Von der Idee zum Projektantrag

Projekte bieten für Unternehmen einen Rahmen, um zusätzlich zum Tagesgeschäft außergewöhnliche Aufgaben und Herausforderungen anzugehen. Doch hierfür braucht es vor allem zwei Dinge: Zusätzliches Budget und Ressourcen. Da diese nicht unerschöpflich sind, wird so manches Projekt abgewiesen – vor allem dann, wenn der Projektantrag nicht überzeugt.

Der Projektantrag ist der erste Schritt im Lebenszyklus eines Projekts und oft entscheidend für dessen Genehmigung und letztlichen Erfolg.  

Lesen Sie hier, worauf es dabei ankommt und nutzen Sie das Struktur-Beispiel als anpassbare Projektantrag-Vorlage.

Der Projektantrag im Unternehmen

Ein Projektantrag muss die Entscheidungsträger im Unternehmen davon überzeugen, das Projekt zu genehmigen und Mittel dafür freizugeben. Oft konkurrieren im Unternehmen mehrere Abteilungen und Teams um knappe Ressourcen. Das Projektportfolio-Management steht hier vor der Herausforderung, diejenigen Anträge auszuwählen, die der Strategie und den Zielen des Unternehmens am besten dienen.

Wenn Teams innovative Ideen umsetzen möchten, müssen sie diese überzeugend vertreten. Die Argumentationsweise dafür ähnelt dem Pitch, mit dem ein Anbieter sich um einen Auftrag bewirbt. Um verschiedene Vorschläge möglichst einfach zu vergleichen, eignen sich unternehmensweit einheitliche Vorlagen für Projektanträge.

Die Inhalte vieler Projektantrag-Vorlagen orientieren sich an der Projektmanagement-Norm DIN 69901. Abhängig von spezifischen Anforderungen sollte ein Unternehmen davon ausgehend seine eigene Vorlage entwickeln.

Projektantrag-Vorlage: Mit erkennbarem Nutzen Entscheider überzeugen

Die Projektantrag-Vorlage benennt alle Fragen und Informationen, die die Entscheidungstragenden brauchen. Dabei kann das Dokument eventuell sogar nur zwei oder drei Seiten umfassen. Wird ein großes Budget benötigt, sind viele Abteilungen oder sogar internationale Partner beteiligt, kann es wesentlich komplexer werden. Die Grundstruktur bleibt jeweils die gleiche.

Wenn ein Team einen Projektantrag erstellt, bearbeiten die Antragsteller der Reihe nach die Fragen aus der Vorlage. Sie teilen Aufträge für Recherche und die Sammlung relevanter Daten auf. Die Antworten und werten sie aus, führen sie zusammen und lassen sie in die Entwurfsfassung des Projektantrags einfließen.

Die zentrale Aussage im Projektantrag ist der Nutzen für das Unternehmen. Alle anderen Angaben, Analysen, Zahlen, Fakten und Statistiken dienen dazu, diesen Nutzen zu untermauern. Eine wichtige Regel lautet: So wenig wie möglich, aber so ausführlich wie nötig. Indem Angaben mit Quellen nachvollziehbar belegt werden, verbessert sich die Entscheidungsgrundlage und damit auch die Chance für eine Genehmigung des Projekts.

Aus dem Business-Case einen effizienten Projektauftrag erstellen

In der Praxis ist die zentrale Argumentation im Projektantrag der Business-Case. Je nach Quelle zählt dazu die Darstellung von Ist- und Soll-Zustand, das Projektziel, die Nutzenszenarien, Handlungsalternativen, Risikoanalysen und die vollständige Kostenkalkulation. 

Der Business-Case begründet umfassend, warum die Investition in das Projekt gerechtfertigt ist. Je nach Vorlage und Quelle kann der Business-Case einer von mehreren Teilen oder aber der Hauptinhalt eines Antrags sein. In diesem Projektantrag-Beispiel sind die Fragen, die der Business-Case beantwortet, jeweils als Einzelpunkte aufgeführt.

Den Business-Case möglichst stichhaltig zu beschreiben, lohnt sich nicht nur, um einen Projektauftrag genehmigt zu bekommen. Für die Initiierung und Umsetzung lässt sich aus einem gut aufgebauten Antrag auch der Projektauftrag ableiten.

Projektantrag-Beispiel: Diese Bestandteile sollte Ihr Projektantrag beinhalten

Ein Projektantrag gliedert sich in unterschiedliche Bereiche, die sowohl wichtige Informationen für Entscheidungstragende bereitstellen als auch detaillierte Erklärungen zur möglichen Umsetzung geben.

Header

Der Kopfteil enthält die organisatorischen Angaben auf einen Blick:

• Projektbezeichnung bzw. Projektname

• Projektnummer entsprechend der gültigen Nomenklatur

• Projektart, wenn benötigt

• Name und Position der Projektleitung

• Namen der Projektmitglieder

Summary

Die Executive Summary fasst zu Beginn, ähnlich wie der Elevator-Pitch, ausschließlich die wichtigsten Punkte für den schnellen Überblick zusammen. Dazu gehören: 

• Grund und Anlass

• Projektziel

• Hauptnutzen

Die Aussagen sind so knapp und konkret wie möglich zu halten. Die Länge sollte nicht mehr als 500 Zeichen betragen. Im Idealfall ist der Projektantrag mit diesem Textabschnitt bereits auf Erfolgskurs. Die folgenden Angaben müssen das nur untermauern und bestätigen.

