung: Enthält Basisinformationen wie Datum, Titel, Untertitel und ggf. ein passendes Pressefoto mit Bildunterschrift. Professionelle Fotos sind je nach Relevanz und Anlass unerlässlich.
• Kernaussagen: In Stichpunkten kurz zusammengefasst.
• Hauptteil: Bietet alle Hintergrundinformationen und sollte hochwertige Zitate enthalten. Denken Sie daran, den Text in gut lesbare Abschnitte zu gliedern.
• Kontaktdaten und Angaben zum Unternehmen: Diese sollten am Ende des Textes stehen. Nennen Sie einen Ansprechpartner für Rückfragen und verweisen Sie auf weiteres Bildmaterial oder Ihre Bilddatenbank.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Ihre Pressemitteilung auch als Download zur Verfügung steht, damit sie offline gelesen werden kann.

Abschließend finden sich im sogenannten „Abbinder“ die Kontaktdaten sowie relevante Informationen zu Ihrem Unternehmen, damit Journalisten und Journalistinnen bei Bedarf weitere Informationen einholen oder Kontakt aufnehmen können.

Die Länge Ihrer Pressemitteilung: Wie lang ist lang genug?

Grundsätzlich gilt die Devise „je kürzer, desto besser“ oder halten Sie sich an die Abkürzung KISS, die für „keep it short and simple“ steht. Optimal ist ein Umfang von einer halben bis einer ganzen DIN A4-Seite.

Umgerechnet sind das etwa 250 bis maximal 500 Wörter oder 1.500 bis maximal 3.500 Zeichen. Vermeiden Sie Pressemitteilungen, die den Umfang von zwei DIN A4-Seiten überschreiten. Die meisten Presseportale erlauben nur das Hochladen von Meldungen mit maximal 2.000 bis 3.500 Zeichen.

Was macht einen guten Pressetext aus?

Ein guter Pressetext ist vor allem aussagekräftig, klar und prägnant formuliert. Er folgt einem strukturierten Aufbau, enthält möglichst aktuelle Informationen, wahrt die Objektivität und bietet klare Kontaktinformationen für Rückfragen.

10 Tipps für eine erfolgreiche Presseinformation

Auf dem Weg zur perfekten Pressemitteilung gibt es einige Dinge zu beachten. Im Folgenden haben wir zehn Tipps und Beispiele gesammelt, mit denen Sie sicherstellen können, dass die Qualität Ihrer Pressemitteilung sofort Aufmerksamkeit für Ihre Themen weckt und den höchsten Standards entspricht.

1. Informationswert hinterfragen

Der Aufhänger Ihrer Pressemitteilung hängt von Ihrem Unternehmen ab, aber es muss für Journalisten und Journalistinnen relevant sein. Qualität vor Quantität: Veröffentlichen Sie nur, wenn Sie relevante Neuigkeiten haben.

Bewerten Sie den Neuigkeitswert, indem Sie sich fragen, was neu und besonders ist und welchen Mehrwert die Informationen für die Medien und deren Publikum haben. So vermeiden Sie unnötigen Aufwand und stellen sicher, dass Ihre Aussendung für die Redaktion relevant ist.

2. Treffende Überschrift finden

Medienschaffende erhalten täglich zahlreiche E-Mails mit Pressemitteilungen, von denen jedoch viele ungelesen gelöscht werden, weil die Überschriften und der E-Mail-Betreff uninteressant sind. Die Aufmerksamkeit für Ihre Pressemitteilung hängt stark von einer aussagekräftigen Überschrift ab. Verwenden Sie Schlüsselwörter aus Ihrem Text und formulieren Sie die Überschrift, nachdem Sie Ihre Pressemitteilung fertiggestellt haben. Dann wird Ihre Zielgruppe Ihren Pressetext auch weiterlesen.

3. Kerninformationen zuerst nennen

Der Aufbau Ihrer Pressemitteilung sollte in Pyramidenstruktur erfolgen. Nennen Sie das Wichtigste zuerst. Schon im ersten Absatz sowie im ersten Satz sollten Sie Antworten auf die relevanten W-Fragen (Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum?) geben. In den folgenden Textabschnitten können Sie dann Details und Hintergrundinformationen näher erläutern.

