Projektauftrag: Die Basis für erfolgreiche Projekte

Zwischen einem Zuruf in der Kaffeeküche à la „Sie übernehmen Projekt XY!“ und einer seitenlangen Projektbeschreibung liegen Welten. Dennoch sind beides Projektaufträge – und damit die Basis für jedes Projekt. Dass aus dem einfachen Zuruf ohne weitere Informationen schwer ein Projekt zu realisieren ist, ist klar. Was gehört also in einen durchdachten Projektauftrag?

Was ist ein Projektauftrag?

Ein Projektauftrag entsteht nach der Initiierung eines Projekts zwischen der Projektleitung und der Auftraggeberin oder dem Auftraggeber. Er regelt die Durchführung des gesamten Projekts mit all seinen Facetten vom Ressourceneinsatz über Freigabeprozesse bis hin zu zeitlichen Fristen. Mit einem Projektauftrag wird der Weg von einem Ist- zum Soll-Zustand aufgezeigt.

Warum wird ein Projektauftrag benötigt?

Während der eine Kollege hektisch den Gang auf und ab läuft und nicht weiß, wer für die Eskalation des aktuellen Projektproblems zuständig ist, hat die andere Kollegin viel mehr Geld für einen Projektschritt ausgegeben als erlaubt. Beide trifft jedoch keine Schuld: Weder die Zuständigkeiten noch der Budgetrahmen sind irgendwo schriftlich geregelt und für alle Projektbeteiligten einsehbar.

Dieses Beispiel zeigt, warum ein dezidierter Projektauftrag im Projektmanagement unerlässlich ist. Er gibt dem Projekt Struktur und Halt und sorgt dafür, dass keine Missverständnisse aufkommen.

Dabei muss es nicht immer eine hundertseitige Projektcharta sein, deren Verstehen länger als die eigentliche Projektarbeit dauert. Je nach Projekt können auch wenige Seiten ausreichend sein. Wichtig ist nur, dass der Plan schriftlich festgehalten wird. Mündliche Absprachen enden oft in Stress und Chaos für alle Projektbeteiligten.

Wer erstellt den Projektauftrag?

In der Theorie kommt der oder dem Auftraggebenden die Aufgabe der Erstellung des Projektauftrags zu. Meistens handelt es sich dabei um eine Person aus dem Management. In der Praxis hingegen liegt die Aufgabe häufig schon bei der Projektleitung, die in Absprache mit ihrem Team und der Auftraggeberin oder dem Auftraggeber den Projektauftrag erstellt.

Was kommt in einen Projektauftrag?

Die Inhalte eines Projektauftrags sind nicht standardisiert. In der Praxis enthalten sie jedoch stets die Antworten auf die Fragen nach dem Grund, den Beteiligten, der Dauer, des Enddatums, den Kosten, den Risiken und den Rahmenbedingungen des Projekts. Zudem wird festgehalten, wie das Projekt konkret durchgeführt wird, um das gesteckte Ziel zu erreichen.

Damit das Projekt erfolgreich gelingt, sollten mindestens folgende Punkte in Ihrem Projektplan abgedeckt werden:

• Ziel des Projekts
• Zuständigkeiten
• Projektphasen
• Budget
• Zeitplan
• Methoden
• Risiken

Um alle Inhalte umfänglich zu thematisieren, können Sie auch Tools wie eine Risikomatrix, Zieldiagramme und einen initialen Projektplan verwenden. Die Liste ist zudem nicht zwingend vollständig, denn je nach Art des Projekts können weitere Fragen relevant werden.

Checkliste und Vorlage: So erstellen Sie Ihren Projektauftrag

Ob als Auftraggeber oder Projektleiterin – bevor Sie sich in die schriftliche Erstellung einer Projektvereinbarung stürzen, sollten Sie diese konzipieren. Wir geben Ihnen eine Checkliste und eine Vorlage für Ihren Projektplan an die Hand, mittels derer Sie Schritt für Schritt die Herausforderung Projektplan angehen können.

1. Informationssammlung: Tragen Sie alle Informationen rund um das Projekt zusammen, damit der Projektplan im Anschluss keine Lücken aufweist. Befragen Sie dazu Kolleginnen und Kollegen sowie alle relevanten Stakeholder.
2. Zusammenfassung: Beginnen Sie mit einem kurzen Abriss, worum sich das Projekt dreht und was seine Ziele sind. Das gibt allen Lesenden einen schnellen Überblick.
3. Basics: Zu Beginn halten Sie zudem Organisatorisches wie den Projekttitel und die Auftraggeberin oder den Auftraggeber fest.
4. Ziel und Nutzen: Was soll mit dem Projekt erreicht werden? Zeigen Sie die gewünschten Ergebnisse auf, damit allen Beteiligten klar wird, worauf sie hinarbeiten. Gehen Sie auch auf den Nutzen ein.
5. Beteiligte: Wer ist in welcher Funktion in das Projekt involviert? Machen Sie Verantwortlichkeiten ausführlich deutlich, damit später keine Unklarheit darüber entsteht.
6. Termine und Zeitplan: Erstellen Sie klare Angaben zu Deadlines und geben Sie Orientierung mit einem Zeitplan, der alle Projektphasen und ihre Fertigstellung enthält.
7. Risiken: Geben Sie eine Übersicht über alle Hürden und Risiken, die eintreten können. Wichtig: Was passiert, wenn etwas passiert?
8. Art und Weise: Definieren Sie, falls möglich und nötig, wie im Projekt mit welchen Methoden gearbeitet wird.

Entlang dieser Leitlinien können Sie sich für Ihren Projektauftrag orientieren. Vergessen Sie dabei nicht, das Budget festzuhalten und die Projektvereinbarung von allen relevanten Stakeholdern unterzeichnen zu lassen. Zu guter Letzt sollten Sie das Dokument allen Projektbeteiligten zugänglich machen.

Fazit: Mit dem Projektauftrag den Grundstein legen

Ohne einen durchdachten und klar strukturierten Projektplan kann jede noch so gute Idee oder ein vielversprechendes Projekt scheitern. Wenn nicht klar definiert wird, warum, wann und von wem etwas gemacht wird, entsteht schnell Chaos und die Projektbeteiligten verlieren die Motivation, für das gemeinsame Ziel an einem Strang zu ziehen.

Denken Sie daher stets daran, ob in Projektverantwortung oder in der Rolle der oder des Auftraggebenden, im Rahmen des Projektmanagements für jedes Projekt einen Plan auszuarbeiten, an dem sich das gesamte Team orientieren kann. Die Checkliste gibt Ihnen dafür eine Struktur vor, die bei Bedarf auch geändert werden kann. Achten Sie jedoch darauf, dass alle Punkte im finalen Projektplan enthalten sind.

Titelbild: Thomas Barwick / iStock / Getty Images Plus