Ausgangslage: Anlass und Ist-Zustand

Dieser Abschnitt schildert den Anlass und den Grund, weshalb das Projekt notwendig und sinnvoll ist. Das sind meist interne oder externe Entwicklungen oder neue Herausforderungen. 

Dazu gehört die Beschreibung des Ist-Zustands mit allen relevanten Angaben. Die Aussagen zur Relevanz des Projekts sind mit entscheidend dafür, welche Priorität der Antrag erhält.

Projektziel: Soll-Zustand und KPIs

Nun folgt der Soll-Zustand. Was verändert sich, wenn das Projektziel erreicht ist? Woran ist das deutlich erkennbar? 

Zur Darstellung der Projektziele kann auch die Definition relevanter KPIs und der zu erreichenden Zielwerte gehören. 

Je nach Art des Projekts kann ein Katalog der Anforderungen, den die Lösung erfüllen muss, Teil des Abschnitts sein. Komplexere Projektanträge können auf ein detailliertes Pflichten- und Lastenheft verweisen.

Projektnutzen

Der Mittelpunkt der Argumentation ist die Beschreibung des Nutzens, den ein Projekt für das Unternehmen hat. Ein gängiges Mittel, um den Nutzen greifbar zu machen, ist die Beschreibung in Szenarien. Diese sollten einerseits bildhaft und griffig und andererseits maximal konkret sein.

Eine einfache Methode, um den Nutzen strukturiert und nachvollziehbar auf den Punkt zu bringen, sind FAB-Statements (Feature – Advantage – Benefit). 

Ein Beispiel: Der Umstieg beim Kundenmanagements von Excel-Tabellen auf ein vollwertiges CRM.

1. Merkmal: Die automatische Verknüpfung von Aufgaben, Terminen und Notizen mit Kundendaten.
2. Vorteil: Spart pro Kontakt 40 Sekunden Zeitaufwand ein.
3. Nutzen: ermöglicht eine um 11 Prozent höhere Produktivität für das Vertriebsteam.

Um nachzuweisen, dass der Nutzen im Einklang mit den strategischen Zielen und Prioritäten des Unternehmens steht, eignet sich die Nutzwertanalyse. Dabei werden Teilziele der Unternehmensstrategie aufgelistet, oft mit einem Faktor für die Gewichtung. Dann lassen sich Punktzahlen vergeben, die aussagen, wie sehr das Projekt dem Teilziel oder der Priorität entspricht. 

So ergibt sich ein schlüssiges Gesamtbild mit einem einfach vergleichbaren Zahlenwert. Voraussetzung dafür ist, dass eine klar formulierte Strategie mit Aussagen über Teilziele und Prioritäten vorliegt.

Handlungsoptionen

Für eine umfassende Einschätzung brauchen Entscheidungstragende Informationen über Alternativen und weitere Handlungsoptionen. Dabei ist mindestens die „Do-nothing“-Option zu beschreiben: Was passiert, wenn das Unternehmen beim Status quo bleibt? 

Für diesen Abschnitt eignet sich eine vergleichbare Darstellung, wie bei der Beschreibung des Projektnutzens. Vergleichsszenarien, parallele Nutzenaussagen und Nutzwertanalysen schaffen eine transparente Basis, um die optimale Lösung zu wählen.

Projektumfeld

Projekte können große Ausmaße annehmen und ausufern. Durch eine klare Projektabgrenzung machen Sie fassbar, welche Unternehmensbereiche betroffen sind und einbezogen werden müssen.

In welche Bereiche wird direkt eingegriffen? Welche haben Einfluss und welche bleiben außen vor? Die Umfeldabgrenzung lässt sich mit einer schematischen Unternehmensskizze einfach grafisch darstellen.

Risikoanalyse

Die Bewertung von Chancen und Risiken spielt für die Genehmigung eine zentrale Rolle. Ein bewährtes Mittel ist die SWOT-Analyse. Sie strukturiert die Angaben in einer 2x2-Matrix nach inneren Schwächen und Stärken, externen Risiken und Chancen.

Für eine optimale Entscheidungsgrundlage sollten die Angaben mit Quellen und fachkompetenten Analysen untermauert sein. Eine gute Quelle ist der Auszug der relevanten Angaben aus den Marketing-Daten des Unternehmens, zu denen die Antragsteller fehlende projektspezifische Daten hinzufügen.

Kosten und Kalkulation

Der Zahlenteil belegt die Wirtschaftlichkeit des Projekts und ist ein entscheidendes Element im Projektantrag. Hier wird sichtbar, welche Kosten die Erreichung des Projektziels in den einzelnen Phasen und Schritten verursachen wird.

Wenn es angebracht ist, lässt sich den Ausgaben ein Gegenwert gegenüberstellen: In Form  absehbarer Einnahmen oder einer Kostenreduktion in einem geeigneten Zeitraum.

Projektablauf

Der Ablauf des geplanten Projekts drückt sich in einem Zeitplan aus. Dabei sind Projektphasen und wichtige Meilensteine markiert.

Fazit: Ein Projektantrag sollte gut geplant sein

Ein Projektantrag kann der Start eines erfolgreichen Projekts sein, das dem Unternehmen entscheidende Vorteile verschafft. Um das noch vor Beginn darzulegen, müssen Anlass, Ziel und Nutzen präzise kommuniziert und schlüssig mit Argumenten, Analysen und Zahlen unterlegt sein.

Eine gut strukturierte und an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasste Projektantrag-Vorlage erleichtert den Teams die Zusammenstellung der benötigten Angaben und den Entscheidungstragenden den qualifizierenden Vergleich konkurrierender Projektvorschläge.

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