4. Kurz und prägnant formulieren

Aufgrund des begrenzten Zeitbudgets der Personen, die in den Medien tätig sind, sollten Pressemitteilungen kurz und einprägsam sein, idealerweise nicht länger als eine DIN A4 Seite. Verwenden Sie kurze Sätze und klare Formulierungen, bevorzugen Sie Verben und aktive Konstruktionen. Erklären Sie Abkürzungen, Fremdwörter oder Fachbegriffe und vermeiden Sie komplexe Sätze sowie Füllwörter.

5. Sachlich bleiben

Pressemitteilungen dienen der objektiven Berichterstattung und dürfen nicht als Marketinginstrument eingesetzt werden. Der Text sollte neutral, sachlich und informativ sein. Verzichten Sie auf jede Form von versteckter oder offener Werbung, Superlativen und Selbstlob. Denn Werbetexte sind nicht gern gesehen.

6. Multimedia-Material zur Verfügung stellen

Multimediales Material ist für den modernen Journalismus unverzichtbar. Stellen Sie in einem eigenen Pressebereich auf Ihrer Website folgendes Material zum Download bereit: Pressefotos, Bilder, Logos, Videos, Grafiken, Unternehmensinformationen und weitere Pressemitteilungen.

7. Zusätzliche Informationsquellen anbieten

Erwarten Sie nicht, dass Ihre Pressemitteilung unverändert veröffentlicht wird. Selbst wenn das Thema interessant und der Text gut aufbereitet ist, dient sie den Medienschaffenden meist nur als Rohmaterial und Anregung. Bieten Sie wertvolle Unterstützung in Form von zusätzlichen Informationsquellen. Bilder sind für Medienschaffende ein Muss. Infografiken werden gerne und am häufigsten in journalistische Beiträge eingebunden.

8. Kontaktmöglichkeit anführen

Um Personen, die in den Medien arbeiten, die Möglichkeit für Rückfragen oder zusätzliche Informationen zu bieten, darf ein Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin in Ihrer Pressemitteilung auf keinen Fall fehlen. Empfehlenswert ist es, sowohl den Pressekontakt als auch eine qualifizierte Anlaufstelle für spezifische Fragen zum Inhalt der Aussendung anzuführen.

9. Formale Standards beachten

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Pressemitteilung neben Inhalt und Struktur auch formale Standards:

• Absender (Briefkopf / Logo, Adresse)
• Kennzeichnung als Pressemitteilung (bei E-Mail-Versand auch in der Betreffzeile)
• Datum und Ort
• Richtlinien in Formatierung (z. B. Zeilenabstand 1,5, Schriftgröße 12 Pkt.)
• Kurzinformationen zum Unternehmen (Abbinder beziehungsweise Boilerplate)
• Kontakt / Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner
• Eventuelle Sperrfrist
• PDF-Datei für E-Mail-Versand

10. Rechtschreibung und Grammatik überprüfen

Lassen Sie Ihre Pressemitteilung vor dem Versand auf Inhalt, Verständlichkeit und mögliche Flüchtigkeitsfehler überprüfen. Es ist sehr wichtig, auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik zu achten. Das geht heute mit diversen KI-Tools.

Pressemitteilung: Checkliste für Ihre Aussendung an die Presse

Orientierungshilfe für das Verfassen einer Pressemitteilung bietet Ihnen die folgende Checkliste:

1. Informationswert beziehungsweise Nachrichtenwert hinterfragen
2. Treffende Überschrift finden
3. Kerninformationen zuerst im Teaser nennen
4. Kurz und prägnant formulieren
5. Sachlich bleiben
6. Multimedia-Material zur Verfügung stellen
7. Zusätzliche Informationsquellen anbieten
8. Kontaktmöglichkeit anführen
9. Formale Standards beachten
10. Rechtschreibung und Grammatik überprüfen

So zitieren Sie richtig

Zitate werten den Inhalt einer Pressemitteilung auf und erhöhen die Glaubwürdigkeit Ihrer Aussagen. Wenn Sie die direkte Rede verwenden, geben Sie das Zitat unverändert und in Anführungszeichen wieder. Bei umfangreichen Aussagen können Sie diese in indirekter Rede zusammenfassen, wobei immer Name und Funktion des Zitierenden genannt werden sollten. Beachten Sie, dass zu viele Zitate den Text überfrachten können und achten Sie auf die Relevanz der zitierten Aussagen – vermeiden Sie Floskeln.

Tipp: Bei einer Pressemitteilung mit normaler Länge reichen bis zu drei Zitate aus.

Wann sollte man eine Pressemitteilung schreiben?

Versenden Sie Pressemitteilungen am besten vormittags von Dienstag bis Donnerstag. Montags sind die Redakteure und Redakteurinnen oft mit administrativen Aufgaben beschäftigt und haben wenig Zeit, während sie freitags bereits das Wochenende vor Augen haben. Denken Sie auch an den Redaktionsschluss.

Pressemitteilung veröffentlichen und die passenden Empfänger erreichen

Nach sorgfältiger inhaltlicher und formaler Prüfung Ihrer Pressemitteilung erfolgt der Versand in der Regel per E-Mail als PDF. Ein strukturierter Verteiler mit relevanten Medien, den zum Thema passenden Ressort und je nach Aufhänger auch Influencer und Fachleute sind dabei unerlässlich.

So können Sie Ihren Presseverteiler themenspezifisch optimieren. Vergessen Sie nicht, weiterführende Links und Fotos beizufügen und einen Kontakt für Rückfragen zu nennen.

Pressemitteilung: Beispiele im Überblick

Pressemitteilungen haben in der Regel eine klar definierte Struktur, die den Medienschaffenden hilft, alle wichtigen Informationen auf den ersten Blick zu erkennen. Die folgenden Beispiele zeigen Ihnen, worauf Sie sonst noch achten sollten:

• Die Pressemitteilung von Apple über das neue Produkt Apple Vision Pro ist eine gelungene Produktankündigung: Die Funktionen und der Mehrwert des Produkts werden anschaulich beschrieben. Bild- und Videomaterial liefern zusätzliche Informationen.
• Die Kommunikation eines neuen oder erweiterten Services lässt sich beispielhaft an der Ankündigung einer Produktfunktionserweiterung für „Adobe Firefly“, einem Text-zu-Bild-Generator, von Adobe nachvollziehen: Adobe stellt zunächst die wichtigsten Informationen vor, weitere Details zu Adobe Firefly für Interessierte folgen dann im unteren Teil der Pressemitteilung.
• Die Pressemitteilung zur Cision-Studie „State of the Media Report 2022 Deutschland“ zeigt, worauf der Fokus bei der Berichterstattung über Studien liegen sollte: Auf den wichtigsten Fakten und Kernaussagen der Studienergebnisse. Zusätzliches Bildmaterial in Form von informativen Grafiken rundet die Pressemitteilung von Cision ab.

Erfolg einer Pressemitteilung messen: Mit diesen Faktoren bewerten Sie Ihre Arbeit

Um den Erfolg Ihrer Pressearbeit effizient zu bewerten, gibt es eine Reihe von Kennzahlen und Faktoren, die berücksichtigt werden sollten. Hier finden Sie eine Auflistung der wichtigsten Aspekte:

• Aufmerksamkeit: Positionieren Sie Ihre Marke und sich selbst als Autorität in der Branche.
• Auszeichnungen: Nutzen Sie Branchenauszeichnungen, um die Glaubwürdigkeit Ihrer Marke zu steigern.
• Erworbene Medien: Verfolgen Sie, wer über Sie spricht und in welchen Medien Ihre Marke präsent ist.
• Engagement: Messen Sie das Engagement Ihrer Zielgruppe auf verschiedenen Plattformen.
• Erwähnungen: Messen Sie die Anzahl der Erwähnungen Ihrer Marke in verschiedenen Medien.
• Reichweite: Sehen Sie, wie viele Menschen Sie erreicht haben.
• Share of Voice: Vergleichen Sie die Anzahl der Erwähnungen Ihrer Marke mit denen Ihrer Wettbewerber.
• Tonalität: Ordnen Sie die Tonalität der Medienberichterstattung und der Kommentare in den sozialen Medien richtig ein.
• Traffic: Überwachen und kategorisieren Sie die Anzahl der Besucher Ihrer Website.

Fazit: Pressemeldungen sind für die Unternehmenskommunikation relevant

Pressemitteilungen sind noch immer eine der wichtigsten Quellen für Medienschaffende und bewährtes Werkzeug für die Unternehmenskommunikation und der Public Relations – sofern der Inhalt einer Meldung wirklich relevant ist. Um die Chance auf eine Berichterstattung zu erhöhen, sollten außerdem strukturelle und formale Kriterien erfüllt werden – dann steht der Mitteilung im passenden Medium nichts mehr im Wege.

Titelbild: Fedor Kozyr / iStock / Getty Images Plus